Hiện nay tại các dự án của công ty, kế toán viên đảm nhiệm luôn đồng thời vai
trò của thủ quỹ, chính là quản lý tiền mặt của công ty. Đây có thể là số tiền thu được từ hoạt động bán các căn hộ giúp chủ đầu tư hay thu các loại phí trong dịch vụ mà công ty cung cấp. Việc kế toán viên đồng thời là người quản lý tiền mặt là vi phạm luật kế toán và tiềm ẩn nhiều rủi ro liên quan đến việc biển thủ tài sản. Nếu kế toán làm sai sổ sách, chứng từ và biển thủ tiền thì sẽ gây ảnh hưởng lớn đến nguồn tài sản của công ty, hoặc nếu do phải làm quá nhiều công việc khiến kế toán không quản lý kĩ lưỡng để xảy ra mất cắp sẽ gây ra hậu quả không đáng có.
Giải pháp tốt nhất đối với công ty Khánh Hội là phải bổ sung một thủ quỹ tại mỗi một dự án mà công ty cung cấp dịch vụ quản lý và vận hành. Thủ quỹ này cũng làm việc tại ban quản lý của dự án, tuy nhiên, độc lập với bộ phận kế toán trong ban quản lý. Thủ quỹ cần được trang bị nơi cất giữ tiền, và nắm chìa khóa để đảm bảo không thất thoát tiền của công ty. Mỗi khi cần xuất tiền chi dùng cho một việc gì đó thì kế toán cần lập phiếu chi, sau đó trình các cấp trên kí và đưa thủ quỹ kí, khi đó thủ quỹ mới được xuất tiền để chi.
Sau khi bổ sung bộ phận thủ quỹ, bộ máy ban quản lý sẽ khác một phần so với
trước. Tại chung cư, cao ốc hoặc trung tâm thương mại mà công ty đang quản lý vận hành sẽ có tổ chức ban quản lý gồm: 1 trưởng ban quản lý, 1 phó ban quản lý, bộ phận kỹ thuật, bộ phận kế toán và bộ phận thủ quỹ.
68