Bạn đã bao giờ tự hỏi điều gì khiến một số người thành công trong thế giới kinh doanh, trong khi những người khác chưa bao giờ đạt được thành quả như mong đợi? Nhìn chung, có ba yếu tố cần thiết đem lại thành công: sự thông minh, động lực (nói cách khác là “nhân tố khát vọng”) và các kỹ năng giao tiếp/liên kết/con người. Nếu thiếu một trong ba kỹ năng này, sự nghiệp thường chỉ dừng lại ở mức trung bình. Ví dụ, người vô cùng thông minh nhưng lại không có động cơ thường không thể tiến quá xa. Có động cơ mạnh mẽ nhưng lại không có khả năng giao thiệp với người khác thì sự nghiệp cũng khó có thể vững chắc vì kỹ năng con người tạo nên chất keo gắn kết chúng ta. Tuy nhiên, kỹ năng con người và giao tiếp xuất sắc nhưng lại không có động cơ và đầu óc thông minh thì khó có thể chắp cánh cho một sự nghiệp kinh doanh thành công.
Mọi người có mức độ thông minh, động cơ và khả năng giao tiếp khác nhau, và cả ba yếu tố này mang tính quyết định đối với năng lực của một cá nhân. Tuy nhiên, mặc dù chủ lao động không thể thực sự tác động lên ba kỹ năng này ở nhân viên, nhưng vẫn có một nhóm đặc tính phụ thực sự có thể gây ảnh hưởng xét trên quan điểm tương tác và giáo dục con người.
Khi nhân viên nổi trội trong các lĩnh vực như tổ chức, quản lý thời gian, phương pháp kỹ thuật, giải quyết các vấn đề một cách logic, sự nghiệp của họ thường nổi bật, và công ty sẽ gặt hái được lợi nhuận. Tuy nhiên, những kỹ năng tương tự bị hao mòn do ít ứng dụng hoặc thiếu động lực, lúc này sự nghiệp cá nhân bị đình trệ và ảnh hưởng đến thành tích của công ty.
Khi bạn bị thử thách trước nhân viên có năng suất công việc trung bình, đầu tiên, hãy tìm cách tạo ra một môi trường làm việc để họ có động lực cho bản thân. Tiếp theo, đào tạo và chuẩn kỹ năng cho họ để giúp họ đạt được thành công. Thứ ba, buộc họ phải có trách nhiệm với sự trưởng thành và phát triển của mình. Suy cho cùng, không giám sát viên nào có thể buộc cấp dưới tự giáo dục bản thân bằng cách đọc các tạp chí kỹ thuật, báo chí chuyên ngành, hay các bản báo cáo thường niên. Tuy nhiên, giám sát viên có thể đặt ra những yêu cầu cao hơn và những mốc mới cho nhóm, khiến nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và hợp tác làm việc, tự đổi mới bản thân theo những nhu cầu thay đổi của công ty.
Chương này sẽ tập trung vào các chủ đề tạo ra các kỹ năng cần thiết của một nhân viên mới hay xác định xem nhân viên thử việc có thể phát triển sự nghiệp của mình đến mức nào tại công ty. Bạn hãy đơn giản hóa các nhu cầu, hướng nhân viên tới mục tiêu cần đạt được, và đòi hỏi họ ở mức cao. Những điều này có thể trừu tượng với bạn và đôi khi khó cụ thể hóa, nhưng chúng lại rất quan trọng đối với thành tích của đội bạn cũng như lợi ích của từng cá nhân.
Tình huống 41: Kiến thức nghề nghiệp hạn chế
Nhân viên có những kỹ năng, kiến thức và khả năng cần thiết để đảm nhiệm một vai trò nhất định và thăng tiến trong sự nghiệp của mình do đâu? Chúng phụ thuộc vào những yếu tố sau: Nếu công ty của bạn tuyển rất nhiều sinh viên mới tốt nghiệp và đào tạo họ (lợi dụng động cơ phấn đấu, sẵn lòng đảm nhiệm công việc vất vả trong thời gian liên tục, và đòi hỏi lương thấp của họ), thì kiến thức kỹ thuật và chuyên ngành sẽ bắt nguồn từ nhóm phát triển và đào tạo tập thể. Mặt khác, nếu công ty bạn thường xuyên tuyển dụng những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm với nền tảng kiến thức vững chắc, trải nghiệm chuyên ngành và sự phát triển nghề nghiệp, bạn sẽ phải trả mức lương cao hơn để thu được lợi ích từ
kinh nghiệm và thành tích của họ. Giải pháp
Hãy hình dung công ty của bạn thuộc nhóm thứ hai, bạn tuyển dụng một người có kinh nghiệm và
chuyên môn tốt đảm nhiệm công việc. Tuy nhiên, bạn sớm phát hiện ra rằng nhân viên này không hề nổi bật hay chuyên tâm với công việc. Do đó, bạn nghi vấn về sự đầu tư cô ấy bỏ ra cho công việc. Trong tình huống này, bạn sẽ có một cuộc đối thoại như sau:
Marilyn, chúng ta cần nói chuyện. Hội nghị trực tuyến mới đây đã đặt ra một số vấn đề, và giờ chính là lúc chúng ta tìm ra hướng giải quyết. Có một câu ngạn ngữ là bạn có thể biết nhiều về năng lực của một người thông qua câu hỏi họ đặt ra hơn so với qua phát biểu của họ. Trong cuộc gọi trực tuyến cho Atlanta mới đây, chị đã đặt ra một số câu hỏi khiến tôi tin rằng chị chưa bắt nhịp được với một số vấn đề nhất định trong công ty chúng ta.
Ví dụ, khi hỏi tổng doanh thu dự trù của công ty XYZ, chị đã khiến mọi người ngạc nhiên. Chúng ta đã có nhiều cuộc thảo luận về kế hoạch dự án doanh thu ở hai cuộc gọi trực tuyến trước đó. Câu hỏi của chị hoàn toàn bất ngờ đến nỗi tôi chắc rằng người khác sẽ tự hỏi liệu chị có tham gia cuộc họp trực tuyến trước đó không (trên thực tế chị đã tham gia) hay chị bị đãng trí?
Sau đó, chị còn đặt ra câu hỏi về tiền nợ quỹ lương hưu và khoản lương theo giờ, hai vấn đề này đã có trong bản báo cáo thẩm định đầu tư, và đáng ra chị nên đọc trước cuộc họp trực tuyến này. Những điều tôi nói đúng chứ? [Vâng, tôi xin lỗi.]
Được rồi, chị không cần phải xin lỗi mà hãy nói một điều gì đó khác xem? [Vâng, tôi sẽ cẩn trọng hơn khi đưa ra các câu hỏi về những điều đã được bàn luận.] Tôi đồng ý với chị nhưng vấn đề còn hơn thế: Các câu hỏi của chị không chỉ không tương thích với chủ đề đang bàn thảo, mà còn nằm ngoài toàn bộ tiến trình mua lại và thẩm định đầu tư, ít nhất là trên phương diện cách thức đối phó của công ty đối với các vấn đề này.
Tôi không muốn nói điều gì khác ngoài thực tế là chị phải nhanh chóng bắt nhịp với công việc. Với tất cả sự tôn trọng, tôi cho rằng lúc này chị đang thuộc diện cần kiểm soát và chị phải có trách nhiệm giải quyết vấn đề này. Chị nên biết những điều đó sau ba tháng gắn bó với công ty. Chị đã được đào tạo và hoàn thành hai khóa thẩm định đầu tư và mua lại tiềm năng, đồng thời cũng đã tham quan một số công ty trong danh mục vốn đầu tư của chúng ta để hiểu được về các mô hình kinh doanh.
Tôi chỉ có thể giả định rằng lý lịch của chị đã sai ở phần tiểu sử và thành tích, hoặc không chị sẽ sớm bị sa thải hoặc không còn được trưng dụng ở công ty chúng tôi nữa.
Tôi rất quý mến chị và thích làm việc với chị, nhưng tôi sẽ không làm tròn bổn phận của một người giám sát nếu không cho chị biết rằng lúc này chị đang gặp khó khăn trong sự nghiệp. Hãy suy nghĩ về vấn đề này, bàn bạc với gia đình và bạn bè, và ngày mai tôi muốn biết liệu chị có tiếp tục gắn bó với công ty nữa không, và nếu vậy, kế hoạch hành động của chị nhằm làm mới và nâng cao hình ảnh của bản thân trong con mắt của các thành viên khác trong nhóm như thế nào.
định của chị. Tôi sẽ tôn trọng quyết định ra đi của chị nếu đó là phương án cuối cùng. Nhưng nếu chị quyết định ở lại, tôi hy vọng sẽ có một chương trình hành động toàn diện chứng minh cách thức đổi mới bản thân ở hiện tại. Cảm ơn rất nhiều, và tôi đợi tin từ chị.
Đây không phải là cuộc nói chuyện dễ dàng, nhưng vì những nhận xét lệch lạc mà Marilyn đưa ra, bạn chắc hẳn muốn có cuộc đối thoại này trước khi một đồng nghiệp nào đó tham gia vào hội nghị trực tuyến gọi điện cho bạn hỏi han vấn đề. Khi nói chuyện, bạn cần chỉ ra vấn đề cho cô ấy và sử dụng cách ngôn. Đôi khi, những tình huống như thế này lại xảy ra dù nhân viên đó có mức lương khá cao trong công ty. Nếu bạn không bảo vệ và nuôi dưỡng nguồn lực đúng đắn, nó có thể ảnh hưởng xấu tới sự nghiệp của bạn.
Tình huống 42: Thiếu các kỹ năng kỹ thuật
Kiến thức công việc hạn chế là khi nhân viên thể hiện sự thiếu hiểu biết chung liên quan tới quy trình sản xuất, kiến thức về sản phẩm và cách thức hoàn thiện. Còn thiếu kỹ năng kỹ thuật là nội hàm của kiến thức công việc hạn chế trong đó nhân viên không biết áp dụng các công cụ nghề nghiệp.
Hãy xem xét trường hợp một trợ lý hành chính không biết cách hoàn thành các chức năng bảng tính cơ bản. Kết quả là, cô ấy luôn mất nhiều thời gian nhờ đến sự giúp đỡ của đồng nghiệp thay vì nói với quản lý về những thiếu sót của bản thân. Ngoài ra, mặc dù đã tham gia khóa Tin học văn phòng của công ty nhưng lúc nào cô ấy cũng lúng túng khi mở bảng tính Excel.
Giải pháp
Việc để nhân viên tham gia các khóa học giúp nâng cao kỹ năng là bước quan trọng đầu tiên nhằm nâng cao năng suất lao động. Trên thực tế, luật sư bên nguyên đã đưa ra một khái niệm pháp lý được gọi là “thất bại trong đào tạo”, tuyên bố rằng các công ty tắc trách trong việc mang đến cho nhân viên các công cụ thiết yếu để thành công. Theo lập luận này, công ty sẽ mắc tội chấm dứt hợp đồng sai luật khi sa thải một nhân viên hoàn thành công việc dưới mức tiêu chuẩn.
Nhưng một số người lại sợ máy vi tính, và bạn sẽ không thể biết họ có thể tiến được bao xa trong sự nghiệp nếu không có máy vi tính. Trong trường hợp này, hãy tiến hành như sau:
Leah, chúng ta cần nói chuyện về kỹ năng sử dụng Excel của chị. Tháng trước, công ty đã gửi chị tham gia khóa đào tạo một ngày để nắm bắt các kỹ năng căn bản để thao tác các bảng tính, và tôi còn nhớ là chị đã nói rằng lớp học đó hữu ích như thế nào. [Vâng, nó rất hữu ích.] Vậy giờ chị có hài lòng về kỹ năng sử dụng các chức năng căn bản về bảng tính của mình không? [Ồ, tôi khá yên tâm.]
Thật đáng mừng, nhưng sáng nay khi đi ngang qua chỗ làm việc của Sally, tôi thấy chị đang hỏi cô ấy cách sử dụng chức năng đơn giản là cut & paste (cắt và dán). Chị nhớ chứ? [Vâng.]
Và điều đó khiến tôi quan ngại. Cut & paste là những kỹ năng đơn giản trong bảng tính. Tôi tự hỏi chị đã bỏ ra 8 tiếng đồng hồ để học những chức năng căn bản về Excel như thế nào, mà không biết cách chuyển một mục trong bảng tính từ vị trí này sang vị trí khác. [Vâng, thi thoảng tôi quên mất và cần hỏi lại.]
Rất tiếc, nhưng đây không phải là một câu trả lời có thể chấp nhận được. Khi công ty trả tiền để chị tham gia buổi đào tạo, chúng tôi mong đợi rằng chị sẽ có trách nhiệm tự giáo dục bản thân, hiểu được những điều được dạy, và lấp đầy những lỗ hổng kiến thức bằng cách tự thực hành. Việc chỉ đơn giản tham gia buổi đào tạo 8 tiếng và khẳng định rằng mình đã làm tốt là chưa đủ.
Chị cần xem lại tất cả các ghi chép và tài liệu được phát trong buổi đào tạo tháng trước. Sau đó, tôi muốn chị chuẩn bị một báo cáo về tất cả các chức năng khác của Excel mà chị biết sử dụng. Xếp loại mỗi chức năng đó từ 1 đến 5, trong đó mức 5 là thông thạo, và mức 1 nghĩa là không biết cách sử dụng.
Tôi sẽ giữ bản sao đánh giá của chị và giao cho chị làm những phần mà chị đánh giá mức 5. Tôi hy vọng đến cuối tháng này, các kỹ năng của chị sẽ ở mức tốt (mức 3 trở lên). Lúc đó, tôi muốn chị tham gia khóa Excel trung cấp. Khi hoàn thành khóa học đó, chị cũng hãy làm một bản đánh giá tương tự như thế này.
Tôi không bắt buộc chị phải tham gia khóa học Excel nâng cao vì có lẽ không cần mức độ hỗ trợ đó, nhưng chị nên tự làm điều đó bằng cách sử dụng chương trình bồi hoàn học phí của công ty. Leah, trong mọi trường hợp, tôi muốn chị thay đổi suy nghĩ của mình về khóa đào tạo do công ty tài trợ: đó không phải là một ngày nghỉ hay cơ hội giải lao. Khi đầu tư vào chị, chúng tôi hy vọng chị sẽ thành thạo kỹ năng được học hoặc chủ động liên hệ với giảng viên nếu có thắc mắc.
Thực sự chị không thể lúc nào cũng yêu cầu đồng nghiệp hỗ trợ. Đó là việc sử dụng không hiệu quả và thích hợp thời gian của mọi người. Nếu chị vẫn chưa thành thạo các kỹ năng này, đó có lẽ đây không phải công việc phù hợp với chị. Tôi sẽ hỗ trợ chị hết sức có thể.
Tôi không muốn chị thấy mình chẳng có sự lựa chọn nào cả. Nếu chị không thành thạo Excel trung cấp và sơ cấp trong tháng tới, tôi e rằng sẽ phải tiến hành kỷ luật chị bằng văn bản. Và còn có thể phải chấm dứt hợp đồng bắt buộc, đó là hẳn điều chị không muốn ghi lại trong hồ sơ của mình.
Hãy suy nghĩ, Leah, và nói xem tôi có thể giúp gì. Chúng ta thà cùng nhau đối mặt với vấn đề một cách cởi mở và trung thực, cùng nhất trí với một kế hoạch, còn hơn là để sự thất vọng lớn dần lên trong mình. Tôi sẵn sàng lắng nghe chị!
Thú vị là cách bạn có thể làm cho cuộc đối thoại này trở nên đầy khích lệ như thế nào, về bản chất, bạn tự đặt mình vào vị thế của người trợ lý. Hãy nhớ rằng một trong những nguyên tắc vàng là điều bạn nói không quan trọng bằng cách bạn nói. Trong trường hợp này, bạn tỏ ra đầy cảm thông và bày tỏ ý kiến của mình một cách khách quan, thấu hiểu và hướng đến giải pháp cho vấn đề. Với phương án khác, bạn có thể xử lý kỷ luật với Leah, để cô ấy biết rằng việc không cải thiện ngay lập tức các kỹ năng kỹ thuật của mình thì sẽ bị sa thải.
Bất cứ khi nào có thể, bạn hãy thể hiện sự cảm thông và thấu hiểu, đưa ra cho nhân viên các lựa chọn và phương án thay thế, đồng thời tôn trọng quyết định cuối cùng của họ. Tuy nhiên, đừng thỏa hiệp với các yêu cầu của mình bởi bạn cần khẳng định rằng các thành viên trong đội phải có kỹ năng kỹ thuật cần thiết để đảm bảo công việc trôi chảy.
Gần giống với kỹ năng kỹ thuật, khi đảm bảo nhân viên sử dụng thành thạo các công cụ làm việc, kỹ năng giải quyết vấn đề đòi hỏi kiến thức căn bản và logic về công việc cũng như các quá trình hoạt động của nó để nhân viên có thể tham gia vào phát triển. Không may thay, nhiều nhân viên luôn sợ sai, và bất cứ khi nào cần đưa ra quyết định, họ đều im lặng. Thay vào đó, họ chuyển tất cả các vấn đề cho bạn, khiến bạn thất vọng và phủ nhận giá trị của họ trong công ty.
Hãy quay lại trường hợp của trợ lý hành chính Leah ở ví dụ trước. Hãy hình dung rằng bất cứ khi nào được yêu cầu tự làm mọi thứ, Leah lại căng thẳng lo lắng. Kể cả những việc nhỏ nhất cô ấy cũng đợi sự phê duyệt của bạn, và căn bản là muốn tránh mọi rủi ro xuất phát từ quyết định sai lầm. Bạn nhận ra mình đang tạo ra một người xấu khi cứ để cô ấy tiếp tục như vậy, và bạn quyết định phải biến cô ấy trở