1.2.4.1. Kiểm soát các khoản chi thường xuyên qua KBNN
- Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân: Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân là kiểm soát chi lương, các khoản có tính chất lương, tiền công thuê lao động và chi cho con người. Kiểm tra, đối chiếu khoản chi về lương và phụ cấp lương với dự toán kinh phí và quỹ tiền lương được thông báo, bảo đảm phải có trong dự toán được giao và phù hợp với quỹ tiền lương được thông báo. Kiểm tra về biên chế: nếu có tăng biên chế thì tổng số biên chế không được vượt so với biên chế được thông báo. Trường hợp có tăng, giảm lao động đơn vị phải gửi danh sách tăng, giảm công chức, viên chức để kiểm tra và lưu giữ tại KBNN cùng với bảng kê danh sách công chức, viên chức và tiền lương của đơn vị.
- Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn là kiểm soát việc chi tiêu văn phòng phẩm, chi khoán văn phòng phẩm cho công nhân viên, vật tư nghiêp vu chuyên môn, chi hỗ trợ nghiệp vu chuyên môn, chi khen thưởng, thanh toán tiêu dùng điện sinh hoạt, điện thoại, chi hội nghi, chi khoán tiền điện thoại cho cán bộ lãnh đạo, chi tiêu dùng nước sạch, chi công tác phí, chi khoán công tác phí, chi tiếp khách , tâp huấn, thuê mướn các dịch vu thuê ngoài.
- Kiểm soát các khoản mua sắm, sửa chữa nhỏ: Kiểm soát các khoản mua sắm, sửa chữa nhỏ gồm kiểm soát các khoản mua sắm đồ dùng, trang thiết bị làm việc và kiểm soát các khoản chi sửa chữa, xây dựng nhỏ.
- Kiểm soát chi khác: Kiểm soát chi khác là kiểm soát chi tất cả các khoản chi không có trong 3 nội dung kiểm soát chi đã nêu ở trên.
1.2.4.2. Nội dung kiểm soát các khoản chi thường xuyên:
- Nếu chưa đầy đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ chưa đầy đủ, viết sai các yếu tố trên chứng từ,... thì trả lại hồ sơ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
- Nếu phát hiện việc chi tiêu không đúng chế độ, hoặc tồn quỹ ngân sách không đủ cấp phát, thanh toán thì từ chối thanh toán; thông báo và trả lại hồ sơ cho đơn vị, đồng thời thông báo cho cơ quan Tài chính đồng cấp (đối với khoản chi thuộc ngân sách cấp đó) hoặc KBNN cấp trên trực tiếp (đối với khoản thuộc ngân sách cấp trên) biết để xử lý.
- Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán, thì kế toán kiểm soát chi thường xuyên (là người được giao nhiệm vụ quản lý tài khoản dự toán của đơn vị trực tiếp làm thanh toán cho đơn vi.
- Kiểm soát chi các khoản chi thanh toán cho cá nhân là kiểm soát chi lương, các khoản có tính chất lương ngoài ra còn có kiểm soát các khoản thanh toán cho cá nhân thuê ngoài. Căn cứ vào dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao; hợp đồng kinh tế; hợp đồng lao động thực hiện kiểm soát thanh toán trực tiếp cho người được hưởng hoặc cấp qua đơn vị để thanh toán cho người hưởng.
1.2.4.3. Quy trình kiểm soát, thanh toán chi thường xuyên
(1) Yêu cầu về hồ sơ chứng từ
- Đối với các khoản chi thanh toán cho cá nhân, bao gồm: bảng đăng ký biên chế quỹ lương được duyệt; danh sách những người hưởng lương; bảng tăng, giảm biên chế quỹ tiền lương được duyệt (nếu có); bảng đăng ký học bổng, sinh hoạt phí được duyệt; bảng tăng, giảm học bổng, sinh hoạt phí được duyệt (nếu có); các khoản tiền lương, tiền công... ghi trong hợp đồng lao động thuê ngoài.
- Đối với các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn, bao gồm: các hồ sơ, chứng từ có liên quan.
- Đối với các khoản chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn tài sản cố định, bao gồm:
+ Dự toán chi quý về mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định được duyệt; hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ; Biểu 08a khối lượng hoàn thành.
(2) Yêu cầu kiểm soát trước khi thanh toán
- Hồ sơ đơn vị gửi KBNN: khi có nhu cầu chi, ngoài hồ sơ gửi 1 lần vào đầu năm (dự toán chi NSNN; Quy chế chi tiêu nội bộ, Quy chế quản lý sử dụng tài sản công; bảng đăng ký biên chế quỹ tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí,...) thì đơn vị sử dụng NSNN phải gửi cơ quan KBNN nơi giao dịch các loại
giấy tờ sau:
+ Giấy rút dự toán của đơn vị ghi rõ nội dung nguồn kinh phí; Lệnh chi tiền của cơ quan tài chính (đối với trường hợp cấp bằng lệnh chi tiền); Giấy rút tiền từ tài khoản tiền gửi, Uỷ nhiệm chi (đối với trường hợp đơn vị chi từ tài khoản tiền gửi)
+ Các hồ sơ, chứng từ có liên quan đến từng khoản chi đã được nêu trên. - KBNN kiểm soát các yếu tố sau:
+ Đối chiếu các khoản chi đó với dự toán, đảm bảo khoản chi đó phải có trong dự toán năm được duyệt, tương ứng theo từng nguồn kinh phí.
+ Kiểm tra hồ sơ, chứng từ của từng khoản chi, đảm bảo các khoản chi phải có đầy đủ các hồ sơ, chứng từ theo quy định.
+ Kiểm tra đối chiếu với các tiêu chuẩn, định mức, chế độ chi. Tuỳ theo nội dung khoản chi thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Tài chính, HĐND tỉnh hoặc đơn vị tự ban hành trong quy chế chi tiêu nội bộ về tiêu chuẩn, định mức, chế độ chi, thì KBNN thực hiện đối chiếu với các tiêu chuẩn, định mức, chế độ chi tiêu, đảm bảo số đề nghị thanh toán không được vượt quá tiêu chuẩn chế độ chi cho phép.
+ Kiểm tra các yếu tố hạch toán: tuỳ theo nội dung chi thì đơn vị phải hạch toán đúng theo chương, loại, khoản, mục, tiểu mục của MLNSNN đã ban hành.
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ: đảm bảo hồ sơ, chứng từ phải được lập đúng mẫu biểu quy định; có đầy đủ dấu, chữ ký của những người có liên quan (thủ trưởng, kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền thủ
trưởng, kế toán trưởng); mẫu dấu, mẫu chữ ký phải đúng với mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký với cơ quan KBNN.
- Sau khi kiểm tra, kiểm soát hồ sơ của đơn vị thấy phù hợp, thì KBNN thực hiện chi cho đơn vị (thanh toán hoặc tạm ứng) theo quy định; nếu không đủ thủ tục thì trả lại hồ sơ và thông báo cho đơn vị biết lý do từ chối thanh toán.
(3) Phương thức cấp phát
Việc chi trả kinh phí ngân sách nhà nước cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước được thực hiện theo nguyên tắc thanh toán trực tiếp từ KBNN cho người hưởng lương và người cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các khoản chi chưa có điều kiện thực hiện việc chi trả trực tiếp, KBNN tạm ứng hoặc thanh toán cho đối tượng thụ hưởng qua đơn vị sử dụng ngân sách.
Các phương thức chi trả cụ thể như sau: a. Tạm ứng
- Tạm ứng bằng tiền mặt: Nội dung tạm ứng bằng tiền mặt cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, bao gồm các khoản chi của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước thuộc nội dung được phép chi bằng tiền mặt quy định tại Thông tư số 13/2017/TT-BTC ngày 15 tháng 2 năm 2017 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống KBNN.
- Tạm ứng bằng chuyển khoản: Nội dung tạm ứng bằng chuyển khoản cho các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước bao gồm: Chi mua vật tư văn phòng; Chi hội nghị (trừ các khoản thanh toán cho cá nhân được phép tạm ứng bằng tiền mặt); Chi thuê mướn (thuê nhà, thuê đất, thuê thiết bị....); Chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành; Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ nguồn kinh phí thường xuyên; Một số khoản chi cần thiết khác để đảm bảo hoạt động của bộ máy của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.
+ Đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng từ 50 triệu đồng trở lên, mức tạm ứng theo quy định tại hợp đồng đã ký kết của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước và nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng tối đa không vượt quá 50% giá trị hợp đồng tại thời điểm ký kết, và không vượt quá dự toán năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt cho khoản chi đó, trừ trường hợp như: Thanh toán hàng hóa nhập khẩu, thiết bị chuyên dùng do đơn vị sử dụng Ngân sách nhà nước phải nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài (hoặc thông qua một đơn vị nhập khẩu ủy thác) phải mở L/C tại ngân hàng và trong hợp đồng nhà cung cấp yêu cầu phải tạm ứng lớn hơn. Các trường hợp đặc thù khác có hướng dẫn riêng của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, việc thanh toán được thực hiện trong phạm vi dự toán được giao, theo hợp đồng ký kết giữa đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước và nhà cung cấp và theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
+ Đối với những khoản chi không có hợp đồng và những khoản chi có giá trị hợp đồng dưới 50 triệu đồng: Mức tạm ứng theo tiến độ thực hiện và theo đề nghị của đơn vị sử dụng ngân sách.
- Trình tự, thủ tục tạm ứng:
+ Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi KBNN hồ sơ, tài liệu liên quan đến từng khoản chi tạm ứng theo quy định kèm theo giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ giải quyết và theo dõi khi thanh toán tạm ứng.
+ KBNN kiểm soát hồ sơ, chứng từ theo quy định của Thông tư này, nếu đảm bảo theo quy định thì làm thủ tục tạm ứng cho đơn vị.
- Thanh toán tạm ứng: Thanh toán tạm ứng là việc chuyển từ tạm ứng sang thanh toán khi khoản chi đã hoàn thành và có đủ hồ sơ chứng từ để thanh toán.
+ Đối với những khoản chi tạm ứng bằng tiền mặt đã hoàn thành và đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán, các đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau.
+ Đối với những khoản chi tạm ứng bằng chuyển khoản: các khoản không có hợp đồng đã hoàn thành và đủ hồ sơ chứng từ thanh toán, các đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng với KBNN chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau. Đối với những khoản chi có hợp đồng, ngay sau khi thanh toán lần cuối hợp đồng và kết thúc hợp đồng, các đơn vị sử dụng ngân sách phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng với KBNN.
+ Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị sử dụng ngân sách có trách nhiệm gửi đến KBNN giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, kèm theo các hồ sơ, chứng từ tương ứng có liên quan theo quy định để KBNN kiểm soát, thanh toán.
- Trường hợp đủ điều kiện quy định, thì KBNN thực hiện thanh toán tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách, cụ thể:
+ Nếu số đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng: căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của đơn vị, KBNN làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (số đã tạm ứng); đồng thời, đơn vị lập thêm giấy rút dự toán ngân sách gửi KBNN để thanh toán bổ sung cho đơn vị (số chênh lệch giữa số KBNN chấp nhận thanh toán và số đã tạm ứng);
+ Nếu số đề nghị thanh toán nhỏ hơn hoặc bằng số đã tạm ứng: căn cứ giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị, KBNN làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (bằng số KBNN chấp nhận thanh toán tạm ứng), số chênh lệch sẽ được theo dõi để thu hồi hoặc thanh toán vào tháng sau, kỳ sau.
- Tất cả các khoản đã tạm ứng (kể cả tạm ứng bằng tiền mặt và bằng chuyển khoản) để chi theo dự toán ngân sách nhà nước đến hết ngày 31 tháng 12
hàng năm chưa đủ hồ sơ, thủ tục thanh toán được xử lý theo quy định tại Thông
tư số 108/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử lý ngân sách cuối năm và lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm.
- Các khoản chi tiền lương; chi học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên; chi trả dịch vụ công (tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền vệ sinh).
Các khoản chi có đủ hồ sơ chứng từ chi ngân sách nhà nước theo quy định về hồ
sơ thanh toán trực tiếp theo quy định.
- Mức thanh toán: Mức thanh toán căn cứ vào hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ, trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước được giao và còn đủ số dư dự toán để thực hiện thanh toán.
- Trình tự, thủ tục thanh toán trực tiếp: Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi KBNN hồ sơ, tài liệu liên quan đến từng khoản chi theo quy định, kèm theo giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (thanh toán), trong đó ghi rõ nội dung thanh toán để KBNN có căn cứ giải quyết và hạch toán kế toán. KBNN kiểm soát theo quy định, nếu đảm bảo theo quy định thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho các đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc qua đơn vị sử dụng ngân sách.
c. Tạm cấp kinh phí ngân sách
- Trong trường hợp vào đầu năm ngân sách, dự toán ngân sách nhà nước chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định, Cơ quan Tài chính và KBNN thực hiện tạm cấp kinh phí ngân sách nhà nước cho các nhiệm vụ chi theo quy định tại Luật Ngân sách nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại các Thông tư điều hành ngân sách hàng năm của Bộ Tài chính; Mức tạm cấp hàng tháng tối đa không vượt quá mức chi bình quân 1 tháng của năm trước; Sau khi dự toán được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao, Kho bạc Nhà nước thực hiện giảm trừ khoản tạm cấp vào loại, khoản chi ngân sách được giao của đơn vị sử dụng ngân sách. Trường hợp giao dự toán không đúng với loại, khoản đã được cấp, Kho bạc Nhà nước thông báo bằng văn bản cho cơ quan tài chính.
quan gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán; KBNN kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ chi của đơn vị, nếu đủ điều kiện theo quy định thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc cấp qua đơn vị sử dụng NSNN.
ỉ.2.4.4. Kiểm soát cam kết chi
(1) Đối tượng: Tất cả các khoản chi của NSNN đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao dự toán đối với chi thường xuyên hoặc giao KHV đối với chi đầu tư (gồm cả dự toán ứng trước), có hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ theo chế độ quy định thì phải được quản lý, kiểm soát CKC qua KBNN. Tuy nhiên, để phù hợp với tình hình thực tế ở mỗi giai đoạn của quá trình phát triển kinh tế - xã hội mà giá trị hợp đồng phải thực hiện CKC (ngưỡng) được điều chỉnh cho phù hợp.
Đồng thời đối tượng không phải thực hiện kiểm soát CKC qua KBNN cũng phải điều chỉnh cho phù hợp với tính chất chi NSNN, tính đặc thù của các khoản chi NSNN.
(2) Nội dung Kiểm soát cam kết chi đối với chi thường xuyên NSNN
- Kiểm soát cam kết chi đối với các hợp đồng được thực hiện trong 1 năm ngân sách
Khi có nhu cầu CKC, ngoài dự toán chi NSNN gửi KBNN 1 lần vào đầu năm, ĐVSDNS gửi KBNN: Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ có giá trị theo ngưỡng quy định phải CKC (gửi lần đầu hoặc khi có điều chỉnh hợp đồng); đề nghị CKC hoặc đề nghị điều chỉnh CKC.
KBNN kiểm soát, đối chiếu CKC so với dự toán ngân sách nhà nước, đảm bảo khoản đề nghị CKC không được vượt quá dự toán còn được phép sử dụng của đơn vị; Kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch