6. Kết cấu luận văn
2.1. Khái quát chung về Công ty cổ phần Vĩnh Giang
2.1.1. Lịch sử hình thành và lĩnh vực kinh doanh của công ty
2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
Tên công ty viết bằng Tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN VĨNH GIANG Tên công ty viết bằng Tiếng Anh: VINH GIANG CO.,LTD
Địa chỉ trụ sở chính: Lô 234 Khu dãn dân Chu Mẫu, Phường Vân Dương, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam.
Công ty Cổ phần Vĩnh Giang được cấp giấy phép hoạt động lần đầu ngày 03/03/2006 tại phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và đầu tư Tỉnh Bắc Ninh, dưới loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên với vốn điều lệ ban đầu là 1.000.000.000 vnđ (Một tỷ đồng). Năm 2016, công ty tiến hành chuyển đổi loại hình từ Công ty TNHH 2 thành viên trở lên sang công ty cổ phần theo đăng ký thay đổi ngày 28/9/2016.
Vốn điều lệ hiện tại: 18.000.000.000 (Mười tám tỷ đồng Việt Nam) Mệnh giá cổ phần: 10.000
Tổng số cổ phần: 1.800.000 Mã số thuế: 2300276852
Người đại diện theo pháp luật của công ty: Ông: Nguyễn Mạnh Hùng Giới tính: Nam Chức danh: Giám đốc
Sinh ngày: 28/08/1976 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam Loại giấy tờ chứng thực cá nhân: Chứng minh nhân dân
Chỗ ở hiện tại: Số nhà 100, Đường Nguyễn Đăng Đạo, Phường Suối Hoa, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam.
Chỉ tiêu Năm
2014 2015Năm Năm 2016
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp 483.712 502.055 643.765
44
2.1.1.2. Các ngành nghề và lĩnh vực hoạt động chính của công ty
Công ty Cổ phần Vĩnh Giang là một trong những doanh nghiệp thương mại lớn và có uy tín trong kinh doanh tại tỉnh Bắc Ninh, Bắc Giang. Công ty hiện nay là nhà phân phối số 1 của các thương hiệu tiêu dùng như Unilever, Perfetti Van Melle, Dầu thực vật Tường An, Kinh Đô, Masan Food, Vinamilk... trên địa bàn 2 tỉnh. Các ngành nghề kinh doanh được phép theo đăng ký của công ty bao gồm:
- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình (Chi tiết: Phân phối hàng tiêu dùng hóa mỹ phẩm, bán đồ dùng cá nhân và gia đình, đồ điện gia dụng, điện tử
điện lạnh,
thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm) - Bán buôn gạo
- Bán buôn thực phẩm
- Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu (Chi tiết: Bán buôn hóa chất - những loại hóa chất được nhà nước cho phép)
- Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành (trừ vận tải bằng xe buýt)
- Vận tải hành khách đường bộ khác - Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
- Sán xuất bê tông và các sản phẩm từ xi măng và thạch cao - Bán buôn sản phẩm thuốc là và thuốc lào
- Hoàn thiện công trình xây dưng (Chi tiết: Trang trí nội, ngoại thất công trinh) Hiện tại công ty chủ yếu kinh doanh mặt hàng tiêu dùng, hóa mỹ phẩm theo hình thức bán buôn cho các công ty, đại lý, siêu thị, cửa hàng tại địa bàn Bắc Ninh, Bắc Giang. Trong đó với một số mặt hàng như Dầu ăn, Sữa và Sữa chua, Thực phẩm đóng hộp. công ty bán buôn theo phương thức nhận theo đơn đặt hàng của các đại lý, siêu thị, tiến hành mua và chuyển thẳng hàng hóa đến bên mua. Các mặt hàng hóa, mỹ phẩm như Bột giặt, Dầu gội, Sữa tắm, Nước rửa bát. công ty mua hàng về nhập bảo quản tại kho, sau đó mới xuất bán cho khách hàng. Công ty luôn kiểm soát chặt chẽ hàng hóa từ khi nhận hàng đến khi giao hàng hoàn tất để đảm bảo hàng hóa được giao đúng số lượng, chất lượng và thời gian.
45
Chính nhờ những ưu điểm về chất lượng phục vụ, cũng như giá cả hàng hóa cạnh tranh do tận dụng được lợi thế là DNTM lớn, độc quyền trong phân phối một số mặt hàng trên địa bàn mà sau hơn 10 năm hoạt động công ty đã có một vị thế nhất định trên thị trường, không ngừng mở rộng và phát triển.
2.1.1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 3.589 6.223 556
3. Doanh thu thuần 480.123 495.832 643.209
4. Giá vốn hàng bán 446.876 467.886 598.666
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
33.247 27.946 44.543
6. Doanh thu hoạt động tài chính 662
7. Chi phí tài chính (Chi phí lãi vay) 2.279 2.668 3.022
8. Chi phí bán hàng 14.618 14.055 22.390
9. Chi phí QLKD 12.912 12.311 14.522
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
3.438 (1.088) 5.271
11. Thu nhập khác 500
12. Chi phí khác 339 289 433
13. Lợi nhuận khác (339) 211 (433)
46
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý
Công ty Cổ phần Vĩnh Giang hiện có 109 nhân viên. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty như sau:
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty cổ phần Vĩnh Giang
Hội đồng quản trị: Gồm 3 thành viên do các cổ đông của công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định các vấn đề quan trọng có liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty. Có quyền và nghĩa vụ giám sát hoạt động của Ban giám đốc và những người quản lý khác trong công ty.
Ban kiểm soát: Gồm 4 thành viên do hội đồng cổ quản trị lập ra nhằm giúp kiểm soát hoạt động quản trị và kiểm tra tính trung thực, hợp lý, thận trọng trong quản lí điều hành kinh doanh, trong công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ
47
của công ty. Xem xét số liệu kế toán và các tài liệu khác của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của hội đồng quản trị, theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông.
Ban giám đốc: Gồm 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc phụ trách. Là những nguời trực tiếp điều hành, quyết định các các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. Chịu trách nhiệm truớc hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đã đuợc giao. Giám đốc là nguời đại diện theo pháp luật của công ty, trực tiếp đứng tên kí kết các hợp đồng kinh tế của DN. Các phó giám đốc là nguời giúp việc cho Giám đốc đuợc phân công phụ trách một số lĩnh vực và chịu trách nhiệm truớc Giám đốc về lĩnh vực mình phụ trách.
Phòng hành chính: Gồm 01 truởng phòng và 14 nhân viên có chức năng xây dựng mô hình tổ chức, nội quy, quy chế của công ty. Lập kế hoạch tuyển dụng, quản lý nhân sự, chính sách lao động, tính luơng hàng tháng cho nhân viên, cũng nhu tiền thuởng, bảo hiểm xã hội, tổ chức công tác văn thu, quản lý con dấu, hậu cần sửa chữa điện - nuớc, máy móc khi có yêu cầu, công tác bảo vệ hàng ngày.
Phòng kinh doanh: Gồm 01 truởng phòng, 01 phó phòng và 17 nhân viên có nhiệm vụ lập kế hoạch chung và phân bổ kế hoạch kinh doanh cho từng đội, theo dõi thực hiện kế hoạch, giao dịch đối ngoại, đua ra các chính sách bán hàng phù hợp nhằm giữ nền khách hàng đồng thời mở rộng và phát triển thị truờng. Tìm hiểu biến động thị truờng, chủ động tìm ra những sản phẩm tiềm năng để đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh của công ty.
Phòng bán hàng: Gồm 01 truởng phòng, 04 nhân viên có nhiệm vụ tiếp nhận đơn hàng của các đối tác, đối chiếu luợng hàng tồn kho, khả năng đáp ứng về số luợng,
chất luợng và thời gian, chấp nhận đơn hàng. Có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp tình hình
hàng tồn kho, kết quả bán hàng hàng ngày để lập báo cáo trình lên ban giám đốc.
Phòng giao nhận: Gồm 01 Truởng phòng, 02 phó phòng, 01 thủ kho và 43 nhân viên thực hiện đúng các chỉ định của cấp trên về giao nhận, hạn chế tối đa các tổn thất hu hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, kiểm tra, kiểm soát số luợng,
48
Phòng kế toán: Gồm 01 kế toán trưởng và 11 nhân viên có chức năng chỉ đạo và thực hiện công tác kế toán, thống kê và tài chính của công ty. Lập và ghi chép sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính trung thực, chính xác. Thực hiện chế độ kế toán, kiểm toán... đăng kí thuế, kê khai thuế, nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật. Lập báo cáo về tình hình tài chính công ty khi có yêu cầu của Ban giám đốc.
2.1.3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty Cổ phần Vĩnh Giang
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán công ty Gồm 01 kế toán trưởng và 11 nhân viên
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần Vĩnh Giang
Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán như sau:
- Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty và các cơ quan pháp luật nhà nước về thông tin tài chính cung cấp. Chỉ đạo thực hiện
toàn bộ công tác kế toán, thống kê, hạch toán kinh tế. Chỉ đạo trực tiếp công việc
chi tiết của các kế toán viên.
Giúp việc cho kế toán trưởng là các kế toán viên gồm:
- Thủ quỹ: là người quản lý tiền mặt và các khoản tương đương tiền (vàng, bạc, đá quý.) tại công ty, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để ghi sổ quỹ tiền mặt.
49
- Kế toán thanh toán, công nợ: theo dõi toàn bộ công tác hạch toán gồm thanh toán tiền mặt, tiền gửi NH..., kiểm tra chứng từ thanh toán, theo dỏi các khoản phải thu, phải trả khách hàng. Định kỳ đối chiếu công nợ, xác nhận
công nợ,
lập báo cáo trình kế toán truởng và ban giám đốc.
- Kế toán tiền, HTK, TSCĐ, Thuế: là nguời chịu trách nhiệm ghi chép tình hình biến động của HTK, TSCĐ, Thuế trong kỳ cũng nhu phản ánh tình hình, tình
trạng hiện tại của các đối tuợng này.
- Kế toán Doanh thu - Chi phí, Luơng: Tổ chức tập hợp, phân bổ từng loại chi phí theo các đối tuợng. Ghi nhận chính xác, đầy đủ doanh thu, chi phí
phát sinh
trong kỳ, theo dõi việc trích nộp BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ... theo đúng quy
định của pháp luật.
- Kế toán tổng hợp: Kiểm tra, đối chiếu sự cân bằng giữa sổ kế toán chi tiết và tổng hợp. Kiểm tra định khoản các nghiệp vụ phát sinh. Tổng hợp và lập các
báo cáo tài
chính, thống kê, cung cấp số liệu kế toán khi có yêu cầu của KTT hoặc Ban giám đốc.
2.1.3.2. Hình thức và các chính sách kế toán hiện hành đang áp dụng
Dựa vào quá trình nghiên cứu và tìm hiểu công tác kế toán tại đơn vị, thông qua kết quả bảng hỏi đã thực hiện đối với nhà quản lý, bộ phận kế toán (đề cập đến tại Phụ lục 1.3, Phụ lục 1.4) có thể thấy công ty cổ phần Vĩnh Giang là DN có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuờng xuyên, công tác kế toán của công ty tuân theo nền tảng là những quy chế của chế độ kế toán Việt Nam và những quy định do BTC ban hành:
- Niên độ kế toán áp dụng: Từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 - Áp dụng thông tu 200/2015 - BTC trong hạch toán kế toán
50
Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do BTC ban hành như: Hóa đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị mua hàng, đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi, Biên bản giao nhân TSCĐ, Phiếu nhập kho, xuất kho. Các chứng từ phản ánh lao động như: Bảng chấm công, Giấy chứng nhận thai sản, ốm đau. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số mẫu tự thiết kế (Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế.)
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, kế toán công ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ. Nội dung việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm:
- Phân loại chứng từ theo các phần hành theo đối tượng
- Định khoản và ghi sổ các nghiệp vụ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm FAST
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán máy
Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại tủ lưu trữ của phòng kế toán. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào kho lưu trữ theo thời gian quy định. Hết thời gian lưu trữ chứng từ được tiêu hủy dưới sự chứng kiến của hội đồng tiêu hủy.
Hệ thống tài khoản bao gồm các tài khoản cấp 1 phù hợp với chế độ kế toán thống nhất, đồng thời công ty có mở các TK cấp 2,3 để theo dõi chi tiết cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của DN.
51
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác đinh kết quả kinh doanh tại
Công ty
cổ phần Vĩnh Giang
2.2.1. Đặc điểm các mặt hàng kinh doanh và phương thức bán hàng
Công ty cổ phần Vĩnh Giang hiện nay kinh doanh chủ yếu các mặt hàng tiêu dùng nhanh, hóa mỹ phẩm như: Dầu gội, sữa tắm, bột giặt, dầu ăn, bánh kẹo, mỳ tôm. Trong đó có mặt hàng hóa mỹ phẩm Unilever, bánh kẹo Perfetti Van Melle, Dầu thực vật tường An, Xúc xích Vissan. công ty đấu thầu thành công và trở thành nhà phân phối duy nhất trên địa bàn Bắc Ninh, Bắc Giang.
Công ty chủ động xây dựng hệ thống kho bãi chứa hàng rộng với diện tích hơn
1000m2 tại Vân Dương - Bắc Ninh, cùng hệ thống xe tải vận chuyển với 09 xe với trọng tải từ 1.5 tấn - 8 tấn. Đối với các mặt hàng hóa mỹ phẩm, hàng tiêu dùng nhanh
không yêu cầu hệ thống kho bảo quản hiện đại công ty áp dụng chính sách bán buôn hàng qua kho. Hàng hóa sẽ được mua về nhập kho sau đó xuất kho cho bên mua. Các
mặt hàng tiêu dùng nhanh (đặc biệt đồ thực phẩm), hạn sử dụng ngắn như sữa, sữa chua, xúc xích. DN thường bán buôn theo hình thức chuyển thẳng hàng. Tiến hành mua hàng theo ĐĐH của các siêu thị, đại lý sau đó vận chuyển đến cơ sở người mua. Công ty có trang bị 04 xe tải có hệ thống làm mát, đông lạnh nhằm bảo quản chất lượng hàng hóa đến tận tay người mua.
Công ty cổ phần Vĩnh Giang chỉ tiến hành hoạt động bán buôn, không bán lẻ ra thị trường.
2.2.2. Quy trình và chính sách bán hàng đang áp dụng
Khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại, fax, đến trực tiếp văn phòng công ty, hoặc nhân viên kinh doanh theo mảng liên hệ hộ, bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn hàng. Đối với các mặt hàng xuất kho bán buôn, nhân viên bán hàng kiểm tra tình trạng HTK trên phần mềm SSE Inventory, sau đó thông báo cho bộ phận kế toán lập hóa đơn và phiếu xuất kho.
52
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất kho cho nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng ký nhận và giao hàng cùng hóa đơn liên 2, phiếu xuất kho cho khách hàng. Sau khi khách hàng nhận hàng kèm hóa đơn và ký vào phiếu xuất kho nhân viên giao hàng mang phiếu xuất kho về nộp lại cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất kho để hạch toán.
Đối với mặt hàng bán buôn vận chuyển thẳng, nhân viên bán hàng tập hợp ĐĐH của các siêu thị, cửa hàng, tiến hành đặt hàng. Khi nhận hóa đơn do bên bán hàng chuyển giao bộ phận kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển đi. Hàng hóa đuợc vận chuyển thẳng đến địa điểm của nguời mua, sau khi bên mua kiểm tra, nhận hàng và chấp nhận mua thì kế toán xuất hóa đơn 3 liên: liên 1 luu tại cuống, liên 2 đua cho khách hàng và liên 3 luu tại bộ phận kế toán.
Tận dụng lợi thế về quy mô và uy tín lớn, giá bán DN đua ra thuờng ở mức hợp lý và thấp hơn so với các đơn vị khác nên công ty hiện tại không áp dụng chính sách bán hàng có CKTM, CKTT cho khách hàng, cũng nhu không có thỏa thuận về