Trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết như catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng…của hàng hóa thực tế nhằm tạo thuận lợi cho việc giải trình với cán bộ HQ. Công ty cần phải có những nhân viên giàu kinh nghiệm về áp mã H.S hàng hóa.
Để áp mã hàng hóa (mã HS) chính xác, cần nắm rõ về công dụng, tính năng, mục đích sử dụng, nguyên lý hoạt động, cấu tạo, chất liệu…của hàng hóa. Điều này đòi hỏi nhân viên chứng từ phải có kiến thức tổng quát về các loại hàng hóa cũng như cơ cấu của biểu thuế NK. Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất trên tờ khai vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thuế NK và thuế GTGT mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Trên thực tế, áp đúng mã hàng hóa không phải là công việc đơn giản vì vậy nên yêu cầu sự hỗ trợ của khách hàng về các thông tin liên quan đến đặc điểm, tính chất của hàng hóa, kết hợp vận dụng các kiến thức và khả năng linh hoạt của nhân viên giao nhận để đưa ra mã HS thích hợp nhất cho hàng hóa.
Nhân viên chứng từ cần phải luôn luôn trau dồi và cập nhật các văn bản về thuế của các bộ ngành liên quan như:
- Thông tư số 26/ 2015/ TT – BTC hướng dẫn nội dung về thuế GTGT, quản lý thuế và hóa đơn.
- Luật số 71/ 2014/QH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về Thuế.
- Thông tư số 72/2015/TT – BTC quy định áp dụng chế độ ưu tiên trong việc thực hiện thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan đối với hàng hóa xuất khấu, nhập khẩu của doanh nghiệp.