7. Bố cục của Luận văn
3.3.1. Những lư uý trong quá trình ký kết hợp đồng
3.3.1.1. Lưu ý về mặt nghiệp vụ
Thứ nhất, nhất thiết cần đưa vào hợp đồng điều khoản về đảm bảo hối đoái. Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp thường ít quan tâm về vấn đề này. Trong các hợp đồng thực tế rất ít quy định về đảm bảo hối đoái. Tỷ giá giao dịch thường ít thay đổi nhưng trong tình hình kinh tế thế giới biến động như ngày nay do đại dịch và các hệ quả của đại dịch, những tình huống xấu vẫn luôn có thể diễn ra ảnh hưởng đến các giao dịch đã ký kết từ trước giữa các bên. Do đó, đưa điều kiện đảm bảo hối đoái vào hợp đồng vẫn là giải pháp an toàn cho doanh nghiệp đối phó với mọi biến động làm ảnh hưởng giá cả của sản phẩm. Hiện nay, có rất nhiều điều khoản mẫu có nội dung về đảm bảo hối đoái, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tham khảo, lựa chọn và sử dụng những nội dung nào phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình. Khi các tranh chấp xảy ra, cơ sở đầu tiên để giải quyết tranh chấp đó chính là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế đã ký kết bởi các bên. Vì thế, hoàn thiện các điều khoản khi ký kết hợp đồng là rất cần thiết.
Thứ hai, các doanh nghiệp Việt Nam cần hết sức quan tâm đến sự phù hợp của phương thức thanh toán và bối cảnh ký kết hợp đồng. Khi đối tác và hợp đồng có nhiều rủi ro chưa xác định được, doanh nghiệp nên lựa chọn các phương thức an toàn, nhằm mục đích bảo đảm an toàn cho tiền và hàng hóa của doanh nghiệp khi có bất kì vấn đề gì xảy đến. Doanh nghiệp nên đặt vấn đề về an toàn lên hàng đầu. Tránh trường hợp không nhận được thanh toán mà còn mất cả lô hàng hóa hoặc đã thanh toán nhưng lại không nhận được hàng. Theo Ông Ngô Hải Hà – Giám đốc HDBank CN Bình Định, các phương thức như L/C, nhờ thu kèm chứng từ là khá an toàn so với các phương thức khác. Từ đó, các doanh nghiệp cần hết sức lưu ý khi đàm phán để đảm bảo lợi ích của mình. Các phương thức như L/C hoặc nhờ thu tuy tốn kém nhưng thực tiễn cho thấy tính ưu việt và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Thứ ba, thời hạn thanh toán liên quan mật thiết đến lợi ích của doanh nghiệp, do đó, trong mọi trường hợp doanh nghiệp cần cố gắng đàm phán các mốc thời gian
tương đối có lợi cho doanh nghiệp. Đối tác luôn muốn là bên nhận được tín dụng, nhưng đó lại là điểm bất lợi và tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp Việt Nam. Vì vậy, tùy thuộc vào mối quan hệ giữa các bên, doanh nghiệp nên quyết liệt trong vấn đề đàm phán về thời hạn thanh toán.
Tóm lại, rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam phải chịu thiệt thòi khi đàm phán về thời hạn và phương thức thanh toán. Do quy mô doanh nghiệp nhỏ và vẫn bị xem là doanh nghiệp đến từ nền kinh tế đang phát triển, nên khi thực hiện giao dịch với đối tác đến từ các nước lớn, doanh nghiệp Việt Nam vẫn phải chấp nhận thanh toán trước 100% giá trị hợp đồng. Đây là một rủi ro rất lớn cho phía doanh nghiệp trong nước. Giải pháp về phía doanh nghiệp cho tình trạng này chính là liên kết các doanh nghiệp cùng ngành, sử dụng sức mạnh kết hợp để thay đổi vị thế bất lợi. Các doanh nghiệp cùng sản xuất kinh doanh trong một ngành hoặc các ngành tương tự có thể liên kết thành các hiệp hội, từ đó, làm cơ cở cho việc đàm phán thời hạn và phương thức thanh toán.
3.3.1.2. Lưu ý về mặt pháp lý
Hiện nay, các doanh nghiệp chưa thực sự quan tâm và đầu tư cho việc đào tạo nhân viên về mặt pháp lý. Nhân viên thường được đào tạo, hướng dẫn nhiều về phần nghiệp vụ và các vấn đề liên quan đến thực thi tại doanh nghiệp. Các chủ đề liên quan đến quy định của pháp luật, các văn bản dưới luật, các nghị định trong và ngoài nước liên quan đến xuất nhập khẩu nói chung và thanh toán nói riêng rất ít được truyền tải tại doanh nghiệp. Vì vậy, nhân viên phải tự nghiên cứu tìm hiểu mà thiếu đi định hướng. Từ đó, khiến cho nhân viên khó nắm vững và hiểu cặn kẽ các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế và thanh toán quốc tế. Từ thực tế đó, các doanh nghiệp cần xây dựng các chương trình đào tạo nhân viên về các vấn đề liên quan đến pháp luật và pháp lí, đặc biệt là các văn bản liên quan mật thiết đến ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là một giải pháp không mới, nhưng lại chưa được áp dụng nhiều trong thực tế. Vì tính sẵn có của các văn bản pháp luật cũng như việc dễ dàng tiếp cận, các bên đều khá chủ quan trong vấn đề tìm hiểu cặn kẽ các quy định này, dẫn đến áp dụng còn nhiều kẽ hở. Xây dựng một chương trình đào tạo toàn diện, chuyên sâu và phù hợp với từng doanh nghiệp là không dễ
dàng. Vì thực tế, các doanh nghiệp cần có một đội ngũ am hiểu về các vấn đề này để đào tạo cho nhân viên mới hoặc các cấp thay thế. Tuy nhiên, thuê các dịch vụ đào tạo cũng là một giải pháp nhưng doanh nghiệp cần thảo luận, nắm được các nội dung giảng dạy của bên cung cấp dịch vụ đào tạo, tránh trường hợp đã đầu tư nhưng không thu lại được kết quả như mong muốn.
3.3.1.3. Lưu ý về mặt ngôn ngữ
Giải pháp cho các vấn đề về mặt ngôn ngữ đó là sử dụng các điều khoản mẫu. Hiện nay, có rất nhiều tổ chức uy tín soạn thảo và đưa ra các điều khoản thanh toán mẫu. Đây có thể được xem là nguồn tài liệu phong phú, đáng tin cậy cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Khi có ý định sử dụng các điều khoản mẫu, doanh nghiệp nên tìm hiểu nhiều điều khoản, sau đó lựa chọn điều khoản phù hợp với nhu cầu, sau đó điều chỉnh nếu cần thiết. Khi sử dụng các điều khoản mẫu, điều quan trọng là bản thân doanh nghiệp cũng cần phải hiểu rõ, nắm chắc về nội dung mà mình đưa vào hợp đồng. Đặc biệt đổi với điều khoản thanh toán, vì mỗi giao dịch mang đặc thù riêng của các bên tham gia, các nội dung liên quan đến việc thanh toán cũng vì thế có thể được điều chỉnh. Các nội dung như phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán,… là các nội dung thay đổi linh hoạt trong thực tế. Chẳng hạn như khi các bên thực hiện thanh toán theo tín dụng thư, việc bộ chứng từ thanh toán bao gồm những chứng từ gì, thời hạn cung cấp bộ chứng từ hoàn toàn phụ thuộc vào các bên. Mặc dù có thể tham khảo các điều khoản mẫu nhưng cần lưu ý rằng phải luôn lưu ý đến việc tùy chỉnh theo ý chí các bên. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi theo ý kiến của mình dưới sự đồng thuận của đối tác. Hơn thế nữa, theo kinh nghiệm của nhiều doanh nghiệp, việc sử dụng ngôn ngữ Tiếng Anh có thể mang đến nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp. Đây cũng là một lưu ý hết sức quan trọng và có giá trị cho doanh nghiệp khi phải sử dụng các ngôn ngữ mà mình chưa có nhiều thế mạnh, doanh nghiệp có thể đàm phán để sử dụng Tiếng Anh trong hợp đồng cơ sở. Các doanh nghiệp nên lựa chọn ngôn ngữ Tiếng Anh để đàm phán và ký kết hợp đồng thay vì các ngôn ngữ khác như Tiếng Trung, Tiếng Hàn, Tiếng Nhật,… mà doanh nghiệp không có thế mạnh. Soạn thảo bằng ngôn ngữ Tiếng Anh hiện nay có nhiều hợp đồng mẫu, điều khoản mẫu cũng như hướng dẫn khá cụ thể chi tiết cho doanh nghiệp khi gặp khó
khăn hay thiếu kinh nghiệm. Đây là một tiền đề khá tốt mà các doanh nghiệp Việt Nam cần tận dụng.