Hệ thống tài khoản kế toán tài chính DNB H là một bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong toàn bộ hệ thống chế độ kế toán DNBH. Lần đầu tiên, hệ thống tài khoản kế toán mà tất cả các N H phải áp d ng thống nhất là hệ thống tài khoản kế toán DNB H ban hành chính thức theo Quyết định số 1296 TC/QĐ/CĐKT (31/12/1996) của B ộ trưởng B ộ Tài chính. Hệ thống tài khoản này được bổ sung, sửa đổi theo Quyết định số 150/2001/QĐ -B TC ngày 31/12/2001 của B ộ trưởng B ộ Tài chính.Ngày 28/12/2012, B ộ trưởng B ộ Tài chính ban hành TT 232/TT-B TC về việc hướng dẫn kế toán áp dụng đối với DNB H phi nhân thọ, doanh nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh DNB H phi nhân thọ nước ngoài. Ngày 22/12/2014, B ộ trưởng B ộ Tài chính đã ban hành Thông tư 200/2014/TT-B TC về việc hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Ngày 19/12/2014, Bộ trưởng B ộ tài chính ban hành Thông tư 199/TT- TC về việc h ớng d n kế toán áp d ng đối với N H nhân thọ, doanh nghiệp tái bảo hiểm. Vì vậy hiện nay các DNBH thuộc mọi thành phần kinh tế phải áp d ng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư 232/2012/TT-BTC,thông tư 199/2014TT-BTC cập nhật hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 200/2014TT-BTC. Điều này hoàn toàn phù hợp với quy định về việc lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Điều 24 Luật Kế toán Việt Nam: ‘ ‘Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do ộ Tài ch nh quy đ nh để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp d ng ở đơn v .
Hệ thống tài khoản kế toán N H ban hành theo Thông t 232/2012/TT- TC, thông t 199/2014/TT- TC, cập nhật hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo TT200/2014/TT-B TC bao gồm các tài khoản được chia
làm 9 loại trong B ảng cân đối kế toán và 1 loại ngoài B ảng cân đối kế toán. Các tài khoản loại 1, 2, 3, 4 là các tài khoản có số dư (tài khoản thực ); các tài khoản loại 5, 6,7, 8, 9 không có số dư (tài khoản tạm thời). Các tài khoản ngoài B ảng (loại 0 ) luôn có số dư Nợ.
Hệ thống tài khoản kế toán DNBH sau khi cập nhật đã phản ánh khá đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong các DNBH, phù hợp với yêu cầu quản lý, đặc điểm thị trường bảo hiểm và nền kinh tế nước ta hiện nay cũng như trong thời gian tới. B ên cạnh đó, việc cập nhật hệ thống tài khoản kế toán DNBH đã thể hiện được sự vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực kế toán quốc tế và Việt Nam, phù hợp với các thông lệ, nguyên tắc, chuẩn mực có tính phổ biến của kế toán các nước có thị trường bảo hiểm phát triển; đồng thời tạo khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và xử lý thông tin bằng máy tính.
1.3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Chứng từ kế toán chỉ phản ánh thông tin kinh tế riêng biệt, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Do đó, cần phải tập hợp, hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh trên chứng từ vào ‘ ‘sổ ’ ’ để thấy rõ sự biến động của từng loại tài sản, tình hình sử dụng vốn và quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Loại sổ đó được gọi là ‘ ‘Sổ kế toán’ ’ - phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc lựa chọn các loại sổ chuyên môn dùng để theo dõi, ghi chép, hệ thống và l u giữ toàn bộ các nghiệp v kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian liên quan đến doanh nghiệp. Trong môi tr ờng kế toán ứng d ng công nghệ thông tin, sổ kế toán
tồn tại dưới các tập tin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với những phần mềm tính toán và xử lý cơ sở dữ liệu.
Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ, có hệ thống, để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh lên các báo cáo kế toán của doanh nghiệp.
Sổ kế toán gồm 2 loại:
- Sổ kế toán tổng hợp: Là sổ dùng để theo dõi những chỉ tiêu tổng hợp về một đối tượng nhất định theo chỉ tiêu tiền tệ, thường được ghi định kỳ, là cơ sở để lập các B CTC, báo cáo kế toán. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký, Sổ cái,...
- Sổ kế toán chi tiết: Là sổ mở cho tài khoản kế toán chi tiết, theo dõi sự biến động của một đối tượng kế toán cụ thể theo các chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản l từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi ph ,... ch a được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết bao gồm: Sổ, Th kế toán chi tiết.
Sổ kế toán có vai trò rất quan trọng, không những là công cụ đúc kết và tập trung những tài liệu kế toán cần thiết về một doanh nghiệp, mà còn là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán. Nhiệm v của doanh nghiệp là phải tổ chức hệ thống sổ kế toán một cách khoa học, bao gồm mở đủ số l ợng sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; trình tự, kết cấu, nội dung, phương pháp ghi chép sổ hợp lý, thống nhất; đảm bảo khả năng kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp số liệu và lập báo cáo.
Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm:
sổ cần đảm bảo những yêu cầu:
- Phải thể hiện đuợc cả thông tin tổng hợp l ẫn thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp liên quan đến các đối tuợng kế toán.
- Phải đuợc nguời có thẩm quyền trong đơn vị phê duyệt truớc khi đua vào sử dụng cho công tác kế toán của doanh nghiệp.
- Phải đuợc cập nhật thông tin để hệ thống sổ luôn đáp ứng đuợc yêu cầu ghi chép và luu trữ thông tin trong doanh nghiệp.
Xây dựng mối quan hệ giữa các sổ: Việc xây dựng mối quan hệ giữa
các sổ phải dựa trên các nguyên tắc:
- Có thứ tự: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán phải ghi vào
sổ nào truớc, ghi vào sổ nào sau...
- Có thể kiểm soát: Khi có sự biến động của các đối tuợng kế toán,
nhân viên kế toán cần phải theo dõi đối tuợng đó ở những sổ nào, mức độ chi tiết ra sao ?
- Có thể đối chiếu, kiểm tra: Khi muốn xác định tính chính xác của số
liệu trên sổ kế toán ở bộ phận này thì nguời kiểm tra có thể lấy số liệu đó từ những sổ nào để đối chiếu. Việc thiết lập mối quan hệ giữa các sổ giúp cho tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận hành trôi chảy.
Xây dựng các hình thức kế toán: Hình thức kế toán là những huớng dẫn
cụ thể cho việc tổ chức hệ thống sổ kế toán. Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán và khả năng trang b ị các phuơng tiện hỗ trợ kỹ thuật tính toán mà doanh nghiệp xây dựng hình thức kế toán cho phù hợp. Doanh nghiệp đuợc chủ động xây dựng, thiết kế biểu m u chứng từ kế toán nh ng phải đáp ứng đuợc các yêu cầu của Luật Kế toán và đảm bảo rõ ràng, minh bạch.
Hiện nay các hình thức sổ kế toán quy định đuợc áp dụng bao gồm 5 hình thức, c thể:
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái. - Hình thức chứng từ ghi sổ.
- Hình thức Nhật ký chung. - Hình thức Nhật ký chứng từ. - Hình thức Kế toán máy.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kỷ - Sổ Cái (Sơ đồ 1.5)
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc B ảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: Sổ tổng hợp: Nhật k - Sổ Cái.
Sổ chi tiết: Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm: Mầu sổ đơn giản, dễ ghi chép; số lượng sổ ít, việc ghi chép
đòi hỏi ít thao tác, không trùng lặp; việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên Nhật ký - Sổ cái, không phải lập B ảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản.
Nhược điểm: Vì chỉ có một sổ kế toán tổng hợp nên khó phân công công việc trong phòng kế toán; Sổ Nhật ký - Sổ cái sẽ rất cồng kềnh và không thuận tiện cho việc ghi chép khi đơn vị có quy mô vừa hoặc quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, sử dụng nhiều tài khoản tổng hợp.
Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít
tài khoản tổng hợp.
• Hình thức chứng từ ghi sổ( Sơ đồ 1.6)
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là ‘ ‘Chứng từ ghi sổ ’ ’ do kế toán lập trên cơ sở
từng chứng từ kế toán hoặc B ảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Sổ kế toán tổng hợp ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ (sổ quản lý các chứng từ ghi sổ ) và theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Các loại sổ kế toán theo hình thức này:
- Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ (Sổ Nhật ký tài khoản), Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Sổ Nhật ký tổng quát), Sổ Cái.
- Sổ chi tiết: Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm: Mầu sổ đơn giản, dễ ghi chép, tiện cho việc phân công lao động.
Nhược điểm: Khối lượng ghi chép nhiều, trùng lặp; việc kiểm tra, đối
chiếu số liệu dồn vào cuối kỳ nên cung cấp thông tin thường chậm, làm tăng khối lượng ghi chép chung, ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả của công tác kế toán.
Điều kiện áp dụng: Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có quy
mô vừa, quy mô lớn, có nhiều lao động kế toán, sử dụng nhiều tài khoản.
• Hình thức Nhật ky chung(Stf đồ 1.7)
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp v kinh tế, tài ch nh phát sinh đều phải đ ợc ghi vào sổ Nhật k , mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để g hi Sổ Cái theo từng nghiệp v phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật k chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ cái. - Sổ chi tiết: Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm M u sổ đơn giản, d ghi chép, thuận tiện cho việc phân công
lao động kế toán.
Điều kiện áp dụng: Hình thức này áp dụng với các đơn vị có quy mô vừa, có nhiều lao động kế toán, sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
• Hình thức Nhật kỷ chứng từ (Sơ đồ 1.8)
Đặc trưng cơ bản của hình thức này: Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tí ch các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ; Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp v theo nội dung kinh tế theo tài khoản . Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Các loại sổ kế toán theo hình thức này:
Sổ tổng hợp: Nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ và sổ Cái. Sổ chi tiết: Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm: Giảm nhẹ được khối lượng công việc ghi sổ kế toán, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được thực hiện thường xuyên ngay trên trang sổ, không phải lập B ảng đối chiếu phát sinh các tài khoản; cung cấp thông tin kịp thời.
Nhược điểm: Mau sổ kế toán phức tạp, yêu cầu trình độ cao đối với kế
toán viên; không thuận tiện trong việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với đơn vị có quy mô vừa, quy mô
lớn; đội ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn cao.
• Hình thức kế toán trên máy vi tính (Sơ đồ 1.9)
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đ ợc thực hiện theo một ch ơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm
kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và B CTC theo quy định.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo khả năng đối chiếu số liệu kế toán, lập B CTC và sau khi khóa sổ trên máy tính phải in sổ kế toán ra giấy, đóng thành quyển theo kế toán năm.
Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng công tác ghi sổ kế toán thay vì việc tổ
chức
nhập dữ liệu vào máy tính, tính bảo mật thông tin cao, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu được thực hiện thường xuyên ngay trên trang sổ, không phải lập Bảng đối chiếu phát sinh các tài khoản, cung cấp và chia sẻ thông tin kế toán kịp thời.
Nhược điểm: Mẫu sổ kế toán nếu áp dụng hỗn hợp thì sẽ phức tạp, không hiển th quy trình ghi sổ kế toán nên công tác kiểm tra, kiểm soát cần có người có trình độ cao.
Điều kiện áp dụng: Áp dụng đối với mọi đơn vị có quy mô từ nhỏ, vừa,
quy mô lớn, đội ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn cao; cơ sở vật chất và kỹ thuật được trang bị tốt.
Tóm lại, mỗ i hình thức sổ kế toán nêu trên đều có những đặc trưng riêng, có u điểm, nh ợc điểm và phạm vi áp d ng khác nhau. oanh nghiệp cần phải cân nhắc, lựa chọn hình thức sổ kế toán thích hợp nhằm phát huy được cao nhất vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý.
1.3.5. Tổ chức lập và phân tích b áo cáo kế toán
1.3.5.1. TỔ chức hệ thống báo cáo kế toán
B áo cáo kế toán là sản phẩm cuối cùng của công tác kế toán, phương tiện cung cấp thông tin kế toán chủ yếu của đơn v kế toán cho các đối t ợng sử dụng. B CTC dùng để cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh
nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết đ ịnh kinh tế. Ngoài các thông tin này, doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin khác trong ‘ ‘B ản thuyết minh báo cáo’ ’ nhằm giải