8
Chỉ bán hàng cho các KH có thật.
- Đơn vị xác nhận người mua hàng bằng cách liên hệ trực tiếp với KH để đảm bảo đơn đặt hàng có thật và thật sự xuất phát từ họ, nhất là những đơn đặt hàng có giá trị lớn.
Bán hàng cho các KH có khả năng thanh toán.
- Cần xây dựng một hệ thống kiểm tra mức độ tín dụng
của KH và chính sách bán chịu phù hợp.
- Việc xét duyệt bán chịu được dựa trên chính sách bán
chịu của công ty, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc
từ chối việc bán hàng cho phía KH.
- Lập lệnh bán hàng, sau đó gửi tất cả các lệnh bán hàng
cho bộ phận xét duyệt bán chịu.
- Bộ phận bán hàng phải độc lập với bộ phận xét Đảm bảo giá bán đúng
với bảng giá đơn vị đề ra.
- Đối chiếu bảng giá chính thức của đơn vị với giá ghi trên đơn đặt hàng của KH.
Đáp ứng đủ hàng cho yêu cầu của KH.
- Nhân viên bán hàng liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập trực tiếp vào hệ thống để có được thông tin về khả năng cung ứng và số lượng hàng tồn kho của đơn vị.
Mục tiêu Thử nghiệm kiểm soát
Giao hàng đúng chủng loại, số lượng, thời gian,
- Trên chứng từ vận chuyển, phiếu giao hàng cần ghi rõ chủng loại, số lượng, thời hạn, quy cách, chất
b. Kiểm soát việc giao hàng và lập hóa đơn cho KH.
quy cách và các dữ liệu có liên quan.
lượng, và các thông tin quan trọng khác về KH. Lập hóa đơn đầy đủ cho
các trường hợp đã giao hàng, tránh lập khống, trùng lắp hoặc bỏ sót hóa đơn.
Khi lập hóa đơn cần căn cứ vào:
- Chứng từ vận chuyển đã được đối chiếu với
đơn đặt
hàng.
- KH đã ký xác nhận chứng từ giao hàng. - Hợp đồng giao hàng (nếu có).
Thông tin ghi nhận trên hóa đơn là chính xác.
- Sử dụng bảng giá đã được đơn vị phê duyệt để ghi
chép chính xác giá bán trên hóa đơn.
- Cần một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về
tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn
sau khi
lập như mã số thuế, địa chỉ KH, số tiền,... hoặc
c. Kiểm soát phương thức thu tiền và nợ phải thu KH
- Phương thức bán hàng thu tiền mặt: Khoản tiền này có thể bị biển thủ trước khi được ghi nhận vào sổ sách. Để giảm thiểu rủi ro này, đơn vị có thể áp dụng một
số thủ tục kiểm soát như sau:
+ Khuyến khích KH thanh toán qua thẻ tín dụng hay ngân hàng.
+ Sử dụng máy phát hành hóa đơn hoặc máy tính tiền tự động ở các điểm bán hàng.
+ Sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng và khuyến khích KH nhận hóa đơn.
+ Phân chia chức năng rõ ràng giữa việc ghi chép thu tiền tại điểm bán hàng với việc hạch toán thu tiền trên sổ cái.
+ Cuối mỗi ngày tiến hành đối chiếu giữa tiền mặt tại quỹ với số tiền mà thủ quỹ đã ghi chép.
+ Định kỳ tiến hành kiểm kê kho hàng hóa của đơn vị, đối chiếu số liệu giữa sổ sách với thực tế nhằm phát hiện những chênh lệch, sai sót.
- Phương thức bán chịu: Việc kiểm soát tập trung vào mục tiêu theo dõi đầy đủ, chính xác việc ghi chép sổ sách nợ phải thu KH; không để các khoản phải
Mục tiêu kiểm toán
Diễn giải
chiếm dụng quá lâu; chỉ xóa sổ các khoản nợ thực sự khó đòi và quan trọng nhất là việc lập BCTC trung thực, hợp lý. Đơn vị có thể áp dụng các thủ tục kiểm soát sau:
+ Ghi sổ dựa trên đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng, chứng từ gửi hàng và chứng từ vận chuyển.
+ Định kỳ, kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu giữa số liệu kế toán với các chứng từ liên quan hoặc đối chiếu với số liệu thu thập đuợc từ các bộ phận khác (bộ phận bán hàng, gửi hàng).
+ Hàng tháng, đơn vị cần gửi thông tin ghi rõ số du đầu kỳ, số phát sinh trong tháng, số tiền KH sẽ trả và số du cuối kỳ để thông báo cho KH.
+ Định kỳ, bộ phận theo dõi nợ phải thu KH cần lập bảng phân tích số du nợ phải thu theo tuổi nợ để đơn vị có thể phát hiện những biến động, kịp thời ngăn chặn và điều chỉnh chính sách bán chịu.
+ Thuờng xuyên tiến hành việc nhắc nợ và đối chiếu công nợ với KH.
+ Xây dựng chính sách lập dự phòng và chính sách xóa sổ nợ cho khoản phải thu khó đòi cần phải tuân thủ theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.