Chứng từ ban đầu phản ánh trực tiếp đối tuợng hạch toán, ghi lại nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ ban đầu có đầy đủ giá trị và
hiệu lực cho hạch toán và cho quản lý, có ý nghĩa lớn trong công tác kế toán, thanh tra, lãnh đạo nghiệp vụ, xác định trách nhiệm vật chất, nó chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã thực sự phát sinh và hoàn thành.
Tại B an Kế toán Tổng Công ty và các Công ty thành viên, công tác hạch toán ban đầu (lập chứng từ ban đầu) đuợc tiến hành đúng quy định của Nhà nuớc và của Tổng Công ty. Từ ngày 01/01/2017 chứng từ đuợcáp dụng theo huớng dẫn tại thông tu 200/2014/TT-BTC, trong đó tất cả các loại chứng từ đềuđuợcdoanh nghiệp chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán nhung vẫn đáp ứng đuợc các yêu cầu của Luật kế toán (2017) và đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính đều đuợc phản ánh trung thực vào các chứng từ do bộ phận kế toán và các phòng có liên quan lập. Các chứng từ nội bộ cũng đuợc nghiên cứu xây dựng, vận dụng một cách khoa học, thống nhất và thuận tiện cho việc quản lý.
Hệ thống chứng từ đuợc sử dụng tại Tổng Công ty B ảo hiểm B ảo Việt: Ngoài một số loại chứng từ kế toán doanh nghiệp chung nhu phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, ...còn có các chứng từ kế toán đặc thù của doanh nghiệp bảo hiểm nhu hóa đơn thu phí bảo hiểm, đơn bảo hiểm, phiếu thanh toán hoa hồng, bảng kê thu phí bảo hiểm hàng ngày,. và các Công ty thành viên có thể tùy thuộc vào thực tế hoạch toán các nghiệp v để bổ sung thêm một số chứng từ kế toán cần thiết ph c v cho việc hạch toán các nghiệp vụ tại đơn vị mình nhu tờ trình kiêm bản thanh toán tiền bảo hiểm, tờ trình thanh toán chi quản lý,.
Căn cứ vào chế độ chứng từ đã đuợc ban hành của Nhà nuớc, BHBV đã tiến hành nghiên cứu đặc điểm hoạt động, đặc điểm về đối t ợng kế toán cũng nh nhu cầu thu nhận, xử l thông tin để xây dựng và vận d ng chứng từ để phù hợp yêu cầu quản l và đảm bảo t nh pháp l theo quy đ nh của Nhà nuớc. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở bộ phận nào thì bộ phận đó lập chứng từ
kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế đó. về việc đảm bảo tính tuân thủ đúng quy định về chứng từ hóa đơn do B ộ Tài chính và Tổng Công ty quy định trong Quy chế quản lý tài chính và ISO do kế toán viên soát xét. Quá trình luân chuyển chứng từ đuợc quy định gồm các buớc sau:
-B1: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh. -B 2: Lập chứng từ.
-B 3: Kiểm tra chứng từ.
-B 4: Phân loại và sắp xép chứng từ. -B 5: Ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. -B 6: Luu trữ và bảo quản chứng từ.
* về việc lập và phản ánh nội dung nghiệp vụ vào chứng từ:
Trong quy chế quản lý tài chính, đã có một số mẫu biểu chứng từ đuợc ban hành và sử dụng thống nhất trong toàn hệ thống nhu: Phiếu đề nghị trang b ị Tài sản cố định, công cụ lao động, bảng chấm công, đề nghị thanh toán, tạm ứng,.... (Phụ lục số 02 ). Mẫu Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt đuợc in từ phần mềm kế toán mà BHB V đang sử dụng. Nội dung trên chứng từ cần đuợc ghi rõ ràng, trung thực, có cơ sở rõ ràng và phải đầy đủ chữ ký những bên có liên quan.
Các chứng từ đ ợc sử d ng tại các phần hành :
-Chứng từ về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, giấy đề ngh thanh toán, giấy đề ngh tạm ứng và các chứng từ có liên quan.
-Chứng từ bán hàng: hóa đơn bán l , đơn bảo hiểm.
-Chứng từ tiền l ơng: ảng chấm công, bảng kê tr ch nộp các khoản theo luơng, chứng từ chuyển tiền luơng cho cán bộ, công nhân viên.
-Chứng từ tài sản cố đ nh, công c lao động: ề ngh trang b công c lao động, uyệt giá và nhà cung cấp, biên bản giao nhận tài sản cố đ nh, công
cụ lao động, biên bản kiêm kê, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. Tuy nhiên đối với mỗ i nghiệp vụ thì cần thêm những chứng từ khác nhau. Để chứng minh tính hợp lý, hợp lệ khi hạch toán vào phần mềm kế toán.
* về việc kiểm tra chứng từ:
Chứng từ đuợc lập tại phòng/ ban có liên quan sau đó gửi xuống kế toán phụ trách, kế toán viên có trách nhiệm đọc, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Chứng từ gốc dùng để làm căn cứ ghi sổ nên khâu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ là vô cùng cần thiết và đóng vai trò quan trọng. Sau khi kế toán viên kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ thì lãnh đạo B an kế toán là nguời kiểm soát lại một lần nữa truớc khi đua vào lãnh đạo Tổng Công ty ký chứng từ. Trên văn phòng Tổng Công ty, Giám đốc B an Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm ký những chứng từ liên quan đến nguồn chung của toàn Tổng Công ty còn Phó Giám đốc B an Tài chính Kế toán chị u trách nhiệm ký chứng từ nguồn riêng của các phòng/ban mình phụ trách hoặc đuợc ủy quyền. Còn tại đơn vị phụ trách kế toán chịu sẽ trách nhiệm soát xét chứng từ tại toàn đơn vị của mình. Do luợng công việc của kế toán viên thuờng rất nhiều vào cuối quý nên công tác kiểm tra chứng từ có thể bị chậm trễ, làm ảnh huởng tới công tác hạch toán đúng kỳ doanh thu-chi phí.
* về việc phân loại và sắp xếp chứng từ:
Hiện nay chứng từ tại BHB V đuợc phân loại theo chứng từ gốc và chứng từ trung gian. o công tác kế toán đang đ ợc tin học hóa nên số l ợng chứng từ gốc chiếm tỷ trọng lớn. Tất cả các chứng từ trung gian đuợc lập đều phải in phiếu kế toán và k lãnh đạo. Tuy nhiên một số phiếu kế toán còn ch a đ ợc in và đóng quyển l u trữ.
Việc sắp xếp chứng từ căn cứ vào thời gian và số thứ tự của chứng từ. Kế toán tiền mặt sắp xếp chứng từ theo ngày và theo thứ tự phiếu thu rồi đến
phiếu chi, từ nhỏ đến lớn. Kế toán các phần hành khác sắp xếp tương tự.
* về việc ghi sổ kế toán:
Căn cứ vào chứng từ, kế toán tiến hành định khoản trên phần mềm kế toán
SunAccout, đây là phần mềm BHB V thiết kế riêng để phục vụ cho công tác quản
l .
Việc ghi sổ kế toán được thực hiện bởi kế toán viên phụ trách từng phần hành và thực hiện hoàn toàn bằng phần mềm kế toán với các loại chứng từ đã được mã hóa sẵn trên máy. Đối với các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, sau khi kế toán nhập chứng từ gốc vào chương trình kế toán máy, kế toán in phiếu thu và phiếu chi rồi chuyển cho thủ quỹ để vào sổ quỹ và thanh toán. Đối với các nghiệp v kinh tế tài ch nh không trực tiếp liên quan đến tiền mặt, sau khi kế toán nhập dữ liệu vào máy thì in chứng từ ghi sổ để lưu cùng chứng từ gốc.
Hệ thống máy t inh của Tổng Công ty đượckết nối mạng với nhau nhằm mục đich mô tả lại các quy trình nghiệp vụ bảo hiểm đặc thù trong công tác xác đ nh doanh thu, các khoản chi ph liên quan đến nghiệp v bảo hiểm gốc, nghiệp vụ tái bảo hiểm và các nghiệp vụ bảo hiểm khác trong hệ thống chế độ tài chinh kế toán đối với hoạt động kinh doanh bảo hiểm tại Tổng Công ty. Khi có yêu cầucủa người sử dụng thông tin, kế toán có thể in ra các sổ chi tiết của các tài khoản, các báo cáo khác. Người thực hiện phần hành này có thể sử dụng kết quả của người thực hiện phần hành khác đồng thời có thể dễ dàng truy cập vào ch ơng trình để thực hiện sửa đổi dữ liệu khi cần thiết.
Việc ghi sổ kế toán cần phải đ ợc thực hiện k p thời, đặc biệt đối với hạch toán doanh thu ph bảo hiểm, tránh tình trạng hạch toán chi bồi thừờng đối với những hợp đồng không thuộc phạm vi bảo hiểm: chưa thanh toán phi bảo hiểm trước khi xảy ra tổn thất.
* về việc lưu trữ và bảo quản chứng từ
toán viên tự bảo quản chứng từ liên quan đến phần hành của mình. Thủ quỹ có trách nhiệm hru trữ chứng từ chi và thu tiền mặt, kế toán ngân hàng luu chứng từ thu, chi qua ngân hàng.Chứng từ đuợc đóng quyển, đánh số rõ ràng, luu kho và tiêu hủy theo đúng quy định hiện hành của Pháp luật. Kết thúc năm, tấtcảchứng từ tại văn phòng Tổng Công ty sẽ đuợc đóng và luu trữ tại kho tại văn phòng Tổng Công ty trong vòng 03 năm. Sau đó chứng từ sẽ đuợc đóng thùng và luu trữ tại kho của BHB V tại Gia Lâm. Hiện nay trên văn phòng còn luu trữ chứng từ từ năm 2011, luợng chứng từ quá nhiều và chồng chất khiến cho quá trình tra cứu, tìm chứng từ còn khó khăn. Hơn nữa do trong kho còn để hóa đơn, ấn chỉ cấp phát cho đơn vị nên khiến cho thời gian tìm kiếm chứng từ tăng lên. Đối với các đơn vị, phòng kế toán sẽ tự có ph ơng án thuê kho riêng để l u trữ chứng từ sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhất có thể.
* Đối với hoạt động nhận, nhuợng tái bảo hiểm:
B an Tái bảo hiểm tại văn phòng Tổng Công ty có trách nhiệm quản lý hoạt động nhận, nh ợng tái bảo hiểm nên chứng từ đều do an trực tiếp làm, quảnl và chuyển sang kế toán. ối với các hợp đồng Treary tái cố đ nh chứng từ đuợc làm theo quý, cán bộ phụ trách từng loại nghiệp vụ, có trách nhiệm chuyển chứng từ sang cho kế toán tái bảo hiểm truớc ngày 15 của tháng sau, tháng cuối quý để hạch toán theo dõi về phí và hoa hồng. Đối với hợp đồng tái bất thuờng khi có chứng từ cán bộ cần kẹp xác nhận của nhà tái rồi chuyển sang kế toán. Chứng từ tái thể hiện đầy đủ tên dịch vụ, số reff, số tiền ph nhận, nh ợng tái và hoa hồng.
Do BHB V có hệ thống trải dài khắp đất nuớc nên quá trình luân chuyển chứng từ nội bộ có vai trò rất quan trọng . Đối với quá trình luân chuyển chứng từ giữa các đơn v và giữa đơn v với văn phòng Tổng Công ty: Ban TC-KT có yêu cầu và huớng dẫn cụ thể về thời gian chuyển chứng từ và
đối chiếu TK 336 theo CV số 304/2017/TSC/TCKT. Hệ thống phần mềm SunAccout đã tích hợp chứng năng tự sinh cho TK 336, khi đơn vị hoặc Tổng Công ty hạch toán chứng từ báo nợ hoặc báo có thì ở đơn vị nhận nợ hoặc có chứng từ hạch toán sẽ hiện lên tại màn hình chứng từ nhận Nợ-Có. Sau khi nhận đuợc chứng từ gốc, đơn vị sẽ tiến hành sửa lại TK cho đúng với bản chất của nghiệp vụ. Muộn nhất đến ngày 15 tháng sau, các đơn vị phải gửi toàn bộ chứng từ cho những đơn vị có liên quan. Cuối quý kế toán nội bộ có trách nhiệm đối chiếu TK 336 với kế toán tại đơn vị, ký và đối chiếu để chốt số liệu. Tuy nhiên, do khối luợng công việc vào cuối quý thuờng rất nhiều nên quá trình gửi chứng từ giữa các đơn vị, giữa đơn vị - Tổng Công ty thuờng ch a k p thời làm cho ảnh h ởng tới tiến độ quyết toán.
Tóm lại tất cả nghiệp v kinh tế, tài ch nh liên quan đến hoạt động của BHB V đều đuợc lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp v kinh tế, tài ch nh phát sinh. Tất cả các chứng từ kế toán do BHB V lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều đuợc tập trung vào bộ phận kế toán. ộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.