Sơ đồ 2.1 - Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHHKhách sạn Nhà hát
(Nguồn: phòng Nhân sự công ty TNHH Khách sạn Nhà hát)
Tính đến năm 2010 thì số lao động của khách sạn Hilton Hà Nội Opera là 350 người trong đó có 342 lao động là người Việt nam và 8 lao động là người nước ngoài. Khách sạn có một ban giám đốc giàu kinh nghiệm, có năng lực và đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ, năng động, có trình độ.
Cơ cấu tổ chức của Khách sạn được tổ chức theo mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến. Mỗi bộ phận chức năng đều thực hiện các nghiệp vụ của mình một cách rõ ràng, không bị chồng chéo. Cơ cấu tổ chức có sự sắp xếp, thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện phù hợp với chiến lược kinh doanh đã đề ra. Giữa các bộ phận có sự độc lập tương đối nhưng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau
trong quá trình phục vụ khách hàng. Có thể nói Ban giám đốc khách sạn đã thực
hiện tốt vai trò lãnh đạo của mình, điều hành, phối hợp các hoạt động tạo ra được
sự đồng bộ nhịp nhàng và liên kết với nhau thực hiện tốt mục tiêu chung. Bộ máy quản lý và điều hành của công ty TNHH Khách sạn Nhà hát gồm có:
(Xem sơ đồ trang 30)
❖ Tổng giám đốc:
Là người được Hội đồng quản trị Tập đoàn Hilton chỉ định và chủ đầu tư chấp nhận, có nhiệm vụ trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của khách sạn, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Ngoài ra tổng giám đốc có thể ủy thác công việc cho phó tổng giám đốc điều hành mọi hoạt động hằng ngày của khách sạn khi vắng mặt.
❖ Bộ phận trực tiếp kinh doanh, đứng đầu là Giám đốc điều hành. Bộ phận này bao gồm các phòng ban sau:
❖ Bộ phận lễ tân:
29
30
Nhân viên tổng đài: Phục vụ các dịch vụ về điện thoại trong nước và ngoài nước.
Nhân viên thu ngân quầy lễ tân: Chịu trách nhiệm thu tiền của khách đã sử dụng dịch vụ của khách sạn.
Nhân viên sảnh: Đón khách mở cửa xe cho khách, đưa khách vào quầy lễ tân và trông, khuân vác hành lý cho khách.
Bộ phận nhà hàng, nhà bếp: + Bộ phận nhà hàng:
- Tổ chức tiếp đón phục vụ khách sử dụng dịch vụ ăn uống.
- Pha chế phục vụ đồ uống cho khách với chất lượng cao, phong cách phục vụ lịch sự chu đáo.
+ Bộ phận bếp:
- Có nhiệm vụ sản xuất chế biến các món ăn, phục vụ cho khách hàng của hai nhà hàng trong khách sạn, tiệc và các nhu cầu khác như đặt hàng với những tiêu chuẩn định lượng theo quy định, đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Nấu phục vụ bữa ăn giữa ca cho các nhân viên toàn khách sạn. Bộ phận buồng:
Công việc của bộ phận buồng: Làm vệ sinh, bảo dưỡng toàn bộ các phòng khách của khách sạn, làm công việc dịch vụ cho khách giặt là quần áo, trông thue đồ dùng.Mục tiêu quản lý của bộ phận phòng là phục vụ theo tiêu chuẩn quốc tế về dịch vụ chuẩn mực khiến khách hàng thoải mái, hài lòng, an toàn tiện nghi như ở nhà mình.
Bộ phận kỹ thuật:
Chịu trách nhiệm về vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa toàn bộ trang thiết bị(hệ thống điện, nước, điều hòa, hệ thống âm thanh, ánh sáng...) trong toàn bộ khách sạn.
31
Tham mưu cho ban giám đốc về công tác đổi mới trang thiết bị trong khách sạn.
❖ Bộ phận an ninh, bảo vệ:
Nhiệm vụ chủ yếu của công tác an ninh khách sạn là: Bảo vệ an ninh, an toàn cho khách, khách sạn, tăng cường công tác bảo vệ nội bộ, đề ra các chế độ, quy định và các biện pháp an toàn phòng ngừa hỏa hoạn và các sự cố bất ngờ. Công tác an ninh khách sạn là đảm bảo tài sản và tính mạng của khách không bị xâm phạm tạo ra bầu không khí an ninh làm cho khách có cảm giác an tâm khi ở khách sạn.
❖ Bộ phận kế toán kiểm soát tài chính:
Thanh tra tài chính do tập đoàn bổ nhiệm, thực hiện các nhiệm vụ sau:
Tham mưu cho ban giám đốc về tình hình tài chính của doanh nghiệp, là công cụ thông tin phục vụ cho quá trình quản lý trong khách sạn.
Theo dõi cập nhật hàng hóa xuất- nhập khẩu của khách sạn. Theo dõi thực hiện thu- chi của khách sạn.
Phản ánh và báo cáo với ban giám đốc về tình hình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn khách sạn qua các biểu mẫu và báo cáo kinh doanh.
Cung cấp các số liệu phục vụ cho việc phân tích các hoạt động kinh tế, so sánh giữa các kì kinh doanh đưa ra phương án kinh doanh tốt nhất phù hợp với tình hình cụ thể của khách sạn.
Ngoài ra bộ phận còn mua bán tất cả các nguyên liệu, đồ dùng cần thiết cho hoạt động kinh doanh của khách sạn.
❖ Bộ phận nhân sự:
Phòng nhân sự có chức năng nhiệm vụ giúp đỡ doanh nghiệp và các nhân viên đạt được mục tiêu chung cũng như các mục tiêu của từng cá nhân,
32
đóng góp một cách đắc lực vào việc cải thiện hiệu quả kinh doanh của khách sạn một cách trực tiếp cụ thể là:
Tuyển dụng nhân viên.
Nghiên cứu phân tích và thiết kế vị trí công việc. Quản lý dự kiến nhân lực
Quản lý vấn đề số lượng, chất lượng nhân sự cũng như thực thi vấn đề hành chính của ban giám đốc nhân sự.
Tham mưu cho ban giám đốc về công tác tổ chức quản lý nhân lực theo Bộ luật lao động Việt Nam.
Giải quyết các thủ tục hành chính phục vụ cho công tác kinh doanh. Làm các chế độ tiền lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
❖Bộ phận kinh doanh và marketing (Sales& Marketing):
Đứng đầu bộ phận này là giám đốc phát triển kingh doanh. Đội ngũ bán hàng chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược Marketing khách sạn nhằm đưa khách đến sử dụng dịch vụ của khách sạn. Bộ phận này có vị trí cực kỳ quan trọng trong việc khai thác các nguồn thu cho toàn khách sạn. Mỗi nhân viên phải thực hiện vai trò bán hàng trong công việc cùa cá nhân mình.
Với cơ cấu tổ chức trong Khách sạn Hilton đứng đầu là Tổng giám đốc, tiếp theo là bốn giám đốc chịu trách nhiệm về bốn mảng độc lập: hoạt động sản xuất kinh doanh, bán hàng và tiếp thị, tài chính và nhân sự. Trong các mảng lại có các trưởng nhóm giám sát quản lý từng nhóm chức năng riêng lẻ... Quyền ra quyết định được nâng dần từ nhân viên thực hiện rồi đến người phụ trách mình, sau đó dến trưởng nhóm, trưởng bộ phận, giám đốc các bộ phận rồi lên đến tổng giám đốc.
Đây là cách tổ chức theo chức năng, nhiều cấp. Các bộ phận tương đối độc lập. Trong trường hợp đặc biệt mọi nhân viên đều có thể báo cáo trực tiếp cho người có trách nhiệm hoặc Tổng giám đốc. Về mặt điều hành, Tổng giám đốc có thể điều hành thông qua các cấp trung gian hoặc chỉ đạo trực tiếp.
33