Quy trình kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tại công ty Khánh Hội:
Hình 2.7: Quy trình kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tại công ty Khánh Hội
(Nguồn: công ty Khánh Hội) Theo hình 2.7, khi công ty phát sinh giao dịch với khách hàng, phòng kinh doanh sẽ lập biên bản xác nhận công nợ và chuyển giao kèm với bản hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành cho phòng kế toán. Phòng kế toán tại công ty Khánh Hội được tổ chức gồm nhiều bộ phận kế toán khác nhau như: Kế toán doanh thu, kế toán chi phí, kế tóa thanh toán, kế toán công nợ'.... Mỗi bộ phận kế toán phụ trách việc theo dõi, hạch toán, lập báo cáo cho mỗi phần hành. Tất cả hoạt động của các bộ phận kế toán đều được thực hiện trên phần mềm kế toán SaigonIT, có thể liên kết và sử dụng dữ liệu của nhau. do đó nhanh chóng phát hiện và kịp thời sửa chữa sai sót. Phòng kế
toán chịu trách nhiệm bảo quản lưu giữ các hồ sơ. chứng từ. Các chứng từ như hóa đơn. hợp đồng đều được scan thêm một bản để lưu trữ trên hệ thống kế toán, bản còn
42
Dựa trên cơ sở hợp đồng và biên bản xác nhận công nợ, kế toán công nợ kiểm
tra tính chính xác và tiến hành nhập liệu vào hệ thống sổ kế toán bao gồm: sổ nhật ký
chung và sổ cái tài khoản 131. Các sổ này được lập thiết kế sẵn trên phần mềm và mỗi phần hành kế toán đều có sổ cái, sổ chi tiết riêng. Kế toán chỉ cần nhập liệu ngày
tháng, tên số chứng từ, hợp đồng, còn lại hệ thống sẽ tự xử lý, định khoản. Kế toán doanh thu sẽ nhập liệu vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 511. Khi khách hàng thanh toán, sẽ làm việc với bộ phận kế toán thanh toán, kế toán sẽ lập phiếu thu, ký tên rồi trình cho Giám dốc và kế toán trưởng kí tên. Sau đó, kế toán chuyển phiếu thu đến cho thủ quỹ kí tên và thu tiền khách hàng. Nếu khách hàng chọn
phương thức chuyển khoản thì kế toán sẽ lưu giữ giấy báo có.
Quy trình kế toán khoản mục doanh thu từ cung cấp dịch vụ quản lý vận hành dự án của công ty Khánh Hội nhìn chung rất chặt chẽ, khoa học. Tuy nhiên, có những
thời điểm, quy trình kế toán diễn ra chậm hoặc bị gián đoạn, kém hiệu quả vì kế toán công ty Khánh Hội chưa có đủ thông tin, số liệu từ một số dự án mà công ty đang quản lý. Nguyên nhân của việc này là do thiếu nhân lực làm việc trong bộ phận kế toán tại ban quản lý một số dự án, trong khi đó, công việc kế toán tại ban quản lý dự án là rất nhiều. Bên cạnh đó, công ty Khánh Hội mặc dù sử dụng phần mềm kế toán SaigonIT nhưng chưa phổ cập phần mềm này cho ban quản lý của các dự án, do đó hiện tại, tại các chung cư, dự án mà công ty đang quản lý, kế toán viên chỉ dùng phần
mềm Excel cho các công việc hàng ngày. Điều này làm cho công tác kế toán kém hiệu quả hơn so với khi dùng phần mềm SaigonIT vì phần mềm này có chức năng có thể tự động sắp xếp, liên kết cơ sở dũ liệu, tự động lập báo cáo, cải thiện hiệu suất làm việc nhiều. Vì những nguyên nhân này nên kế toán tại ban quản lý một số dự án của công ty không thể cung cấp số liệu, thông tin hay báo cáo ngay lập tức khi kế toán công ty Khánh Hội yêu cầu.