• Chứng từ sử dụng:
- Các hợp đồng kinh tế giữa công ty với khách hàng
- Biên bản đối chiếu công nợ
• Sổ sách sử dụng:
Công ty sử dụng sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 635 để ghi nhận và theo dõi chi phí các hoạt động tài chính.
2.3.4.2. Quy trình kế toán
Đây là khoản chi phí ít phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty Khánh Hội. Khi công ty có chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán cần phải lưu giữ những chứng từ là các hợp đồng và biên bản đối chiếu công nợ để chứng minh khoản
chiết khấu, dựa trên cơ sở đó để nhập dữ liệu vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản
635.
2.3.4.3. Nghiệp vụ thực tế
Ngày 15/8/2017, chung cư Goldora kí hợp đồng thuê dịch vụ quản lý của công ty Khánh Hội với giá trị hợp đồng là 3.425.280.000 đồng . Dự án chung cư được
hưởng chiết khấu thanh toán là 1% giá thanh toán, theo phương thức bù trừ vào doanh
thu. Chủ đầu tư của chung cư được phép thanh toán chậm sau 1 tháng. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 635 : 3.425.280.000 x 1% = 34.252.800 đồng
Có TK 131: 34.252.800 đồng
Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển các khoản chi phí hoạt động tài chính vào tài khoản 911 - “Xác định kết quả kinh doanh”.
2.3.5. Ke toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế thu nhập doanh nghiệp là số thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước trên
cơ sở thu nhập chịu thuế trong năm và thuế suất hiện hành theo quy định của Nhà nước.
2.3.5.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng
• Chứng từ sử dụng:
- Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp
- Thông báo xác nhận nộp thuế điện tử
- Biên lai thu thuế (nếu nộp trực tiếp)
- Tờ khai quyết toán thuế
• Sổ sách sử dụng:
Công ty sử dụng sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 821 và sổ chi tiết tài khoản 8211, 8212.
2.3.5.2. Quy trình kế toán
Định kỳ hàng quý, dựa trên cơ sở doanh thu, chi phí trong quý, kế toán xác định
số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm phải nộp.
Đến cuối kỳ kế toán, kế toán dựa vào tờ khai quyết toán thuế, so sánh số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp với số thuế tạm nộp:
• Nếu số thuế tạm nộp < số thuế phải nộp trong năm thì kế toán ghi nhận thêm một
khoản chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, phản ánh vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 821.
56
• Nếu số thuế tạm nộp > số thuế phải nộp trong năm thì kế toán ghi nhận giảm một
khoản chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và cũng phản ánh vào sổ nhật ký chung
và sổ cái tài khoản 821.
2.3.6. Ke toán chi phí khác
Tất cả những chi phí phát sinh từ những hoạt động ngoài hoạt động kinh doanh
thường ngày của công ty đều thuộc khoản chi phí khác. Các khoản chi phí khác phát sinh tại công ty Khánh Hội là:
• Chi phí tiền phạt vi phạm: gồm chi phí phạt chậm nộp thuế và phạt vi phạm các quy
định trong hoạt động kinh doanh
• Giá trị còn lại của TSCĐ khi thanh lý nhượng bán TSCĐ
• Lỗ do thanh lý nhượng bán TSCĐ
2.3.6.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng
• Chứng từ sử dụng:
- Các biên bản xử phạt chậm nộp thuế
- Các biên bản xử phạt khác (nếu có)
- Biên bản đánh giá lại tài sản
- Biên bản thanh lý TSCĐ
• Sổ sách sử dụng:
Công ty dùng sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 811 để theo dõi khoản chi phí khác.
2.3.6.2. Quy trình ke toán
Việc nộp phạt do vi phạm không thường xuyên xảy ra tại công ty Khánh Hội vì công ty luôn tuân thủ những quy định của Nhà nước. Trong trường hợp phải nộp phạt thì kế toán của công ty vẫn thu thập chứng từ và hạch toán vào sổ nhật ký chung
2.4. Thực trạng tổ chức kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty KhánhHội Hội
Việc xác định kết quả kinh doanh của công ty diễn ra vào cuối kì kế toán. Ke toán tiến hành kết chuyển tất cả những tài khoản doanh thu, chi phí vào tài khoản 911
- “Xác định kết quả kinh doanh” theo nguyên tắc:
Đối với các khoản doanh thu, kết chuyển vào bên có của tài khoản 911 Đối với các khoản chi phí, kết chuyển vào bên nợ của tài khoản 911
Tại công ty Khánh Hội, việc kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh được thực hiện rất đơn giản vì có phần mềm kế toán thiết lập sẵn. Phần mềm đã được thiết kế sẵn nút kết chuyển để công việc xác định kết quả kinh doanh trở nên thuận tiện và
hiệu quả, chính xác hơn.
Về sổ sách sử dụng: Công ty hạch toán kết chuyển tất cả các tài khoản doanh thu, chi phí vào tài khoản 911 trên sổ nhật ký chung và từ đó ghi nhận vào sổ cái tài khoản 911. Tuy nhiên, kế toán công ty Khánh Hội không có sổ chi tiết tài khoản 911 cho từng loại hoạt động, gây ra một ít khó khăn để nhà quản trị hoặc nhà đầu tư muốn
biết chi tiết tình hình hoạt động của công ty.
Hình 2.14: Quy trình kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty Khánh Hội
(Nguồn: công ty Khánh Hội) Nguyên tắc kết chuyển:
Kết chuyển các khoản doanh thu: Nợ TK 511, 515, 711
58
Có TK 911
Ket chuyển các khoản chi phí: Nợ TK 911
Có TK 632, 641, 642, 635, 821
Sau khi thực hiện kết chuyển, phần mềm sẽ tự động thực hiện phép tính toán giữa nợ và có của tài khoản 911 và xem xét lãi hay lỗ và tự động đưa vào tài khoản 421 - “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối”, đồng thời đưa ra các thông báo cho người
dùng.
2.5. Nhận xét về công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Khánh Hội
2.5.1. Ưu điểm trong công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quảkinh doanh kinh doanh
• Về hệ thống sổ sách:
Hệ thống sổ sách của công ty Khánh Hội được thiết lập rất khoa học và tuân thủ quy định của Bộ Tài chính. Hệ thống sổ sách kế toán được lập trình, thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán SaigonIT của công ty, giúp cho nhân viên kế toán có thể thao tác, ghi nhận và hạch toán một cách thuận tiện và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các sổ kế toán trên phần mềm bao gồm: sổ nhật ký chung, sổ cái và một số sổ chi tiết cho các tài khoản. Hệ thống sổ sách điện tử còn có tính năng cập nhật tỷ giá, các chính sách, quy định mới của Bộ Tài chính.
• Về trình độ nhân viên:
Trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán làm việc tại công ty Khánh Hội rất tốt, có nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế toán, đặc biệt có khả năng tiếp thu, cập nhật những kiến thức, thông tư, quy định mới rất nhanh. Các nhân viên kế toán tại công ty Khánh Hội đều có khả năng sử dụng thành thạo phần mềm kế toán của công ty, có khả năng tiếp thu và làm quen nhanh khi công ty cập nhật phần mềm kế toán mới.
Công tác thu thập, quản lý và lưu giữ chứng từ tại công ty Khánh Hội rất hiệu quả, có hệ thống quy trình rõ ràng và bảo mật. Các chứng từ phải đảm bảo có đầy đủ chữ kí và có tính pháp lý, được kế toán thu thập và lưu giữ vào bộ hồ sơ chứng từ cẩn
thận. Chứng từ được phân loại và sắp xếp theo từng dự án, phần hành kế toán, ngày tháng để dễ dàng quản lý và tìm lại khi có nhu cầu. Tại các chung cư, dự án mà công ty quản lý, công tác lưu giữ và quản lý chứng từ cũng khá hiệu quả và hệ thống. Kế toán tại ban quản lý dự án thường sắp xếp chứng từ theo ngày tháng phát sinh và đựng
trong các bộ chứng từ của riêng từng Block chung cư.
• Ve hình thức kế toán:
Công ty áp dụng hình thức kế toán phần mềm máy tính trên cơ sở hình thức sổ
nhật ký chung, khá phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Hình thức sổ nhật ký chung có đặc điểm là đơn giản và thể hiện được tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc đối chiếu,
kiểm tra, quản lý các chứng từ và nghiệp vụ kinh tế.
2.5.2. Hạn chế trong công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
Bên cạnh những ưu điểm, công ty Khánh Hội vẫn còn một số hạn chế trong công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
Hạn chế thứ nhất là công tác kế toán của công ty Khánh Hội về các khoản mục doanh thu, chi phí phát sinh tại ban quản lý các dự án của công ty đôi khi còn kém hiệu quả, gián đoạn, quy trình xử lý chậm. Có một số thời điểm, công ty Khánh Hội cần gấp những thông tin, số liệu, báo cáo cụ thể về những khoản thu, chi phí phát
sinh trong tháng tại một vài dự án nào đó nhưng kế toán tại ban quản lý dự án đó lại không thể đáp ứng được ngay lập tức, vì chưa thể hoàn tất báo cáo để gửi cho công ty. Điều này làm cho quy trình xử lý kế toán doanh thu, chi phí tại công ty Khánh Hội
bị trì trệ, kém hiệu quả gây ảnh hưởng tới quyết định của những nhà quản trị và hoạt động của công ty. Có những thời điểm do công việc tại dự án quá nhiều, các phiếu đăng ký làm thẻ xe, thang máy tại chung cư tăng lên nhưng kế toán vẫn chưa thiết
60
lập, cài đặt thẻ giúp cư dân, khiến họ khó chịu và quyết định không giữ xe tại chung cư.
Hạn chế thứ hai trong công tác kế toán là quy trình kế toán tại ban quản lý dự
án tiềm ẩn rủi ro có thể xảy ra thất thoát, biển thủ tiền mặt. Công ty Khánh Hội hiện nay đang quản lý rất nhiều dự án, một số dự án còn đang trong giai đoạn thi công, xây dựng dang dở, vì vậy, có nhiều khả năng xảy ra rủi ro mất tiền do thiếu sự quản lý chặt chẽ. Một trường hợp thất thoát tiền không rõ lý do đã xảy ra đối với dự án Centumn Wealth mà công ty quản lý. Vào ngày 31/12/2020 , ban quản lý của chung cư Centumn Wealth, thành phố Thủ Đức, đã phát hiện thất thoát một số tiền nhỏ khi kiểm kê quỹ tiền mặt tại chung cư. Số tiền tuy không nhiều nhưng cũng phải mất nhiều thời gian để điều tra, đối chiếu chứng từ và giải trình, làm gián đoạn những công việc khác. Cuối cùng, nguyên nhân vẫn không thể xác định được, nhân viên ban
quản lý đành phải trích tiền riêng để bù vào số thâm hụt đó. Qua sự việc đó, có thể suy đoán nguyên nhân là trong quá trình làm việc tại ban quản lý, kế toán được toàn quyền quản lý tiền mặt, nên đối với một số khoản chi không đáng kể, kế toán tự ý chi
dùng, sau đó do công việc nhiều hoặc một số lý do khác, kế toán quên mất số tiền chi
đó.
Bên cạnh đó, trong quá trình quản lý, các nhà quản trị của công ty chưa thể nắm bắt một cách cụ thể rõ ràng về tình hình hoạt động ở từng mảng kinh doanh của công ty, cũng như chưa quản lý được sự biến động về chi phí của từng loại dịch vụ khi thuê từ các công ty đại lý, do không tổ chức kế toán chi tiết các khoản chi phí cũng như xác định kết quả kinh doanh cho từng mảng hoạt động (liên quan đến tài khoản 911 và 632 đã nói ở trên). Đối với giá vốn hàng bán của công ty, do công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành, cần phải thuê rất nhiều dịch vụ ngoài và mua nhiều vật dụng cần thiết nên sẽ có rất nhiều khoản chi phí khác nhau trong khoản mục
giá vốn hàng bán. Việc không mở sổ chi tiết cho từng loại dịch vụ, hàng hóa cấu thành giá vốn sẽ gây khó khăn cho nhà quản trị chi phí khi muốn tìm hiểu rõ chi tiết các chi phí trong công ty. Điều này làm cho công tác kế toán quản trị chi phí trong công ty sẽ kém hiệu quả. Tương tự tài khoản 632, tài khoản 911 thể hiện hoạt động
kinh doanh của công ty cũng cần được mở những tài khoản chi tiết cho từng hoạt động như: hoạt động kinh doanh thông thường, hoạt động tài chính hay một số hoạt động khác để giúp nhà quản trị có thể biết rõ chi tiết tình hình kinh doanh trong kỳ của từng loại hoạt động kinh doanh của công ty.
2.5.3. Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác kế toán doanh thu, chi phívà xác định kết quả kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh
• Công ty chưa phổ cập phần mềm kế toán hiện đại cho ban quản lý các dự án
Tại ban quản lý của mỗi dự án mà công ty đang quản lý, các phần mềm kế toán chuyên nghiệp chưa được sử dụng. Mặc dù tại công ty Khánh Hội có sử dụng phần mềm kế toán là SaigonIT để thực hiện các nghiệp vụ kế toán nhưng tại ban quản
lý các dự án, các kế toán viên chỉ sử dụng phần mềm Excel thông thường, vì vậy đôi khi kém hiệu quả hơn so với việc ứng dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng. Đối với các phần mềm kế toán chuyên dụng, sẽ có nhiều chức năng mà kế toán viên có thể tận dụng như: có thể sắp xếp, liên kết dễ dàng các cơ sở dữ liệu, cập nhật chính sách mới hoặc lập báo cáo tự động theo mẫu của công ty, giúp đáp ứng nhu cầu về thông tin, số liệu kế toán của bộ phận kế toán tại công ty Khánh Hội. Đây là điều mà phần mềm Excel chưa thể làm được. Hơn thế nữa, các phần mềm kế toán mới có chức
năng bảo mật thông tin hơn so với Excel, là sự lựa chọn tốt hơn cho độ an toàn của thông tin.
• Phân bổ nhân lực kế toán tại ban quản lý các dự án chưa hợp lý
Khối lượng công việc hằng ngày tại một chung cư, cao ốc hoặc trung tâm thương mại mà công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành là rất nhiếu và nặng, tuy nhiên hiện tại chỉ có 1 nhân viên kế toán làm việc trong ban quản lý dự án. Điều này gây ra áp lực khi 1 nhân viên kế toán phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau, hơn thế nữa, còn chịu áp lực từ phía khách hàng, chủ đầu tư hay nhà quản trị vì đòi hỏi phải xử lý công việc trong thời gian ngắn. Việc này gây ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu suất làm việc của nhân viên.
62
Tại các dự án mà công ty đang quản lý, bộ phận kế toán đồng thời đóng ai trò là bộ phận thủ quỹ trong công ty. Trong phòng kế toán tại ban quản lý dự án, các nhân viên kế toán vừa phải giao dịch với khách hàng, cư dân, chủ đầu tư, thu tiền, lập
các chứng từ và đảm nhận thêm công việc quản lý và giữ tiền mặt của công ty. Điều này phát sinh một rủi ro là kế toán có thể bắt tay với khách hàng hoặc cư dân, làm sai
sổ sách và biển thủ tiền. Một rủi ro khác có thể xảy ra là do số lượng nhân viên quá ít và hệ thống camera ở một số dự án vì còn xây dựng dang dở nên chưa có, việc nhân
viên kế toán còn phải đảm nhận thêm việc giữ tiền mặt sẽ không hiệu quả vì sẽ tạo