kinh doanh
• Về hệ thống sổ sách:
Hệ thống sổ sách của công ty Khánh Hội được thiết lập rất khoa học và tuân thủ quy định của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách kế toán được lập trình, thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán SaigonIT của công ty, giúp cho nhân viên kế toán có thể thao tác, ghi nhận và hạch toán một cách thuận tiện và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các sổ kế toán trên phần mềm bao gồm: sổ nhật ký chung, sổ cái và một số sổ chi tiết cho các tài khoản. Hệ thống sổ sách điện tử còn có tính năng cập nhật tỷ giá, các chính sách, quy định mới của Bộ Tài chính.
• Về trình độ nhân viên:
Trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán làm việc tại công ty Khánh Hội rất tốt, có nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế toán, đặc biệt có khả năng tiếp thu, cập nhật những kiến thức, thông tư, quy định mới rất nhanh. Các nhân viên kế toán tại công ty Khánh Hội đều có khả năng sử dụng thành thạo phần mềm kế toán của công ty, có khả năng tiếp thu và làm quen nhanh khi công ty cập nhật phần mềm kế toán mới.
Công tác thu thập, quản lý và lưu giữ chứng từ tại công ty Khánh Hội rất hiệu quả, có hệ thống quy trình rõ ràng và bảo mật. Các chứng từ phải đảm bảo có đầy đủ chữ kí và có tính pháp lý, được kế toán thu thập và lưu giữ vào bộ hồ sơ chứng từ cẩn
thận. Chứng từ được phân loại và sắp xếp theo từng dự án, phần hành kế toán, ngày tháng để dễ dàng quản lý và tìm lại khi có nhu cầu. Tại các chung cư, dự án mà công ty quản lý, công tác lưu giữ và quản lý chứng từ cũng khá hiệu quả và hệ thống. Kế toán tại ban quản lý dự án thường sắp xếp chứng từ theo ngày tháng phát sinh và đựng
trong các bộ chứng từ của riêng từng Block chung cư.
• Ve hình thức kế toán:
Công ty áp dụng hình thức kế toán phần mềm máy tính trên cơ sở hình thức sổ
nhật ký chung, khá phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Hình thức sổ nhật ký chung có đặc điểm là đơn giản và thể hiện được tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc đối chiếu,
kiểm tra, quản lý các chứng từ và nghiệp vụ kinh tế.
2.5.2. Hạn chế trong công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Bên cạnh những ưu điểm, công ty Khánh Hội vẫn còn một số hạn chế trong công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
Hạn chế thứ nhất là công tác kế toán của công ty Khánh Hội về các khoản mục doanh thu, chi phí phát sinh tại ban quản lý các dự án của công ty đôi khi còn kém hiệu quả, gián đoạn, quy trình xử lý chậm. Có một số thời điểm, công ty Khánh Hội cần gấp những thông tin, số liệu, báo cáo cụ thể về những khoản thu, chi phí phát
sinh trong tháng tại một vài dự án nào đó nhưng kế toán tại ban quản lý dự án đó lại không thể đáp ứng được ngay lập tức, vì chưa thể hoàn tất báo cáo để gửi cho công ty. Điều này làm cho quy trình xử lý kế toán doanh thu, chi phí tại công ty Khánh Hội
bị trì trệ, kém hiệu quả gây ảnh hưởng tới quyết định của những nhà quản trị và hoạt động của công ty. Có những thời điểm do công việc tại dự án quá nhiều, các phiếu đăng ký làm thẻ xe, thang máy tại chung cư tăng lên nhưng kế toán vẫn chưa thiết
60
lập, cài đặt thẻ giúp cư dân, khiến họ khó chịu và quyết định không giữ xe tại chung cư.
Hạn chế thứ hai trong công tác kế toán là quy trình kế toán tại ban quản lý dự
án tiềm ẩn rủi ro có thể xảy ra thất thoát, biển thủ tiền mặt. Công ty Khánh Hội hiện nay đang quản lý rất nhiều dự án, một số dự án còn đang trong giai đoạn thi công, xây dựng dang dở, vì vậy, có nhiều khả năng xảy ra rủi ro mất tiền do thiếu sự quản lý chặt chẽ. Một trường hợp thất thoát tiền không rõ lý do đã xảy ra đối với dự án Centumn Wealth mà công ty quản lý. Vào ngày 31/12/2020 , ban quản lý của chung cư Centumn Wealth, thành phố Thủ Đức, đã phát hiện thất thoát một số tiền nhỏ khi kiểm kê quỹ tiền mặt tại chung cư. Số tiền tuy không nhiều nhưng cũng phải mất nhiều thời gian để điều tra, đối chiếu chứng từ và giải trình, làm gián đoạn những công việc khác. Cuối cùng, nguyên nhân vẫn không thể xác định được, nhân viên ban
quản lý đành phải trích tiền riêng để bù vào số thâm hụt đó. Qua sự việc đó, có thể suy đoán nguyên nhân là trong quá trình làm việc tại ban quản lý, kế toán được toàn quyền quản lý tiền mặt, nên đối với một số khoản chi không đáng kể, kế toán tự ý chi
dùng, sau đó do công việc nhiều hoặc một số lý do khác, kế toán quên mất số tiền chi
đó.
Bên cạnh đó, trong quá trình quản lý, các nhà quản trị của công ty chưa thể nắm bắt một cách cụ thể rõ ràng về tình hình hoạt động ở từng mảng kinh doanh của công ty, cũng như chưa quản lý được sự biến động về chi phí của từng loại dịch vụ khi thuê từ các công ty đại lý, do không tổ chức kế toán chi tiết các khoản chi phí cũng như xác định kết quả kinh doanh cho từng mảng hoạt động (liên quan đến tài khoản 911 và 632 đã nói ở trên). Đối với giá vốn hàng bán của công ty, do công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành, cần phải thuê rất nhiều dịch vụ ngoài và mua nhiều vật dụng cần thiết nên sẽ có rất nhiều khoản chi phí khác nhau trong khoản mục
giá vốn hàng bán. Việc không mở sổ chi tiết cho từng loại dịch vụ, hàng hóa cấu thành giá vốn sẽ gây khó khăn cho nhà quản trị chi phí khi muốn tìm hiểu rõ chi tiết các chi phí trong công ty. Điều này làm cho công tác kế toán quản trị chi phí trong công ty sẽ kém hiệu quả. Tương tự tài khoản 632, tài khoản 911 thể hiện hoạt động
kinh doanh của công ty cũng cần được mở những tài khoản chi tiết cho từng hoạt động như: hoạt động kinh doanh thông thường, hoạt động tài chính hay một số hoạt động khác để giúp nhà quản trị có thể biết rõ chi tiết tình hình kinh doanh trong kỳ của từng loại hoạt động kinh doanh của công ty.