Giá vốn hàng bán tại công ty Khánh Hội là tất cả những chi phí cấu thành nên một hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành mà công ty cung cấp cho khách hàng. Giá vốn hàng bán tại công ty bao gồm:
• Chi phí mua máy móc, thiết bị như: hệ thống và phần mềm giữ xe, hệ thống
camera, báo cháy, hệ thống mạng điện thoại, wifi.
Khoản chi phí này là nguyên giá của các thiết bị, máy móc mà công ty đặt mua, tức là tổng của giá mua thực tế máy móc, các khoản thuế không được hoàn lại và các chi phí công ty phải bỏ ra để đưa tài sản đến trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Bên cạnh đó, theo quy định của thông tư 45/2013/TT-BTC, hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ, định kỳ hằng năm, công ty phải trích khấu hao tất cả những máy móc, thiết bị, phần mềm, hệ thống nhập quỹ khấu hao để thu hồi vốn. Công ty sử dụng phương pháp trích khấu hao theo đường thẳng, công thức là:
Mức trích khấu hao = Nguyên giá tài sản / Thời gian sử dụng hữu ích (năm) Tùy từng loại sản phẩm mà thời gian sử dụg hữu ích được ước tính là khác nhau:
- Camera: 7 năm
- Hệ thống bãi đỗ xe: 5 năm
- Modem phát wifi: 6 năm
• Chi phí thuê các dịch vụ ngoài như: bảo vệ, vệ sinh, sửa chữa kĩ thuật, thi công
xây dựng,...
2.3.1.1. Quy trình kế toán
Vì kinh doanh loại hình dịch vụ nên quy trình kế toán giá vốn hàng bán của công ty Khánh Hội khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất.
Hình 2.9: Quy trình kế toán giá vốn hàng bán tại công ty Khánh Hội
(Nguồn: công ty Khánh Hội) Khi hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành dự án được kí, phòng kinh doanh sẽ tiến hành thuê các dịch vụ này từ các công ty dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, thi công xây dựng, lắp đặt bảo trì,. Công ty cũng mua một số vật dụng cần thiết như: camera an ninh, hệ thống máy tính cho ban quản lý dự án,. Sau đó, tất cả những hợp đồng thuê dịch vụ, hóa đơn sẽ chuyển về và lưu giữ tại phòng kế toán. Bộ phận kế toán chi phí có trách nhiệm kiểm tra, xác minh tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ, đồng thời cần theo dõi quá trình hoạt động của các dịch vụ để đảm bảo hiệu quả.
48
Sau đó, kế toán chi phí nhập liệu vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 632
trên phần mềm SaigonIT. Phần mềm được thiết kế sẵn các thẻ. Kế toán chỉ cần mở thẻ giá vốn hàng bán, nhập thông tin chi tiết, ngày tháng của các hóa đơn, hợp đồng.
Hình 2.10: Giao diện sổ cái tài khoản 632 của phần mềm kế toán SaigonIT (nguồn: SaigonIT.com) Đối với khoản mục giá vốn hàng bán, công ty Khánh Hội chỉ sử dụng sổ cái tài khoản 632 cho tất cả các nghiệp vụ phát sinh, không mở sổ chi tiết cho từng đại lý cung cấp những dịch vụ khác nhau, do đó gây một số khó khăn cho nhà quản lý khi muốn kiểm soát chi tết tình hình chi phí và khó khăn cho kế toán khi cần lập báo cáo quản trị.
2.3.1.2. Nghiệp vụ thực tế
Vào ngày 15/12/2020, công ty Khánh Hội kí hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành với chủ dự án chung cư Citrine Apartment, thời hạn 7 năm, thanh toán từng
đợt theo thỏa thuận . Tất cả chi phí thuê các dịch vụ đều được phân bổ hợp lý so với các khoản thu từ hợp đồng trong từng kỳ kế toán. Trong lần phân bổ đầu tiên, chi phí thuê các loại dịch vụ được đưa vào giá vốn lần lượt là: dịch vụ bảo vệ (60.000.000 đồng), dịch vụ kỹ thuật vận hành (60.000.000 đồng), dịch vụ vệ sinh (38.000.000 đồng), dịch vụ chăm sóc cây xanh (35.000.000 đồng), dịch vụ lắp đặt hệ thống bãi xe
thông minh (10.000.000 đồng), dịch vụ lắp đặt hệ thống camera an ninh (15.000.000 đồng). Các chi phí còn lại được phân bổ cho các kỳ kế toán sau, tạm thời đưa vào tài khoản 154 - “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”.
Ke toán hạch toán giá vốn của hợp đồng dịch vụ này trong lần phân bổ đầu tiên sau khi công ty hoàn tất việc thuê các dịch vụ cần thiết cho việc quản lý.
Nợ TK 632 : (60.000.000 + 60.000.000 + 38.000.000 + 35.000.000 +
10.000.000 + 15.000.000) / 1.1 = 198.181.818 đồng
Nợ TK 133 : 198.181.818 x 10% = 19.818.182 đồng
Có TK 1121 : 218.000.000 đồng
Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển tất cả các khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản 911 - “Xác định kết quả kinh doanh”.
2.3.2. Ke toán chi phí bán hàng
Tại công ty Khánh Hội, chi phí bán hàng chủ yếu là những chi phí liên quan đến quá trình công ty quảng bá các dịch vụ của mình. Chi phí bán hàng bao gồm:
• Chi phí quảng cáo, marketing
• Chi phí lương nhân viên trong bộ phận marketing và phòng kinh doanh
• Chi phí dụng cụ, đồ dùng trong bộ phận marketing và phòng kinh doanh
• Chi phí khấu hao TSCĐ trong bộ phận kinh doanh
2.3.2.1. Quy trình kế toán
Tại công ty Khánh Hội, nghiệp vụ phát sinh liên quan đến khoản chi phí bán hàng chủ yếu là các nghiệp vụ mua hàng của bộ phận kinh doanh và trả lương cho nhân viên làm việc tại bộ phận kinh doanh.
50
đơn về phòng kế toán
Hình 2.11: Quy trình kế toán đối với nghiệp vụ chi tiền mua hàng tại bộ phận kinh doanh trong công ty Khánh Hội
(Nguồn: công ty Khánh Hội) Đối với việc chi tiền mua các vật dụng cần thiết cho bộ phận kinh doanh bán hàng, khi phát sinh nhu cầu, bộ phận kinh doanh phải làm đơn đề nghị mua hàng theo
mẫu có sẵn của công ty và gửi cho phòng kế toán. Hình thức gửi có thể là gửi trực tiếp hoặc thông qua email. Dựa trên đề nghị đó, kế toán chi phí lập phiếu chi, ghi rõ lý do chi tiền và trình cho tổng giám đốc và kế toán trưởng kí, sau đó chuyển cho thủ quỹ kí và chi tiền. Sau khi hoàn tất việc mua hàng, kế toán phải thu thập lại và lưu giữ hóa đơn và phiếu chi từ bộ phận kinh doanh. Dựa trên cơ sở những chứng từ đã thu thập, kế toán chi phí vào hệ thống SaigonIT và mửo thẻ chi phí bán hàng, ghi nhận, hạch toán trên sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 641 và sổ chi tiết tài khoản 6412, 6413 hoặc 6417 tùy từng loại hàng hóa.
Hình 2.12: Quy trình kế toán nghiệp vụ trả tiền lương nhân viên kinh doanh tại công ty Khánh Hội
(Nguồn: công ty Khánh Hội) về nghiệp vụ trả tiền lương cho nhân viên bộ phận kinh doanh bán hàng, bước đầu tiên, phòng kinh doanh phải chuyển bảng chấm công nhân viên hàng tháng cho phòng kế toán. Bảng chấm công được dùng tại công ty Khánh Hội là mẫu điện tử trên
máy tính được liên kết với hệ thống quẹt thẻ nhân viên để dễ dàng quản lý nhân viên.
Bảng chấm công phải có chữ ký của trưởng bộ phận kinh doanh và chữ ký các nhân viên. Kế toán chi phí sẽ dựa vào bảng chấm công và các chính sách của công ty để lập ra bảng tính lương và trình Giám đốc, Kế toán trưởng kí, sau đó cũng chuyển về cho thủ quý kí tên. Thủ quỹ chịu trách nhiệm thanh toán tiền lương cho nhân viên, mỗi nhân viên sau khi nhận được lương phải ký nhận. Dựa trên bảng tính lương, kế toán cũng nhập liệu vào hệ thống sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết tài khoản 6411.
2.3.2.2. Nghiệp vụ thực tế
Vào ngày 10/1/2021, công ty chi tiền để mua 1 máy tính để bàn cho bộ phận bán hàng, trị giá là 5.950.000 đồng. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6413 : 5.409.091 đồng
52
Có TK 1121 : 5.950.000 đồng Trích khấu hao TSCĐ:
Nợ TK 641 : 5.950.000/10 = 595.000 đồng Có TK 214 : 595.000 đồng
Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển tất cả các khoản chi phí bán hàng vào tài khoản
911 - “Xác định kết quả kinh doanh”.
2.3.3. Ke toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Khánh Hội là tất cả những chi phí liên quan đến việc quản lý điều hành tại tổng công ty, cũng như chi phí phát sinh tại các ban quản lý dự án của công ty. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
• Chi phí mua vật liệu, đồ dùng tại các phòng ban quản lý
• Lương cho nhân viên tại các bộ phận quản lý
• Chi phí khấu hao TSCĐ được sử dùng tại các phòng ban quản lý
• Chi phí thuế, phí, lệ phí
2.3.3.1. Quy trình kế toán
Quy trình kế toán khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty Khánh
Hội tương tự như quy trình kế toán chi phí bán hàng.
Tại tổng công ty Khánh Hội, đối với việc mua các vật liệu, đồ dùng cho bộ phận quản lý, kế toán chi phí cũng cần lập phiếu chi, sau đó trình tổng giám đốc và kế toán trưởng kí, sau đó lại đưa cho thủ quỹ kí tên và trích xuất tiền chi mua đồ dùng.
Sau khi mua đồ dùng, vật liệu xong, kế toán phải thu lại và lưu giữ cả phiếu chi và hóa đơn mua hàng.
Đối với việc trả lương cho nhân viên ở các bộ phận quản lý, kể cả phòng kế toán, cũng cần có bảng chấm công nhân viên và lập bảng tính lương, sau đó trình Giám đốc và kế toán trưởng kí rồi mới chuyển về thủ quỹ phát lương.
Trên cơ sở những chứng từ đã lưu giữ, kế toán nhập dữ liệu vào sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết liên quan đến khoản chi phí quản lý doanh nghiệp. Sau đó, kế toán đưa số liệu lên sổ cái tài khoản 642. Tất cả công việc cũng đều thực hiện trên phần mềm kế tóan SaigonIT.
Hình 2.13: Quy trình kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty Khánh Hội
(Nguồn: công ty Khánh Hội) Tuy nhiên, chi phí phát sinh tại ban quản lý các dự án của công ty cũng được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Quy trình kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
tại các ban quản lý không được chi tiết và đã lược bỏ một số giai đoạn. Tại ban quản lý mỗi dự án, bộ phận kế toán chỉ có một nhân viên kế toán vừa đảm nhận vai trò kế toán, vừa là thủ quỹ quản lý tiền mặt. Khi ban quản lý phát sinh nhu cầu mua vật dụng, thuê một dịch vụ nào đó hay cần chi cho một việc gì đó, nhân viên kế toán sẽ tự lâp phiếu thu, kí vào và tự chi tiền ra để mua hàng hóa, dịch vụ. Quy trình làm việc
này phát sinh rủi ro tiềm ẩn xảy ra biển thủ hoặc thất thoát tiền mặt tại ban quản lý, nếu nghiêm trọng sẽ ảnh hưởng đến nguồn vốn lưu động của công ty.
2.3.3.2. Nghiệp vụ thực tế
Ngày 19/3/2021, công ty có phát sinh nghiệp vụ chi tiền để mua thêm 3 camera
an ninh dùng trong văn phòng ban quản lý với tổng số tiền là 4.800.000 đồng, chi phí
lắp đặt là 3.199.000 đồng (bao gồm 10% thuế GTGT). Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6423 : (4.800.000 + 3.199.000)/1.1 = 7.271.818 đồng
Nợ TK 133 : 7.271.818 x 10% = 727.182 đồng
Có TK 1111 : 7.999.000 đồng
Tổng tiền lương của nhân viên ban quản lý là 83.000.000 đồng, tỷ lệ các khoản
trích theo lương theo quy định. Cuối tháng 2, kế toán hạch toán tiền lương: Hạch toán lương hàng tháng:
54
Nợ TK 6421 : 83.000.000
Có TK 334 : 83.000.000 Các khoản trích theo lương
Nợ TK 6421 : 83.000.000 x 23,5% = 19.505.000 đồng
Nợ TK 334 : 83.000.000 x 10,5% = 8.715.000 đồng
Có TK 338 : 28.220.000 đồng
Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển tất cả các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 - “Xác định kết quả kinh doanh”.
2.3.4. Chi phí hoạt động tài chính
Chi phí tài chính tại công ty Khánh Hội là những khoản chi ra nhằm mục đích
chiết khấu thanh toán cho khách hàng khi khách hàng thực hiện thanh toán trước hạn.
Tuy nhiên, khoản chi phí này chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong khoản mục chi phí của công ty.
2.3.4.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng
• Chứng từ sử dụng:
- Các hợp đồng kinh tế giữa công ty với khách hàng
- Biên bản đối chiếu công nợ
• Sổ sách sử dụng:
Công ty sử dụng sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 635 để ghi nhận và theo dõi chi phí các hoạt động tài chính.
2.3.4.2. Quy trình kế toán
Đây là khoản chi phí ít phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty Khánh Hội. Khi công ty có chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán cần phải lưu giữ những chứng từ là các hợp đồng và biên bản đối chiếu công nợ để chứng minh khoản
chiết khấu, dựa trên cơ sở đó để nhập dữ liệu vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản
635.
2.3.4.3. Nghiệp vụ thực tế
Ngày 15/8/2017, chung cư Goldora kí hợp đồng thuê dịch vụ quản lý của công ty Khánh Hội với giá trị hợp đồng là 3.425.280.000 đồng . Dự án chung cư được
hưởng chiết khấu thanh toán là 1% giá thanh toán, theo phương thức bù trừ vào doanh
thu. Chủ đầu tư của chung cư được phép thanh toán chậm sau 1 tháng. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 635 : 3.425.280.000 x 1% = 34.252.800 đồng
Có TK 131: 34.252.800 đồng
Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển các khoản chi phí hoạt động tài chính vào tài khoản 911 - “Xác định kết quả kinh doanh”.
2.3.5. Ke toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế thu nhập doanh nghiệp là số thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước trên
cơ sở thu nhập chịu thuế trong năm và thuế suất hiện hành theo quy định của Nhà nước.
2.3.5.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng
• Chứng từ sử dụng:
- Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp
- Thông báo xác nhận nộp thuế điện tử
- Biên lai thu thuế (nếu nộp trực tiếp)
- Tờ khai quyết toán thuế
• Sổ sách sử dụng:
Công ty sử dụng sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 821 và sổ chi tiết tài khoản 8211, 8212.
2.3.5.2. Quy trình kế toán
Định kỳ hàng quý, dựa trên cơ sở doanh thu, chi phí trong quý, kế toán xác định
số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm phải nộp.
Đến cuối kỳ kế toán, kế toán dựa vào tờ khai quyết toán thuế, so sánh số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp với số thuế tạm nộp:
• Nếu số thuế tạm nộp < số thuế phải nộp trong năm thì kế toán ghi nhận thêm một
khoản chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, phản ánh vào sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 821.
56
• Nếu số thuế tạm nộp > số thuế phải nộp trong năm thì kế toán ghi nhận giảm một
khoản chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và cũng phản ánh vào sổ nhật ký chung
và sổ cái tài khoản 821.
2.3.6. Ke toán chi phí khác
Tất cả những chi phí phát sinh từ những hoạt động ngoài hoạt động kinh doanh
thường ngày của công ty đều thuộc khoản chi phí khác. Các khoản chi phí khác phát sinh tại công ty Khánh Hội là:
• Chi phí tiền phạt vi phạm: gồm chi phí phạt chậm nộp thuế và phạt vi phạm các quy
định trong hoạt động kinh doanh
• Giá trị còn lại của TSCĐ khi thanh lý nhượng bán TSCĐ
• Lỗ do thanh lý nhượng bán TSCĐ
2.3.6.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng
• Chứng từ sử dụng:
- Các biên bản xử phạt chậm nộp thuế
- Các biên bản xử phạt khác (nếu có)
- Biên bản đánh giá lại tài sản
- Biên bản thanh lý TSCĐ
• Sổ sách sử dụng:
Công ty dùng sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 811 để theo dõi khoản chi phí