Sự quấy rối là nội hàm rộng của hành vi xâm phạm. Điều tạo nên các hành vi ứng xử không phù hợp ở nơi làm việc thường gây tranh cãi bởi khó có thể chứng minh được những mánh lới và lời nói bóng gió, nhưng một điều rõ ràng là: Khi các vấn đề xâm phạm tình dục lan tỏa khắp nơi làm việc, chúng ta có thể xác nhận cáo buộc quấy rối tình dục.
Ngoài ra, những cáo buộc về việc quấy rối và phân biệt đối xử, không giống các trường hợp khác ở nơi làm việc, luôn đòi hỏi các công ty phải tiến hành điều tra nội bộ. Yêu cầu tối thiểu là các giám đốc sẽ phải can thiệp và kịp thời giải quyết tình trạng sau khi kết thúc quá trình điều tra kỹ càng và đưa ra kết luận hợp lý. Trên thực tế, việc không đưa ra được hành động chính xác và nhanh chóng sau khi tiến hành điều tra, đặc biệt trong các trường hợp quấy rối liên tục, có thể được xem là bằng chứng cho “ác ý” của công ty và là nền tảng cho quyết định đòi bồi thường thiệt hại.
Có hai loại cáo buộc quấy rối tình dục: (a) cho và nhận (trao đổi) chiếm 20%; và (b) buộc tội môi trường làm việc thù địch chiếm gần 80% những cáo buộc ở các phiên tòa trên khắp nước Mỹ.
Ngoài ra, cáo buộc quấy rối tình dục xảy ra khi có đủ hai điều kiện: Thứ nhất, quấy rối phải (a) mang tính nhục dục hoặc (b) trên cơ sở giới. Thứ hai, hành vi có thể không theo mong muốn. Mặc dù vậy, ở đây xuất hiện cái bẫy: nhân viên có thể “tán thành” hành vi mà họ không nhất thiết “mong muốn”, và chỉ có khả năng lập luận rằng nhân viên chịu đựng hành vi quá đáng này vì sợ trả thù hay bị đồng nghiệp ép không được nói ra.
Vì vậy, chìa khóa giải quyết vấn đề này nằm ở việc giải thoát môi trường làm việc của bạn khỏi tình trạng xuất hiện vô cớ những thành tố tiềm tàng kiểu này. Khi nhớ là hành vi quấy rối có thể qua hình ảnh, bằng lời nói, thị giác và thính giác, chúng ta sẽ có những cuộc nói chuyện cứng rắn nhằm đảm bảo nhân viên của mình biết những thông điệp liên quan đến mọi thứ có thể được chứng minh là hành vi xâm phạm. Mục tiêu không phải là “giũ sạch” nơi làm việc khỏi những điều tế nhị như lời khen ngợi, nịnh nọt tới mức khiến các giám đốc lo ngại; mục tiêu là làm cho nhân viên cảm nhận được việc người khác có thể cảm nhận như thế nào về hành vi và nhận xét của họ. Một lần nữa, chúng ta sẽ sử dụng thuật ngữ quản lý nhận thức như một công cụ giúp đạt được mục đích của mình.
Cuối cùng, do hành vi quấy rối tiềm tàng trong số những vi phạm ứng xử nghiêm trọng nhất, các công ty thường hết sức quan tâm xử lý những cáo buộc này bằng hình thức văn bản. Hãy nhớ rằng các vi phạm liên quan tới hành xử (khác với những vi phạm liên quan tới năng suất lao động), các công ty có đủ mọi quyền hành nâng việc xử lý lên mức độ kỷ luật. Trên thực tế, vi phạm lần đầu tiên có thể dẫn
đến việc không bị sa thải ngay lập tức thì cũng phải chịu cảnh cáo.
Chương này sẽ tập trung vào các vi phạm không đến mức phải tiến hành chấm dứt hợp đồng lao động ngay lập tức.
Tình huống 47: Sử dụng ngôn ngữ thô tục ở nơi làm việc
Ngôn ngữ thô tục tồn tại dưới nhiều dạng và cổ ngữ có câu, “Đôi khi không phải điều bạn nói mà chính là cách bạn thể hiện” (và đối tượng bạn hướng tới). Ví dụ, nếu một nhân viên dắt ngón tay vào ngăn kéo và hét lên, “Ối, đ….!” thì đó có thể là một hành vi vi phạm kỷ luật phải chịu hình thức kỷ luật bằng văn bản nhưng không thể bị chấm dứt hợp đồng lao động.
Mặt khác, nếu một cấp dưới nhìn bạn và hét lên “Đ… mày!”, gần như chắc chắn bạn sẽ sa thải anh ta ngay lập tức. Rốt cuộc, hành vi ứng xử ngỗ ngược và thiếu trật tự kiểu này nhằm vào giám sát viên và bạn, với tư cách một chủ lao động, suy luận là: “Được rồi, lần này tôi chỉ cảnh cáo anh để lần sau chuyện này sẽ không tái diễn nữa.” Trong những trường hợp như thế này, nếu một công ty không chấm dứt hợp đồng lao động, công ty đó sẽ xao lãng trách nhiệm của mình bởi hai lý do: Thứ nhất, công ty thiếu trách nhiệm, để hành vi ứng xử không phù hợp này tiếp diễn. Thứ hai, nó có thể tạo ra một tiền lệ nguy hiểm, làm xuất hiện trong tương lai những hành vi quấy rồi và thiếu trật tự. Rốt cuộc, nếu một công ty không chấm dứt hợp đồng lao động những trường hợp này, điều gì sẽ biện minh cho một trường hợp bị sa thải tương tự trong tương lai?
Giải pháp
Khi một cá nhân sử dụng quá nhiều lời bông đùa, và một đồng nghiệp nói với bạn rằng cô ấy không thoải mái khi nghe thấy những lời cợt nhả đó ở nơi làm việc, hãy nói chuyện với chủ thể vi phạm như sau:
Jim, tôi muốn nói chuyện riêng về một vấn đề mới nảy sinh và tôi cần anh giúp đỡ giải quyết. Tôi biết, anh luôn khá phóng túng trong việc sử dụng ngôn ngữ, và thường dùng nhiều từ biến tấu để chọc cười. Mặc dù tất cả mọi người đều đánh giá cao khiếu hài hước của anh, nhưng một số nhân viên trong nhóm lại cảm thấy những lời nói của anh có phần quá đà. Bất kỳ khi nào được nhắc nhở rằng lời nói hay hành vi nào đó có khả năng làm ai đó thấy khó chịu, chúng ta phải điều chỉnh để mọi người cảm thấy thoải mái. Tôi cần anh giải quyết vấn đề nhận thức này, và muốn anh cam kết rằng từ giờ trở đi chúng ta sẽ không nghe thấy bất kỳ một lời tục tĩu hay không phù hợp nào nữa. Anh ủng hộ điều này chứ? Đây là một khúc dạo đầu rất hợp lý, và hầu hết mọi người đều ủng hộ phương án này. Tuy nhiên, điều gì xảy ra nếu Jim nói với bạn rằng anh ta thực sự không thể sửa được? Thực tế, anh ta thậm chí còn không nhận biết được khi nào mình sử dụng ngôn ngữ thô tục. Trong những trường hợp biện minh và giải thích duy lý kiểu này, đã đến lúc phải đề ra một nguyên tắc cứng rắn hơn:
Jim, anh không nghe lời tôi. Điều đó không phải cho anh – mà cho đồng nghiệp của anh và công ty chúng ta. Khi ai đó lưu ý rằng họ không thoải mái với những lời chửi rủa và giễu cợt thái quá, lúc đó lại là một mô hình mới. Chúng ta không thể hùa theo hay phớt lờ nó. Trên thực tế, nếu làm vậy, chúng ta sẽ bị cáo buộc về môi trường làm việc thù địch.
Tóm lại, chúng tôi lưu ý anh, phải dừng ngay những ngôn từ và hành vi của mình. Nếu không thể điều chỉnh theo yêu cầu của chúng tôi, có lẽ anh phải đưa ra một quyết định về công việc. Nói cách khác, nếu không thể hoặc không đồng ý chấm dứt ngay hành động này, anh không phải từ chức thì cũng bị sa thải nếu sự việc tái diễn.
Tôi không muốn có cuộc đối thoại như thế này với anh bởi vì anh là một nhân viên xuất sắc và một trong những nhân viên thân thuộc nhất của công ty, nhưng anh phải hiểu vấn đề này và điều chỉnh nó. Trong trường hợp này, diễn biến có thể như sau: Nhân viên thông báo cho công ty rằng họ không cảm thấy thoải mái với những ngôn từ thô tục và kiểu đùa thái quá của Jim Smith. Công ty đã không làm gì nhằm điều chỉnh các hành vi của Jim và cứ để sự việc tiếp diễn. Và nhân viên kiện công ty vì không có một hành động thích đáng nào nhằm giải quyết vấn đề này. Anh đã thấy được những thách thức mà chúng ta sẽ phải đối mặt rồi chứ? Đó chính là lý do mà tôi cần anh giúp đỡ ngay lúc này?
Nếu bạn cần bất kỳ sự hỗ trợ nào để thuyết phục Jim thay đổi hành vi ứng xử, bạn có thể làm như sau: À, Jim, còn một điều nữa: Tôi không dọa gì anh đâu, chỉ có điều tôi muốn anh nhận thức đầy đủ về vấn đề trên. Nếu công ty bị kiện, anh cũng sẽ có tên trong danh sách bị cáo tại phiên tòa. Trên thực tế, đối với những vụ cực đoan, công ty luôn nhắc nhở nhân viên nhưng nếu nhân viên đó không điều chỉnh hành vi của mình, người đó có thể được xem là đang hành xử “ngoài phạm vi công việc của mình”. Và trong những tình huống đó, cố vấn pháp lý của công ty sẽ không thể bảo vệ anh. Tóm lại, anh sẽ phải tự tìm luật sư riêng và chi trả mọi thiệt hại do những vi phạm gây ra.
Nếu Jim không nghiêm túc điều chỉnh hành vi sau buổi đối thoại này và vẫn tỏ ra cố chấp, hãy văn bản hóa các quan ngại và yêu cầu của bạn, kỷ luật bằng văn bản hoặc chứng nhận. Việc xem xét những vấn đề này dưới dạng văn bản thường gia tăng tính cấp bách và giúp nhân viên thấy được tầm quan trọng của vấn đề này hơn bao giờ hết.
Tình huống 48: Lạm dụng email
Việc nhân viên lạm dụng email là một trong những mối quan tâm hàng đầu trong các doanh nghiệp Mỹ. Đầu tiên, tất cả các nhân viên coi email là công cụ giao tiếp thông thường chứ không phải trang trọng. Và chính nhận thức đó đã dẫn đến nhiều vấn đề ở nơi làm việc. Các vấn đề trở nên phức tạp hơn khi nhiều nhân viên làm việc theo một giả định sai lầm là tất cả các email cá nhân đều nằm ngoài sự kiểm soát của công ty.
Quan điểm về email như vậy thường thuyết phục người dùng nới lỏng một số hành vi dè dặt và kiềm chế của họ. Do đó, điều mà đáng ra là phương thức thông tin liên lạc tập thể trang trọng phổ biến trong hệ thống liên lạc điện tử của công ty lại trở thành biểu thức của sự vô tư và thiếu suy nghĩ. Không khó để hình dung các nhân viên lưu truyền những lời bông đùa, hình ảnh thô tục hoặc tung ra những lời bình luận mù quáng.
Tất nhiên, điều họ không biết đó là các thư điện tử không thể bị phá hủy và trên thực tế trở thành một trong những yếu tố then chốt mà luật sư bên nguyên tìm kiếm trong quá trình điều tra để chứng minh thành kiến đối với thân chủ của họ. Vì vậy, bạn sẽ cần nhắc nhở nhân viên về các yêu cầu của công ty cũng như những rủi ro liên quan tới việc sử dụng hệ thống email.
Giải pháp
Giả sử một bác sỹ trong bệnh viện của bạn gửi cho đồng nghiệp một email có tiêu đề “Con cóc lắm lời”, với nội dung mang tính xúc phạm, đặc biệt đối với phụ nữ, khi mô tả về cuộc phiêu lưu của “con cóc”. Hãy hình dung khi bác sỹ A định gửi email cho bác sỹ B, email đó lại tới hòm thư của bác sỹ C nào đó mà thậm chí không biết hai bác sỹ A và B. Bác sỹ C sẽ hơi buồn khi nhận được bức email này, và lập tức gọi cho cấp trên của bác sỹ A, để bày tỏ sự không hài lòng của mình.
Sau đó, vị trưởng khoa gọi cho bác sỹ A để chứng thực thông tin sau cuộc gọi từ bác sỹ C, cuộc nói chuyện sẽ diễn ra như sau:
Bác sỹ A, tôi muốn nói về email của anh. Tài khoản email của anh vẫn đang hoạt động, đúng không? [Vâng.] Thế theo anh thì email của bệnh viện được sử dụng với mục đích gì?
Bác sỹ A khôn khéo đáp rằng hệ thống email này dùng để gửi các thông điệp liên quan đến công việc tới những người khác trong bệnh viện và trong cộng đồng chung (Bác sỹ A rất thông minh!). Trưởng khoa tiếp tục:
Tôi đồng ý với anh. Hòm email của bệnh viện nhằm mục đích gửi đi các bức thư liên quan tới công việc. Anh có chắc là mình đã sử dụng với mục đích đó không? [Ôi, tôi không hiểu anh đang ám chỉ điều gì?] Được rồi, để tôi nói rõ hơn. Cái tiêu đề “Con cóc lắm lời” liệu có ý nghĩa gì với anh không? Lúc đó, trưởng khoa đã “nắm được thóp” bác sỹ A. Ông tiếp tục tế nhị thăm dò xem liệu bác sỹ A sẽ nhận trách nhiệm về vấn đề này hay vẫn cố chấp. Thật khôn ngoan, bác sỹ A nhớ rằng đã gửi bức thư “con cóc” này cho bạn của mình là bác sỹ B, nhưng bác sỹ A tự vấn bằng cách nào mà trưởng khoa lại biết điều này. Trưởng khoa nói tiếp:
Tôi không nghĩ bác sỹ B đã nhận được bức thư này. Tôi biết thông tin này từ bác sỹ C, người rất khó chịu và biểu lộ thái độ không hài lòng với việc anh tự ý lạm dụng hệ thống email bệnh viện. (Bác sỹ A thở sâu và mặt đỏ dần.) Tại sao chúng ta không cùng xem xét một số điều căn bản về email và quấy rối để giúp anh rõ hơn vấn đề này nhỉ?
Đầu tiên hãy xem xét đó như một động thái giới hạn nghề nghiệp. Anh đã khiến một bác sỹ trong bệnh viện này xa lánh mình, một bác sỹ đã bị email của anh xúc phạm và thấy cần nhanh chóng thông báo cho tôi để khẳng định rằng cô ấy không muốn nhận được bất cứ email nào như vậy nữa. Tôi có thể khẳng định rằng từ giờ và thậm chí cả sau nhiều năm nữa, bác sỹ C sẽ nhớ tên anh, thế nên anh sẽ luôn muốn tránh mặt khi gặp cô ấy.
Thứ hai, anh không nên để bất kỳ thông tin nào trong email với đầu mục liên quan tới công ty hay tạo ra một dòng tít trên báo chí địa phương. Bởi vì email không bao giờ mất đi – có thể lấy lại được chúng. Một vấn đề thực tế là, email cấu thành luật dân sự trong khi DNA cấu thành luật hình sự. Nói cách khác, người ta có thể lần tìm được nguồn gốc của email. Thậm chí nếu anh đã xóa email, hoặc làm trống thùng rác trên máy vi tính, hay cao tay hơn là truy cập và xóa các thông tin trong máy chủ, các siêu dữ liệu đó vẫn có thể bị dò ra và lần theo đường dẫn tới hòm thư của anh. Các công ty máy tính rất thích trợ giúp các phi vụ kiểu này. Tuy nhiên, trong các trường hợp này anh sẽ kháng cáo, và có thể dẫn đến gia tăng nghiêm trọng số tiền bồi thường, nên tôi muốn anh đừng bao giờ nghĩ đến điều đó.
Cuối cùng, nếu email này không bị gửi sai hòm thư, hãy nghĩ đến những dữ liệu mà anh đã tạo ra. Nếu bác sỹ C hay ai đó trong ở bệnh viện này muốn cáo buộc rằng họ đang bị quấy rối, họ có thể phục hồi lại bộ dữ liệu điện tử mà anh tạo ra với email của mình, và sử dụng nó như bằng chứng chống lại bệnh viện.
Vì vậy, tôi mong chúng ta sẽ không có cuộc đối thoại nào như thế này nữa bởi giờ anh đã biết được mức độ nghiêm trọng của việc lạm dụng email. Anh cũng biết là bệnh viện có một chính sách rõ ràng về việc gửi các email ngoài công việc cho đồng nghiệp, đặc biệt đối với những email có giọng điệu khiêu dâm hay xúc phạm. Điều quan trọng nhất là tôi đã nắm được vấn đề của anh và nhắc nhở anh những yêu cầu của bệnh viện, do đó nếu trong tương lai có bất kỳ một vụ vi phạm nào nữa, tôi sẽ vô cùng thất vọng và không hài lòng. Anh rõ rồi chứ, bác sỹ A? Giờ hãy xóa hết các email không liên quan trong hộp thư của anh mà có thể sơ suất gửi nhầm nhé.
À, còn một điều nữa. Có thể anh không muốn kích hoạt chức năng “Auto Complete” (Tự động Hoàn thành) trong cài đặt email. Với cách này, hệ thống của anh sẽ không “phán đoán” những địa chỉ email đích khi anh đánh máy, như vậy có thể tránh được những điều phiền toái trong tương lai.