Việc sa thải nhân viên trong lần vi phạm đầu tiên luôn là thách thức đối với các nhà quản lý. Trong khi hầu hết những người giám sát cho rằng các văn bản cảnh cáo là quy tắc trước khi sa thải một nhân viên, song trên thực tế không phải tất cả các hình thức vi phạm tại nơi làm việc đều phụ thuộc vào tiến trình kỷ luật lũy tiến. Nếu nhân viên nào đó ăn trộm trong công ty thì công ty có quyền sa thải ngay lập tức, thậm chí trong lần vi phạm đầu tiên. Trên thực tế, thất bại trong việc này cũng có thể khiến công ty của bạn trở nên tắc trách và đặt ra một tiền lệ nguy hiểm xét về quyền của bạn trong việc sa thải những nhân viên có hành vi trộm cắp trong tương lai. Không có ý nghĩa gì nhiều khi đưa ra cảnh báo bằng văn bản sau khi một nhân viên ăn trộm tiền, với nội dung như sau: “Nếu anh còn ăn trộm tiền của công ty thêm một lần nữa, anh sẽ bị đuổi việc.”
Các nhà tuyển dụng có quyền tự do làm theo ý mình nhằm tiến tới quyết định sa thải ngay lập tức đối với những trường hợp vi phạm liên quan tới đạo đức như trộm cắp, gian trá, biển thủ và không phục tùng cấp trên. Đối với các vi phạm liên quan tới thực hiện công việc, nhà tuyển dụng có xu hướng thực hiện tất cả các bước thông thường của việc kỷ luật lũy tiến được ghi trong chính sách và thông lệ của công ty.
Chương này sẽ giải quyết các cuộc đối thoại khó khăn. Những cuộc đối thoại này rất cần thiết khi đối mặt với những trường hợp phải sa thải ngay lập tức. Trong tất cả các trường hợp, nên hành động hợp lý và có trách nhiệm, đồng thời tránh biểu hiện coi thường hay “bỏ ngoài tai những lời nói của họ”. Hãy giữ “cái đầu lạnh”, thậm chí khi bạn đang rất giận dữ và thất vọng.
Tất nhiên, bạn cũng có quyền xem xét kỹ việc theo đuổi vụ kiện đòi bồi thường của cá nhân sau khi bị sa thải, song việc này nên được thảo luận với nhóm luật sư của bạn. Theo đó, bạn sẽ cần phải xác định liệu bất cứ chính sách công ty nào trên cương vị của bạn có đáng với chi phi theo đuổi nó và cân bằng chi phí cơ hội đó với bài học kỷ luật mà bạn muốn dạy cho nhân viên vi phạm đó hay không.
Cuối cùng, hãy lưu ý rằng, câu “Anh đã bị sa thải!” không phải là một cách đẹp để kết thúc công việc của bất kỳ ai vì nó tước đi lòng tự trọng và nhân phẩm của họ. Mặc dù bạn cảm thấy rằng nhân viên đó đã đánh mất quyền được tôn trọng và nhân cách bởi hành vi của mình, hãy ghi nhớ rằng sa thải nhân viên giống như Donald Trump đã làm trong chương trình The Apprentice. Khi bạn hoài nghi rằng nhân viên đó sẽ phản pháo trước quyết định sa thải ngay lập tức, tốt nhất là cho họ nghỉ làm có lương và bạn có thời gian để nghiên cứu hành động dự kiến của mình một cách kỹ lưỡng hơn.
Tiếp đến, việc sa thải nhân viên qua điện thoại trong khi anh ta đang ở nhà có thể diễn ra. Cách làm này giúp bạn và công ty an toàn hơn bởi nó giúp hạn chế cảm giác giận dữ và oán trách. Bên cạnh đó, bạn sẽ tạo ra tiếng tăm tốt hơn nhiều cho công ty nếu cho cá nhân đó nghỉ làm hành chính có trả lương trước khi vội vã đánh giá, và các quan tòa cũng như thẩm phán đều ủng hộ sự kiềm chế và khôn ngoan đó.
Tình huống 89: Nhân viên có hành vi trộm cắp
Nhân viên có hành vi trộm cắp là một vấn đề tiêu tốn của các công ty hàng tỷ đô-la, ước tính khoảng 50-400 tỷ đô-la mỗi năm. Tất nhiên, nó diễn ra dưới nhiều hình thức: trộm cắp quần áo và đồ trang
sức bán lẻ, chuyển các quỹ tài khoản của công ty vào tài khoản cá nhân trong ngân hàng, ăn cắp vặt các tặng phẩm từ thiện của công ty và gạch tên chúng khỏi danh sách như thể chúng là tặng phẩm của bạn. Bất kể là hình thức gì, nhân viên trộm cắp nên được xử lý một cách nhanh chóng và dứt khoát. Tất nhiên, bạn sẽ luôn muốn lắng nghe và dẫn chứng bằng tài liệu ý kiến từ phía nhân viên đó trước khi bắt đầu bất kỳ thủ tục sa thải nào. Hãy nhớ rằng ngay cả khi bạn bắt quả tang nhân viên đó hay phát hiện ra hành vi xấu qua băng đĩa ghi hình và có các nhân chứng sẵn sàng làm chứng, bạn cũng vẫn muốn nghe ý kiến của nhân viên đó nhằm đảm bảo quy trình thi hành kỷ luật lao động. Những việc khác thường xảy ra ở nơi làm việc và đôi khi những điều mà bạn thấy không giống những gì đã diễn ra, nhất là khi ai đó dựng lên.
Giả sử một nhân viên bảo vệ muốn mang về nhà hàng chục máy tính phục vụ mục đích từ thiện, để bán các linh kiện của chúng. Nhân viên đó đi làm vào thứ Bảy, anh ta chất lên chiếc xe tải nhỏ của mình một số máy tính Mac và PC mà công ty của bạn dự định tặng cho các trường học địa phương. Không may cho nhân viên bảo vệ đó, anh ta không nhận ra rằng hệ thống giám sát tòa nhà hoạt động 24/7, và bộ phận an ninh có thể tìm ra người đã lấy các máy tính vào sáng thứ Hai tuần kế tiếp.
Giải pháp
Khi bạn, người phụ trách bộ phận bảo vệ, được yêu cầu tham gia cuộc họp với phòng nhân sự và bộ phận an ninh để xem cuốn băng ghi lại nhân viên đó lái chiếc xe với những chiếc máy vi tính rời khỏi công ty, bạn sẽ tự hỏi rằng tại sao anh ta lại có thể làm vậy. Sau đó, bạn muốn biết liệu anh ta có làm theo sự chỉ đạo của ai khác hay không (chẳng hạn, bộ phận hệ thống thông tin) để chuyển các thiết bị máy tính đó đi. Bạn cũng cần biết tất cả các máy tính đó hiện đang ở đâu kể từ khi chúng được chuyển ra khỏi công ty vào thứ Bảy, cách đây hai ngày.
Bạn gặp nhân viên đó và mở đầu cuộc đối thoại như sau:
Mike, chúng tôi có đôi điều quan trọng muốn nói với anh. Có khoảng 12 chiếc máy tính ở bộ phận công nghệ thông tin đã được dán nhãn để chuẩn bị tặng cho các trường học địa phương. Tuy nhiên, chúng đã biến mất, và bộ phận IT không biết chúng đang ở đâu. Anh có biết chúng đang ở đâu không? Giả sử Mike trả lời rằng anh ta không biết, đừng lãng phí thời gian mà hãy đi thẳng vào vấn đề và đưa ra căn cứ cho lập luận của bạn:
Thật nực cười khi anh nói như vậy. Chúng tôi có đoạn băng ghi lại hình ảnh anh rời công ty trên chiếc xe tải nhỏ của anh vào khoảng 11 giờ sáng thứ Bảy với hơn chục chiếc máy vi tính ở thùng xe. Chúng tôi có thể cho anh xem đoạn phim đó nếu anh muốn. Mặc dù vậy, Mike ạ, chúng tôi vẫn muốn biết điều gì đang diễn ra. Có phải anh đã chuyển các máy tính đó khỏi công ty với sự cho phép của người khác không, hay anh tự ý làm điều đó? Và hiện các máy tính đó đang ở đâu?
Giả sử Mike không thể nhớ ra bất kỳ điều gì, bao gồm việc anh ta lái xe tới công ty vào thứ Bảy, đến khu vực IT, lấy máy vi tính chất lên xe tải và sau đó lái xe đi, thì bạn hãy nói ra sự thật hiển nhiên: Mike, sau khi xem xét việc anh không thể giải thích về các thiết bị đã mất, mặc dù chúng tôi đã cho anh thấy trên cuốn băng việc anh chuyển chúng ra khỏi công ty, chúng tôi chỉ có thể cho rằng anh đã
lấy cắp chúng. Hãy hiểu rằng anh có thể bị sa thải vì tội ăn cắp và rằng chúng tôi có thể đưa các thiết bị đó trở lại về mặt pháp lý. Tôi có bỏ sót điều gì không, Mike? Tôi muốn cho anh mọi cơ hội để giải thích những gì đang diễn ra và tôi sẽ không bỏ quên bất cứ thông tin quan trọng nào hay đặt điều bất cứ chuyện gì.
Hãy xem kìa, Mike không có bất kỳ câu trả lời nào. Anh ta bắt đầu khóc và xin lỗi về hành động của mình. Anh ta khẳng định rằng mình đã lấy những máy tính đó vì dù sao đi nữa chúng chuẩn bị được đem đi, và do kiếm được quá ít tiền từ công việc bảo vệ nên anh ta cần kiếm thêm tiền để trang trải những nhu cầu thiết yếu. Bên cạnh đó, anh ta cũng lập luận rằng một công ty lớn và thành công như công ty của bạn sẽ không cần tiền từ việc bán máy tính trong khi đó anh ta thì cần nó để xoay sở cuộc sống.
Sau khi bạn đã cho anh ta một cơ hội biện minh cho bản thân và nhanh chóng ghi chép lại những lời bào chữa của anh ta về hành vi của mình, bạn hãy giải thích rằng anh ta đã bị sa thải.
Mike, tôi rất thất vọng khi anh hành động như vậy. Anh đã làm cho công ty trong hai năm, và tôi chắc chắn rằng anh nhận ra hành vi này là sai trái. Vì thế, chúng tôi sẽ sa thải anh và quyết định này sẽ có hiệu lực ngay tức thì. Chúng tôi muốn anh rời khỏi công ty ngay sau cuộc gặp này. Sau đó chúng tôi sẽ chuyển tiền lương cùng với vật dụng cá nhân của anh tới nhà anh vào cuối ngày hôm nay. Bây giờ anh có muốn nói điều gì khác nữa không? [Không, tôi xin lỗi.] Cảm ơn Mike, và hãy lấy cơ hội này để suy nghĩ về vấn đề và rút ra bài học từ lỗi lầm anh đã gây ra.
Rõ ràng, dễ hiểu và không phô trương, cuộc gặp sa thải này được giải quyết một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Sau đó bạn có thể tìm cách để lấy lại được những hàng hóa/vật dụng bị đánh cắp hay lấy lại tiền nếu chúng đã biến mất hoàn toàn
Tình huống 90: Bán các sản phẩm đăng ký độc quyền trên Internet
Đôi khi một sản phẩm được tìm thấy trên eBay hay một vài trang web khác trên Internet trước khi nó được phép quảng cáo trên những trang đó. Trong các trường hợp đó, khả năng là một nhân viên đã tham gia nhằm nhận được khoản tiền trả thêm vào giá của mặt hàng nào đó mà xã hội đang có nhu cầu. Vấn đề này quan trọng đến nỗi trong một số ngành công nghiệp nhất định, một điều phổ biến là nhân viên được kiểm tra sản phẩm hàng ngày nhằm đảm bảo rằng, không sản phẩm nào bị đánh cắp. Ăn cắp để sử dụng vào mục đích cá nhân (chẳng hạn như một chiếc áo rét hay áo phông) là một chuyện. Tuy nhiên, sẽ là vấn đề khác khi một sản phẩm được tung ra trước khi chính thức bày bán, phân phối có thể phá hỏng việc giới thiệu một hệ thống phần mềm mới hay sự xuất hiện lần đầu tiên của một bộ phim. Giải pháp
Một giám đốc tiếp thị của một công ty điện ảnh phát hiện rằng một đoạn phim do công ty sản xuất vừa được bán trên Internet. Như bạn biết, các công ty điện ảnh thường rất nhọc công để lên lịch trình chiếu các bộ phim tại rạp và tại gia. Ngay lập tức cô ấy yêu cầu gặp phòng nhân sự của công ty. Đáp lại, bộ phận này báo động kiểm tra nội bộ, song việc mua bán đã được thực hiện. Tiếp đến, việc kiểm tra nội bộ tìm thấy một dấu vết liên quan đến địa chỉ e-mail của một trong những nhân viên bộ phận giải trí gia đình của công ty.
Giám đốc tiếp thị và đại diện phòng nhân sự gọi cá nhân đó vào một văn phòng và bắt đầu điều tra như sau:
Rhonda, chúng tôi muốn nói với chị về một số vấn đề rất nghiêm trọng. Tôi chắc là chị cũng nhận ra rằng việc sao chép một bộ phim sắp công chiếu và bán nó trên eBay trước ngày công chiếu là một hành vi vi phạm nghiêm trọng, có thể bị đuổi việc ngay tức khắc. Đúng không? [Đúng.] Tốt, chị có biết ai có hành vi đó trong nhóm của chúng ta không hay chị có liên quan tới hành động nào như vậy
không? [Không.]
Rhonda, tôi muốn hỏi chị một lần nữa liệu chị có dính líu vào hoạt động nào tương tự không, vì chúng tôi có lý do nghi ngờ rằng chị đã liên quan. [Không.] Thôi được, tôi đã thấy một trong những đoạn phim mới của công ty được bán trên eBay, và tôi ngờ rằng ai đó trong bộ phận của chúng ta có thể đã làm điều đó. Lý do là không ai thuộc bộ phận khác của công ty có thể tiếp cận những bản sao bộ phim sắp được ra mắt công chúng ngoài bộ phận chúng ta. Tôi đã báo với phòng nhân sự và kiểm tra nội bộ, và với sự cho phép của họ, tôi đã mua đoạn phim bằng máy tính cá nhân của tôi. Khi thanh toán qua mạng, chúng tôi đã lần theo hợp đồng mua trở lại địa chỉ e-mail của công ty.
Lúc đó, mắt của Rhonda mở to và cô ấy la lên, “Không phải tôi! Tôi chưa từng liên quan tới bất cứ hành động nào như thế. Nhưng tuần trước, Jennifer đã hỏi tôi về ID truy cập và mật khẩu, và tôi đã cung cấp nó vì chị ấy cần truy cập vào máy tính của tôi để làm một số việc. Tôi không biết chính xác là chị ấy cần những thứ đó để làm gì, nhưng sau đó, chị ấy đã có thể tiếp cận hệ thống của tôi như thể là chị ấy là tôi.”
Sau đó, người quản lý tiếp thị và đại diện phòng nhân sự gặp Jennifer để tìm hiểu xem liệu cô ấy có thực sự là thủ phạm hay không, và vấn đề đã được sáng tỏ, Jennifer thừa nhận là đã sao chép đoạn phim và bán nó trên mạng trước ngày bộ phim ra mắt công chúng. Do đó, đoạn hội thoại với Jennifer sẽ kết thúc như sau:
Jennifer, thực tế là chị đã lừa Rhonda, lấy tên người sử dụng và mật khẩu hệ thống của cô ấy để kiếm tiền từ việc bán các đĩa CD phim trước ngày chúng được ra mắt. Đây là việc làm hoàn toàn đáng bị chỉ trích. Chị đã lấy cắp, phá hoại quy trình ra mắt bộ phim, và cố gắng che đậy dấu vết bằng cách lừa gạt đồng nghiệp, khiến Rhonda gặp rắc rối thay vì chị nếu bị phát hiện.
Tôi có bỏ sót điều gì trong kết luận của mình không? [Không.] Hãy hiểu rằng chị đã bị đuổi việc. Thêm vào đó, chị không đủ tư cách để được tuyển dụng lại vào bất cứ bộ phận nào của công ty. Chúng tôi cũng sẽ đấu tranh với bất cứ đòi hỏi nào mà chị đưa ra về Bảo hiểm Thất nghiệp bởi hành vi vi phạm quá tệ hại này.
Trong hầu hết các quyền lực pháp lý, kẻ trộm sẽ không được hưởng bảo hiểm thất nghiệp. Các phiên tòa hành chính sẽ ủng hộ việc công ty bạn không đáp ứng các phúc lợi bảo hiểm thất nghiệp cho một nhân viên từng ăn cắp trong công ty.
Chúng tôi sẽ kiểm tra các vấn đề kinh doanh và pháp lý của công ty nhằm xác định xem liệu có bất cứ hình phạt dân sự hay các biện pháp nào khác sẵn có theo luật pháp vì sự cố tình vi phạm chính sách công ty của chị gây ảnh hưởng đến việc phát hành bộ phim này hay không.
Chúng tôi muốn chị rời khỏi công ty ngay sau cuộc gặp này. Sau đó, chúng tôi chuyển tiền lương cũng như các vật dụng cá nhân của chị ở công ty tới nhà chị vào cuối ngày hôm nay. Chị còn điều gì muốn nói lúc này không? [Không.]
Thật đáng buồn khi nghĩ đến việc nhân viên thường chệch hướng quá xa khỏi con đường đúng đắn. Tuy nhiên, khi những hành động vi phạm nghiêm trọng như vậy xảy ra, bạn cần phản ứng tương tự. Và
Rhonda, người đã cung cấp ID và mật khẩu hệ thống cho Jennifer, phải nhận được một khiển trách cuối