a. Hê thống thông tin liên lạc nội bộ
Khách sạn Hilton có hê thống máy tính vi tính nối mạng trong toàn bộ khách sạn và trong Tập đoàn và ứng dụng các phần mềm cho phép theo dõi cập nhật tức thời toàn bộ các dịch vụ khách sạn cung cấp cho khách. Có thể phân biêt theo công dụng hai loại thông tin th- ờng nhất đ- ợc trao đổi trong doanh nghiêp:
- Các thông tin phản ánh hoạt động kinh doanh: theo dõi khách hàng, phòng ban, nhà hàng.
- Các thông tin trao đổi.
Các thông tin phản ánh hoạt động kinh doanh trong Khách sạn đ-ợc cập nhật trực tiếp vào hê thống vào thời điểm cung cấp dịch vụ. Các nhân viên liên quan đ- ợc cung cấp quyền và mã truy cập để cập nhật và tìm kiếm các thông tin liên quan đến nhiêm vụ của mình. Các số liêu kế toán đ- ợc kết nối vào hê thống kế toán, sau khi đ- ợc phê duyêt sẽ đ- ợc cập nhật vào hê thống kế toán.
Phục vụ cho viêc thông tin trao đổi giữa các bộ phận, các thành viên trong khách sạn gồm có hê thông điên thoại, hộp th- điên tử, fax. Công nghê thông tin trao đổi băng th- điên tử nội bộ cho phép cùng một lúc chúng ta có thể liên lạc với nhiều ng- ời, thông tin liên lạc nhanh chóng và chúng ta có thể l- u giữ các thông tin cần thiết bằng cách in hoặc l- u trên máy.
b. Hê thống kế toán
Phòng kế toán có nhiêm vụ phản ánh về mặt tài chính toàn bộ hoạt động xảy ra trong khách sạn, đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác các số liêu hàng ngày cho ban giám đốc trong công tác quản lý cũng nh- viêc lập các báo cáo tài chính cho Nhà n- ớc và tập đoàn. Kết quả hoạt động kinh doanh phải đ- ợc cập nhật hàng ngày vì vậy toàn bộ các giao dịch liên quan đến doanh thu và chi phí, công nợ phải đ- ợc phản ánh vào sổ kế toán trong ngày làm viêc tiếp theo.
35
Toàn bộ công tác hạch toán kế toán đều đ- ợc thực hiên trên máy vì vậy công tác kiểm soát, kiểm tra các thông tin dữ liêu cập nhật, xử lý dữ liêu, thông tin đầu ra vô cùng quan trọng.
Về mặt tổ chức, phòng kế toán gồm có 18 ng-ời gồm Giám đốc tài chính, trợ lý giám đốc tài chính, kế toán tổng hợp và các nhân viên khác phụ trách các mảng công viêc đôc lập, kê toán chi phí kho vận, kiểm toán doanh thu phòng, kiểm toán doanh thu nhà hàng, kế toán công nợ, kế toán thanh toán, kê toán tiền l- ơng, thủ quỹ
D- ới đây là sơ đồ phòng kế toán
Sơ đồ 2.3 - Cơ cấu tổ chức phòng kế toán
- Giám đốc tài chính trực tiếp lãnh đạo phòng kế toán, máy tính, phòng mua bán chịu trách nhiêm tr- ớc tổng giám đốc về các số liêu kế toán của khách sạn, kiểm soát kế hoạch ngân sách, chi tiêu trong khách sạn,
36
kiểm tra các dữ liêu đầu vào, đầu ra và hê thông phần mềm kế toán. Giám đốc tài chính đ- ợc sự hỗ trợ của Trợ lý Giám đốc tài chính.
- Nhân viên kế toán doanh thu phòng chịu trách nhiêm kiểm tra toàn bộ doanh thu phòng nghi nhận trong hê thống đặt phòng của ngày hôm tr- ớc, đối chiếu với các chừng từ từ các bộ phận có liên quan xem có hợp lý không để nghi nhận vào hê thống, nếu cần phải sửa đổi yêu cầu các bên có liên quan xin xét duyêt điều chỉnh cho phù hợp.
- Nhân viên kế toán doanh thu nhà hàng chịu trách nhiêm kiểm tra toàn bộ doanh thu nhà hàng ghi nhận trong hê thống đặt phòng của ngày hôm tr- ớc đối với các phiếu đặt ăn, kiểm tra mức giá và số ng- ời cùng các chừng từ từ các bộ phận có liên quan xem có hợp lý không để nghi nhận vào hê thống, nếu cần phải sửa đổi yêu cầu các bên có liên quan xin xét duyêt điều chỉnh cho phù hợp.
- Ngoài công viêc hạch toán vào sổ sách các nhân viên này còn thực hiên chức năng kiểm tra đột xuất ít nhất một lần một tháng toàn bộ quỹ khách sạn giao cho nhân viên thu ngân ở sảnh và nhà hàng. Viêc kiểm tra này nhằm nâng cao tính tự giác và tinh thần trách nhiêm bảo về tài sản cuả Khách sạn của các nhân viên thu ngân đổng thời kịp thời phát hiên ra các gian lân xảy ra nếu có. Bên cạnh đó các nhân viên này còn thực hiên viêc kiểm tra đột xuất viêc ghi nhận doanh thu cuả các nhân viên nhà hàng.
- Nhân viên kiểm soát chi phí thực hiên viêc kiểm tra toàn bộ giá cả, số l- ợng hàng nhập trong ngày đối chiếu với đơn đặt hàng cùng với các báo giá hiên tại xem có hợp lý không để cập nhật vào hê thống và yêu cầu sửa đổi nếu phát hiên ra sai sót sau đó chuyển toàn bộ bộ chứng từ cho kế toán thanh toán kiểm tra lại và ghi nhận vào hê thống, nhân viên này th- ờng xuyên rà soát lại mức giá ghi nhận trong hê thống, sửa đổi theo mức giá hiên thời trên thị tr- ờng.
37
- Nhân viên kế toán thanh toán hàng ngày cập nhật toàn bộ số liêu hoá mua vào vào hê thống kế toán, kiểm tra hoá đơn mua vào với phiếu nhận hàng và lập chứng từ thanh toán.
- Nhân viên kế toán công nợ hàng ngày kiểm tra các khoản nợ của khách hàng, cập nhật vào hê thống và nghi nhân các khoản thanh toán từ khách hàng, cập nhật và theo dõi tuổi nợ của các khách hàng thúc đẩy viêc thanh toán đúng hạn.
- Nhân viên tổng hợp theo dõi đối chiếu sổ sách kế toán, đối chiếu với sổ sách của ngân hàng, lập báo cáo thuế, quản lý viêc sử dụng tiền qua viêc lập báo cáo luân chuyển tiền tê hàng tháng, hàng tuần. Cuối tháng kiểm tra viêc quản lý quỹ của tr- ỏng quỹ.
- Nhân viên tiền l- ơng đảm bảo tính đúng tiền l- ơng, tiền phí dịch vụ, tiền th- ỏng nếu có cho nhân viên thông qua viêc kiểm tra số liêu trên hê thống l- ơng đ- ợc cập nhật bởi phòng nhân sự về sự thay đổi nhân sự, mức l-ơng cùng với viêc kiểm tra ngày công làm viêc của các nhân viên, viêc thực hiên lênh chi trả sẽ do nhân viên thanh toán đảm nhiêm.
- Tr- ỏng quỹ: thực hiên kiểm tiền mặt thu đ- ợc hàng ngày, đối chiếu với báo cáo tiền mặt trên máy, để xác định đ- ợc số tiền nộp vào ngân hàng và số tiền hoàn trả cho các thu ngân nhà hàng và phòng. Hàng ngày thực hiên viêc kiểm két với sự làm chứng của nhân viên kế toán khác nhằm hạn chế rủi ro thất thoát tiền.
- Về hê thống các tài khoản, Khách sạn sử dụng hê thống tài khoản của tập đoàn với sự h- ớng dẫn chi tiết nội dung các tài khoản. Điều này trách sự nhầm lẫn cho ng- ời sử dụng và tạo điều kiên thuân lợi cho tập đoàn khi hợp nhất các báo cáo từ các khách sạn khác nhau.
Các tài khoản này cũng đ- ợc gán các mã t- ơng đ- ơng với hê thống kế toán Viêt Nam để có thể lập các báo cáo tài chính nộp cho Nhà n-ớc một cách kịp thời.
Chỉ tiêu 2006 2007 2008 2009 2010
Tổng doanh thu 166 204 255 306 300
38