Hoạt động kinh doanh bảo hiểm rất đa dạng, di n ra th ờng xuyên, liên t c. ể phản ánh k p thời, đầy đủ và trung thực những thông tin kinh tế về hoạt động kinh doanh bảo hiểm, N H cần phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, hạch toán ban đầu và luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp l .
Hệ thống chứng từ kế toán tài chính DNBH bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ h ớng d n. Các N H phải thực hiện các quy đ nh về nội dung , phương pháp lập, giá trị pháp lý của các chứng từ thống nhất bắt buộc. Đối
với các chứng từ hướng dẫn, tùy thuộc vào điều kiện, yêu cầu cụ thể, DNBH lựa chọn, vận dụng cho phù hợp.
Căn cứ vào hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành, các DNBH cần vận dụng những mẫu chứng từ ban đầu phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Ngoài những chứng từ thống nhất như các doanh nghiệp trong các lĩnh vực kinh doanh khác, các DNBH còn phải lập các chứng từ đặc thù sau:
- Phiếu thanh toán tiền bảo hiểm;
- B ảng kê thanh toán bù trừ các khoản thu - chi kinh doanh nhận tái bảo hiểm;
- B ảng kê thanh toán bù trừ các khoản thu - chi kinh doanh nhượng tái bảo hiểm;
- Phiếu thanh toán tiền hoa hồng bảo hiểm;
- B ảng kê thanh toán thu phí bảo hiểm gốc hàng ngày; - B ảng kê thanh toán trả tiền bảo hiểm hàng ngày.
Nội dung tổ chức chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu trong DNBH bao gồm:
- Lập danh mục chứng từ sử dụng cho từng bộ phận, hướng dẫn ghi chép, kiểm tra và phân loại chứng từ đối với từng nhân viên kế toán.
- Phân công và qui định rõ trách nhiệm cho từng người, từng bộ phận trong việc thu nhận, xử lý thông tin ban đầu.
- Qui định qui trình luân chuyển chứng từ khoa học, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ chứng từ.
Như vậy, tổ chức hệ thống chứng từ (có tính bắt buộc và hướng dẫn) phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp l , vừa đảm bảo nguồn thông tin ban đầu quan trọng,
vừa là cơ sở để kiểm tra và ghi sổ được nhanh chóng, góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán trong doanh nghiệp bảo hiểm.