B ộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán, xử lý thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý, đến khâu tổng hợp, cung cấp thông tin kinh tế về các hoạt động của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, việc tổ chức và thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp là do bộ máy kế toán đảm nhiệm.
Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc (phần hành) cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán (hoặc bộ phận kế toán) của một doanh nghiệp. Việc tổ chức, cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác, trung thực, đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin; đồng thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ, năng suất lao động của từng nhân viên kế toán.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng những yêu cầu:
Kiểm soát nội bộ: Việc tổ chức nhân sự phải đảm bảo nguyên tắc bất
kiêm nhiệm. Điều này sẽ tránh tình trạng một người xử lý quá nhiều công việc dẫn đến gian lận mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được. B ên cạnh đó, việc xác định rõ trách nhiệm của từng nhân viên trong doanh nghiệp sẽ tránh
tình trạng đùn đẩy công việc và đổ trách nhiệm cho nhau.
Tính đồng bộ trong công việc: Thể hiện ở chỗ toàn bộ công việc được
phân bổ đều cho tất cả các phòng ban cũng như nhân viên, không để xảy ra tình trạng giao quá nhiều việc cho bộ phận, nhân viên này và quá ít việc cho bộ phận, nhân viên khác, hoặc quá nhiều việc vào thời điểm này và quá ít việc vào thời điểm khác. T ính đồng bộ trong công việc giúp cho công tác kế toán tại doanh nghiệp vận hành trôi chảy, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
Đảm bảo năng lực của nhân viên: Việc đảm bảo năng lực của nhân viên cũng là vấn đề mà lãnh đạo doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm vì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc chủ yếu vào trình độ và khả năng thành thạo công việc của những người này. Ngoài việc tuyển dụng những nhân viên có lòng yêu nghề và trình độ chuyên môn cao, doanh nghiệp cần chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng kiến thức mới cho nhân viên để họ có thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao trong công việc, đồng thời th ờng xuyên phổ biến những yêu cầu và quy đ nh về đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên. Định kỳ, doanh nghiệp cũng nên tổ chức ‘ ‘luân chuyển cán bộ’ ’ để tránh tình trạng nhân viên giải quyết công việc theo ‘‘lối mòn’ ’, điều này cũng giúp doanh nghiệp phát hiện ra những nhân viên có thể làm tốt công việc mà tr ớc đây họ ch a đ ợc phân công, đồng thời tránh sự gian lận của những nhân viên có thâm niên trong lĩnh vực mà họ đã và đang đảm nhiệm. Ngoài ra, luân chuyển cán bộ còn là một giải pháp giúp doanh nghiệp đào tạo được những nhân viên có hiểu biết về toàn bộ quy trình kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là các đối tượng có thể phát triển thành cán bộ quản lý.
Việc lựa chọn, áp d ng hình thức tổ chức công tác kế toán và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp bảo hiểm phải căn cứ dựa vào:
- Đặc điểm, tình hình phân cấp quản lý và yêu cầu quản lý kinh tế trong doanh nghiệp bảo hiểm.
- Khối luợng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế - tài chính, biên chế bộ máy kế toán; trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên kế toán.
- Tình hình trang bị các phuơng tiện kỹ thuật tính toán và thông tin trong công tác kế toán của doanh nghiệp.
Có nhiều hình thức tổ chức công tác kế toán khác nhau. Trong thực tế, doanh nghiệp bảo hiểm có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức sau:
• Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung(Stf đồ 1.1)
- Tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay còn gọi là tổ chức bộ máy kế toán một cấp. Theo hình thức này thì đơn vị chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm. Toàn bộ công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết tổng hợp và lập báo cáo theo quy định của Nhà nuớc đến khâu luu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của doanh nghiệp đều đuợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán đơn vị. Còn ở các đơn vị trực thuộc, các bộ phận trực thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng, mà chỉ bố tr nhân viên hạch toán (trong thực tế còn gọi là nhân viên thống kê ) làm nhiệm vụ huớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để hàng ngày hoặc định kỳ ngắn (3 ngày, 5 ngày....) lập bảng kê chuyển chứng từ ban đầu về phòng kế toán trung tâm. Hoặc cũng có truờng hợp các đơn vị cấp duới trở thành đơn v hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ và đ nh kỳ gửi các sổ theo chế độ sổ này về phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm tổ chức hệ thống sổ tổng hợp và chi tiết để xử lý, ghi chép toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, lập báo cáo kế toán và cung cấp thông tin cho hoạt động quản l doanh nghiệp.
Mỗ i nhân viên kế toán sẽ đảm nhiệm một hoặc một số phần hành nhất định đã nêu ở trên dưới sự điều hành của kế toán trưởng.Vì các phần hành kế toán có mối liên hệ mật thiết với nhau nên việc phân công công việc cho nhân viên kế toán cần đảm bảo tính khoa học và có sự tác động qua lại, để cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán của doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Công tác kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ được tập trung thống nhất tại phòng kế toán của đơn vị và trực tiếp là kế toán trưởng, đảm bảo sự thống nhất về quản lý trong toàn đơn vị.
- Thuận lợi cho việc phân công công tác kế toán theo hướng chuyên môn hóa và ứng dụng trang thiết b ị, phương tiện kỹ thuật công nghệ cho cơ giới hóa công tác kế toán.
- Cung cấp thông tin cho quản lý chính xác, kịp thời về hoạt động kinh tế tài ch nh của đơn v .
- Hình thức kế toán tập trung cho phép tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm chi ph .
Nhược điểm:
- Nếu địa bàn hoạt động của đơn vị rộng trên nhiều địa bàn khác nhau, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán hạn chế, đơn v ch a có điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại và đồng bộ thì việc cung cấp thông tin sẽ hạn chế, khó khăn cho công tác kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị trong quá trình quản lý, sử dụng nguồn vốn và tài sản của đơn v .
Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoặc
quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng địa bàn, hoặc những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhưng đã được trang bị và áp
dụng phương tiện kỹ thuật ghi chép tính toán, thông tin hiện đại và tổ chức quản lý tập trung.
• Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán (Sơ đồ 1.2)
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán được tiến hành đồng thời ở cả phòng kế toán của doanh nghiệp và bộ phận kế toán ở các đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp.
Theo hình thức này, các đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán riêng, có nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán, thực hiện hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị theo sự phân cấp của doanh nghiệp, định kỳ lập báo cáo kế toán của đơn vị mình theo yêu cầu của kế toán trưởng doanh nghiệp, gửi về phòng kế toán của doanh nghiệp. Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổng hợp số liệu từ các báo cáo của các đơn vị trực thuộc, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng doanh nghiệp, lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện kiểm tra công tác kế toán của toàn doanh nghiệp.
Khi áp dụng hình thức kế toán này, tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, mức độ phân cấp quản l cho các đơn v trực thuộc để tổ chức bộ máy kế toán và quy đ nh nội dung công tác kế toán c thể cho từng bộ phận trong bộ máy kế toán.
Ưu điểm:
- Phù hợp với trình độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ở mức độ cao.
- Tăng cường được kiểm tra, giám sát trực tiếp của các kế toán viên tại ch đối với hoạt động kinh tế, tài ch nh ở các đơn v trực thuộc.
- Cung cấp thông tin kế toán kịp thời phục vụ cho điều hành quản lý hoạt động kinh tế, tài ch nh ở các đơn v trực thuộc.
Nhược điểm:
- Không cung cấp thông tin kế toán kịp thời về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính trong toàn doanh nghiệp.
- Chưa đáp ứng được yêu cầu tập trung hóa quản lý kinh tế, tài chính toàn doanh nghiệp.
- Không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán.
- Kế toán trưởng không kiểm tra, kiểm soát được toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê trong toàn doanh nghiệp.
Điều kiện vận dung: Thích hợp với các đơn vị có quy mô lớn, địa bàn
sản xuất kinh doanh phân tán, chưa áp dụng khoa học kỹ thuật hiện đại và bộ máy quản lý tại các đơn vị trực thuộc tương đối hoàn chỉnh.
• Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán (Sơ
đồ 1.3)
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là sự kết hợp của hai hình thức tổ chức trên. Tức là trong doanh nghiệp, có một số đơn vị trực thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng và một số đơn vị khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Như vậy, cơ cấu bộ máy kế toán của doanh nghiệp tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán ở các đơn v trực thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng hay các nhân viên kế toán ở các đơn v trực thuộc khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng.
Đối với các đơn vị trực thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng, bộ phận kế toán trong đơn vị sẽ thực hiện thu thập, xử lý chứng từ kế toán phát sinh tại đây, để ghi sổ kế toán theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm nh tr ờng hợp tổ chức bộ máy kế toán phân tán .
Đối với các đơn vị trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng, sẽ có một số nhân viên ở đơn v làm nhiệm v thu thập, kiểm tra và có thể xử l
sơ bộ chứng từ kế toán, định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán trung tâm để hạch toán (như trường hợp tổ chức bộ máy kế toán tập trung).
Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng, đồng thời tổng hợp các tài liệu kế toán từ các đơn vị trực thuộc có tổ chức bộ máy kế toán riêng gửi đến, lập các báo cáo kế toán chung của toàn doanh nghiệp, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trên phạm vi toàn doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Khắc phục được một số nhược điểm của 2 mô hình tổ chức kế toán trên. - Thuận tiện cho công tác kiểm tra, chỉ đạo các hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị trực thuộc, chính xác, kịp thời.
- Thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu các hoạt động kinh tế phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính và quá trình hạch toán của các đơn v ị trực thuộc.
Nhược điểm:
- B ộ máy kế toán cồng kềnh, phức tạp, không thống nhất được chỉ đạo tập trung của Kế toán tr ởng.
- Việc cung cấp thông tin và tổng hợp số liệu không kịp thời, không thuận lợi cho việc thực hiện cơ giới hóa công tác kế toán.
Điều kiện vận dụng: Mô hình này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp mà đơn vị trực thuộc có những đặc điểm, điều kiện khác nhau. Một số đơn vị trực thuộc có quy mô lớn hoặc ở xa trung tâm cần thiết phải có thông tin phục vụ cho quản lý, có hạch toán kinh doanh thì sẽ tổ chức bộ máy kế toán riêng. Còn các đơn v ị trực thuộc khác do điều kiện, đặc điểm, quy mô ch a đến mức phải phân công công tác kế toán thì không tổ chức hạch toán riêng.
Mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán được áp dụng phổ biến đối với các DNBH hiện nay. Sở dĩ lựa chọn mô hình này vì việc tổ chức kinh doanh của DNB H được chia thành nhiều bộ phận (công ty thành viên, chi nhánh, phòng bảo hiểm khu vực,...) phủ kín trên địa bànn hoạt động rộng; có những bộ phận trực thuộc ở gần, có những bộ phận trực thuộc ở xa văn phòng, trụ sở của doanh nghiệp. Công tác kế toán tài chính ở các bộ phận trực thuộc xa văn phòng, trụ sở do phòng, tổ kế toán ở các bộ phận đó thực hiện, định kỳ tổng hợp số liệu gửi về B an, Phòng kế toán tài chính của doanh nghiệp. Hoạt động kế toán tài chính của các bộ phận ở gần sẽ do B an, Phòng kế toán tài chính của doanh nghiệp thực hiện cùng với việc tổng hợp số liệu chung toàn doanh nghiệp và lập báo cáo tài chí nh định kỳ.
Tóm lại, để thực hiện đầy đủ chức năng của mình và phát huy hết khả năng đem lại hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp phải lựa chọn, xây dựng được mô hình tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp l , chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời cũng phải phù hợp với việc tổ chức sản xuất kinh doanh, cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp.