Các thủ tục kiểm soát nội bộ được lồng vào trong mọi hoạt động của khách sạn và là một bộ phận không thể thiếu được trong quản lý khách sạn để đảm bảo ngăn ngừa rủi ro làm tổn thất đến tài sản của khách sạn. Nội dung kiểm soát bao gồm kiểm soát doanh thu, kiểm soát chi phí và kiểm soát các tài sản khác
1.2.3.1. Kiểm soát doanh thu
Doanh thu trong kinh doanh kiểm soát bao gồm doanh thu phòng và doanh thu từ các nhà hàng.
- Kiểm soát doanh thu phục vụ phòng
Thông thường khách chuẩn bị đến ở khách sạn đều có đặt trước. Toàn bộ các yêu cầu của khách về phòng ở cũng như giá cả phòng thoả thuận đều được bộ phận đặt phòng ghi nhận và thông tin cho bộ phận lễ tân và bộ phận dọn dẹp phục vụ phòng ở. Toàn bộ các chi phí của khách trong quá trình ở trong khách sạn phải được theo dõi và cập nhật với chứng từ đầy đủ để làm căn cứ yêu cầu khách thanh toán khi rời khỏi khách sạn.
Tuy nhiên đôi khi khách đến khách sạn mà không đặt trước hoặc cũng có trường hợp khách có đặt nhưng không đến. Chính những trường hợp đặ c biệt này làm cho việc kiểm soát doanh thu phải được tiến hành thận trọng. Cần phải đối chiếu giữa các báo cáo của bộ phận dọn dẹp phòng, bộ phận lễ tân và bộ phận đặt phòng.
Kiểm soát doanh thu phòng phải đảm bảo tất cả các phòng phục vụ phải được ghi nhận doanh thu đúng giá tránh tình trạng bỏ sót thu tiền phòng hoặc thu cho cá nhân gây thất thoát cho khách sạn.
- Kiểm soát doanh thu các nhà hàng
Doanh thu nhà hàng gồm doanh thu từ bán đồ lưu niệm hoặc phục vụ ăn uống, hội nghị. Việc kiểm soát bán đồ lưu niệm hoàn toàn tương tự với việc kiểm soát bán hàng hoá. Cần luôn luôn đảm bảo cân đối giữa số hàng hoá nhập vào quầy với số hàng hoá tồn kho và số hàng hoá đã bán, giữa số lượng hàng hoá bán được với tiền thu được và doanh thu ghi nhận. Tránh tình trạng tự mang hàng vào bán, thu lợi cá nhân. Phải tìm ra nguyên nhân nếu kiểm soát quỹ thấy có sự chênh lệch về tiền thu được với số lượng hàng hoá bán ra.
Đối với kiểm soát và cung cấp các dịch vụ cần sự chuẩn bị trong bếp như bán bánh, hay các đồ ăn khác cần kiểm soát các cân đối giữa số lượng đồ ăn cung cấp bởi bộ phận bếp, số lượng bán ra và số lượng không bán được trả về cuối ngày.
Loại hình kinh doanh thu khó kiểm soát nhất là kiểm soát doanh thu từ các mặt hàng tự chế biến, đong đếm và bán tại quầy. Việc định lượng thường mang tính ước chừng nên khó kiểm soát. Chẳng hạn một chai rượu có thể rót được bao nhiêu cốc. Vì vậy khó thể kiểm soát một cách tuyệt đối bằng phương thức cân đối giữa lượng nhập vào lượng đã bán và lượng còn tồn cũng như cân đối giữa lượng bán và doanh thu. Để tăng cường kiểm soát đối với loại hình doanh thu này cần có sự theo dõi, giám sát trực tiếp của cán bộ quản lý nhà hàng đảm bảo toàn bộ các dịch vụ, hàng bán đều được ra hoá đơn, ghi nhận doanh thu. Ngoài ra có thể kiểm soát bất chợt dưới hình thức "vi hành".
1.2.3.2. Kiểm soát các hình thức thanh toán chậm
Phần lớn các khách hàng đến ở khách sạn đều không muốn trả tiền ngay cho các dịch vụ sử dụng mà tiến hành thanh toán một lần khi rời khách sạn. Ngoài ra còn một số hãng du lịch thanh toán cho khách hàng của mình theo định kỳ nhất định, thông thường là theo tháng.
Do vậy phải đảm bảo ghi nhận chi tiêu của từng khách hàng vào đúng bảng kê của họ. Khách hàng sẽ không trả tiền cho các dịch vụ mà họ không sử dụng do đó tất cả các dịch vụ sử dụng không được kê đúng sẽ rất khó có khả năng thu được tiền. Vì vậy, cần lấy chữ ký khách hàng trên các hoá đơn dịch vụ chưa được thanh toán ngay để làm cơ sở cho việc thu tiền. Ngoài ra, để đảm
bảo khả năng thu được tiền cho các khoản dịch vụ được cung cấp, cần yêu câu khách đặt cọc trước hoặc giữ một khoản tiền trên thẻ tín dụng của khách.
Đối với khoản nợ của các hãng du lịch cần lưu các tài liệu liên quan chứng minh rằng đó chính là các khoản nợ mà họ phải trả. Mỗi khoản nợ cần có các đặt phòng từ phía hãng và các hoá đơn dịch vụ kèm theo. Tuỳ trường hợp có thể phải yêu cầu khách ký nhận về các dịch vụ đã sử dụng. Mặt khác cần có biện pháp theo dõi công nợ, tránh nợ tồn đọng lâu ngày. Việc sử dụng
hình thức trả chậm cần được thoả thuận cam kết từ trước giữa khách sạn và hãng du lịch liên quan.
1.2.3.3. Kiểm soát chi phí
Để kiểm soát chi phí cần kiểm soát giá phí và số lượng sử dụng của từng mặt hàng sử dụng.
- Kiểm soát giá phí
Giá hàng hoá mua vào phải được kiểm soát chặt chẽ, thường xuyên theo sát giá thị trường. Giá này vừa phải đồng thời được bên mua hàng và bên có nhu cầu sử dụng xem xét kiểm soát.
- Kiểm soát số lượng sử dụng
Việc kiểm soát số lượng có thể căn cứ trên nhu cầu sử dụng thực tế, trên các công thức chế biến đối với thực phẩm được cán bộ quản lý của bộ phận phê duyệt.
- Kiểm kê tồn kho
Kiểm kê là hình thức rà soát một cách có định kỳ các tài sản trong đơn vị. Đây là hình thức cần thiết để đảm bảo sự tồn tại của một số mặt hàng trong kinh doanh cũng như một số các tài sản ít được đưa vào sử dụng.
Như vậy, qua nhiên cứu các vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và những đặc thù của kiểm soát nội bộ trong khách sạn có thể nhận thấy công cụ kiểm soát nội bộ trong khách sạn là thiết yếu đối với loại hình khách sạn quy mô tương đối lớn, kinh doanh theo kiểu công ty. Để có thể thực sự là một công cụ đắc lực cho quản lý, hệ thống kiểm soát nội bộ phải thiết kế sao cho kiểm soát được mọi mặt của hoạt động chuẩn bị, cung cấp dịch vụ cũng như mọi tài sản khác của khách sạn, đảm bảo cho khách sạn hoạt động trong môi trường an toàn và dịch vụ cung cấp đạt chất lượng mong muốn. Đây chính là điều kiện thiết yếu để khách sạn có thể nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp.
1.2.3.4. Kiểm soát hệ thống thông tin
Ngày nay công nghệ thông tin giữ vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh nói chung và trong dịch vụ khách sạn nói riêng, hầu hết hoạt động của khách sạn đều có sự trợ giúp bởi công nghệ thông tin từ hoạt động kinh doanh phòng, nhà hàng đến việc hạch toán kế toán... đều được thực hiện trên các phần mềm riêng biệt. Công nghệ thông tin đã giúp cho các nhà quản lý giảm thiếu đáng kể nguồn nhân lực, tốc độ kiết xuất ra các báo cáo nhanh và chính xác hơn tuy nhiên hệ thống thông tin cần phải kiểm soát một cách chặt chẽ thông qua các chính sách kiểm soát chung và các tính năng kiểm soát chung trên phần mềm nhằm trách các rủi ro như lộ thông tin ra ngoài, các phần mềm bị lỗi gây mất dữ liệu. Để khách phục các rủi ro trên bên cạnh việc kiểm soát thông qua các chính sách kiểm soát, phân định quyền hạn, các khách sạn thường có một bộ phận chuyên quản trị mạng mạng, kiểm soát lưu giữ cơ sở dử liệu, cập nhật phần mềm chống virus, firewall., thường xuyên theo dõi kiểm tra các hoạt động của các máy ứng dụng nhằm phát hiện kịp thời các gian lận phát sinh.
1.2.3.5. Tổ chức công tác bảo vệ khách sạn
Bảo vệ là hình thức cắt cử người trực tiếp phụ trách theo dõi canh gác một vị trí nhất định đảm bảo mọi việc được tiến hành trong an toàn.
Tại mỗi vị trí, bảo vệ có một mục tiêu trọng tâm khác nhau. Tại cổng dành cho nhân viên ra vào, bảo vệ tập trung chú ý kiểm soát việc mang hàng hoá vào ra của nhân viên, đảm bảo rằng họ không mang vào hoặc ra những đồ được bày bán và sử dụng trong khách sạn khi không có yêu cầu đặc biệt.
Tại cổng đón khách, bảo vệ phải đảm bảo điều kiện đón tiếp khách một cách tốt nhất, không để mọi người tập trung gây ồn áo, càn trở giao thông.
Tại các vị trí tập trung các tài sản có giá trị hoặc nhiều rủi ro như nơi đặt các thiết bị đắt tiền ở các chỗ công cộng, có nhiều người qua lại, nơi gửi
xe bảo vệ cần tập trung chú ý bảo đảm sự toàn vẹn của tài sản không để mất mát, nhầm lẫn.