2.3.3.1. Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán mới tại Tổng Công ty ảo hiểm ảo Việt , đuợc áp dụng theo thông tu 232/2012/TT-B TC của B ộ Tài chính về việc huớng dẫn kế toán áp dụng đối với doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ, doanh nghiệp tái bảo hiểm và chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nuớc ngoài, B an kế toán tại văn phòng Tổng Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản mới, để theo đúng quy đ nh của ộ tài ch nh. Hệ thống tài khoản mới tuân theo phụ lục số 01: Hệ thống tài khoản tại B HB V.
Theo đúng quy định, BHB V sử dụng 9 loại tài khoản nhưng vẫn theo dõi thêm các TK ngoài bảng như TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý. Với từng tài khoản thì lại được chia ra nhiều tiểu khoản nhất là TK 331,131,624,642 để phù hợp với ngành nghề kinh doanh đặc thù của bảo hiểm. Đặc biệt TK 336: Phải trả nội bộ : Hạch toán về thu-chi nội bộ giữa các đơn vị trong toàn hệ thống gồm:Nhiều tiểu khoản để phản ánh rõ ràng quan hệ giữa đơn vị-đơn vị, giữa đơn vị với Tổng Công ty.
Do hoạt động kinh doanh đặc thù của bảo hiểm, ngoài hoạt động bảo hiểm gốc còn có hoạt động nhận- nhượng tái bảo hiểm ra nước ngoài nên hệ thống tài khoản phải trả, phải thu, doanh thu và chi phí đều phải phản ánh đầy đủ những hoạt động này.
Ví dụ: TK 331 phải trả người bán chia ra thành các TK cấp 2: - TK 3311: Phải trả về hoạt động bảo hiểm gốc.
- TK 3312: Phải trả về hoạt động nhận tái bảo hiểm. -TK 3313: Phải trả về hoạt động nhượng tái bảo hiểm.
Trong các TK cấp 2 đêu chia ra thành các TK cấp 3, cấp 4 về các hoạt động chi bồi bồi thường, hoa hồng, hoa hồng đại lý, môi giới, giám định,.... Do đây là tài khoản công nợ nên đều phải chi tiết theo từng mã khách.
Hay: TK 624 Chi ph kinh doanh bảo hiểm chia thành nhiều TK cấp 2 nh : 6241: Chi ph kinh doanh H gốc, 6242: Chi ph kinh doanh nhận tái bảo hiểm, 6243: Chi phí kinh doanh nhượng tái bảo hiểm. Trong TK cấp 2 lại chia thành nhiều TK cấp 3,4,5 như chi phí bồi thường, dự phòng phí, dự phòng bồi thường, hoa hồng, chi đề phòng hạn chế tổn thất.. Tại B HB V nguồn vốn nhàn r i đ ợc sử d ng để đầu t nên cần thêm hệ thống để phản ánh phần hoạt động này .
Hệ thống TK đ ợc áp d ng trong toàn hệ thống và đ ợc t ch hợp trong phần mềm kế toán Sun Accout.
Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán hạch toán bút toán kế toán phù hợp với nội dung, bản chất của nghiệp vụ vào tài khoản chi tiết cần hạch toán hoặc lựa chọn tài khoản đã cài sẵn trên phần mềm kế toán để hạch toán. Việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cần đảm bảo sẽ phản ánh được đúng bản chất của hầu hết các nghiệp v kinh tế tài ch nh thực tế phát sinh tại các đơn vị thành viên và Tổng Công ty.
Đối với những nghiệp vụ kinh tế tài chính đặc thù mới phát sinh thì các Công ty thành viên báo cáo Tổng Công ty để an Tài ch nh Kế toán đ a ra những hướng dẫn kịp thời về tài khoản sử dụng, cách thức hạch toán , hoặc chương trình phần mềm kế toán cũng cho phép kế toán tại các đơn vị thành viên tự bổ sung mã thông tin mới để thực hiện hạch toán những nghiệp v chi tiết mới phát sinh. Việc bổ sung chi tiết tài khoản kế toán doB an Kế toán thực hiện dựa trên cơ sở các tài khoản tổng hợp chung nhưng cũng phải phù hợp với cách thức chi tiết tài khoản, đảm bảo sự quản lý thống nhất trong toàn Tổng Công ty.
2.3.3.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán vào việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế bảo hiểm cơ bản phát sinh tại Tong Công ty và các Công ty th nh vi n.
Căn cứ xây dựng hệ thống tài khoản:
- Căn cứ vào nội dung của đối tượng hạch toán kế toán, đối tượng hạch toán kế toán gồm 3 loại cơ bản: tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của đơn v .
- Căn cứ vào tính vận động của đối tượng hạch toán kế toán, các đối tượng hạch toán kế toán luôn có 2 chiều hướng vận động khác nhau hoặc tăng lên hoặc giảm xuống.
- Căn cứ vào tính đa dạng của đối tượng hạch toán kế toán, mỗ i đối tượng thường được chia thành nhiều đối tượng chi tiết hơn.
- Căn cứ vào tính vận động không đồng bộ giữa giá trị và hiện vật của một số đối tượng hạch toán kế toán trong một số trường hợp đặc biệt.
- Căn cứ vào tính đối lập tương đối của 2 đối tượng hạch toán kế toán cơ bản là tài sản và nguồn vốn.
Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản:
- Đảm bảo tuân thủ theo Luật kế toán và văn bản hướng dẫn (Thông tư 200/2014/TT-B TC và Thông tư 232/2012/TT-BTC).
- Hệ thống tài khoản phải phản ánh được ba loại cơ bản của đối tượng hạch toán kế toán: tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động.
- Tài khoản kế toán phải được thiết kế hai bên đối xứng nhau để theo dõi sự vận động tăng giảm của từng đối tượng hạch toán kế toán.
- Tài khoản kế toán phản ánh mỗi đối tượng phải được thiết kế gồm tài khoản tổng hợp và các tài khoản phân tí ch để theo dõi nội dung chi tiết của từng đối tượng tổng hợp.
- B ên cạnh các tài khoản kế toán thông thường cần phải có các tài khoản điều chỉnh, để biểu hiện chính xác các đối tượng hạch toán kế toán có sự thay đổi giá trị, nhưng không thay đổi về hiện vật.
- Tài khoản kế toán phản ánh tài sản được thiết kế ngược chiều với tài khoản phản ánh nguồn vốn.
Theo thông tư 200/2014/TT-B TC, tài khoản kế toán tôn trọng bản chất hơn hình thức. Chế độ trao cho doanh nghiệp nhiều quyền quyết đ nh hơn trong tổ chức kế toán. Theo thông tư 200, hệ thống tài khoản chỉ còn 9 loại, tài khoản ngoài bảng không còn cần sử dụng nữa, tài khoản tài sản không phân biệt ngắn và dài hạn, thay đổi tên một số tài khoản và thêm một số tài khoản nhằm đảm bảo mối quan hệ với báo cáo tài chính.
Theo yêu cầu quản l thống nhất công tác hạch toán kế toán trên toàn Tổng Công ty, sau khi xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết thống nhất áp
dụng đối với các Công ty thành viên, việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các đơn vị này được thực hiện một cách chi tiết bằng chương trình phần mềm kế toán Sun Accout trên máy vi tính. Chương trình kế toán Sun Accout này được triển khai rộng khắp và thống nhất tại tất cả các Công ty thành viên, trong toàn Tổng Công ty và thường xuyên được nâng cấp để phù hợp với các quy định mới của Nhà nước cũng như đáp ứng được yêu cầu về quản lý.
B an Tài chính Kế toán Tổng Công ty căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, để soạn thảo các hướng dẫn hạch toán cho các Công ty thành viên . Do đó việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh sẽ được thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống. B ên cạnh đó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân t ch, đánh giá, quản l xu h ớng và tình hình biến động chi tiết và xác định được hiệu quả của từng loại hình nghiệp vụ bảo hiểm triển khai trên toàn Tổng Công ty. Trên cơ sở hướng d ẫn chung của TCT, các Công ty thành viên tiến hành việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh một cách chi tiết theo những tài khoản chi tiết đã được mã hóa sẵn trên chương trình kế toán.