2.1.1 .1Giá trị NK hàng FCL
3.1 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
3.1.1 Giải pháp trong việc kiểm tra và áp mã HS hàng hóa3.1.1.1 Nội dung của giải pháp 3.1.1.1 Nội dung của giải pháp
Một vấn đề khó khăn mà công ty đang gặp phải trong việc giao hàng cho kịp tiến độ là vấn đề áp mã HS. Mặc dù doanh nghiệp đã có sự chuẩn bị và nghiên cứu rất kỹ về mã HS của hàng hóa mình NK, nhưng phía HQ muốn áp mã hàng hóa ở mức thuế suất cao còn doanh nghiệp thì muốn áp mã HS ở mức thuế suất thấp. Do đó gây cho việc làm thủ tục kéo dài thời gian kéo theo qui trình tốn nhiều thời gian và chi phí. Vì vậy giải pháp đưa ra nhằm làm giảm thiểu thời gian tranh luận việc áp mã HS giữa cơ quan HQ và người giao nhận.
3.1.1.2 Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
Trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết như catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng…của hàng hóa thực tế nhằm tạo thuận lợi cho việc giải trình với cán bộ HQ. Công ty cần phải có những nhân viên giàu kinh nghiệm về áp mã H.S hàng hóa.
Để áp mã hàng hóa (mã HS) chính xác, cần nắm rõ về công dụng, tính năng, mục đích sử dụng, nguyên lý hoạt động, cấu tạo, chất liệu…của hàng hóa. Điều này đòi hỏi nhân viên chứng từ phải có kiến thức tổng quát về các loại hàng hóa cũng như cơ cấu của biểu thuế NK. Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất trên tờ khai vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thuế NK và thuế GTGT mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Trên thực tế, áp đúng mã hàng hóa không phải là công việc đơn giản vì vậy nên yêu cầu sự hỗ trợ của khách hàng về các thông tin liên quan đến đặc điểm, tính chất của hàng hóa, kết hợp vận dụng các kiến thức và khả năng linh hoạt của nhân viên giao nhận để đưa ra mã HS thích hợp nhất cho hàng hóa.
Nhân viên chứng từ cần phải luôn luôn trau dồi và cập nhật các văn bản về thuế của các bộ ngành liên quan như:
- Thông tư số 26/ 2015/ TT – BTC hướng dẫn nội dung về thuế GTGT, quản lý thuế và hóa đơn.
- Luật số 71/ 2014/QH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về Thuế.
- Thông tư số 72/2015/TT – BTC quy định áp dụng chế độ ưu tiên trong việc thực hiện thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan đối với hàng hóa xuất khấu, nhập khẩu của doanh nghiệp.
3.1.1.3 Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại
Giảm thời gian việc tranh luận mã HS, giảm chi phí “thống nhất” mã HS giữa hải quan và người giao nhận .
Qui trình hoạt động đúng tiến độ kịp thời giao hàng cho khách hàng.
Chi phí giao nhận giảm giúp cho khách hàng giảm chi phí đầu vào hàng hóa, giá thành hàng hóa thấp hơn một số đối thủ cạnh tranh của họ dễ dàng tiêu thụ hàng hóa.
3.1.2 Giải pháp trong việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ3.1.2.1 Nội dung của giải pháp 3.1.2.1 Nội dung của giải pháp
Hiện nay, việc sai sót trong bộ chứng từ thủ tục HQ gây cho qui trình chậm hơn dự kiến vì công ty phải mất thời gian khoảng một ngày làm việc để chỉnh sửa, ký và đóng dấu lại chứng từ. Khi HQ phát hiện sự sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ về để chỉnh sửa lại. Giải pháp đặt ra là làm thế nào để phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục hải quan .
3.1.2.2 Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
Vì là công ty nhỏ nên để tiết kiệm chi phí ban giám đốc giao cho phòng XNK bố trí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu. Cần phải chuyên môn hóa ở bộ phận chuẩn bị và kiểm tra chứng từ. Phòng XNK nên bố trí tăng cường thêm đội ngũ nhân viên để mỗi người sẽ đảm nhiệm riêng cho từng mảng công việc cụ thể. Sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian để kiểm tra lại sự đồng bộ của chứng từ.
Nhân viên chứng từ điền đầy đủ và chính xác các tiêu thức trên tờ khai hàng hóa NK. Và khi làm việc luôn phải cẩn thận, tập trung cao độ khi rà soát chứng từ NK.
3.1.2.3 Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại
Phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục HQ, kịp thời hiệu chỉnh trước khi HQ phát hiện.
Mang đến lòng tin và sự yên tâm cho người sử dụng dịch vụ của công ty. Giảm thời gian và chi phí khi thực hiện công việc.
3.1.3 Giải pháp để đầu tư phát triển phương tiện vận tải hiệu quả
3.1.3.1 Nội dung của giải pháp
Sự cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận ngày càng khốc liệt, đòi hỏi mỗi công ty phải hết sức nỗ lực để nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời giá cả phải hết sức cạnh tranh nhằm giữ và thu hút khách hàng đã cũng như chưa sử dụng dịch vụ của công ty. Đầu tư phát triển phương tiện vận tải là vấn đề cần thiết cho công ty để hoàn thiện hơn cho chất lượng dịch vụ.
3.1.3.2 Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
Công ty nên đầu tư mua sắm phương tiện vận tải riêng phù hợp với nhu cầu cũng như lượng hàng hóa NK dự kiến hàng năm mà công ty đảm nhận.
Cơ sở vật chất cần cho quá trình giao nhận thì rất nhiều song không thể một lúc mà có thể đầu tư hết được bởi đầu tư ban đầu thì cần một lượng vốn rất lớn. Công ty nên có biện pháp tích lũy dần cơ sở vật chất qua từng năm hoạt động, đầu tư theo
nhu cầu thực tế công việc đòi hỏi, dự tính lượng khách hàng thân thiết của các năm trước đây và hiện tại để có kế hoạch đầu tư phương tiện phù hợp. Đây là biện pháp mà công ty phải thực hiện thường xuyên song hành cùng với sự tồn tại của mình. Cơ sở vật chất càng hiện đại thì công việc diễn ra càng nhanh và càng đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh sự đầu tư đội xe thì công ty cũng cần tuyển dụng người có kinh nghiệm và am hiểu về vận tải nhằm quản lý chặt chẽ hệ thống vận tải chuyên chở hàng hóa, tính toán các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng phương tiện như chi phí xăng dầu, sửa chữa, chi phí thuê tài xế... tất cả sao cho hợp lý và vận hành theo một vòng tròn khép kín tránh sự lãng phí. Nhưng trước tiên ban giám đốc cần phải có những kiến thức cơ bản về quản lý vận tải và học hỏi các mô hình quản lý vận tải ở các hãng vận tải đã thành công trong ngành như: Công ty CP Tiếp Vận Cát Lái, Công ty Vận tải Thành Hưng, Công ty CP CPN Tín Thành, Công ty TNHH DV Vận tải Trọng Tấn, Công ty TNHH Vận tải Nam Thịnh...
Hình 3.01 – Hệ thống quản lý phương tiện vận tải.
(Nguồn: http://www.elcom.com.vn/en/products/68.html/ )
Hiện nay các phần mềm quản lý phương tiện vận tải từ xa đã ra đời như hệ thống quản lý vận tải của FBS, ELCOM, DSS... Những phần mềm này giúp cho sự quản lý hệ thống này trở nên dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều mang lại sự yên tâm khi khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. có thể tìm hiểu và ứng dụng hệ thống quản lý từ xa này để tăng tính hiệu quả hơn trong khâu quản lý vận tải.
3.1.3.3 Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại
Tăng tính linh hoạt và tính tự chủ về phương tiện. Khi hàng hóa được thông quan thì cùng lúc đã sẵn sàng có phương tiện vận tải để chuyển hàng về kho. Giúp kịp thời giao hang.
Không bị lệ thuộc về giá thuê phương tiện của bên dịch vụ vận tải ngoài, dễ dàng thực hiện các chiến lược giá ở từng phân khúc khách hàng khác nhau, tăng tính
cạnh tranh so với các đối thủ trong ngành. Bên cạnh đó, công ty có thể cho thuê các phương tiện vận tải của mình trong những mùa thấp điểm để tận dụng tối đa hiệu suất sử dụng để tăng doanh thu cho công ty.
Ứng dụng hệ thống quản lý từ xa bằng các phần mềm giúp tối ưu hối hiệu suất hoạt động của các phương tiện vận tải cũng như chủ động trong việc sắp xếp phương tiện vận tải.
3.1.4 Giải pháp về chăm sóc khách hàng hiệu quả3.1.4.1 Nội dung của giải pháp 3.1.4.1 Nội dung của giải pháp
Khách hàng người đã sử dụng dịch vụ của công ty đó cũng chính là một kênh truyền bá thông tin cực kỳ hiệu quả. Nên việc thành lập thêm bộ phận dịch vụ chăm sóc khách hàng riêng biệt là cần thiết. Nhằm kịp thời hỗ trợ những thông tin cần thiết sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ. Đồng thời bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm thiết kế các chương trình marketing tìm kiếm khách hàng mới, các chương trình ưu đãi dành cho các khách hàng đã sử dụng dịch vụ công ty để khuyến khích họ quay trở lại cũng như đó cũng là một kênh truyền thông mạnh mẽ nhất khi họ sẽ lại giới thiệu cho các đối tác hay bạn bè đồng nghiệp của họ cùng sử dụng chung dịch vụ công ty.
3.1.4.2 Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
Ban giám đốc phải vạch ra một kế hoạch cụ thể sẽ làm gì trong hiện tại cũng như tương lai để hình thành một bảng danh sách yêu cầu công việc cho bộ phận này, cũng như ngân sách hợp lý để thành lập phòng ban chăm sóc khách hàng sao cho hiệu quả nhất không gây lãng phí.
Công ty cần có những khóa đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao nhận thức của đội ngũ chăm sóc khách hàng về dịch vụ cũng như các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ khác để có thể cung cấp và tư vấn khách hàng sử dụng dịch vụ nào có hiệu quả nhất. Luôn có các hoạt động trợ giúp khách hàng như: Thông tin đầy đủ về các gói sản phẩm, giá cước, hướng dẫn cách sử dụng dịch vụ… để khách hàng tiện nắm bắt.
Thường xuyên tư vấn miễn phí cho khách hàng các quy định của pháp luật về ngành hàng mà khách hàng xuất nhập khẩu, về giá cả thị trường nước ngoài. Từ đó khách hàng có thể đưa ra các giải pháp tối ưu về hàng xuất nhập và cách thức xuất nhập khẩu sao cho hàng được thông quan, nhận hàng nhanh nhất với chi phí thấp nhất.
Làm việc với phòng kinh doanh nắm bắt các thông tin về các khách hàng đã sử dụng dịch vụ công ty để có chính sách ưu đãi tốt nhất, có thể tổ chức các cuộc hội thảo giữa công ty với khách hàng nhằm lắng nghe ý kiến của khách hàng. Từ những cuộc hội thảo đó, công ty biết được những điểm mạnh, điểm yếu của các dịch vụ mà
công ty đang thực hiện thông qua những lời nhận xét của khách hàng và những vướng mắc khi sử dụng dịch vụ, đồng thời công bố những chính sách về dịch vụ của chính mình trong thời gian tới.
Công ty luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng và giữ mối quan hệ song phương. Thiết lập đường dây nóng bằng nhiều hình thức như: điện thoại, e-mail, công cụ chat trực tuyến, để có sự kết nối liên tục giữa khách hàng và công ty nhằm nắm bắt được các thông tin phản hồi của họ từ đó mới có được những chính sách và chiến lược hiệu quả và hợp lý nhất. Mọi khiếu nại hay thắc mắc của khách hàng thì đội chăm sóc khách hàng của công ty phải phúc đáp và giải quyết thỏa đáng. Thái độ lịch sự, nhã nhặn của nhân viên đối với khách hàng là yêu cầu bắt buộc phải thực hiện vì khách hàng là thượng đế.
Khi nhận được những thông tin của các công ty mới thành lập có nhu cầu nhập hàng, xuất hàng thì công ty cần có kế hoạch tiếp cận, nhanh chóng nắm bắt được những mong muốn mà khách hàng cần để đề xuất giá cả phù hợp. Đưa ra những chương trình khuyến mãi như giảm giá 10% cho lần sử dụng dịch vụ lần đầu, giảm giá 50% phí vận chuyển ở lần sử dụng dịch vụ kế tiếp...
Trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viên giao nhận cần phải thực hiện đúng tiến độ cũng như kiểm tra chất lượng hàng hóa, đảm bảo tuyệt đối về số lượng và chất lượng.
Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: Tạo quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua việc: thăm hỏi, quan tâm chia sẻ khi khách hàng gặp khó khăn hay có niềm vui... Đây chính là cách quảng cáo hiệu quả nhất, tốn ít chi phí vì có thể duy trì khách hàng cũ và có thêm khách hàng mới thông qua các mối quan hệ và phương thức “truyền miệng”.
Nhưng trước tiên chăm sóc khách hàng phải bắt rễ từ văn hóa và niềm tin của Công ty, chứ không phải là các giải pháp mang tính tình thế để đối phó với những phàn nàn khiếu nại của khách hàng. Công ty phải tạo cho mình từ cấp cao nhất đến thấp nhất có một nếp “Văn hóa chăm sóc khách hàng”, trong đó hình tượng khách hàng luôn được định hướng để mỗi cán bộ nhân viên tận tâm chăm sóc. Nếp văn hóa này thể hiện trong mọi lĩnh vực từ thông tin, giao dịch, trao đổi với khách hàng đến thái độ phục vụ, thời gian và sự giải quyết linh hoạt mọi tình huống xảy ra.
Nếp “Văn hóa chăm sóc khách hàng” phải được cam kết từ cấp lãnh đạo cao nhất trong công ty và nhất quán trong mọi phòng ban, tránh tình trạng phòng ban này cam kết một đằng và phòng ban khác thực thi một nẻo. Văn hóa sẽ là đặc trưng của công ty và sẽ làm cho “thượng đế” của công ty hài lòng.
3.1.4.3 Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại
Thúc đẩy được sự kết nối giữa công ty và khách hàng một cách thường xuyên. Tạo một hình ảnh vững chắc trong tâm trí khách hàng. Mang lại sự thỏa mãn của
khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty đồng thời có được sự tín nhiệm từ khách hàng. Hình thành nên một lượng khách hàng trung thành đáng kể cho công ty, tăng doanh thu. Thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn, tạo đà cho việc tăng doanh thu trong tương lai