nh ợc điểm trong việc vận d ng tổ chức công tác kế toántrên tất cả các kh a cạnh: B ộ máy kế toán, công tác kế toán và kiểm tra kế toán và dự vào đó sẽ đưa ra những yêu cầu, nguyên tắc, giải pháp và điều kiện để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại chương 3.
2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠITỔNG CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO VIỆT TỔNG CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO VIỆT
2.4.1. Những ưu điểm đạt được.
2.4.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán:
B ộ máy kế toán của toàn Tổng Công ty nói chung khá gọn nhẹ, có thể đáp ứng đầy đủ và kịp thời yêu cầu công việc, phù hợp với công tác kế toán. Nhân
viên kế toán có năng lực, kinh nghiệm và nhiệt tình trong công việc, có trình độ nghiệp vụ, nắm vững chế độ và vận dụng vào công việc một cách linh hoạt, khoa học. Hoạt động của bộ máy kế toán về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý. Công tác kế toán được vận dụng một cách hợp lý, phù hợp với các yêu cầu của Tổng Công ty. Điều này được thể hiện ở tính linh hoạt trong tổ chức kế toán góp phần tạo điều kiện cho quản lý hiệu quả tài sản, vật tư, tiền vốn của đơn vị, nâng cao chất lượng và hiệu quả.
Việc phân công công việc được bố trí hợp lý với quy trình cụ thể. Ví dụ: Kế toán TSCĐ. CCLĐ kiêm kế toán nội bộ hay kế toán ngân hàng kiêm kế toán hoạt động đầu tư. Mỗ i nhân viên kế toán đảm nhiệm một hoặc vài phần hành có liên quan, giúp hạn chế sự chồng chéo, cản trở trong quá trình thực hiện công tác kế toán. Việc tổ chức tốt các phần hành kế toán còn đảm bảo thực hiện thành công chương trình luân chuyển của các loại chứng từ. Cuối năm kế toán viên đều có báo cáo, đánh giá kết quả, đề ngh những việc cần chỉnh sửa hay phân bổ lại công việc cho hợp lý gửi tới phụ trách kế toán hoặc Giám đốc ban.
B ộ máy nhân sự với trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, tinh thần trách nhiệm cao đây là cơ sở để có thể nhanh chóng hoàn thiện tổ chức công táckế toán. Lãnh đạo bộ phận kế toán đều là những người có kinh nghiệm làm kế toán từ 10 năm trở lên, ngoài ra còn có thêm những kinh nghiệm về lĩnh vực quản lý nên nắm rõ và rất có kinh nghiệm về nghề kế toán. Riêng Giám đốc ban kế toán tại Tổng Công ty là ng ời đã từng đảm nhận chức v giám đốc tài chính và làm việc tại các phòng ban khai thác bảo hiểm trực tiếp, nên vừa có kinh nghiệm trong lĩnh vực tài ch nh kế toán vừa am hiểu lĩnh vực bảo hiểm.
Kế toán tại toàn Tổng Công ty đã đảm bảo t ơng đối tốt những yêu cầu đặt ra nhằm phục vụ công tác quản lý tài chính. Kế toán tại các công ty thành
viên được đào tạo bài bản nên có thể đáp ứng khá tốt công việc của mình trong việc quản lý doanh thu - chi phí. Hàng năm đội ngũ kế toán tại toàn Tổng Công ty được tập huấn để có thể cập nhật những thay đổi về chế độ kế toán của Nhà nước và thay đổi về quy chế tài chính của toàn hệ thống đồng thời đưa ra những thắc mắc cần giải đáp, thảo luận với những cán bộ trong lĩnh vực TC-KT của Tổng Công ty và các đơn vị bên ngoài như Tổng Cục thuế, B ộ Tài chính, Kiểm toán,....
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đạt được bộ máy kế toán vẫn cần phải hoàn thiện thêm để đáp ứng đ ợc nhu cầu ngày càng lớn do quy mô Tổng Công ty ngày càng phát triển.
2.4.1.2. Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu
Nói chung công tác tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ đã được thực hiện đúng theo quy định của Pháp luật, chuẩn mực kế toán.
Công tác kiểm tra chứng từ được tiến hành thường xuyên, liên tục để đảm bảo t nh hợp l , hợp lệ của chứng từ. Chứng từ đ ợc đóng quyển, đánh số cụ thể và lưu trữ. Các chứng từ được đánh số cụ thể với từng nội dung được in s ẵn từ sổ tổng hợp đến chi tiết. Tổ chức mở sổ kế toán một cách phù hợp để phản ánh, giám đốc tình hình biến động của quá trình kinh doanh. Trình tự luân chuyển chứng từ tuơng đối hợp l tạo điều kiện hạch toán ch nh xác, k p thời.
2.4.1.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản về cơ bản đã đầy đủ tiểu m c để hạch toán và phù hợp với chế độ quản lý của toàn bộ hệ thống BHB V, giúp cho đơn vị theo dõi tình hình biến động về TS-NV được chính xác. Việc thay đổi hệ thống TK cho hợp ngắn gọn và hợp lý đã giúp công tác hạch toán đơn giản hơn tránh nhầm l ẫn. Ví dụ: Trước đây TK 112 theo dõi các tiểu khoản ứng với từng ngân hàng và từng loại tiền tệ như TK 11211: Tiền gửi ngân hàng tại VCB ,
11212: Tiền gửi ngân hàng tại B VB , Các công ty thành viên khác nhau, có những mối quan hệ khác nhau nên sẽ mở TK tại các ngân hàng khác nhau, gây nên việc có quá nhiều tiểu khoản 112 mà không dùng tới. Hiện nay B HB V đang theo dõi TK 112 theo mã ngân hàng và loại tiền tệ giúp hạn chế sự cồng kềnh của hệ thống TK 112. Hệ thống TK đã phản ánh khá đầy đủ nội dung của các nghiệp vụ kinh tế tại BHB V.
2.4.1.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Hệ thống sổ kế toán đang được áp dụng khá phù hợp, đáp ứng được nhu cầu quản lý hay kiểm tra của kế toán, được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng. Chứng từ được ghi chép lại theo trình tự về thời gian. Khi có chứng từ nhập vào máy, sẽ tự nhảy số liệu vào các sổ, cần theo dõi sổ nào ta chỉ làm thao tác chọn là xong. Do đó, việc ghi chép sổ được tiến hành nhanh chóng, rõ ràng, minh bạch tạo thuận lợi cho việc hạch toán kế toán. Việc kết nối các phần hành trong phần mềm tương đối tốt. Nói chung việc ghi chép sổ được tiến hành nhanh chóng, rõ ràng, minh bạch tạo thuận lợi cho việc hạch toán kế toán.
2.4.1.5. Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán.
B áo cáo kế toán rõ ràng, số liệu kế toán, thống kê trong toàn ngành sẽ nhanh chóng k p thời ph c v cho công tác quản l . áo cáo kế toán là cơ sở để đánh giá công tác quản l tài ch nh của ngành và từ đó an lãnh đạo sẽ có những quyết sách quyết đ nh h ớng phát triển cho H V. Ngoài hệ thống báo cáo công bố ra bên ngòai, hệ thống báo cáo nội bộ phong phú giúp việc đáp ứng những nhu cầu về kiểm soát một cách nhanh nhất.
Khi cần sử dụng bất kỳ báo cáo nào kế toán viên chỉ cần tìm trong danh sách sổ và báo cáo, chọn đúng phân hệ báo cáo và báo cáo cần sử d ng. V d phân hệ áo cáo công nợ có rất nhiều loại báo cáo, cần sử d ng báo cáo nào thì kế toán viên chỉ cần click vào đúng tên báo cáo và bấm xem.
Hệ thống báo cáo bắt buộc đều đuợc kiểm tra và soát xét kỹ càng truớc khi đua ra bên ngoài. Số liệu của đơn vị đưa lên ban TC - KT đều được kế toán chuyên quản kiểm tra cụ thể. Nếu có bất cứ sai sót nào phải tiến hành xác minh, kiểm tra lại chứng từ gốc để điều chỉnh. Kế toán tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp số liệu và hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính để nộp lên giám đốc ban TC - KT; ban lãnh đạo kiểm tra, ký quyết toán và thông báo thông tin tài chính ra bên ngoài.
Phần mềm Sun Accout được chính thức khai thác, sử dụng vào năm 2017, sau khi phần mềm được đưa vào sử dụng thì công tác kế toán đã đơn giản và rút ngắn được thời gian luân chuyển thông tin kế toán từ công ty thành viên lên Tổng Công ty. Dựa trên các báo cáo kế toán, lãnh đạo có thể nắm bắt đ ợc tình hình tài ch nh của đơn v để có cơ chế điều hành và quản l một cách nhanh chóng.
2.4.1.7. Tổ chức kiểm tra kế toán:
Hiện nay, tại B an TC-KT Tổng Công ty với hệ thống kế toán chuyên quản có trình độ, năng lực cao th ờng xuyên rà soát công tác kế toán tại các đơn vị và tiến hành đối chiếu quyết toán nguồn nên việc sai sót đã giảm đi đáng kể. Đồng thời theo định kỳ hàng năm, B an Kiểm tra nội bộ và quản lý rủi ro sẽ tiến hành kiểm tra toàn diện một vài đơn vị trong hệ thống nên đã làm tăng tính cẩn trọng trong công tác kế toán. Hàng năm kiểm toán độc lập Ernst & Young sẽ tiến hành kiểm tra, soát xét hệ thống kế toán trong toàn hệ thống tại các đơn v . Tr ớc đây khi sự d ng phần mềm Sun ccount cuối qu , cuối năm phòng Công nghệ thông tin có trách nhiệm tải dữ liệu từ đơn vị về Tổng Công ty. Khi đó quá trình soát xét, kiểm tra mới đ ợc kế toán chuyên quản thực hiện nên quyết toán sẽ mất nhiều thời gian hơn, khi phát hiện những sai sót thì phải làm phiếu kế toán điều chỉnh vào năm sau. o Sun ccout sử d ng hệ thống dữ liệu tập trung nên công việc chỉ đạo, kiểm tra
được thuận lợi hơn .
Tóm lại,tổ chức công tác kế toán tại Tổng Công ty B ảo hiểm B ảo Việt đã chấp hành nghiêm chỉnh và vận dụng khá tốt chế độ kế toán. Với đội ngũ cán bộ kế toán có kinh nghiệm nên tổ chức theo hướng gọn nhẹ, linh hoạt cùng với hệ thống phần mềm được thiết kế riêng đã giúp đáp ứng được khối lượng công việc ngày càng nhiều và phức tạp của công tác kế toán. B ên cạnh đó ý thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nên B an lãnh đạo của BHB V thường xuyên tổ chức những lớp học tập huấn, để nâng cao trình độ, năng lực và hiểu rõ thêm những thay đổi của chế độ, chính sách kế toán.
2.4.2. Những hạn chế trong tổ chức công tác kế toán tại BHBV
Qua nghiên cứu bên cạnh những thành tựu đạt được, công tác tổ chức công tác kế toán tại BHB V vẫn còn những hạn chế cần khắc phục.
2.4.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay, bộ máy kế toán tại Tổng Công ty chưa có bộ phận riêng để ph c v nhu cầu quản tr và phân t ch hoạt động kinh doanh. ộ phận kế toán quản tr ch a có, nên các kế toán bộ phận khác phải kiêm nhiệm, khiến cho chất l ợng của các báo cáo này ch a thực sự cung cấp đầy đủ những thông tin cho các nhà quản l , ch a thực hiện đ ợc vai trò tham m u của mình. Tổng Công ty B HB V cần phải bổ sung những chuyên viên phân tí ch có năng lực, để phụ trách riêng bộ phận kế toán quản trị tại ban TC-KT.
Tại văn phòng Tổng Công ty, ban TC-KT chỉ có 17 người trong đó có 14 cán bộ trực tiếp thực hiện và 03 cán bộ quản lý. Với số lượng công việc rất nhiều nhưng do nhân sự còn có hạn, nên 01 kế toán viên đang phải đảm nhiệm một lượng công việc khá nhiều. Ví du: Kế toán tái bảo hiểm chịu trách nhiệm soát xét, kiểm tra về việc nhận-nhượng tái bảo hiểm trong toàn hệ thống nh ng mới chỉ có một ng ời đảm nhận công việc này khiến cho công việc vào cuối quý thường bị tồn đọng ( do chứng từ treaty thường tập trung
vào cuối mỗ i quý) sẽ ảnh huởng tới thời gian và số liệu quyết toán. Hay kế toán chuyên quản đang phải phụ trách trung bình mỗi nguời 09 đơn vị, việc soát
xét một số hrợng lớn đơn vị có thể làm giảm chất hrợng của báo cáo. Khi thành
lập đoàn kiểm tra đột xuất, thuờng có thành viên là kế toán chuyên quản đơn
vị bị
kiểm tra thì số hrợng kế toán chuyển quản lại giảm xuống, khiến những nguời không đi công tác phải đảm nhận công việc của nguời đi vắng, việc làm này sẽ ảnh huởng tới chất hrợng công việc và tạo thêm áp lực cho kế toán viên. Hiện nay,
bộ phận chuyên quản đuợc phân công theo từng đôi, 2 nguời cùng một đội và có
trách nhiệm đảm nhận công việc của ng ời đi công tác.
Tại các đơn vị cấp duới, cán bộ và nhận viên bộ phận kế toán còn kiêm nhiệm cả thống kê và bán bảo hiểm, nên đã gây xao nhãng khiến chất hrợng công việc còn hạn chế. Do đó, việc áp dụng các ứng dụng khoa học công nghệ trang thiết b ị, kỹ thuật hiện đại hiệu quả không cao. B ên cạnh đó còn ảnh huởng tới quá trình thu thập, xử lý, tổng hợp, cung cấp và luu trữ thông tin của đơn v . Tại một số đơn v , do số l ợng nhân sự còn hạn chế nên một kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành, dẫn tới ôm đồm nhiều công việc, làm ảnh huởng tới chất luợng công việc và báo cáo thuờng gửi muộn. Một số kế toán do l ợng công việc th ờng tập trung nhiều vào cuối qu , b áp lực về thời gian, nên có thể trong quá trình đ nh khoản b nhầm l n về tài khoản, về đối tuợng,.... làm ảnh huởng tới chất luợng công tác kế toán. Một số kế toán tại các công ty thành viên đã có kinh nghiệm làm kế toán, nh ng ch a thực sự hiểu đuợc đặc điểm riêng của kế toán bảo hiểm, nên còn có thể chua thực sự làm tốt công việc của mình.
2.4.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán
Một số chứng từ phát sinh còn ch a thực sự hợp l , hợp lệ, thanh toán chậm ảnh huởng tới việc phản ánh chi phí đúng kỳ phát sinh chi phí. Một số phòng, ban do không nắm đ ợc quy trình và nguyên tắc kế toán nên có thể
làm ảnh hưởng tới tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ như thiếu chữ ký hóa đơn, chưa đúng mẫu quy định trong quy chế tài chính làm cho công tác hoàn thiện chứng từ mất nhiều thời gian.
Do đặc thù của công việc bảo hiểm nên có nhiều đại lý ở trên khắp đại bàn việc nộp hóa đơn, chứng từ muộn, làm ảnh hưởng tới việc hạch toán đúng kỳ phát sinh doanh thu. Một số đơn vị công tác luân chuyển chứng từ còn chưa sự thực kịp thời, gửi chậm nên gây hiện tượng chứng từ được đưa về dồn dập vào cuối tháng, khiến công việc tập trung quá nhiều có thể dễ gây sai sót do có áp lực về thời gian. Vì phạm vi của BHB V trải dài toàn bộ 63 tỉnh, thành trên cả nước nên quá trình luân chuyển chứng từ nội bộ có thể còn chậm chễ. Ví dụ: Khi cấp phát ấn chỉ, đơn vị cần phải gửi giấy yêu cầu lên ban TC-KT tại văn phòng TCT, nhưng có thể thất lạc nên kế toán quản lý kho không nhận đ ợc làm việc gửi ấn chỉ chậm ch , ảnh h ởng tới hoạt động kinh doanh. Chứng từ hiện nay được lưu trữ quá nhiều tại văn phòng Tổng Công ty, do diện t ch kho tại văn phòng còn hạn chế nên đang b quá tải. Tại kho Gia Lâm chứng từ được lưu trữ từ năm 1995 mà chưa tiến hành xử lý, khiến cho kho chật chội và khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ cũ. Trong quá trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban ch a có sự bàn giao, k nhận bởi vậy có thể gây l n lộn và mất chứng từ kế toán.
2.4.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Về hệ thống tài khoản kế toán, dù hệ thống TK đã có sự rút gọn đáng kể, nhưng vẫn đang có quá nhiều tiểu khoản với nội dung không rõ ràng gây khó khăn cho việc hạch toán như: TK chi phí khác có TK CP dịch vụ mua ngoài hay chi phí bằng tiền khác, có nội dung có thể gộp chung thành một TK. Hay việc nội dung TK còn trùng khá nhiều. Ví dụ: TK 22812 và TK 2282 đều là trái phiếu dài hạn với các loại trái phiếu phân chia giống nhau: trái