2.1.1 .1Giá trị NK hàng FCL
2.2 PHÂN TÍCH “QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG
2.2.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty
Hình 2.05 – Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty.
(Nguồn: Phòng XNK)
2.2.2.2 Các bước thực hiện quy trình2.2.2.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ 2.2.2.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhận yêu cầu giao nhận.
Công ty TNHH XNK Kopulse Line muốn nhập một lô hàng từ công ty Kwan Hon Min thông qua công ty TNHH PCSC làm dịch vụ.
Trước tiên công ty TNHH XNK Kopulse Line thông báo chi tiết về lô hàng như: tên hàng, số kiện, số ký, số vận tải…để công ty TNHH PCSC xem xét báo giá (giá dịch vụ giao nhận).
Khi hai bên đã thoả thuận về giá cả dịch vụ lô hàng này xong thì bên công ty TNHH XNK Kopulse Line sẽ gửi các chứng từ qua Email hoặc Fax cho bên công ty TNHH PCSC bao gồm như sau:
Hoá đơn thương mại (Commercial invoice_CI). Bảng kê chi tiết hàng hoá ( Packing list _PL) . Vận đơn đường biển (Bill of Lading_BL) . Giấy báo hàng đến .
Giấy giới thiệu.
Công văn xin chậm nộp chứng từ C/O.
Nghiên cứu Hợp đồng ngoại thương.
Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra xem hàng hóa đó có thuộc diện được phép nhập khẩu vào Việt Nam hay không, đồng thời kiểm tra các điều khoản về thanh toán, thời gian thanh toán trên hợp đồng đã quy định, đối tượng chịu thuế hay không chịu thuế.
Cụ thể:
- Tên mặt hàng:
Ceramic Mat Massage (Đệm đá Massage) (kích thước 75cm x 40cm). Hàng chính hãng sản phẩm y tế nhập từ Hàn Quốc.
Điều khoản thanh toán.
- Áp dụng theo giá FOB Hồ Chí Minh, Việt Nam (Incoterm 2000) - Hình thức thanh toán: TT
- Thời gian giao hàng: được xác định sau.
Nhận xét:
Căn cứ vào danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu ban hành kèm theo Nghị định số 187/2013/NĐ-CP ngày 20/11/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài, có hiệu lực từ ngày 20/2/2014, thay thế Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006 thì mặt hàng đệm đá massage không thuộc trong diện cấm nhập khẩu.
Và theo điều 1, 2, 3, 4 nghị định 87/2010/NĐ-CP quy định về đối tượng chịu thuế, đối tượng không chịu thuế, đối tượng nộp thuế; đối tượng được ủy quyền, bảo lãnh và nộp thay thuế, áp dụng điều ước quốc tế thì mặt hàng này thuộc đối tượng chịu thuế, và người nhập khẩu có trách nhiệm nộp thuế cho mặt hàng này.
Tại mục 1 điều khoản 2 trong hợp đồng, có viết giá bán được đề cập bên trên được hiểu là FOB Hồ Chí Minh Việt Nam (INCOTERM 2000). Điều này không đúng, vì nếu là người bán tại Hàn Quốc bán với giá FOB thì phải là FOB Busan Korea. Nhân viên chứng từ nên yêu cầu bên người xuất khẩu điều chỉnh cho đúng vì khi làm thủ tục đăng ký mở tờ khai HQ quan có thể bắt lỗi sửa chữa gây chậm trễ, hàng hóa có thể lưu kho lâu hơn dự kiến, doanh nghiệp phải chi trả thêm chi phí này.
Kiểm tra bộ chứng từ.
Khi nhận được chứng từ của khách hàng cung cấp, nhân viên chứng từ phải kiểm tra kỹ tính chính xác và thống nhất giữa các chứng từ như: hoá đơn thương mại với hợp đồng, vận đơn với P/L, kiểm tra tên hàng, số lượng, trọng lượng, giấy thông báo hàng đến để nhận D/O.
Nếu có sai sót thì yêu cầu điều chỉnh lại ngay vì chứng từ không hợp lệ sẽ không làm thủ tục thông quan hàng hóa được đồng nghĩa với việc không nhận được hàng, việc này kéo dài sẽ tốn kém.
Vì có rất nhiều tên hàng đặc biệt và thuộc vào thuật ngữ chuyên môn vì vậy để không tốn thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị chứng từ khai HQ. Nhân viên chứng từ sẽ đề nghị khách hàng hỗ trợ cung cấp thông tin chi tiết lô hàng bằng Tiếng Việt.
Hóa đơn thương mại.
Cần kiểm tra các nội dung thông tin trên hợp đồng và hoá đơn xem có phù hợp hay không.
Cụ thể khi kiểm tra C/I cần kiểm tra các mục sau:
Số và ngày của hoá đơn: ngày trên hợp đồng phải bằng hoặc sau ngày ký hợp đồng.
- Số C/I: 05
- Ngày hợp đồng là 15/04/2015. - Ngày C/I là 20/04/2015. Phù hợp.
Kiểm tra tên và địa chỉ người xuất khẩu: - Trên hợp đồng:Kwan Hon Min.
- Trên C/I: Nul Purun Saram Dur.
Nếu có sự khác biệt này thì trên hợp đồng ngoại thương ở điều khoản thanh toán phải nêu rõ “Chứng từ do bên thứ 3 cấp được chấp nhận thanh toán- third party’s shipping document acceptable”, có nghĩa là người mua phải yêu cầu người bán chỉnh sửa sao cho hợp lý. Nhưng trên thực tế lô hàng này vẫn được thông quan vì HQ thường sẽ ít bắt những lỗi này vì trong thông tư 38/2015/TT-BTC tại điều 24 đến điều 29 về kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa HQ chỉ kiểm tra tên hàng, mã số hàng hóa, mức thuế, xuất xứ...
Kiểm tra tên và địa chỉ người nhập khẩu: - Trên hợp đồng: Kopulse Line Co., Ldt - Trên C/I: Kopulse Line IE Co., Ldt. Phù hợp
Kiểm tra việc mô tả hàng hóa có chính xác và đầy đủ như trong hợp đồng. - Trên hợp đồng:
Size: 75cm x 40cm Đơn giá: 35 USD Số lượng: 210 cái Tổng : 7,350.0 USD - Trên C/I:
Tên mặt hàng: Ceramic Mat Massage Size: 75cm x 40cm
Đơn giá: 35 USD Số lượng: 210 cái Tổng : 7,350.0 USD Phù hợp
Kiểm tra kiểu (loại) giao hàng: - Trên hợp đồng: FOB
- Trên C/I: FOB Phù hợp
Vận đơn đường biển ( B/L ):
Cụ thể Số B/L: MDSAHCP1504003 Ngày B/L: 23/04/2015
Tên tàu, số hiệu: HEUNG-A VENUS 0048S Cảng đi: Cảng BUSAN
Cảng đến: TP.HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM Người gửi hàng: NUL PURUN SARAM DUR Người nhận hàng: Công ty TNHH XNK KOPULSE LINE Phí thể hiện trên vận đơn: Trả sau (Freight Collect).
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
Các bước kiểm tra phiếu đóng gói hàng hóa:
Kiểm tra tên và địa chỉ người nhận hàng trên P/L có đúng với các chứng từ khác.
- Trên P/L: Công ty TNHH XNK KOPULSE LINE (đường 38, Phường Tân Quý, Quận 7, HCM, Việt Nam)
- Trên C/I: Công ty TNHH XNK KOPULSE LINE (Phòng 10, lầu 2, đường 38, Phường Tân Quý, Quận 7, HCM, Việt Nam)
- Trên Hợp đồng: Công ty TNHH XNK KOPULSE LINE (Phòng 10, lầu 2, đường 38, Phường Tân Quý, Quận 7, HCM, Việt Nam)
Phù hợp
Kiểm tra hàng hóa được mô tả ở P/L giống với loại hàng ghi trên C/I và hợp đồng.
- Trên P/L: Tên mặt hàng: Ceramic Mat Massage. (760KG) - Trên C/I: Tên mặt hàng: Ceramic Mat Massage. (760 KG) - Trên Hợp đồng: Tên mặt hàng: Ceramic Mat Massage. (760KG) Phù hợp
Kiểm tra cảng bốc hàng, cảng dở hàng thể hiện trên P/L có khớp với cảng bốc, dở hàng trên các chứng từ khác.
- Trên C/I:
Cảng đi Pusan, Hàn Quốc. Cảng đến: Hồ Chí Minh, Việt Nam. - Trên P/L:
Cảng đi Pusan, Hàn Quốc. Cảng đến: Hồ Chí Minh, Việt Nam. - Trên B/L:
Cảng đi Pusan, Hàn Quốc. Cảng đến: Hồ Chí Minh, Việt Nam. Phù hợp.
Kiểm tra ngày lập P/L phải trước hoặc trùng với ngày giao hàng thể hiện trên B/L.
- Trên P/L: 20/04/2015 - Trên B/L: 23/04/2015 Phù hợp
Nhận xét:
Trong bộ chứng từ, người soạn thảo hợp đồng đã mắc những lỗi cơ bản và nhân viên chứng từ bên nước NK phải yêu cầu nhà XK điều chỉnh lại các lỗi này để khi thông quan hàng hóa HQ sẽ không bắt lỗi tránh gây chậm trễ. Nhưng trên thực tế lô hàng vẫn được thông quan bình thường.
Ưu điểm trong quá trình thực hiện quy trình này:
- Nhà XK gửi đầy đủ các chứng từ cần thiết. - Nhận chứng từ qua fax, giúp tiết kiệm thời gian.
Nhược điểm trong quá trình thực hiện quy trình này:
- Có sự chênh lệnh múi giờ giữa bên nước XK và nước NK gây khó khăn trong thời gian làm việc cũng như trao đổi thông tin của hai bên đối tác.
- Nhân viên chứng từ kiểm tra chưa kĩ các chứng từ mà bên nhà XK gửi sang. - Nhân viên giao nhận không được gặp trực tiếp khách hàng để trao đổi cụ thể về
thông tin hàng hóa, hàng mẫu, cũng như các thông tin liên quan để khi làm việc với HQ sẽ dễ dàng hơn.
- Ban giám đốc giao cho phòng XNK bố trí Nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu.
2.2.2.2.2 Lấy D/O tại đại lý hãng tàu
Hồ sơ nhận D/O
Giấy giới thiệu của công ty 1 bản.
Giấy thông báo hàng đến (Notice of Arrival hoặc Arrival Notice) 1 bản. Vận tải đơn (nếu có) 1 bản gốc.
Cách thực hiện:
Khi nhận được giấy thông báo hàng đến (do chủ hàng fax qua) nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đến đại lý hãng tàu KL EXPRESS CORP để nhận D/O theo tên và địa chỉ đại lý hãng tàu ghi trên thông báo hàng đến (Phòng 202 tòa nhà Hoa Lâm, 02 Thi Sách, Quận 1, Tp.HCM, VN).
Nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đến xuất trình tại bộ phận hàng nhập. Tại đây, nhân viên đại lý hãng tàu sẽ ra hóa đơn dựa vào tên và mã số thuế Công ty, đưa hóa đơn cho nhân viên giao nhận qua Bộ phận Thu ngân để đóng tiền, có biên lai “Đã thu tiền” Nhân viên đại lý hãng tàu sẽ căn cứ vào B/L hoặc Giấy Thông báo hàng đến để cấp D/O, tùy theo hãng tàu mà số Lệnh khác nhau, ở đây đại lý hãng tàu cấp 5 D/O (3 HD/O và 2 MD/O) cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận nhận D/O và đóng phí cho đại lý hãng tàu:
Gồm các phí sau: Phí chứng từ (D/O): 649.500 vnđ Phí bốc xếp (CFS): 389.700 vnđ Phí đại lý (Handling): 541.250 vnđ Phí cập cầu cảng (THC): 151.550 vnđ Phí phụ trội hàng nhập (CIC): 86.600 vnđ
Khi nhận được D/O, nhân viên giao nhận cần kiểm tra kỹ các nội dung
trên D/O như:
Tên tàu, số hiệu: HEUNG A VENUS Cảng bốc: BUSAN, HÀN QUỐC Cảng dỡ : CÁT LÁI KHO 3 Tên hàng: CERAMIC MAT MASSAGE Số B/L chính: CPHM0830
Số B/L phụ: MDSAHCP1504003 Số Cont: BMOU5208365/405384
Thời hạn của D/O quy định trong vòng 7 ngày kể từ ngày tàu đến.
Xem có trùng khớp với B/L không. Nếu có sai sót thì đề nghị đại lý hãng tàu điều chỉnh ngay cho phù hợp. Nếu Lệnh hết hạn thì xin gia hạn, nhân viên đại lý hãng tàu sẽ đóng dấu gia hạn lên lệnh.
Nhận xét:
Khi làm dịch vụ Forwarder chi phí cước vận tải ảnh hưởng rất nhiều đến giá cước dịch vụ làm hàng mà công ty cung cấp cho khách hàng. Mỗi hãng tàu sẽ có một mức phí khác nhau. Để có được mức giá tốt nhất cạnh tranh nhất công ty nên nghiên cứu kỹ các loại phí ở từng hãng tàu.
Bảng 2.03 – Các loại phí của các hãng tàu đối với hàng hóa NK.
Đơn vị tính: VNĐ
Các loại phí KL EXPRESS Tên Hãng tàuKMTC SANCO
D/O 649.500 760.900 652.200 CFS 389.000 347.840 347.840 THC 151.550 130.440 130.440 CIC 86.600 86.960 65.220 HANDLING 541.250 543.500 326.100 TÔNG CỘNG 1.817.900 1.869.640 1.521.800
(Nguồn: Từ các hãng tàu cung cấp)
Nhìn bảng trên cho ta thấy được sự chênh lệch giữa các mức phí của các hãng tàu đối với hàng hóa nhập khẩu, tuy sự chênh lệch đó không cao nhưng có những phân khúc khách hàng họ sẽ mong muốn tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất kinh doanh của họ. Mỗi hàng tàu sẽ có ưu điểm và nhược điểm riêng của họ. Đối với những hãng tàu giá cước cao như KL Express, KMTC.. đổi lại thời gian vận chuyển hàng hóa của các hãng tàu này nhanh. Cụ thể hành trình trực tiếp từ cảng Busan tới cảng Cát Lái mất khoảng 5 ngày đối với KL Express, KTMC. Còn đối với SanCo thì giá có thấp hơn nhưng thời gian hành trình tàu của họ là 6 ngày, chậm hơn 1 ngày. Vậy thì Công ty sẽ phải nghiên cứu nhu cầu của khách hàng như thế nào cần nhận hàng nhanh hay chậm để đưa ra giá cước hợp lý cho họ để tạo lợi thế cạnh tranh tối ưu nhất.
Ưu điểm trong quy trình này:
- Nhân viên giao nhận thông thuộc đường xá.
- Nhân viên đại lý hãng tàu làm việc chuyên nghiệp nhanh chóng và không phải chờ đợi lâu.
- Thủ tục lấy lệnh đơn giản. Nhược điểm trong quy trình này:
- Địa điểm của đại lý hãng tàu nằm cách xa cảng, đi lại tốn kém.
- Chi phí của đại lý hãng tàu KL Express vẫn còn cao hơn so với một số đại lý khác.
2.2.2.2.3 Khai HQ
Khi hàng về đến cảng, đại lý tàu biển tại Việt Nam gọi điện và gửi giấy thông báo giao hàng đến công ty. Đầu tiên nhân viên phòng kinh doanh của công ty chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các loại chứng từ chủ yếu sau:
+ Hợp đồng ngoại thương. + 1 bản sao C/I. + 1 bản sao P/L. + B/L gốc .
+ Công văn xin chậm nộp chứng từ C/O.
Điền thông tin HQ được thực hiện cụ thể như sau: Bước 1: Đăng ký và sử dụng chương trình.
Hình 2.06 – Đăng ký thông tin doanh nghiệp
(Nguồn: Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn)
Cụ thể:
Mã XNK:0312536558
Tên DN: Công Ty TNHH XNK Kopulse Line. Địa chỉ: Số 10 đường 38, Phường Tân Quý, Quận 7, HCM Điện Thoại/Fax: 0837717497
Người Liên Hệ: Huỳnh Văn Lĩnh Điện thoại người liên hệ: 0906712386 Email: linhvantd@gmail.com
Bước 2 Thiết lập hệ thống trước khi khai báo.:
Hình 2.07 – Thiết lập thông số khai báo VNACCS.
(Nguồn: Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn)
Hình 2.08 – Thiết lập thông số khai báo VNACCS
(Nguồn: Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn)
Cụ thể:
Chi cục HQ (VNACCS): Chi cục HQ Cửa Khẩu Cảng SG KVI Bộ phận xử lý tờ khai nhập: Chi cục HQ Cửa Khẩu Cảng SG KVI Bộ phận xử lý tờ khai xuất: Chi cục HQ Cửa Khẩu Cảng SG KVI Địa chỉ khai báo (VNACCS): http://intrctv.vnaccs.customs.gov.vn/
Bước 3: Đăng ký tờ khai nhập khẩu mới (IDA).
Hình 2.09 – Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)
(Nguồn: Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn)
Hình 2.10 – Tờ khai nhập khẩu.
(Nguồn: Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn)
Nhập thông tin cơ bản của tờ khai:
(Nguồn: Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn)
Cụ thể:
Công ty TNHH XNK Kopulse Line nhập hàng về để tiêu dùng nên chọn là A11. Cơ quan HQ: CSGONKVI
(1) Thông tin về đơn vị XNK
Hình 2.12 – Thông tin về đơn vị XNK.
(Nguồn: Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn)
Nhập vào thông tin người NK, đối tác XK, đại lý làm thủ tục HQ hoặc người ủy thác.
Cụ thể:
Người NK:
- Mã: 0312536558
- Tên: Công ty TNHH XNK Kopulse Line - Mã bưu chính: (+84) 83
- Địa chỉ: Số 10 đường 38, Phường Tân Quy, Quận 7, TPHCM. - Số điện thoại: 0837717497
Người XK
- Tên: KWAN HON MIN - Mã bưu chính: (+82) 51
- Địa chỉ: 13-6 OKBONG-RO, GEUMJEONG-GU, BUSAN, KOREA - Mã nước: KR
(2)Thông tin vận đơn
Nhập vào các thông tin về vận chuyển hàng hóa như số vận đơn, phương tiện vận chuyển, cảng địa điểm dỡ / xếp hàng.
Hình 2.13 – Thông tin vận đơn.
(Nguồn: Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn)
Cụ thể:
Số vận đơn: MDSAHCP1504003 Số lượng: 19 CS
Trọng lượng hàng (Gross): 760 KGM