Là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm quyền như Phòng Thương Mại Công Nghiệp Việt Nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.
Nội dung của giấy này bao gồm tên và địa chỉ người mua/ bán, tên hàng hóa, số lượng, ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng, xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
1.3.6 Tờ khai HQ
Là một văn bản do chủ hàng hoặc chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan HQ trước khi hàng hoặc phương tiện nhập qua lãnh thổ quốc gia.
CY (C ng)ả Người nh nậ (LCL) Bãi bốốc xếốp Container (Người giao nh n)ậ CFS H i Quanả Dỡ hàng Container có Container Người nh nậ (FCL) Bãi bốốc xếốp Container (Người giao nh n)ậ Ki m traể Container H iả quan Tàu Container
1.3.7 Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Chứng từ này thường được gửi cho người nhận hàng sau khi tàu về đến cảng dỡ hàng.
Trên thông báo hàng đến cần ghi rõ:
- Tên người nhận hàng. - Ngày tàu cập cảng. - Tên tàu, số B/L.
- Tên hàng, khối lượng, số lượng, số container, số seal.
- Mức phí, cước phí mà người nhận hàng phải trả khi đến nhận D/O. Các phí này thường bao gồm:
Phí chứng từ
Phụ phí làm hàng (THC-terminal handling charge). Phí nâng hạ container (LO/LO- lift on/lift of). Phí bốc xếp (CFS Charge).
1.3.8 Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)
Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc (nếu có), giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu có dấu mộc và chữ kí của công ty đến hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để nhận lệnh giao hàng. Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 hoặc 4 bản D/O cho người nhận hàng.
1.4 Quy trình giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển
1.4.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển
Hình 1.01 – Quy trình giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển.
1.4.2 Các thao tác để chuẩn bị nhận hàng nhập khẩu1.4.2.1 Ðối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng 1.4.2.1 Ðối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng
Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.
Ðể có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ:
Bản lược khai hàng hoá (2 bản) Sơ đồ xếp hàng (2 bản) Chi tiết hầm hàng (2 bản) Hàng quá khổ, quá nặng (nếu có)
Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu
Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng như:
Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệm cho tàu về những tổn thất xảy sau này.
Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt. Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất không rõ rệt. Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) Biên bản giám định.
Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập)….
Khi dỡ hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời HQ kiểm hoá (nếu có). Nếu hàng không có niêm phong seal thì phải mời HQ áp tải về kho: Làm thủ tục hải quan.
Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hoá.
1.4.2.2 Ðối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
Cảng nhận hàng từ tàu
Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng đảm nhận)
Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (nhân viên giao nhận phải cùng lập)
Ðưa hàng về kho bãi cảng.
Cảng giao hàng cho các chủ hàng
Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của Công ty đến hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để lấy D/O. Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại giấy thông báo hàng đến và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng. - Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai.
- Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm 4 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
Làm thủ tục hải quan qua các bước sau:
- Xuất trình và nộp các giấy tờ:
Giấy giới thiệu Công ty. Tờ khai hàng NK.
Giấy phép nhập khẩu (đối với Doanh nghiệp lần đầu mở tờ khai). Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
Hợp đồng ngoại thương. P/L 1 bản gốc. C/I 1 bản gốc B/L 1 bản sao. C/O (nếu yêu cầu)
Giấy chứng nhận phẩm chất hoặc kiểm dịch (nếu mặt hàng thuộc diện bắt buộc).
- Tùy thuộc vào kết quả phân luồng mà HQ sẽ quyết định cho thông quan hàng hóa ngay lập tức hay bắt buộc kiểm tra bộ chứng từ và kiểm tra hàng hóa thực tế.
Bao gồm:
Luồng xanh ( miễn kiểm tra):
Trách nhiệm khai báo trên tờ khai HQ do doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm, HQ áp dụng hình thức miễn kiểm tra và cho vào thông quan ngay. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký tờ khai và được sự phê chuẩn đồng ý của lãnh đạo HQ. Doanh nghiệp được đóng dầu miễn kiểm tra, nhận lại tờ khai được xác nhận đóng lệ phí HQ và thông quan ngay lập tức.
Luồng vàng ( kiểm tra bộ chứng từ):
Doanh nghiệp sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký tờ khai thì hồ sơ sẽ được chuyển sang bộ phận kiểm tra giá thuế để tiến hành kiểm tra tính hợp pháp về giá nhập khẩu và mức thuế suất mà doanh nghiệp khai báo, công chức HQ phụ trách giá thuế ra thông báo xác nhận số thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào phía sau tờ khai. Nếu qua quá trình kiểm tra việc quy giá thuế phù hợp với thực tế dữ liệu lưu trữ của cơ quan HQ công chức HQ thuế sẽ ký xác nhận vào tờ khai tại ô số (36) của tờ khai và ghi ý kiến của mình vào đó, trình lãnh đạo đội kiểm báo ký duyệt và chuyển lên lãnh đạo HQ cửa khẩu xác nhận cho thông quan. Đại diện doanh nghiệp đóng phí HQ, thuế NK, GTGT nếu có và nhận lại tờ khai để thông quan hàng.
Luồng đỏ (Kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế ):
Hồ sơ sau khi được đăng ký xong sẽ chuyển qua làm tiếp phần kiểm tra thuế như luồng vàng, sau đó sẽ trình lãnh đạo cửa khẩu để duyệt tỷ lệ kiểm tra hàng hóa (Ví dụ: kiểm tra 5%, 10% hoặc toàn bộ ) nếu hàng hóa thuộc những mặt hàng có tỷ lệ gian lận thương mại cao thì lãnh đạo HQ có quyền đề xuất kết hợp kiểm tra hàng hóa giữa 2 công chức kiểm hóa với tổ kiểm soát cửa khẩu để kiểm tra.
- Sau khi hải quan xác nhận hàng hóa đã được thông quan chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng.
1.4.3 Tổ chức nhận hàng
1.4.3.1 Nếu là hàng nguyên (FCL/FCL)
Khi nhận được thông báo hàng đến (NOA) thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O.
Chủ hàng mang D/O đến HQ làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt).
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O.
Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
1.4.3.2 Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL)
Khi đó, công ty dịch vụ sẽ kết hợp nhiều lô hàng lẻ (LCL shipments), sắp xếp, phân loại và đóng chung vào container, sau đó thu xếp vận chuyển từ cảng xếp tới cảng đích. Việc kết hợp đóng chung như vậy gọi là gom hàng, hay consolidation.
Chủ hàng mang MB/L hoặc HB/L (nếu là người gom hàng) đến hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định và làm các thủ tục như trên.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Chương 1 của bài đã trình bày về khái niệm tổng quan về giao nhận hàng hóa, cơ sở lý luận và các nguyên tắc của dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bao gồm các khái niệm, vai trò, quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm các bên, các chứng từ cơ bản sử dụng trong hoạt động giao nhận hàng NK. Đồng thời, chương 1 cũng giới thiệu khái quát chung về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển theo hai trường hợp là nhận hàng lẻ và hàng nhận nguyên container. Cùng với phân tích quy trình giao nhận ở chương 2 để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận nhập khẩu hàng hóa nói riêng và các dịch vụ khác tại công ty PCSC nói chung ở chương 3 nhằm mục tiêu trở thành một trong những công ty phát triển mạnh mẽ và bền vững trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận tại Việt Nam.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VỀ “QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH PCSC”
2.1 Giới thiệu về công ty TNHH PCSC
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển2.1.1.1 Lịch sử hình thành 2.1.1.1 Lịch sử hình thành
Công ty TNHH PCSC được thành lập năm 2006 là một công ty tư nhân với 100% vốn trong nước.
Tên giao dịch tiếng Việt: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HÀNG HÓA PACIFIC. Tên giao dịch quốc tế : PCSC CO., LTD
Tên viết tắt: PCSC CO.,LTD
Địa chỉ: 302/2 NƠ TRANG LONG, PHƯỜNG 2, QUẬN BÌNH THẠNH, TP.HCM. Mã số thuế: 0312604092 Vốn điều lệ: 2.000.000.000 VNĐ Điện thoại: (84-8) 37661349 Fax: (84-8) 37661349 Hotlines: 0917 385 276 / 090 999 5391 Website: www.pcsc-cargo.com Email: PCSCCO@hcm.vnn.vn 2.1.1.2 Quá trình phát triển
Công ty TNHH Dịch Vụ Hàng Hóa Pacific là một công ty tư nhân, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập. Với nhiều năm kinh nghiệm trong vận chuyển hàng hóa đa phương thức đã giúp PCSC giữ vững thế mạnh trong thị trường cạnh tranh hiện nay. PCSC có hệ thống đại lý mạnh trên toàn thế giới. Đặc biệt tại các nước Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ và Châu Úc. PCSC luôn trung thành khách hàng với phương châm “An toàn, Nhanh chóng, Hiệu quả và Tiết kiệm”.
Chính vì thế trong hơn chín năm hoạt động , công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế khá vững chắc trong ngành dịch vụ giao nhận và đã được nhiều khách hàng lớn cả trong, ngoài nước tin cậy và chọn lựa. Công ty không những mở rộng được mạng lưới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh như: đại lý vận tải quốc tế, vận tải nội địa, dịch vụ khai thuế HQ, XNK ủy thác, dịch vụ gom hàng…
2.1.2 Ngành nghề - Lĩnh Vực hoạt động Kinh Doanh
Vận chuyển hàng hóa quốc tế. Vận chuyển hàng hóa đi nước ngoài. Dịch vụ khai thuê HQ.
Vận tải đa phương thức Sea/Air. Dịch vụ bốc xếp và đóng hàng.
Dịch vụ xin giấy phép XNK. Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi. Khai thác hàng dự án và hàng triển lãm. Dịch vụ kết hợp và phân phát hàng lẻ. 2.1.3 Mạng lưới hoạt động Châu Á:
Bangladesh, HongKong, Campuchia, Trung quốc, Guam, Ấn Độ, Indonesia, Iran, Israrel, Nhật Bản, Hàn Quốc, Kuwait, Malaysia, Myanmar, Pakistan, Philippines, Saudi Arabia, Sigapore, Sri Lanka, Đài Loan, Thái Lan, U.A.E.
Châu Âu:
Bỉ, Bulgaria, Cộng hòa Czech, Đan Mạch, Phần Lan, Pháp, Đức, Hy Lạp, Hungary, Ý, Hà Lan, Na Uy, Balan, Bồ Đào Nha, Nga, Tây Ban Nha, Thụy Điển, Thụy Sĩ, Thỗ Nhĩ Kỳ, Ukraina, Vương quốc Anh.
Bắc Mỹ: Mỹ, Canada. Châu Phi:
Bắc Nam và Tây Châu Phi
Châu Đại Dương:
Úc, New Zealand, Samoa.
2.1.4 Chức năng, mục tiêu, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức công ty2.1.4.1 Chức năng của công ty 2.1.4.1 Chức năng của công ty
Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hóa như: đưa hàng ra cảng, làm thủ tục HQ, tổ chức xếp dỡ, giao hàng cho người nhận tại nơi quy định, họat động ủy thác XNK.
Ngoài chức năng chính là giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển và đường hàng không. Công ty còn đảm nhận thêm những dịch vụ khác như: thu gom và chia lẻ hàng, khai thuê HQ, tư vấn về hợp tác đầu tư, gia công, kinh doanh hàng XNK...
2.1.4.2 Mục tiêu, nhiệm vụ
Mục tiêu của chúng tôi là giúp khách hàng an tâm, tập trung tốt nhất vào công việc kinh doanh của mình.
Nhiệm vụ hỗ trợ các hoạt động chính sách về XNK hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và các dịch vụ khác… cho tất cả các sản phẩm, hàng hóa của các công ty từ nước ngoài về Việt Nam hoặc từ Việt Nam ra nước ngoài.
GIÁM ĐỐỐC
PHÒNG XNK PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾỐ TOÁN
B PH NỘ Ậ GIAO NH NẬ B PH NỘ Ậ CH NGỨ TỪ
2.1.4.3 Cơ cấu tổ chức
2.1.4.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty
Hình 2.01- Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH PCSC.
(Nguồn: Giám Đốc)
2.1.4.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Như sơ đồ trên, đứng đầu công ty là giám đốc, dưới giám đốc là các phòng ban. Nhìn chung công ty được tổ chức theo mô hình kinh doanh rộng.
Giám đốc: Là người đưa ra phương hướng giải quyết cuối cùng và hoàn toàn
chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Giám đốc sẽ điều hành, đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, quản lí và hoạch định chiến lược, quyết định về giá cả dịch vụ của công ty theo sự đề xuất của phòng kinh doanh.
Phòng XNK: Bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ, đây là phòng có
vị trí quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, trực tiếp nhận các hợp đồng XNK, hợp đồng ủy thác, phân công cho các nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Bộ phận giao nhận: Bộ phận này trực tiếp tham gia hoạt động giao nhận, chịu trách nhiệm hoàn thành mọi thủ tục từ khâu mở tờ khai đến khâu giao hàng cho khách hàng của công ty. Với đội ngũ nhân viên năng động, được đào tạo thành thạo nghiệp vụ chuyên môn. Có thể nói phòng giao nhận giữ vai trò trọng yếu trong việc tạo uy tín với khách hàng.
Bộ phận chứng từ : Bộ phận này theo dõi, quản lý lưu trữ hồ sơ chứng từ và các công văn. Soạn thảo bộ hồ sơ HQ, các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
Phòng kinh doanh: Tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty,
hàng mới. Phòng kinh doanh có vai trò rất quan trọng trong hoạt động của công ty, góp phần mở rộng thị phần, đem lại nhiều hợp đồng có giá trị cho công ty.
Phòng kế toán: Hoạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các
số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác.
2.1.4.3.3 Tình hình nhân sự:
Hiện nay công ty có 8 nhân viên năng động và nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với môi trường, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp 27 GVHD – TS. Nguyễn Ngọc Dương
2.1.5 Tình hình hoạt động giao nhận của công ty từ năm 2012 đến 20142.1.5.1 Giá trị NK hàng LCL 2.1.5.1 Giá trị NK hàng LCL
Bảng 2.01 – Giá trị nhập khẩu hàng LCL theo từng loại mặt hàng từ năm 2012 đến 2014.
Đơn vị tính: VN
Mặt hàng Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch 2013/2012