Những hành động không lỗi thường là khái niệm khó lý giải nhất đối với nhân viên. Sau cùng, chúng không phải là lỗi của ai cả. Những sai lầm này đơn giản chỉ là kết quả của việc kinh doanh trong một nền kinh tế mà đôi khi dựa trên sự khôn sống mống chết. Việc tinh giản biên chế, đóng cửa cửa hàng, và tái bố trí nhà máy thường là những kết quả tồi tệ của sự cạnh tranh toàn cầu trong một thế giới kinh doanh đang thay đổi.
Trên thực tế, mọi người cho rằng chấm dứt hợp đồng lao động với một nhân viên vì lý do chính đáng dễ dàng hơn đình chỉ công việc của họ. Tại sao? Bởi với một quyết định sa thải có lý do, nhân viên đó ít ra cũng có thể lường được vấn đề này và có khả năng tránh được hậu quả. Đây không phải là trường hợp tinh giản biên chế, trong đó loại bỏ một số vị trí, và những người đảm nhận các vị trí đó được phép ra đi, thường không có quá nhiều khiển trách hay thông báo.
Tuy nhiên, nếu coi mình là một huấn luyện viên, người cố vấn, người tạo điều kiện và người kết nối công nhân – sẵn sàng giúp đỡ công nhân bị sa thải của mình, bạn có thể sẽ mất đi cảm giác sợ hãi cùng với việc để cho mọi người ra đi vì lý do tinh giản biên chế. Bạn hoàn toàn có thể coi bản thân là nhà vô địch và mạng lưới hỗ trợ đầu tiên của họ. Sau cùng, điều đó cũng sẽ xảy đến đối với hầu hết tất cả chúng ta, và thiện chí mà bạn mang đến có thể sẽ được hồi đáp vào thời điểm nào đó trong sự nghiệp của bạn.
Tất nhiên, nếu công ty bạn sử dụng dịch vụ giúp tìm kiếm việc làm cho các nhân viên bị mất việc, người cung cấp dịch vụ hỗ trợ tìm việc sẽ phải làm tất cả những điều đó. Điều quan trọng là, những nhân viên bị cho nghỉ việc hiểu rằng bạn không giúp đỡ họ mà không có một kế hoạch hành động, một mạng lưới an toàn hay một hệ thống hỗ trợ. Tóm lại, hãy giúp đỡ nhân viên của bạn khi họ đang ở trong tình thế dễ bị tổn thương nhất, và nên biết rằng bạn đang giúp đỡ họ trải qua một quãng thời gian khó khăn trong sự nghiệp của mình.
Chẳng hạn, có thể bạn muốn đưa những bản sao đánh giá về quá trình làm việc của nhân viên để họ chuyển chúng cho các nhà tuyển dụng tương lai. Cho họ biết các thông tin liên quan tới bảo hiểm thất nghiệp, duy trì phúc lợi thông qua Bảo hiểm y tế khi bị mất việc, và duy trì liên lạc với họ, để lắng nghe các vấn đề và nhu cầu của họ. Nếu có thể, mở rộng dịch vụ Chương trình Hỗ trợ Nhân viên dành cho cả công nhân bị thôi việc lẫn gia đình của họ nếu gia tăng nhu cầu có thêm các hướng dẫn chi tiết. Với sự quan tâm chu đáo như vậy, hầu hết nhân viên có thể tái tập trung vào tương lai của mình thay vì nuối tiếc quá khứ.
Tình huống 83: Tinh giản biên chế: Loại bỏ các vị trí − LIFO (Last In, First Out)
LIFO (Last In, First Out) là thuật ngữ mang ý nghĩa là người nào được nhận vào làm sau cùng sẽ là người đầu tiên bị sa thải trong thời kỳ suy thoái của một doanh nghiệp. Đây thực ra là cuộc đối thoại dễ dàng nhất vì việc cắt giảm nhân viên đơn giản chỉ là một vấn đề mang tính thời kỳ, không liên quan nhiều tới cách làm việc, phong cách cá nhân hay tính phổ biến.
Hãy bắt đầu cuộc đối thoại của bạn với nhân viên chịu ảnh hưởng, sử dụng cách tiếp cận thẳng thắn nhưng quan tâm:
Benlinda, trong nỗ lực giảm chi phí, công ty đang tái cấu trúc công việc kinh doanh của mình, và điều đó sẽ dẫn đến việc phải loại bỏ một số vị trí trong công ty. Thật không may, đó là vị trí của chị, và tôi e là sẽ phải cho chị thôi việc. Chị là người cuối cùng được tuyển dụng, và do vậy, chị cũng là người đầu tiên chịu tác động của đợt cắt giảm nhân viên này. Chị có hiểu điều đó không? (Tạm dừng.)
Hôm nay sẽ là ngày làm việc cuối cùng của chị tại công ty, và chúng tôi muốn chia sẻ với chị thông tin liên quan tới gói thỏa thuận thôi việc, Bảo hiểm Hỗ trợ Nghỉ việc, và Bảo hiểm Thất nghiệp. Tôi biết có quá nhiều thông tin đến với chị cùng lúc, và tôi lấy làm tiếc phải chuyển đến chị thông điệp này, tuy nhiên trước khi trình bày thêm, tôi muốn biết là chị có ổn không? (Tạm dừng.)
Đúng vậy, chị biết đấy, một số vị trí khác cũng được loại bỏ từ ngày hôm nay.
Nếu 3, 30 hay 300 người cũng bị thôi việc, tốt hơn là bạn nên giữ bí mật con số đó. Nếu không, nhân viên bị ảnh hưởng đó có thể sẽ bắt đầu một chuỗi các câu chuyện tầm phào và tin vịt có thể nhanh chóng lan khắp công ty của bạn. Vào ngày sau hôm quyết định sa thải (hay có thể là vào cuối ngày thông báo) là thời điểm tốt nhất để thông báo tới toàn bộ các nhân viên còn lại trong danh sách tinh giản biên chế.
Vì sự tôn trọng đối với những người liên quan, tôi yêu cầu chị nói càng ít càng tốt trong ngày hôm nay với những nhân viên khác. Chúng tôi muốn tự nói với các nhân viên trong danh sách tinh giản biên chế do muốn tránh việc mọi người nghe thấy điều này thông qua thông tin không chính thức. Thêm vào đó, tôi biết là một số người thích ra đi lặng lẽ trong khi những người khác lại muốn chào tạm biệt các đồng nghiệp thân thiết. Chúng tôi sẽ tôn trọng bất cứ quyết định nào của chị. Chị nghĩ như thế nào?
Còn nữa, Janet, chị có cần ai giúp đỡ dọn dẹp bàn làm việc của mình không? Công ty có thể cho chị các hộp đựng, và chị có cần đi nhờ xe về nhà không, hay chúng tôi có thể giúp đỡ chị điều gì khác? Cuối cùng, tôi muốn cảm ơn chị vì tất cả những nỗ lực trong công việc và cống hiến của chị trong hai năm qua và tôi muốn nói rằng tôi lấy làm tiếc vì những gì mà chị sắp trải qua. Chị đã làm mọi thứ xung quanh trở nên tốt đẹp hơn, và cá nhân tôi sẽ thấy nhớ quãng thời gian làm việc cùng chị. Cảm ơn vì tất cả những gì chị đã làm cho công ty.
Lưu ý đặc biệt
Nhiều cố vấn quản lý khuyên nên tránh nói việc bạn lấy làm tiếc/xin lỗi. Họ lập luận rằng, việc nói bạn lấy làm tiếc/xin lỗi là một sự thừa nhận những điểm yếu và sai lầm, và đây đơn giản chỉ là một quyết định kinh doanh. Đó không phải là quyết định của bạn, do vậy không có lý do gì để nói cá nhân bạn lấy làm tiếc/xin lỗi.
Thật vô nghĩa! Điều quan trọng trong cuộc nói chuyện với nhân viên là bạn đối xử với họ bằng sự tôn trọng và truyền đạt những cảm nhận của bạn một cách thích đáng. Nếu được đối xử đầy phẩm cách, con người sẽ phản ứng bằng lòng tốt. Nếu công ty của bạn cắt giảm nhân công với số lượng lớn, đừng để ấn tượng cuối cùng là sự phai nhạt, xa cách, hay kiểu cách. Hoàn toàn có thể nói bạn lấy làm tiếc rằng điều này đang xảy đến đối với họ. Không nên để bất cứ ai ra khỏi công ty của bạn rồi tự nhủ,
“Sau nhiều năm cống hiến cho công ty này, thậm chí không ai thèm cảm ơn vì tất cả những nỗ lực của mình hoặc xin lỗi khi điều này xảy ra.”
Hãy nhớ rằng, khi nhân viên ra đi với cảm giác bị coi thường hay phải nhận lấy sự bất lợi, họ có xu hướng tìm cách kiện tụng. Ngược lại, khi cảm thấy mình được đối xử công bằng – mặc dù không thích thú gì quyết định của công ty – họ thường chấp nhận việc đó và tiếp tục cuộc sống của mình.
Tình huống 84: Tinh giản biên chế: Loại bỏ vị trí – Thiếu trình độ chuyên môn
Nên hiểu rằng việc tinh giản biên chế có thể không chỉ đơn thuần là một vấn đề loại bỏ một vị trí công việc nhất định; đôi khi cách làm việc của cá nhân lại đóng vai trò quan trọng trong quyết định đó. Mặt khác, nếu toàn bộ một bộ phận sắp sửa được thuê ngoài, thì tất cả các nhân viên của bộ phận đó sẽ bị cho thôi việc. Đây là việc cắt giảm số lượng lớn không khó khăn và khá đơn giản khi trình bày và lý giải.
Mặt khác, nếu một vị trí thư ký chuẩn bị bị cắt giảm và có tới bốn thư ký trong một bộ phận nhất định, thì ban quản lý có trách nhiệm đánh giá nhóm nhân viên đó và lựa chọn cá nhân ít có năng lực nhất trong nhóm. Trong các trường hợp như vậy, khi có những nhóm so sánh, ban quản lý cần phải nhìn vào năng lực toàn diện của tất cả bốn nhân viên đó: các đánh giá về năng lực làm việc, hợp đồng, tiền sử kỷ luật, các thành tích công tác, kiến thức, các kỹ năng đặc biệt, học vấn, và các năng lực khác. Về điểm này, một trong bốn người được lựa chọn cho thôi việc sẽ chủ yếu dựa trên cơ sở năng lực làm việc được ghi nhận và nhân tố “thích hợp”. Cách thức bạn trao đổi với nhân viên đó trong tình huống này có thể sẽ có một chút khác biệt so với Tình huống 83.
Giải pháp
Trong trường hợp này, hãy trông đợi một nhân viên biết điều thách thức bạn trong lúc nóng nảy. Sự sợ hãi bắt đầu vào thời điểm thông báo: Tôi sẽ tiếp tục trả tiền thế chấp của mình như thế nào? Điều gì sẽ xảy ra với Bảo hiểm Y tế của tôi? Làm cách nào tôi trang trải được những nhu cầu thiết yếu? Một khi nhân viên đó biết rằng những người cùng vị trí với cô ấy sẽ được giữ lại và cô ấy sẽ là người duy nhất bị sa thải, kết quả là sự thất vọng và thách thức gia tăng. Vì vậy, hãy trình bày thông tin này một cách thông cảm và mang tính xây dựng nhất có thể, và nhận thức rõ rằng bạn sẽ không muốn tiết lộ quá nhiều thông tin có thể khiến nhân viên đó bối rối:
Laura, công ty đang tái cấu trúc công việc kinh doanh của mình, và điều đó sẽ dẫn đến việc phải loại bỏ một số vị trí trong công ty. Thật không may, đó là vị trí của chị, và tôi e là sẽ phải cho chị thôi việc. Đối với tôi, thật khó để truyền đạt thông tin này vì chị là một nhân viên chăm chỉ và tận tụy, và có lẽ điều này sẽ khiến chị ngạc nhiên. (Tạm dừng.)
Hôm nay sẽ là ngày cuối cùng chị làm việc ở công ty, và chúng tôi có thông tin để chia sẻ với chị liên quan tới gói thỏa thuận thôi việc, Bảo hiểm Y tế khi bị mất việc, và Bảo hiểm Thất nghiệp. Tôi biết là có quá nhiều thông tin đến với chị cùng lúc, và tôi lấy làm tiếc phải báo cho chị biết chuyện này, tuy nhiên trước khi tôi trao đổi thêm, tôi muốn biết chị có ổn không? (Tạm dừng.)
Giả sử cô ấy “bật đèn xanh” để bạn có thể tiếp tục, hãy tiếp tục cuộc đối thoại như dưới đây (không đề cập tới thực tế cô ấy là người duy nhất bị sa thải trong bốn thư ký thuộc bộ phận của bạn):
Vì sự tôn trọng đối với những người liên quan, tôi yêu cầu chị nói càng ít càng tốt trong ngày hôm nay với những nhân viên khác. Chúng tôi muốn tự nói với các nhân viên trong danh sách tinh giản biên chế do muốn tránh việc mọi người nghe thấy điều này thông qua tin không chính thức. Thêm vào đó, tôi biết là một số người thích ra đi lặng lẽ trong khi những người khác lại muốn chào tạm biệt với các đồng nghiệp thân thiết. Chúng tôi sẽ tôn trọng bất cứ quyết định nào của chị. Chị nghĩ như thế nào? Còn nữa, Laura, chị có cần ai giúp đỡ dọn dẹp bàn làm việc của mình không? Chúng tôi có thể cho chị các hộp đựng, và chị có cần đi nhờ xe về nhà không, hay chúng tôi có thể giúp đỡ chị điều gì khác? Cuối cùng, tôi muốn cảm ơn chị vì tất cả những nỗ lực trong công việc và cống hiến của chị trong hai năm qua và tôi muốn nói rằng tôi lấy làm tiếc vì những gì mà chị sắp trải qua. Chị đã làm mọi thứ xung quanh đây trở nên tốt đẹp hơn, và cá nhân tôi sẽ thấy nhớ quãng thời gian làm việc cùng chị. Cảm ơn vì tất cả những gì chị đã làm cho công ty.
Một khi sự tức giận ban đầu qua đi, nhân viên đó có thể muốn ra đi âm thầm hoặc chào tạm biệt bạn bè và đồng nghiệp. Nếu nhân viên đó lựa chọn ra đi lặng lẽ, hãy khuyến khích cô ấy. Các cuộc trò chuyện sau đó sẽ giúp bạn giải quyết các rắc rối cho cô ấy, nhất là các giải đáp cụ thể cho những vấn đề mà cô ấy có thể phát triển.
Tuy nhiên, nhân viên đó có thể phản ứng với các câu hỏi và đó cũng là điều hợp lý trong hoàn cảnh này. Dưới đây là các ví dụ về những câu hỏi như vậy cũng như các phản ứng phù hợp:
Câu hỏi: Tại sao lại lựa chọn cắt giảm vị trí của tôi?
Trả lời: Đó là một quyết định kinh doanh. Đừng coi đây là một quyết định mang tính cá nhân; khi diễn ra một sự cắt giảm số lượng lớn, các vị trí đều bị loại bỏ. Những người gắn bó với các công việc đó sẽ bị thôi việc. Đó là điều khó khăn nhất mà một người quản lý phải làm. Việc loại bỏ các vị trí luôn rất khó khăn vì chị biết đấy, đời sống của mọi người sẽ bị xáo trộn. Đó là lý do mà tôi rất lấy làm tiếc khi điều này xảy ra.
Câu hỏi: Những ai khác cũng bị cho thôi việc? Tôi có phải là người duy nhất trong bộ phận của chúng ta không? Tại sao lại là tôi?
Trả lời: Laura, lúc này tôi không thể nói ai khác cũng sẽ bị thôi việc trong bộ phận của chúng ta. Chúng tôi vẫn chưa trao đổi với các cá nhân khác, vì vậy tôi sẽ không trả lời câu hỏi này.
[Hoặc]
Vâng, chỉ duy nhất vị trí của chị trong bộ phận của chúng ta sẽ bị cắt giảm. Nhưng đừng cảm thấy rằng mình đã làm cho người khác thất vọng. Tôi muốn chị biết rằng chị có thể được tuyển dụng trở lại một khi quyết định đóng băng thuê nhân công được gỡ bỏ. Mặc dù vậy, hãy hiểu rằng công ty đã phải loại bỏ vị trí kế toán trưởng, đó là điều lý giải nguyên nhân ảnh hưởng đến vị trí của chị.
Câu hỏi: Sao lại thế? Ai sẽ đảm trách các công việc của tôi sau khi tôi ra đi?
Trả lời: Đó là một phần của công việc phân tích trước khi cắt giảm mà chúng tôi đã tiến hành, và tôi muốn chị biết rằng chúng tôi hoàn toàn biết được tất cả những việc mà chị làm. Không có sự lựa chọn
nào khác ngoài việc phân chia các công việc đó cho những nhân viên còn lại. Travis của phòng nhân sự sẽ thảo luận một số chi tiết liên quan tới gói thỏa thuận thôi việc của chị và các phúc lợi quan trọng khác liên quan tới việc cắt giảm này.
Câu hỏi: Khoan đã. Anh không thể sa thải tôi và giữ Rachel lại. Tôi có thâm niên hơn cô ấy!
Trả lời: Tôi công nhận điều đó. Tôi muốn chị biết rằng chúng tôi thực sự đã xem xét vấn đề thâm niên trong quyết định của mình, song đó không phải là nhân tố duy nhất. Tôi không thể cung cấp thêm thông tin chi tiết vào lúc này. Chị còn câu hỏi nào nữa không?
Lưu ý đặc biệt
Như bạn thấy, các cuộc hội thoại này có thể trở nên không thoải mãi. Như ví dụ này đã chứng minh, hoàn toàn có thể chấp nhận được khi nói cho ai đó rằng họ sẽ là người duy nhất bị cắt giảm trong