3.1.2.1 Nội dung của giải pháp
Hiện nay, việc sai sót trong bộ chứng từ thủ tục HQ gây cho qui trình chậm hơn dự kiến vì công ty phải mất thời gian khoảng một ngày làm việc để chỉnh sửa, ký và đóng dấu lại chứng từ. Khi HQ phát hiện sự sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ về để chỉnh sửa lại. Giải pháp đặt ra là làm thế nào để phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục hải quan .
3.1.2.2 Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
Vì là công ty nhỏ nên để tiết kiệm chi phí ban giám đốc giao cho phòng XNK bố trí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu. Cần phải chuyên môn hóa ở bộ phận chuẩn bị và kiểm tra chứng từ. Phòng XNK nên bố trí tăng cường thêm đội ngũ nhân viên để mỗi người sẽ đảm nhiệm riêng cho từng mảng công việc cụ thể. Sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian để kiểm tra lại sự đồng bộ của chứng từ.
Nhân viên chứng từ điền đầy đủ và chính xác các tiêu thức trên tờ khai hàng hóa NK. Và khi làm việc luôn phải cẩn thận, tập trung cao độ khi rà soát chứng từ NK.
3.1.2.3 Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại
Phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục HQ, kịp thời hiệu chỉnh trước khi HQ phát hiện.
Mang đến lòng tin và sự yên tâm cho người sử dụng dịch vụ của công ty. Giảm thời gian và chi phí khi thực hiện công việc.