2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH PCSC
2.1.4 Chức năng, mục tiêu, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức công ty
2.1.4.1 Chức năng của công ty
Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hóa như: đưa hàng ra cảng, làm thủ tục HQ, tổ chức xếp dỡ, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định, họat động ủy thác XNK.
Ngoài chức năng chính là giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển và đường hàng không. Công ty còn đảm nhận thêm những dịch vụ khác như: thu gom và chia lẻ hàng, khai thuê HQ, tư vấn về hợp tác đầu tư, gia công, kinh doanh hàng XNK...
2.1.4.2 Mục tiêu, nhiệm vụ
Mục tiêu của chúng tôi là giúp khách hàng an tâm, tập trung tốt nhất vào công việc kinh doanh của mình.
Nhiệm vụ hỗ trợ các hoạt động chính sách về XNK hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và các dịch vụ khác… cho tất cả các sản phẩm, hàng hóa của các công ty từ nước ngoài về Việt Nam hoặc từ Việt Nam ra nước ngoài.
GIÁM ĐỐỐC
PHÒNG XNK PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾỐ TOÁN
B PH NỘ Ậ GIAO NH NẬ B PH NỘ Ậ CH NGỨ TỪ
2.1.4.3 Cơ cấu tổ chức
2.1.4.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty
Hình 2.01- Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH PCSC.
(Nguồn: Giám Đốc)
2.1.4.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Như sơ đồ trên, đứng đầu công ty là giám đốc, dưới giám đốc là các phòng ban. Nhìn chung công ty được tổ chức theo mô hình kinh doanh rộng.
Giám đốc: Là người đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng và hoàn toàn
chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Giám đốc sẽ điều hành, đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, quản lí và hoạch định chiến lược, quyết định về giá cả dịch vụ của công ty theo sự đề xuất của phòng kinh doanh.
Phòng XNK: Bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ, đây là phòng có
vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, trực tiếp nhận các hợp đồng XNK, hợp đồng ủy thác, phân công cho các nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Bộ phận giao nhận: Bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng của công ty. Với đội ngũ nhân viên năng động, được đào tạo thành thạo nghiệp vụ chuyên môn. Có thể nói phòng giao nhận giữ vai trò trọng yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng.
Bộ phận chứng từ : Bộ phận này theo dõi, quản lý lưu trữ hồ sơ chứng từ và các công văn. Soạn thảo bộ hồ sơ HQ, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
Phòng kinh doanh: Tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty,
hàng mới. Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty.
Phòng kế toán: Hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các
số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác.
2.1.4.3.3 Tình hình nhân sự:
Hiện nay công ty có 8 nhân viên năng động và nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với môi trường, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 27 GVHD – TS. Nguyễn Ngọc Dương
2.1.5 Tình hình hoạt động giao nhận của công ty từ năm 2012 đến 20142.1.5.1 Giá trị NK hàng LCL 2.1.5.1 Giá trị NK hàng LCL
Bảng 2.01 – Giá trị nhập khẩu hàng LCL theo từng loại mặt hàng từ năm 2012 đến 2014.
Đơn vị tính: VN
Mặt hàng Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch 2013/2012
Chênh 2014/2
Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị Tốc độ Giá trị
May mặc 443.825.650 25,49 568.874.302 34,60 620.069.889 33,10 125.048.652 28,18 51.195.587 Dụng cụ bảo hộ LĐ 221.302.135 12,39 224.558.293 12,34 271.894.770 15,07 3.256.158 1,47 47.336.477 Khung tranh 219.321.846 11.24 223.541.449 11,83 326.398.131 12,47 4.219.603 1,92 102.856.682 Đệm đá Massage 336.540.129 21,25 439.055.028 19,62 542.441.313 20,05 102.514.899 30,46 103.386.285 Hạt nhựa 116.362.865 9,52 117.369.264 7,72 191.498.255 5,43 1.006.399 0,86 74.128.991 Loại khác 334.592.802 20,11 337.651.193 13,89 339.364.900 13,88 3.058.391 0,91 1.713.707 Tổng cộng 1.671.945.427 100 1.911.049.529 100 2.291.667.258 100 239.104.102 14,30 380.617.729 (Nguồn: Phòng XNK)
Khóa Luận Tốt Nghiệp 28 GVHD – TS. Nguyễn Ngọc Dương
SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh
Hình 2.02 – Giá trị NK hàng LCL theo từng loại mặt hàng từ năm 2012 đến 2014.
Đơn vị tính: VNĐ
Nhìn vào bảng 2.01 và hình 2.02 ta thấy tổng giá trị NK hàng LCL tăng qua 3 năm. Tổng giá trị NK hàng LCL của năm 2013 đạt 1.911.049.529 đồng tăng 239.104.102 đồng tương đương tốc độ tăng trưởng 14,30% so với năm 2012 là 1.671.945.427 đồng. Năm 2014 tổng giá trị NK hàng LCL đạt 2.291.667.258 đồng tăng 380.617.729 đồng tương đương tốc độ tăng trưởng 19,92% so với năm 2013 là 1.911.049.529 đồng.
Số liệu bảng 2.01 cho ta thấy rằng mặt hàng may mặc tăng qua các năm, giá trị NK năm 2013 là 568.874.302 đồng tăng mạnh so với năm 2012 là 443.825.650 đồng với mức tăng 125.048.652 đồng tương đương với tốc độ tăng trưởng 28,18%. Sang năm 2014, giá trị NK mặt hàng này là 620.069.889 đồng tăng so với năm 2013 là 51.195.587 đồng tương đương với tốc độ tăng trưởng là 9% tuy nhiên tỷ lệ tăng trưởng không thể cao bằng năm trước (2013). Ở mặt hàng đệm đá massage cũng có sự tăng trưởng mạnh, cụ thể năm 2013 đạt 439.055.028 đồng tăng so với năm 2012 là 336.540.129 đồng với mức tăng 102.514.899 đồng tương đương với tốc độ tăng trưởng 30,46%. Sang năm 2014, giá trị NK mặt hàng này là 542.441.313 đồng tăng so với năm 2013 là 103.386.285 đồng tương đương với tốc độ tăng trưởng là 23,55%...
Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy tổng giá trị NK hàng LCL tăng đều qua 3 năm. Trong đó, mặt hàng may mặc chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá trị NK hàng LCL của công ty. Dù rằng chịu nhiều tác động và ảnh hưởng kinh tế song công ty
vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho hoạt động của mình. Điều này chứng minh tầm nhìn, chiến lược và hoạch định mà ban lãnh đạo của công ty vạch ra là đúng đắn.
SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 30 GVHD – TS. Nguyễn Ngọc Dương
2.1.1.1Giá trị NK hàng FCL
Bảng 2.02 – Giá trị nhập khẩu hàng FCL theo từng loại mặt hàng từ năm 2012 đến năm 2014. Đơn vị tính: VNĐ Mặt hàng 2012 2013 2014 Chênh lệch 2013/2012 Chênh lệch 2014/2013
Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị % Giá trị %
Máy móc 1.125.638.557 26,61 1.155.448.259 28,45 1.199.395.007 29,62 29.809.702 2,65 43.946.748 3,80 Bàn ghế 673.451.109 15,56 776.885.901 14,07 782.525.400 12,26 103.434.792 15,36 5.639.499 0,73 Vải CN 991.936.482 19,47 923.520.226 22,6 1.115.901.645 23,16 -68.416.256 -6,90 192.381.419 20,83 Gốm sứ 889.667.102 18,99 799.548.248 18,22 795.256.659 14,15 -90.118.854 -10,13 -4.291.589 -0,54 Giày dép 552.257.898 11,07 443.689.926 7,99 559.415.887 8,84 -108.567.972 -19,66 115.725.961 26,08 Loại khác 439.127.254 8,3 547.359.145 8,67 650.562.278 11,97 108.231.891 24,65 103.203.133 18,85 Tổng cộng 4.672.078.402 100 4.446.451.705 100 5.988.786.876 100 -225.626.697 -4,83 1.542.335.171 34,69 (Nguồn: Phòng XNK)
Khóa Luận Tốt Nghiệp 31 GVHD – TS. Nguyễn Ngọc Dương
SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh
Hình 2.03 – Giá trị NK hàng FCL theo từng loại mặt hàng từ năm 2012 đến năm 2014
Nhìn vào bảng 2.02 và hình 2.03 ta thấy tổng giá trị NK hàng FCL có sự biến động qua 3 năm. Tổng giá trị NK hàng FCL của năm 2013 đạt 4.446.451.705 đồng giảm 225.626.697 đồng tương đương tốc độ tăng trưởng âm 4,83% so với năm 2012 là 4.672.078.402 đồng. Năm 2014 thành công hơn với tổng giá trị NK hàng FCL đạt 5.988.786.876 đồng tăng 1.542.335.171 đồng tương đương tốc độ tăng trưởng 34,69% so với năm 2013 là 4.446.451.705 đồng. Nguyên nhân có có sự giảm mạnh trong năm 2013 là do nền kinh tế đang rơi vào khủng hoảng, các nhà máy xí nghiệp cắt giảm sản xuất và đến năm 2014 sau khi nền kinh tế hồi phục trở lại thì kéo theo các doanh nghiệp đẩy mạnh sản xuất giúp giá trị NK hàng FCL của Công ty tăng vọt.
Mặt hàng máy móc chiếm tỉ trọng lớn nhất trong giá trị NK hàng FCL của công ty. Giá trị NK năm 2013 là 1.155.448.259 đồng tăng so với năm 2012 là 1.125.638.557 đồng với mức tăng 29.809.702 đồng tương đương với tốc độ tăng trưởng 2,65 %. Sang năm 2014, giá trị NK mặt hàng này là 1.199.395.007 đồng tăng so với năm 2013 là 43.946.748 đồng tương đương với tốc độ tăng trưởng là 3,8%.
Nhìn chung các giá trị NK hàng FCL ở các mặt hàng khác cũng có sự tăng trưởng mạnh ở năm 2014 sau giai đoạn khủng hoảng nền kinh tế ở năm 2013.
Khóa Luận Tốt Nghiệp 32 GVHD – TS. Nguyễn Ngọc Dương Đ mệ đá (1) cont (2) HB/L MB/L HB/L MB/L cont (4) (3) Đ mệ đáMB/L (5) HB/L
Đường đi c aủ hàng hoá : Đường đi c aủ ch ngứ t :ừ KL EXPRESS KOPULSE LINE
CP WORLD MIDAS SHIPPING
KWON HON MIN
2.2 Phân tích “quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
tại công ty TNHH PCSC”
2.2.1 Quy trình Nhập Khẩu mặt hàng Đệm đá massage theo phươngthức LCL của công ty Kopulse Line thức LCL của công ty Kopulse Line
2.2.1.1 Sơ đồ quy trình nhập khẩu mặt hàng đệm đá massage theo phương thức LCL của Công ty Kopulse Line phương thức LCL của Công ty Kopulse Line
Hình 2.04 – Quy trình nhập khẩu mặt hàng đệm đá massage theo phương thức LCL của công ty Kopulse Line.
(Nguồn: Phòng XNK)
2.2.1.2 Các bước thực hiện quy trình
(1) Nhà XK Kwon Hon Min gửi LCL mặt hàng đệm đá Massage cho đại lý hãng tàu MiDas Shipping theo yêu cầu của nhà NK. Đại lý hãng tàu Misdas Shipping sẽ gửi lại HB/L cho nhà XK.
(2) Nhà công ty MiDas Shipping giao FCL cho hãng tàu CP World và nhận MB/L đồng thời chuyển MB/L đó cho đại lý tại Việt Nam là đại lý hãng tàu KL Express để có thể nhận hàng. Hãng tàu CP World có trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về cảng tại Việt Nam.
(3) Khi tàu cập cảng Cát Lái, hãng tàu sẽ thông báo cho đại lý hãng tàu KL Express, KL Express sẽ xuất trình MB/L cho CP world để nhận cont.
Khóa Luận Tốt Nghiệp 33 GVHD – TS. Nguyễn Ngọc Dương
SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh
Thanh lý HQ c ngổ
Bàn giao ch ng t và hàng hóa choứ ừ khách hàng, l uư hốồ sơ
Nh n vàậ ki mể tra hàng N p Thuếốộ Nh pậ Kh uẩ
Lấốy D/O t iạ hãng tàu
Làm th t củ ụ HQ Truyếồn và nh n kếốtậ quả t khai
L p tậ ờ khai HQ ờ
Nh n vàậ ki mể tra b ch ngộ ứ từ
(4) Trong thời gian hàng hoá được vận chuyển từ cảng đi ở nước ngoài đến Việt Nam thì nhà XK sẽ gửi cho nhà NK tại Việt Nam các chứng từ hàng hoá kèm theo HB/L.
(5) Nhà NK xuất trình HB/L, giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice), giấy giới thiệu có chữ kí và con dấu mộc của công ty cho KL Express. Sau đó tiến hành các thủ tục tiếp theo để nhận lô hàng của mình.
2.2.2 Quy trình thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằngđường biển tại công ty TNHH PCSC đường biển tại công ty TNHH PCSC
2.2.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty
Hình 2.05 – Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty.
(Nguồn: Phòng XNK)
2.2.2.2 Các bước thực hiện quy trình2.2.2.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ 2.2.2.2.1 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhận yêu cầu giao nhận.
Công ty TNHH XNK Kopulse Line muốn nhập một lô hàng từ công ty Kwan Hon Min thông qua công ty TNHH PCSC làm dịch vụ.
Trước tiên công ty TNHH XNK Kopulse Line thông báo chi tiết về lô hàng như: tên hàng, số kiện, số ký, số vận tải…để công ty TNHH PCSC xem xét báo giá (giá dịch vụ giao nhận).
Khi hai bên đã thoả thuận về giá cả dịch vụ lô hàng này xong thì bên công ty TNHH XNK Kopulse Line sẽ gửi các chứng từ qua Email hoặc Fax cho bên công ty TNHH PCSC bao gồm như sau:
Hoá đơn thương mại (Commercial invoice_CI). Bảng kê chi tiết hàng hoá ( Packing list _PL) . Vận đơn đường biển (Bill of Lading_BL) . Giấy báo hàng đến .
Giấy giới thiệu.
Công văn xin chậm nộp chứng từ C/O.
Nghiên cứu Hợp đồng ngoại thương.
Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra xem hàng hóa đó có thuộc diện được phép nhập khẩu vào Việt Nam hay không, đồng thời kiểm tra các điều khoản về thanh toán, thời gian thanh toán trên hợp đồng đã quy định, đối tượng chịu thuế hay không chịu thuế.
Cụ thể:
- Tên mặt hàng:
Ceramic Mat Massage (Đệm đá Massage) (kích thước 75cm x 40cm). Hàng chính hãng sản phẩm y tế nhập từ Hàn Quốc.
Điều khoản thanh toán.
- Áp dụng theo giá FOB Hồ Chí Minh, Việt Nam (Incoterm 2000) - Hình thức thanh toán: TT
- Thời gian giao hàng: được xác định sau.
Nhận xét:
Căn cứ vào danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu ban hành kèm theo Nghị định số 187/2013/NĐ-CP ngày 20/11/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài, có hiệu lực từ ngày 20/2/2014, thay thế Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006 thì mặt hàng đệm đá massage không thuộc trong diện cấm nhập khẩu.
Và theo điều 1, 2, 3, 4 nghị định 87/2010/NĐ-CP quy định về đối tượng chịu thuế, đối tượng không chịu thuế, đối tượng nộp thuế; đối tượng được ủy quyền, bảo lãnh và nộp thay thuế, áp dụng điều ước quốc tế thì mặt hàng này thuộc đối tượng chịu thuế, và người nhập khẩu có trách nhiệm nộp thuế cho mặt hàng này.
Tại mục 1 điều khoản 2 trong hợp đồng, có viết giá bán được đề cập bên trên được hiểu là FOB Hồ Chí Minh Việt Nam (INCOTERM 2000). Điều này không đúng, vì nếu là người bán tại Hàn Quốc bán với giá FOB thì phải là FOB Busan Korea. Nhân viên chứng từ nên yêu cầu bên người xuất khẩu điều chỉnh cho đúng vì khi làm thủ tục đăng ký mở tờ khai HQ quan có thể bắt lỗi sửa chữa gây chậm trễ, hàng hóa có thể lưu kho lâu hơn dự kiến, doanh nghiệp phải chi trả thêm chi phí này.
Kiểm tra bộ chứng từ.
Khi nhận được chứng từ của khách hàng cung cấp, nhân viên chứng từ phải kiểm tra kỹ tính chính xác và thống nhất giữa các chứng từ như: hoá đơn thương mại với hợp đồng, vận đơn với P/L, kiểm tra tên hàng, số lượng, trọng lượng, giấy thông báo hàng đến để nhận D/O.
Nếu có sai sót thì yêu cầu điều chỉnh lại ngay vì chứng từ không hợp lệ sẽ không làm thủ tục thông quan hàng hóa được đồng nghĩa với việc không nhận được hàng, việc này kéo dài sẽ tốn kém.
Vì có rất nhiều tên hàng đặc biệt và thuộc vào thuật ngữ chuyên môn vì vậy để không tốn thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị chứng từ khai HQ. Nhân viên chứng từ sẽ đề nghị khách hàng hỗ trợ cung cấp thông tin chi tiết lô hàng bằng Tiếng Việt.
Hóa đơn thương mại.
Cần kiểm tra các nội dung thông tin trên hợp đồng và hoá đơn xem có phù hợp hay không.
Cụ thể khi kiểm tra C/I cần kiểm tra các mục sau: