Hoạt động doanh nghiệp bao gồm kết thúc thử việc, tiến hành các hình thức khiển trách bằng văn bản, sa thải nhân viên vì lý do chính đáng và đôi khi thuyết phục nhân viên rời khỏi công ty vì lợi ích của công ty cũng như lợi ích của họ. Tóm lại, đây là điểm mấu chốt khi nói đến sự đương đầu cao nhất nơi công sở, đồng thời thông qua nó mà các kỹ năng và các chiến lược sẽ giúp bạn cũng như công ty tránh được những khó khăn trở ngại. Nếu điều đó nghe có vẻ quá “phòng thủ”, lý do thích đáng là: Những cách tiếp cận chiến thuật không phù hợp hay việc chọn lựa từ hay cụm từ không đúng tại thời điểm sai có thể dẫn đến những kết quả tai hại khi kiện tụng.
Tuy nhiên, cũng cần nhìn nhận vấn đề này dưới góc độ “tấn công”. Với tư cách là một người giám sát, một trong những vai trò quan trọng của bạn là có quan điểm đúng đắn về những cuộc đối thoại này và cho phép nhân viên tiếp tục trình bày quan điểm của họ với nhân phẩm và lòng tự trọng vốn có. Vị trí quản lý bao hàm rất nhiều quyền lực, song một nhà lãnh đạo khôn ngoan thường biết rằng đó không phải là quyền lực mà là sức mạnh. Và sức mạnh lại bắt nguồn từ sự tin tưởng và lòng vị tha, cũng như khi chúng ta thể hiện thái độ hòa bình khi tiến hành khiển trách bằng văn bản hay thậm chí sa thải nhân viên. Hãy nhìn nhận một số thách thức phổ biến nhất mà bạn sẽ phải đối mặt giống như trên với các cuộc đối thoại chiến lược nhằm làm mọi thứ diễn biến theo chiều hướng đúng.
Tình huống 77: Kết thúc thử việc
Hầu hết các nhà tuyển dụng đều nhận ra rằng họ có quyền sa thải các nhân viên mới trong một giai đoạn thử việc nào đó. Bạn cần hiểu chủ đề cụ thể này để bảo vệ công ty của mình khỏi những rắc rối về luật pháp vì giai đoạn thử việc thường bị hiểu lầm. Và sự hiểu lầm này lại thường bắt nguồn từ một công đoàn khó hiểu và sự tự nguyện của cá nhân.
Trước đây, hợp đồng cho phép các công ty áp dụng giai đoạn thử việc – ban đầu kéo dài từ 30-90 ngày. Trong thời gian này, các công ty có một quyền không cần bàn cãi là chấm dứt các hợp đồng mới nếu muốn. Điều bắt buộc duy nhất đối với công ty là thông báo với công đoàn về việc chấm dứt hợp đồng lao động vì không có nghĩa vụ nào do luật pháp hay việc thương lượng của công đoàn quy định. Thực chất, thỏa ước thương lượng tập thể cho phép nhà tuyển dụng có quyền giao kèo bằng văn bản nhằm toàn quyền trong việc nhanh chóng chấm dứt hợp đồng lao động vào bất cứ thời điểm nào trong giai đoạn thử việc nêu trên. (Tất nhiên, một khi giai đoạn thử việc kết thúc, công đoàn sẽ tranh cãi rằng một quyết định thôi việc phải dựa trên lý do xác đáng, nghĩa là nhân viên có thể sẽ không bị chấm dứt hợp đồng lao động nếu không có thông báo thôi việc hợp lý bằng văn bản.)
Mặt khác, các nhân viên tự nguyện không tham gia công đoàn không bị chi phối bởi các thỏa ước lao động tập thể nên việc chấm dứt hợp đồng lao động đối với họ không có thách thức nào. Tóm lại, một nhân viên tự nguyện bị sa thải có thể kiện một công ty vì vô cớ chấm dứt hợp đồng lao động, thậm chí việc chấm dứt hợp đồng đó diễn ra trong giai đoạn thử việc đầu tiên hay mới bắt đầu thử việc. Do vậy, bạn cần phải hết sức thận trọng, không dựa dẫm quá mức vào giai đoạn thử việc khi chấm dứt hợp đồng lao động đối với người lao động tự nguyện. Thay vào đó, bạn vẫn nên xem xét kỹ lưỡng quyết định của mình trước thông qua bộ phận nhân sự hay với sự tư vấn luật pháp thích hợp. Nếu thực hiện không đúng, khái niệm pháp lý “tuyển dụng tự nguyện” có thể sẽ dễ dàng bị chống lại bởi khái niệm “kiện tự nguyện”!
Tất nhiên, nếu công ty của bạn thuê nhân viên một cách tự nguyện thì trước hết, không nhất thiết phải có một giai đoạn thử việc. Cuối cùng, trong một môi trường tự nguyện, nhân viên có thể bị đuổi việc vào bất cứ lúc nào dù thông báo trước hay không. Giai đoạn thử việc cho phép mối quan hệ lao động tương tự như vậy chỉ trong vòng 30-90 ngày đầu tiên tính từ khi bắt đầu công việc. Vậy tại sao một công ty lại tiến hành thử việc trong vòng một vài tháng trong khi toàn bộ quan hệ lao động bị chi phối, về mặt lý thuyết, bởi giả thuyết tương tự?
Câu trả lời hết sức đơn giản: Các công ty quen với lề lối làm việc tập thể này và nó tiếp tục được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác. Trong những trường hợp khác, các tổ chức ưa thích sự thỏa mãn tâm lý mà giai đoạn thử việc mang lại. Do vậy, nhiều luật sư về tuyển dụng lao động tranh cãi rằng không có lý do gì để có một giai đoạn thử việc trong một môi trường tự nguyện vì nó quá mức cần thiết. Quan trọng hơn, việc tồn tại một giai đoạn thử việc có thể suy luận ra là: Một công ty cho phép nhân viên tiếp tục làm việc vượt quá giai đoạn thử việc có thể tạo ra cảm giác trông chờ đối với công nhân/nhân viên là họ có một số quyền lợi lớn hơn về an toàn lao động do luật lao động quy định so với những quyền mà họ có khi đang trong giai đoạn thử việc.
Tất nhiên, chủ đề thử việc trong môi trường có công đoàn so với môi trường không có công đoàn không nằm trong phạm vi của cuốn sách. Điều quan trọng là bạn hiểu được lược sử vấn đề để đảm bảo xử lý nó một cách hợp lý trong các cuôc đối thoại chấm dứt hợp đồng lao động với những nhân viên mới. Nếu không, hãy nhớ điều này: Cho thôi việc một nhân viên tự nguyện ở giai đoạn thử việc vẫn có nguy cơ về mặt pháp lý, và đôi khi bạn muốn phân bổ một số dạng mẫu quy định của tiến trình kỷ luật lao động (đặc biệt là dưới hình thức khiển trách bằng văn bản) cho các nhân viên mới trong giai đoạn thử việc. Tốt hơn hết hãy đưa ra một khiển trách bằng văn bản bởi nhân viên đó có thể kiện công ty của bạn vì chấm dứt hợp đồng lao động sai trong thời gian thử việc.
Giải pháp
Dưới đây là cách bạn có thể giải quyết vấn đề chấm dứt hợp đồng lao động trong giai đoạn thử việc trong môi trường tự nguyện:
Jorge, tôi gặp anh vì cần cho anh biết rằng thật không may, mối quan hệ lao động này không tiến triển hiệu quả đối với chúng ta. Theo tôi, dường như không có sự ăn ý giữa kỹ năng của anh và nhu cầu của chúng tôi, và theo câu nói phổ biến từ một chương trình truyền hình vài năm trước đây thì mối quan hệ này không phải là một sự “kết nối yêu thương.”
chúng tôi đánh giá cao tất cả những nỗ lực hết mình vì công việc của anh. Tuy nhiên, khi một nhân viên mới vào làm trong giai đoạn thử việc có vẻ không thích hợp với vai trò mới vì bất cứ lý do gì, chúng tôi thấy cách tốt nhất là chấm dứt hợp đồng lao động.
Tôi nghĩ, có thể anh thấy rằng công việc này cũng không phù hợp với mình. Tôi có sai khi nhận định như vậy không? [Không, tôi biết có một số vấn đề, nhưng tôi nghĩ là tất cả đang diễn ra khá suôn sẻ.] Tôi cũng không có ý làm anh bất ngờ với tin này, nhưng chúng tôi đã có một số cuộc thảo luận trước đó, và có lẽ anh cũng nhận ra là đã có những vấn đề nghiêm trọng.
Thành thật mà nói, Jorge, với những nhân viên mới còn đang trong giai đoạn thử việc, chúng tôi không có phải tiến hành khiển trách bằng văn bản hay những hình thức kỷ luật tương tự. Mặc dù việc đó thường chỉ áp dụng với nhân viên hợp đồng dài hạn, song đó không có nghĩa là không thực hiện với những nhân viên mới trong giai đoạn thử việc. Nếu chúng tôi cảm thấy rằng, một nhân viên mới tuyển dụng không thực sự phù hợp với một vai trò nhất định, chúng tôi có xu hướng thực hiện quyền tự quyết của mình và chấm dứt quan hệ lao động một cách dễ dàng và thân thiện.
Một lần nữa, tôi rất lấy làm tiếc khi mọi thứ phải kết thúc như thế này. Anh có muốn nói điều gì với chúng tôi vào lúc này không? [Hừm, chắc là không. Có vẻ như ông đã quyết định rồi, và thật tiếc vì công việc đã không tiến triển.]
Vâng, tôi e là như vậy. Cảm ơn anh vì tất cả những gì đã làm cho chúng tôi, Jorge, và tôi lấy làm tiếc rằng đây là kết cục cuối cùng, nhưng tôi hy vọng rằng anh có thể tôn trọng quyết định của công ty trong hoàn cảnh hiện nay. Đây là khoản lương cuối cùng của anh, trong đó bao gồm phần chi trả đến cuối ngày làm việc hôm nay, và anh cũng sẽ nhận được giấy tờ công việc kèm theo từ phòng nhân sự trong vài ngày tới. Một lần nữa cảm ơn anh và tôi hy vọng những điều tốt đẹp nhất sẽ đến với sự nghiệp của anh.
Tốt nhất là bạn không nên áp dụng trợ cấp thôi việc trong giai đoạn thử việc. Mặc dù nhiều công ty cố gắng làm cho việc sa thải nhân viên trở nên suôn sẻ bằng cách trả thêm một khoản lương trị giá một tuần làm việc, nhưng luật sư của nguyên đơn rất có thể sẽ quy những động cơ tiêu cực cho hành vi và ý định tốt của bạn. Tóm lại, khoản tiền nhằm “thuyết phục ai đó thôi việc” của bạn có thể được xem như là “đồng tiền bịt miệng” và tội lỗi, được chi trả nhằm dụ dỗ nhân viên thử việc đó ra đi lặng lẽ.
Trong ví dụ trên, sự thật là sẽ dễ dàng hơn cho công ty khi giải thích việc sa thải mà không cần những cảnh cáo bằng văn bản. Nếu công ty của bạn không áp dụng giai đoạn thử việc, sẽ đơn giản khi thay thế khái niệm “giai đoạn thử việc” bằng khái niệm “tuyển dụng tự nguyện” − nghĩa là, “Do nhân viên công ty được tuyển dụng một cách tự nguyện, chúng tôi không có nghĩa vụ phải tiến hành kỷ luật lũy tiến dưới hình thức khiển trách bằng văn bản và các hình thức tương tự.” (Về mặt kỹ thuật, điều này có thể đúng, song nên hiểu rằng vì những lợi ích tốt nhất cho công ty bạn, nên áp dụng kỷ luật lũy tiến trong đa số trường hợp, thậm chí trong giai đoạn thử việc. Sau cùng, một văn bản khiển trách, thậm chí trong giai đoạn thử việc, chỉ có thể giúp ích và sẽ ít gây tổn hại cho công ty. Nhìn nhận vấn đề này theo một cách khác, không có gì thiệt hại khi đưa ra thêm trình tự tiến hành kỷ luật lao động.)
Hãy luôn đối xử với nhân viên đó với phẩm cách và lòng tự trọng, sẵn sàng đón nhận nếu anh ta có các câu hỏi hay yêu cầu, và giữ tinh thần chung và giọng điệu của các cuộc nói chuyện thực tế và chu đáo.
Tình huống 78: Thi hành cảnh cáo kỷ luật
Đối với những nhân viên đã trải qua giai đoạn thử việc (nếu công ty của bạn áp dụng các giai đoạn thử việc), rõ ràng là để có những lợi ích tốt nhất cho công ty, cần thi hành kỷ luật cảnh cáo đối với những vi phạm liên quan tới việc thực hiện công việc và đạo đức trước khi tiến tới sa thải. Một lần nữa, người ta có thể cho rằng, công ty của bạn sẽ bám vào một lý do để bào chữa cho quyết định sa thải một nhân viên của mình, và như nhiều thẩm phán và người phân xử sẽ nói với bạn, nếu không viết ra, nó sẽ không xảy ra.
Có hai cách để thực thi cảnh cáo: Thứ nhất, bạn có thể phác thảo cảnh cáo, gặp gỡ nhân viên và đưa cho anh ta văn bản đó để cả hai có thể thảo luận về nó. Thứ hai, bạn gặp nhân viên đó, giải thích ý định đưa cho anh ta một văn bản khiển trách. Giả sử không có bất cứ điều gì mà anh ta định nói có thể thay đổi được ý kiến của bạn, đưa ra những quan ngại của bạn, lắng nghe ý kiến của anh ta và sau đó quyết định liệu một cảnh cáo có hợp lý không.
Cả hai cách tiếp cận đều có cơ sở vững chắc, song bạn nên lựa chọn cách tiếp cận thứ hai bất cứ khi nào có thể. Nó chứng tỏ rằng, bạn là một người sử dụng lao động biết lẽ phải − người không vội vàng đánh giá trước khi nghe toàn bộ câu chuyện. Quan trọng hơn, cách này đối xử với nhân viên bằng phẩm cách và lòng tự trọng nên thậm chí nếu một khiển trách bằng văn bản là kết quả cuối cùng thì cá nhân đó cũng sẽ có cơ hội để tự bào chữa cho mình. Có thêm một lợi ích nữa khi lắng nghe nhân viên đó trước khi cảnh cáo là: Nếu nhân viên đó chia sẻ thông tin mà bạn cảm thấy nên đưa vào cảnh cáo, bạn có thể phác thảo cảnh cáo như thế này:
Khi tôi hỏi tại sao anh cảm thấy cần thiết phải…, anh đã trả lời rằng…
Một lần nữa, việc đưa phản hồi của nhân viên đó vào cảnh cáo đã chứng tỏ cách tiếp cận hợp lý của bạn đối với việc kiểm tra kỹ càng vấn đề trước khi kết luận. Và giả sử nhân viên đó không có lý do hợp lý nào để thực hiện mà anh ta đã làm, nó sẽ cho phép bạn củng cố lập luận của mình bằng văn bản. Liệu có khi nào một cảnh cáo được phác thảo và thực thi mà không nhận được phản hồi trước từ nhân viên? Có, chẳng hạn khi bạn có một chính sách về sự vắng mặt thường xuyên bất kể lý do, và các nhân viên từng nhận được các cảnh cáo khi vắng mặt một số lần nhất định mà không báo trước (vì bất kể lý do gì), thì thực thi cảnh cáo vào thời điểm cuộc nói chuyện đầu tiên của bạn có thể thích hợp. Chẳng hạn, nếu một trường hợp vắng mặt không báo trước diễn ra lần thứ năm – bất kể vì lý do gì – và chính sách của công ty bạn nêu rõ rằng một cảnh cáo đầu tiên bằng văn bản cần được đưa ra căn cứ theo quy tắc của công ty, thì việc đưa ra cảnh cáo trong lần gặp gỡ đầu tiên có thể hợp lý. Tuy nhiên, nhìn
chung, trường hợp này nên là một ngoại lệ hơn là quy định. Giải pháp
Khi phải tiến hành khiển trách bằng văn bản và muốn tìm hiểu quan điểm của nhân viên, bạn hãy bắt đầu cuộc đối thoại theo cách này:
Hannah, tôi gặp chị để thảo luận một tình huống mà theo tôi là rất quan trọng. Tôi muốn biết ý kiến của chị trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào, nhưng nếu không có một lời giải thích thuyết phục về những gì đã xảy ra, rất có thể chị sẽ bị kỷ luật bằng văn bản.
Hãy thận trọng khi bạn đề cập tới một khiển trách bằng văn bản. Nếu đây là lần đầu tiên nhân viên vi phạm liên quan tới công việc, thì có lẽ đề cập tới một khiển trách bằng văn bản là an toàn. Tuy nhiên, nếu đây là một vi phạm nghiêm trọng về đạo đức hay sự lặp lại một vi phạm trước đó, cuộc thảo luận của bạn có thể kết thúc với việc đình chỉ hay thậm chí sa thải ngay lập tức. Vì vậy, không nên đề cập tới một khiển trách bằng văn bản nếu phản ứng nghiêm trọng hơn của công ty như sa thải có thể xảy ra. Đây là những gì mà tôi nghe được: Dennis Smith, giám đốc tài chính, nói rằng sáng nay chị đã xông thẳng vào văn phòng của ông ấy, đập tay xuống bàn đầy giận dữ, cáo buộc ông ấy về sự sơ suất và cho