3.3.3.1. Thu nhận và xử lý hồ sơ
Hình 3.5: Kết quả điều tra về công tác thu nhận và xử lý hồ sơ
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Qua biểu đồ trên ta thấy phần trăm các ứng viên từ “mức tạm hài lòng” đến “hoàn toàn hài lòng” với công tác thu nhận và xử lý hồ sơ cũng khá là cao. Như thời gian tiếp nhận hồ sơ ứng viên từ mức tạm hài hòng đến hoàn toàn hài lòng là 85% tổng phiếu điều tra ( 47 lao động trên tổng số 55 lao động điều tra), chủ yếu ứng viên hài lòng về khoảng thời gian thông báo tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ khá hợp lý; thời gian tiếp nhận hồ sơ mức độ không hài lòng và hoàn toàn không hài lòng vẫn còn cao 15% ( 9 lao động trên tổng số 55 lao động điều tra), nguyên nhân do thời gian tiếp nhận hồ sơ và hết hạn nộp công ty thông báo không cụ thể khi đăng lên các trang tuyển dụng, không nói rõ thời gian làm việc cụ thể để ứng viên nộp hồ sơ làm tâm lý một số ứng viên hoang mang, chưa hài lòng.
Điạ điểm cách thức nộp hồ sơ có phần trăm các ứng viên từ “mức tạm hài lòng” đến “hoàn toàn hài lòng” là 98,5% ( 54 lao động trên tổng số 55 lao động điều tra) vì
5 2.5 0 10 5 2 25 10 20 35 45.5 38 25 43 40
Thời gian tiếp nhận hồ sơ ứng viên Địa điểm, cách thức tiếp nhận hồ
sơ Thái độ của nhân viên nhận hồ sơ
40
công ty ưu tiên ứng viên nộp CV qua email cho công ty - hình thức này khá nhanh gọn, phổ biến, tiện lợi và với ứng viên nộp hồ sơ thì được nộp trực tiếp ngay tại công ty. Tuy nhiên, ứng viên chưa hài lòng vì địa điểm nộp trực tiếp công ty khá khó tìm, khi nộp CV thì không có thư trả lời xác nhận đã nhận được hồ sơ.
Thái độ của người nhận hồ sơ có phần trăm các ứng viên từ “mức tạm hài lòng” đến “hoàn toàn hài lòng” là 98% (54 lao động trên tổng số 55 lao động điều tra) trên tổng số phiếu điều tra vì nhân viên đảm nhận tiếp nhận hồ sơ của ứng viên là những người khá trẻ, nói nhè nhàng, luôn tôn trọng, kính trọng ứng viên. Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ của Công ty:
Hình 3.6: Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ tại Công ty
Nguồn: Phòng HCNS
Bước 1: Nhân viên tuyển dụng sẽ thu nhận hồ sơ tại phòng HCNS của Công ty hoặc trên thư điện tử. Theo kết quả từ phiếu điều tra thì các ứng viên chủ yếu nộp hồ sơ qua thư điện tử công ty 70% tổng số phiếu điều tra; còn lại là nộp tại văn phòng Công ty chiếm 30% tổng số phiếu điều tra, các ứng viên này đa số công nhân công trình.
Bước 2: Bộ phận tuyển dụng của phòng HCNS sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ xem có đầy đủ hay không và nhập các thông tin và máy tính.
Bước 3: Căn cứ vào yêu cầu đối với ứng viên đã đăng trên thông báo tuyển dụng để loại bỏ những hồ sơ không đáp ứng được yêu cầu.
Bước 4: Nếu hồ sơ đầy đủ và các giấy tờ hợp lệ, các thông tin về đối tượng tuyển chọn không có gì đặc biệt thì bộ phận tuyển dụng sẽ hẹn thời gian đến phỏng vấn hoặc kiểm tra tay nghề. Sau quá trình này một số ứng cử viên sẽ bị loại.
Tuy nhiên quá trình tiếp nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ là như nhau và hồ sơ đầy đủ vẫn bao gồm các loại sau:
41 - Đơn xin việc
- Sơ yếu lý lịch
- Bản sao giấy khai sinh
- Các loại văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp - Bản sao sổ hộ khẩu
- Bản sao chứng minh thư nhân dân Ví dụ: Kết quả tuyển mộ của Công ty cho vị trí trưởng phòng HCNS năm 2016(PHỤ LỤC 9). Với đợt tuyển dụng cho vị trí trưởng phòng HCNS của Công ty 2016, có 3 bộ hồ sơ bị loại qua lần xử lý hồ sơ của nhân viên tuyển dụng. Theo chị Nguyễn Thu Liên cho biết: “ các bộ hồ sơ này bị loại là vì không đạt tiêu chuẩn về số năm kinh nghiệm, về bằng cấp, về mô tả công việc trước đây không phù hợp.”
3.3.3.2 . Thi tuyển
Hình thức thi tuyển
Về vấn đề thi tuyển tác giả tiến hành điều tra và kết quả thu được thể hiện như sau:
Hình 3.7: Kết quả điều tra hình thức thi tuyển của ứng viên
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra - Với hình thức thi tự luận và trắc nghiệm phần lớn số phiếu thu được là từ khối văn phòng và từ các cán bộ quản lý (thi tự luận là 43% trong tổng số phiếu, thi trắc nghiệm là 30%). Với hai hình thức này thì ứng viên được sắp xếp thi tuyển tại phòng họp của Công ty, tại đây các ứng viên có được phát cho câu hỏi, bài thi và làm trong thời gian quy định.
- Với hình thức thi thực hành: Trong số phiếu nhận được có cả nhân viên văn phòng và công nhân trong Công ty. Với nhân viên văn phòng thì họ sẽ được sắp xếp máy tính để thực hành một số thao tác nghiệp vụ, còn công nhân thì Công ty sẽ sắp xếp để công nhân được thực hành trên máy móc hoặc xe vận tải,..
* Tổ chức thi tuyển Thi thực hành 27% Thi trắc nghiệm 30% Thi tự luận 43%
42
Hình 3.8: Kết quả điều tra về công tác thi tuyển
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
- Về nội dung bài thi tuyển thì do các phòng ban chuyên môn liên quan của Công ty lập đề thi, đáp án, các mức điểm. Kết cấu đề thi phải đảm bảo kiến thức nghiệp vụ chuyên môn 70%, kinh nghiệm thực tiễn 30%. Theo điều tra thì có đến 90% là ứng viên tạm hài lòng , hài lòng và đặc biệt có đến 40% ứng viên hoàn toàn hài lòng. Tuy nhiên còn 10% ứng viên là không hài lòng với nội dung bài thi, vì nội dung bài thi vẫn chưa đánh giá hết khẳ năng của ứng viên.
- Đa số ứng với khá hài lòng đội ngũ đánh giá ứng viên và kết quả bài thi tuyển. Tùy vào vị trí tuyển dụng mà có đội ngũ đánh giá ứng viên khác nhau, nhưng họ phải có chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức, kinh nghiệm trong vị trí đang tuyển.
- Cơ sở vất chất tổ chức thi tuyển của công ty có hạn chế chủ yếu tại phòng họp công ty, tại phân xưởng nên ứng viên vẫn chưa hài lòng.
3.3.3.3. Phỏng vấn tuyển dụng
Theo kết quả tổng hợp từ phiếu điều tra về hình thức phỏng vấn thì gần 66 % ứng viên tham gia phỏng vấn chuyên sâu và 34% là được tham gia phỏng vấn sơ bộ.
Phỏng vấn chuyên sâu đối với các nhân viên khối văn phòng như nhân viên kinh doanh, kỹ thuật, kế toán... và kết hợp thi tuyển với các nhân viên kỹ thuật. Hội đồng tuyển chọn bao gồm trưởng phòng HCNS, trưởng các đơn vị, người quản lý trực tiếp của ứng viên nếu được tuyển. Cơ cấu barem điểm có thể linh hoạt điều chỉnh phù hợp với từng đợt tuyển dụng cụ thể và được phê duyệt trong kế hoạch tuyển dụng.
4 5 5 2 5 6 5 7 5 10 15 20 30 12 25 35 45 30 36 28 40 25 28 45 32
Nội dung của bài thi tuyển
Thời gian tổ chức thi tuyển
Đội ngũ đánh giá ứng viên
Kết quả bài thi tuyển
Cơ sở vật chất, địa điểm tổ chức thi
tuyển
43
Phỏng vấn sơ bộ chủ yếu là với các lái xe, các công nhân lắp đặt và một số nhân viên văn phòng mà vị trí đó không quá quan trọng. Phần lớn các ứng viên sau khi tham gia phỏng vấn sơ bộ đều được chọn. Tỷ lệ tuyển chọn của Công ty như trên là do mục đích của bước phỏng vấn sơ bộ chỉ là để tìm hiểu thêm về ứng viên và trao đổi cụ thể hơn về các chính sách của Công ty đối với lao động nếu được tuyển. Đối với lao động phổ thông, hầu hết các ứng viên đều được chọn để tham gia đào tào nghề. Đối với các ứng viên ứng tuyển vào vị trí nhân viên có yêu cầu qua đào tạo đều được chọn để tham gia phỏng vấn tuyển chọn.
Thông qua điều tra dữ liệu các ứng viên về mức độ hài lòng ứng viên phỏng vấn ở mức độ như thế nào. Kết quả điều tra thu được như sau:
Hình 3.9: Kết quả điều về công tác phỏng vấn
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Đa số ứng viên hài lòng với kỹ năng đặt câu hỏi của ứng viên và chất lượng câu hỏi phỏng vấn vì công ty luôn chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn, tuy nhiên 8% là ứng viên không hài lòng vì trong quá trình phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn đưa ra câu hỏi ngoài chuẩn bị và việc chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn chưa kỹ lưỡng. Trong phỏng vấn thì nhân viên phỏng vấn luôn có thái độ khiêm tốn, tôn trọng ứng viên nên các ứng viên hài lòng với thái độ nhân viên phỏng vấn.
Ví dụ: Kết quả phỏng vấn cho vị trí trưởng phòng HCNS năm 2016 ( PHỤ LỤC 10)
3.3.3.4. Quyết định tuyển dụng nhân lực
Kỹ năng đặt câu hỏi của nhân viên
phỏng vấn
Thái độ của nhân
viên phỏng vấn Chất lượng câu hỏi
phỏng vấn 2 0 5 6 7 7 17 23 28 35 45 31 40 25 28
Hoàn toàn không hài lòng Không hài lòng Tạm hài lòng
44
Dựa vào kết quả đánh giá ứng viên mà phòng tổ chức cán bộ đã trình lên giám đốc đưa ra quyết định tuyển dụng ứng viên nào vào làm việc tại Công ty. Cuối cùng phòng HCNS có trách nhiệm thông báo cho những ứng viên trúng tuyển và người không trúng tuyển được biết. Thường thì công ty sẽ thông báo qua email và qua tin nhắn điện thoại cho các ứng viên biết (Phần lớn là qua điện thoại cho ứng viên trúng tuyển). Tuy nhiên trước khi được nhận vào làm việc chính thức ứng viên còn phải trải qua quá trình thử việc. Cán bộ nhân sự soạn thảo và trình giám đốc ký quyết định cho NLĐ mới thử việc. Thời gian thử việc tùy vào từng ví trí công việc mà NLĐ được đảm nhiệm. Với các vị trí làm việc tài khối văn phòng sẽ thử việc trong thời gian một đến hai tháng. Kết thúc thời gian thử việc, nếu ứng viên đó hoàn thành tốt công việc, chấp hành tốt nội quy, quy định của công ty thì công ty sẽ tiếp tục ký hợp đồng lao động.
Với các công nhân lắp đặt các thiết bị, sau khi kiểm tra tay nghề, nếu ứng cử viên đó vượt qua được kỳ thi tay nghề thì công ty sẽ cho thử việc từ một tuần đến một tháng tùy vào vị trí công việc. Sau thời gian thử việc, nếu không đạt thì sẽ loại, nếu đạt yêu cầu bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành kiểm tra lại hồ sơ một lần nữa. Ngoài việc kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ và hợp lệ không, trong lần kiểm tra này bộ phận tuyển dụng còn xem xét nghiên cứu xem ứng cử viên được tuyển chọn có những thế mạnh gì, quá trình công tác trước đó đã làm những công việc gì, có những kinh nghiệm gì để bố trí, sắp xếp trong công việc cho phù hợp.
3.3.3.5. Hội nhập nhân lực mới
Theo phiếu điều tra tác giả thu thập được thì tất cả các cá nhân được điều tra (tổng người điều tra là 55 người) đều cho biết được giới thiệu với người phụ trách, đồng nghiệp và được phát tài liệu về Công ty, còn chỉ có số nhân viên khối văn phòng, nhân viên kỹ thuật chủ chốt và quản lý được tham gia buổi học giới thiệu về Công ty, các công nhân đa số không được tham gia buổi học này.
Sau khi tiếp nhận và ký hợp đồng lao động, người lao động mới được tuyển sẽ được đào tạo các kiến thức về an toàn lao động, nội quy quy chế của Công ty…. Và phòng HCNS tiến hành lưu hồ sơ nhân viên.