7. Bố cục của Luận văn
1.3.3. Về mặt ngôn ngữ
Hiện nay, hợp đồng có thể được soạn thảo bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của các bên. Tuy nhiên, trong giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế, Tiếng Anh đang là ngôn ngữ hợp đồng phổ biến nhất, trong đó có Việt Nam. Vì đa số các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế giữa doanh nghiệp Việt Nam và các đối tác đều được soạn thảo bằng Tiếng Anh, dó đó, trong khuôn khổ Luận văn này, về khía cạnh ngôn ngữ của hợp đồng, tác giả chỉ phân tích ngôn ngữ sử dụng là Tiếng Anh.
Thứ nhất, điều khoản thanh toán khi được soạn thảo cần tuân theo những nguyên tắc chung về cấu trúc ngôn ngữ khi soạn thảo hợp đồng. “Về cấu trúc, câu trong hợp đồng có thể bao gồm các mệnh đề chính hay mệnh đề phụ” (Nguyễn Xuân Minh, 2011). Nếu trong câu bao gồm các mệnh đề chính thì các mệnh đề này có thể được liên kết với nhau bằng “and” hoặc “or”. Trong trường hợp có cả mệnh đề chính và mệnh đề phụ, có thể liên kết các mệnh đề bằng: as soon as, provided, if, when,… tùy thuộc vào nội dung các mệnh đề này truyền tải. Các bên khi tiếp cận các câu có nhiều mệnh đề xem kẽ cần phân tích kỹ mối quan hệ giữa các mệnh đề này để hiểu chính xác quy định mà các bên muốn đưa ra. Viết hoa trong hợp đồng cũng là một lưu ý
quan trọng. “Ngoài những nguyên tắc viết hoa thông thường, trong hợp đồng xuất nhập khẩu, người ta còn viết hoa đối với: các tài liệu thuộc hợp đồng, các bên theo hợp đồng, các thuật ngữ được định nghĩa cho hợp đồng” (Nguyễn Xuân Minh, 2011). Thứ hai, về soạn thảo điều khoản thanh toán trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, các bên cần sử dụng ngôn ngữ theo đúng quy tắc viết hoa. Tương tự như đối với các loại văn bản khác, ngôn ngữ dùng để thể hiện điều khoản thanh toán vẫn tuân theo các nguyên tắc viết hoa thông thương như viết hoa tên riêng, tên địa điểm, địa danh, tên các bên tham gia,… Ngoài ra, các tài liệu thuộc phạm vi hợp đồng, các thuật ngữ được định nghĩa cho riêng hợp đồng đó cũng cần được viết hoa. Như vậy, khi soạn thảo hợp đồng, cần chú ý nguyên tắc viết hoa đối với các trường hợp thông thường lẫn đặc thù của hợp đồng.
Thứ ba, ngôn ngữ Tiếng Anh sử dụng trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế nói chung và dùng để soạn thảo điều khoản thanh toán nói riêng phải tuân thủ các nguyên tắc về mặt ngữ pháp, từ vựng của việc sử dụng Tiếng Anh thông thường. Đây là nguyên tắc chung trong việc sử dụng Tiếng Anh chứ không phải chỉ áp dụng riêng cho ngôn ngữ hợp đồng. Tuy nhiên, đây cũng là một trong những tiêu chí dễ bị mắc lỗi khi soạn thảo. Ngoài ra, ngữ pháp và từ vựng sử dụng trong hợp đồng cũng có những đặc trưng riêng, các bên tham gia cần tuân thủ và lưu ý.