Sơ đồ số 2.4 dưới đây mô tả toàn bộ chu trình từ thoả thuận cung cấp dịch vụ phòng, ghi nhận doanh thu và thu tiền tại khách sạn Hilton. Chu trình này thực chất gồm một chuỗi các thao tác từ nhận đặt phòng, tính tiền phòng, phục vụ phòng, tiếp tân, kiểm toán doanh thu phòng, kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, thu tiền mặt.
Việc kiểm soát doanh thu trong khách sạn Hilton được hỗ trợ bởi hệ thống máy tính nối mạng toàn khách sạn. Các bộ phận truy cập lấy thông tin liên quan và cập nhật thông tin bộ phận mình vào hệ thống. Hệ thống này cho phép theo dõi đầy đủ, cập nhật tức thời toàn bộ các thông tin về dịch vụ cung cấp cho khác hàng trong khách sạn, đảm bảo thông tin thống nhất, toàn vẹn giúp cho việc ghi nhận doanh thu và thu tiền đầy đủ.
41
Đặt phòng Tiín tiền phòng Phục vụ phòng Lẽ tân Kiểm toán doanh thu Kế toán các khoảnKế toán tổng hợp phải thu
(T) Thu tiền mặt
1 2 3 4
6
Sơ đô 2.4 - Chu trình cung câp dịch vụ phòng, cập nhật và kiêm soát doanh thu tại Khách sạn Hilton
42
Phiếu xác nhận đặt phòng
Phiếu xác nhận đặt phòng có chữ ký xác nhận của phía khách hàng. Trên phiếu có ghi đầy đủ các yêu cầu của khách hàng về loại phòng đặt: phòng đơn, phòng đôi, phòng căn hộ, phòng tổng thống, hút thuốc hay không, các thiết bị cần thiết trong phòng, ngoại cảnh, thời hạn ở, xe đưa đón, các cam kết trong trường hợp khách không đến, giá thoả thuận.
Phiếu phục vụ phòng
Phiếu này có ghi đầy đủ các dịch vụ cung cấp cho phòng: dọn dẹp, cung cấp đồ ăn, uống, số đồ ăn uống khách sử dụng trong phòng. Phiếu này được lập khi dọn dẹp phòng và có xác nhận của cả hai nhân viên dọn phòng. Căn cứ trên phiếu này bộ phận dọn dẹp phòng lập bảng kê về dịch vụ khách sử dụng thêm trong phòng và lấy chữ ký xác nhận của khách trong ngày khi thuận tiện.
Bảng kê các dịch vụ khách sử dụng
Bảng kê này ngoài các phần tính tự động như tiền phòng hoặc các khoản thoả thuận trước khác còn bao gồm cả các khoản khách sử dụng trong khách sạn được kết nối tự động theo hệ thống máy tính của khách sạn. Tất cả các khoản không thoả thuận trước này đều phải có các chứng từ có xác nhận bằng chữ ký của khách hàng từ các bộ phận liên quan chuyển đến để tránh trường hợp tính nhầm hoặc không chấp nhận thanh toán của khách hàng khi làm thủ tục rời khách sạn.
Hoá đơn bán hàng
Đây là hoá đơn tài chính được viết căn cứ trên bảng liệt kê các dịch vụ sử dụng được khách chấp nhận thanh toán.
Báo cáo doanh thu từ bộ phận lễ tân
Báo cáo này được lập trên doanh thu thực tế của từng nhân viên lễ tân và được phân theo hình thức thanh toán. Doanh thu phải khớp với các thoả
43
thuận ban đầu và các chứng từ về dịch vụ cung cấp chuyển đến từ các bộ phận trong khách sạn. Tương ứng với doanh thu ghi nhận là các khoản thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng và các khoản ghi nợ.
Nhân viên lễ tân phải thực hiện tính toán kiểm soát đối chiếu các khoản tiền nộp lên với doanh thu ghi nhận. Băng kiểm soát được gắn vào từng loại chứng từ thanh toán.
Sổ nhật ký thu tiền
Đây là sổ kế toán ghi chép tiền thu được hàng ngày theo các hình thức thanh toán: thẻ tín dụng, tiền mặt nội tệ và các ngoại tệ khác.
Sổ theo dõi các khoản phải thu
Đây là sổ kế toán theo dõi tình hình công nợ và thanh toán của các khách hàng có thoả thuận thanh toán chậm với công ty.
b) Quy trình thủ tục bán hàng - thu tiền
Xử lý yêu cầu đặt phòng của khách
Đây là điểm khởi đầu của chu trình bán hàng. Tuy nhiên dịch vụ khách sạn có một điểm đặc biệt là các dịch vụ có khả năng cung cấp nhưng không cung cấp được thì không thể đưa vào lưu kho đến thời điểm khác bán như các hàng hoá khác được. Một phòng được dọn dẹp sạch sẽ, đẹp với những tiện nghi sang trọng nếu không phục vụ cho khách thì không thể thu được doanh thu và cũng không thể để dành khả năng phục vụ của ngày hôm nay đến ngày mai được. Chính vì vậy giá áp dụng trong kinh doanh phòng khách sạn có thể có biến động rất lớn. Mặc dù có một hệ thống giá mục tiêu được lập sẵn trong hệ thống máy tính nối mạng toàn khách sạn nhưng vẫn có những trường hợp giá ngoại lệ khi còn dư nhiều phòng. Trong trường hợp này cần có xác nhận vè giá bán bằng văn bản của cấp có thẩm quyền như trưởng bộ phận hoặc nhân viên bán hàng. Nhân viên đặt phòng không được phép xác nhận giá ngoại tệ.
Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu 1. Doanh thu được phản ánh có
căn cứ hợp lý
Chứng từ ghi nhận doanh thu là các bảng liệt kê dịch vụ sử dụng của khách trong ngày. Các bảng liệt kê này được đánh số liên tục. Các bảng liệt kê này được theo dõi chặt chẽ và được lưu trên hệ thống máy tính chung của khách sạn
2. Các thoả thuận cung câp dịch vụ được phê chuẩn một cách đúng đắn
Xác định giá đúng với loại phòng và với loại thị trường.
Chỉ cho khách hàng chịu khi có thoả thuận trước.
Các khoản giảm giá phải được phê duyệt bởi trưởng bộ phận, bộ phận bán hàng hay giám
44
Phê chuẩn phương thức bán chịu
Toàn bộ các khoản bán chịu phải có thoả thuận trước bằng văn bản và lượng cán bộ có trách nhiệm xác nhận. Mọi trường hợp khác đều phải có các hình thức đảm bảo thanh toán thông qua đặt cọc trước hoặc được đảm bảo bằng thẻ tín dụng...
Gửi hoá đơn tính tiền cho khách
Gửi hoá đơn tính tiền cho khách cũng chính là hình thức thông báo số tiền khách phải trả. Việc tính toán công nợ phải chính xác. Điều này đòi hỏi phải áp giá đúng, không tính trùng, tính sót, ghi nợ công ty này vào công ty khác.
Xử lý và vào sổ các khoản thu tiền mặt
Khâu này phải đảm bảo tất cả tiền mặt thu được phải được vào sổ nhật ký thu tiền mặt và sổ phụ các khoản phải thu và gửi vào ngân hàng bằng đúng số tiền và đúng ngày. các chứng từ thu tiền, báo cáo thu tiền mặt, phiếu thu, phiếu nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng là các chứng từ cần thiết cho mục đích này.
Xoá sổ các khoản nợ không thu được và dự phòng các khoản nợ khó đòi
Đây là các khoản mà công ty khó hoặc không thể thu được. Các khoản này cần được phê duyệt bởi lãnh đạo công ty.
45
Quy trình kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng - thu tiền
3. Toàn bộ các dịch vụ vê phòng ở cung câp đêu được tính doanh thu (tính đầy đủ)
Các bảng liệt kê dịch vụ cung câp được đánh số trước và được phản ánh đầy đủ.
Các chứng từ, báo cáo của bộ phận phục vụ phòng phải được đối chiếu với doanh thu nhận được
4. Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn
Có hệ thống tài khoản phù hợp và sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ.
5. Doanh thu ghi sô theo căn cứ thời gian
Doanh thu phải được ghi nhận hàng ngày và được
ghi nhận cho cả các khách hàng vẫn còn đang ở
trong khách sạn, không đợi khi khách ra khỏi khách sạn mới tính doanh thu cho cả đợt ở. Mỗi lễ tân hoặc nhân viên nhà hàng được kiểm
6. Các nghiệp vụ bán hàng được phản ánh đúng đắn trong các sổ kế toán
Cách ly trách nhiệm ghi sổ doanh thu với ghi sổ các khoản phải thu.
Các bảng kê công nợ được gửi đều đặn cho khách hàng và được đối chiếu khi cần thiết.
7. Các khoản thu tiền mặt ghi sổ là các khoản tiền công ty thực tế thu được (có căn cứ hợp lý)
Cách ly trách nhiệm giữa thu tiền mặt tới ghi sổ tiền mặt thu được.
Đối chiếu thường xuyên các khoản nộp vào ngân hàng với các khoản thu được.
Toàn bộ các khoản thu được phải được lập phiếu thu và khách hàng giữ một liên
8. Mọi khoản tiền mặt thu được đều được ghi vào nhật ký thu tiền mặt (tính đầy đủ)
Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt với ghi sổ sách.
Toàn bộ các khoản tiền mặt thu được đều phải lập
phiếu thu và thông báo cho khách hàng.
Thường xuyên gửi các bản liệt kê công nợ cho các bên đối tác và tiến hành đối chiếu khi cần thiết.
9. Các khoản thu tiền mặt được gửi vào ngân hàng và được ghi sổ
theo số tiền nhận được
Thường xuyên đối chiếu tiền gửi ngân hàng với các chứng từ nộp tiền nhận được
10. Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ theo căn cứ thời gian
Hàng ngày, thủ quĩ của khách sạn phải đi nộp tiền vào ngân hàng và nộp báo cáo thu tiền mặt vào sổ kế toán
11. Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng đắn và được tổng hợp chính xác
Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật ký tiền mặt với theo dõi các khoản phải thu Thường xuyên gửi báo cáo công nợ cho khách hàng.
47