Là một Tổng Công ty có quy mô lớn, với 67 Công ty thành viên trên toàn quốc, Tổng Công ty B ảo hiểm B ảo Việt rất chú trọng tới công tác kế toán. Hơn nữa, do yêu cầu thống nhất quản lý trong toàn hệ thống, đồng thời do đặc điểm riêng của các đơn vị thành viên cũng như trình độ của các cán bộ kế toán trong toàn hệ thống và trình tình hình trang bị phương tiện kỹ thuật, hiện nay các Công ty thành viên của Tổng Công ty ảo hiểm ảo Việt đều thống nhất áp d ng hình thức kế toán máy dựa trên hình thức chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 2.5).
Hệ thống sổ sách của Tổng Công ty hiện nay gồm: Chứng từ ghi sổ, Sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Do vận dụng một cách khoa học, hợp lý nên đã tận dụng được nhiều ưu điểm của hình thức này, đó là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho công tác phân công lao động kế toán, phát huy được năng lực của cán bộ kế toán; thông tin do kế toán cung cấp đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý. Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu người sử dụng có yêu cầu, kế toán có thể in ra được các sổ chi tiết và các báo cáo kế toán theo yêu cầu.
Tại các Công ty thành viên được khảo sát, được sự hướng d ẫn và thường xuyên giám sát của Tổng Công ty, nhìn chung chế độ sổ sách kế toán được chấp hành đầy đủ. Đồng thời hình thức kế toán này cũng phù hợp với đặc điểm riêng từng hạng Công ty tại các địa bàn hoạt động khác nhau.
Các loại sổ kế toán đang đ ợc sử d ng tại các Công ty thành viên của Tổng Công ty bao gồm:
- Các loại sổ kế toán chi tiết: được mở cho tất cả các tài khoản.
- Các báo cáo chi tiết: theo yêu cầu, từ chương trình kế toán của Công ty (Chương trình này được áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống BHB V) kế toán có thể in ra được các báo cáo chi tiết cho các tài khoản, chẳng hạn B áo cáo chi tiết TK 51111 (thu phí bảo hiểm gốc ) và có thể in chi tiết từng loại nghiệp v nh nghiệp v hàng hóa vận chuyển, nghiệp v bảo hiểm xe cơ giới,...; B áo cáo chi tiết hoa hồng đại lý (TK 62412) và cũng có thể in chi tiết cho từng loại nghiệp v .
- Sổ cái tài khoản: không in riêng cho từng tài khoản mà in cho hai bên là bên nợ và bên có, trong đó liệt kê chi tiết các tài khoản đã hạch toán và các tài khoản đối ứng.
- Ngoài ra kế toán còn có thể in ra được các sổ chi tiết tự chọn, chẳng hạn nh sổ chi tiết tự chọn bên nợ TK 11111; sổ chi tiết tự chọn bên Có TK 51111.102; sổ chi tiết tự chọn cặp tài khoản Nợ TK 62412/Có TK 1121.
Như vậy các sổ chi tiết tự chọn được in chủ yếu phục vụ nhu cầu kế toán quản trị cũng như phục vụ công tác kiểm tra kế toán.
Tại các Công ty thành viên của Tổng Công ty B ảo hiểm B ảo Việt kế toán không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh một mặt được phản ánh vào chứng từ gốc rồi từ đó được hạch toán chi tiết vào chương trình kế toán máy; sau đó, kế toán in và lưu trữ chứng từ ghi sổ k m chứng từ gốc.
Vào ngày 20 hàng tháng sẽ tiến hành khóa phần mềm kế toán Sun Accout của toàn bộ phân hệ kế toán tháng trước. Nếu sau ngày 20 phát hiện sai sót thì kế toán viên xin sửa l ỗ i theo một trong hai cách sau:
- Nếu không ảnh hưởng tới số liệu quý hoặc năm thì Giám đốc ban TC- KT hoặc phụ trách kế toán sẽ tiến hành mở sổ để sửa lại số liệu.
- Nếu đã tiến hành khóa sổ kế toán thì phải làm bút toán điều chỉnh theo đúng quy đị nh. Sau khi làm điều chỉnh phải in phiếu và xin chữ ký của lãnh đạo ban TC-KT.
Nhờ hệ thống sổ kế toán mà việc tiến hành theo dõi công nợ được quản lý một cách chặt chẽ. Sổ chi tiết phải thu 131, sổ chi tiết phải trả 331 đều chi tiết theo từng đối t ợng. Cuối qu kế toán công nợ tiến hành rà soát và đối chiếu với các phòng ban khác để chốt số liệu. Hay đối với tài khoản công nợ tạm ứng 141 đều có chi tiết đối với từng cán bộ và thời hạn thanh toán để có thể rà soát và k đối chiếu với từng cá nhân còn công nợ.
Có thể nói việc rà soát lại số liệu hàng quý đóng vai trò vô cùng quan trọng. Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản t ơng ứng trên bảng tổng hợp chi tiết .
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập các báo cáo tài chính theo quy định.
Hệ thống sổ kế toán tại B HB V tham khảo phụ lục số 03.