6. Kết cấu luận văn
2.3.2. Các tồn tại trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạ
công ty cổ phần Vĩnh Giang
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Vĩnh Giang còn một số tồn tại sau:
2.3.2.1. về công tác kế toán tài chính
Hệ thống sổ sách kế toán: Doanh nghiệp hiện tại áp dụng hình thức nhật ký chung trên phần mềm máy tính FAST và chỉ tiến hành ghi ngoài sổ Nhật ký chung mà không sử dụng thêm các sổ nhật ký đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng. Công ty quản lý HTK, hay các nghiệp vụ mua, bán hàng hóa hoàn toàn phụ thuộc vào phần mềm SSE Inventory. Trong trường hợp phần mềm chưa hoàn thiện, có lỗi thì các số liệu kế toán mà phần mềm đưa ra, in thành các sổ chi tiết, các báo cáo tài chính có thể không chính xác, tiềm ẩn sai sót do thiếu cơ sở đối chiếu.
Quản lý, theo dõi hàng tồn kho: Do tính chất của hàng hóa, công ty tiến hành nhập hàng hóa dựa trên tính toán số lượng các đơn hàng sẽ phát sinh, cũng như việc công ty áp dụng hình thức bán buôn vận chuyển thẳng nên trong kỳ kế toán công ty gần như không có khoản giảm giá HTK. Vì vậy hiện công ty chưa có chính sách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối mỗi kỳ kế toán. Tuy nhiên việc này có thể dẫn đến rủi ro trong hoạt động của công ty khi có yếu tố khách quan làm giảm gíá trị hàng hóa trong khi DN không tiến hành trích lập dự phòng.
Trích lập khoản phải thu: Công ty là DNTM bán buôn số lượng lớn nhưng hầu hết người mua đều chưa thanh toán ngay sau khi nhận được hàng. Các khách hàng lớn của công ty như Siêu thị T-Mart, Công ty TM Phú Thịnh, Công ty TNHH Minh Đức. thường thanh toán công nợ chậm khoảng 10-15 ngày sau khi đã nhận hàng do DN không có chính sách khuyến khích trả trước hay phạt do trả chậm. Quy định về thời hạn thanh toán đơn đặt hàng trong các hợp đồng kinh tế đã ký kết khá lỏng lẻo (không quy định rõ thời hạn trả nợ cũng như điều khoản phạt chậm trả) bên
74
cạnh đó, công ty chưa có chính sách trích lập dự phòng phải thu khó đòi trong kỳ. Điều này vi phạm nguyên tắc thận trọng và khiến doanh nghiệp bị động trong việc quay vòng vốn kinh doanh nhất là trong thời điểm kinh tế khó khăn như hiện tại, các doanh nghiệp mua hàng đều có xu hướng muốn chiếm dụng vốn kéo dài thời gian trả nợ càng lâu càng tốt.
Quy trình bán hàng: Hầu hết các khách hàng của công ty đều có quan hệ kinh tế lâu năm với đơn vị. Do vậy, phòng bán hàng thường chỉ căn cứ vào điện thoại, hoặc mail, fax thông báo đặt hàng của khách hàng mà hiếm khi yêu cầu ĐĐH bằng văn bản có xác nhận của công ty, để chuyển yêu cầu lên kế toán lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho hàng bán. Tuy nhiên đây là cơ sở không chắc chắn do chưa có chữ ký hay con dấu của khách hàng. Công ty cần tiến hành xác thực lại thông tin với người có thẩm quyền đặt hàng bên phía người mua ( giám đốc, phó giám đốc, người phụ trách bộ phận thu mua^l, kiểm duyệt đơn đặt hàng một cách rõ ràng, trung thực trước khi quyết định bán hàng tránh trưòng hợp hàng đã xuất kho, giao đi bị khách hàng từ chối.
Kế toán doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh: Việc ghi chép trên hóa đơn, chứng từ đôi khi vẫn xảy ra hiện tượng tẩy xóa, quên không ghi ngày tháng hoặc ký người mua hàng. Nhiều khách hàng của DN nhất là các đơn vị thường xuyên mua số lượng lớn phản ánh về việc không nhận được ưu đãi, khuyến mại nào từ phía công ty. Giữa khách hàng lấy buôn số lượng lớn và số lượng nhỏ không có chênh lệch về lợi ích. Công ty chưa quan tâm đến các khoản chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán. Chính sách chiết khấu nếu được áp dụng một cách hợp lý một mặt sẽ tạo đà tăng doanh thu của công ty, mặt khác giúp công ty sớm thu hồi được nợ, quay vòng vốn kinh doanh. Công ty mở các TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK 632: Giá vốn hàng bán và TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh nhưng không mở TK chi tiết cho từng loại, hoặc từng nhóm sản phẩm, hàng hóa nên việc đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng mặt hàng, từng địa bàn phân phối không cụ thể, rõ ràng.
75
Công ty chưa ghi nhận chi phí lãi do các doanh nghiệp chiếm dụng vốn qua việc thanh toán chậm (thông thường khách hàng thanh toán chậm sau 10 ngày, cá biệt nhiều đơn vị trả chậm từ 30 ngày đến 60 ngày mà không phải chịu một khoản lãi hay phí phạt nào), điều này dẫn đến việc DT mà DN đang ghi nhận chưa phản ánh hết các khoản chi phí thực tế tạo ra DT đó.
- Năng lực kế toán bị hạn chế chưa đáp ứng được theo định hướng phát triển của DN trong thời gian tới: Hiện tại DN đã và đang tiến hành mở rộng quy mô hoạt
động sang các vùng lân cận, khối lượng công việc kế toán ngày càng nhiều, phát sinh thêm các nghiệp vụ kinh tế mới và khó trong khi số lượng nhân viên, công cụ,
máy móc chưa được chú trọng tương xứng. Điều này dễ dẫn đến việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán, một người phải phụ trách nhiều mảng kế
toán, cũng như có thể xẩy ra rủi ro trong ghi nhận thông tin kế toán, lưu trữ chứng từ.
2.3.2.2. Tồn tại trong kế toán quản trị
Qua việc phỏng vấn trực tiếp những nhân viên phòng kế toán, ban lãnh đạo... cho thấy nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý là rất cần thiết. Thực tế phần kế toán tài chính là phần được công ty chú trọng nhất mặc dù các yêu cầu về cung cấp thông tin của kế toán quản trị luôn được đề ra. Công ty vận hành hệ thống kế toán doanh nghiệp theo chế độ kế toán do Nhà nước ban hành, mà hiện tại mới chỉ cập nhật đến nội dung KTTC (trong đó bao gồm kế toán tổng hợp và chi tiết cho từng đối tượng). Mặt khác công ty cũng không tự tìm đến hệ thống kế toán nào khác ngoài hệ thống KTTC.
Các nhà quản trị đơn vị chưa đánh giá hết tầm quan trọng của công tác KTQT. Công tác KTQT đã được triển khai tuy nhiên mới dừng lại ở bước đầu thực hiện một số nội dung dự toán sản lượng (do bộ phận kinh doanh xây dựng), DT, CF nhưng chưa có sự phân công trách nhiệm một cách cụ thể, mô hình không rõ ràng. Một số tồn tại như:
76
theo chi phí có thể kiểm soát được và không kiểm soát được... để từ đó đánh giá được khoản chi phí nào có thể tiết kiệm, khoản nào không thể cắt giảm để đạt hiệu quả trong quản lý chi phí và dự toán chi phí hoạt động kinh doanh.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận: Hoạt động trên địa bàn Bắc Ninh, Bắc Giang và một số khu vực lân cận Hà Nội, kinh doanh nhiều mặt hàng từ
sản phẩm tiêu dùng nhanh đến hóa mỹ phẩm nhưng công ty chưa áp dụng kế toán trách nhiệm trong lập dự toán. DN chưa đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận theo các trung tâm trách nhiệm. Do vậy, chưa xác định được bộ phận nào hoạt
động hiệu quả và bộ phận nào hoạt động chưa hiệu quả để có các chính sách khuyến
khích hợp lý nhằm tạo động lực cho các bộ phận.
- Dự toán sản lượng tiêu thụ, báo cáo KTQT: Hiện tại dự toán sản lượng tiêu thụ do bộ phận kinh doanh lập định kỳ và gần như không dựa vào thông tin kế toán
cung cấp. Dự toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh chưa được thực hiện. Các
báo cáo KTQT tại DN được lập dựa theo các khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực trong KTTC và thực chất chỉ là các báo cáo kế toán tài chính chi tiết. Do đó các báo
cáo này không thực hiện được chức năng phân tích, định hướng cho nhà quản trị trong việc ra quyết định.
- Việc phân tích thông tin về doanh thu, kết quả kinh doanh: Công ty bỏ qua phân tích về điểm hòa vốn, mức sản lượng bán tối ưu cũng như việc xem xét có nên
hay không nên chấp nhận đơn hàng của người mua trong trường hợp số lượng đặt chưa đủ để bù đắp chi phí phát sinh trong bán buôn vận chuyển thẳng, mối quan hệ
77
với doanh thu thực hiện trong kỳ, nên chưa kịp thời theo dõi các biến động của thị trường, làm rõ được nguyên nhân tăng, giảm để có hướng điều chỉnh thích hợp.
Một số báo cáo như báo cáo kết quả HĐKD, bảng cân đối kế toán được công ty phân tích kỹ hơn nhưng cũng chỉ dừng lại ở một số nội dung như phân tích về cơ cấu vốn, cơ cấu nợ ngắn hạn, khả năng thanh toán, tỷ suất lợi nhuận...
78
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Sau khi đi vào nghiên cứu thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Vĩnh Giang, có thể rút ra một số kết luận sau:
Bên cạnh những uu điểm, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Vĩnh Giang còn tồn tại nhiều hạn chế, chua đáp ứng đuợc yêu cầu kế toán quản trị. Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cần đuợc hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả thông tin kế toán cũng nhu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Để làm đuợc điều này, em xin trình bày chuông 3 những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác đinh kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Vĩnh Giang.
79
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĨNH GIANG 3.1. Định hướng phát triển của công ty Cổ phần Vĩnh Giang
3.1.1. Định hướng phát triển trong thời gian tới
Tiền thân từ cửa hàng tạp hóa Tuyết Lan, trải qua hơn 10 năm phát triển và lớn mạnh công ty đã xây dựng được uy tín vững chắc với các đối tác, khách hàng. Hiện tại với vị thế là DNTM bán buôn số 1 trên địa bàn Bắc Ninh, Bắc Giang công ty vẫn không ngừng tìm hiểu thị trường, xu hướng tiêu dùng, xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp để có thể trụ vững vị trí đồng thời phát triển hoạt động sang một số vùng lân cận (Hà Nội, Hưng Yên...) trong thời gian thời gian tới. Cụ thể:
- Thứ nhất, ổn định và tăng trưởng doanh thu tiêu thụ: Đơn vị dự toán sản lượng tiêu thụ và doanh thu năm 2017 tăng 10% so với năm 2016. Để thực hiện mục tiêu đó công ty quyết định áp dụng chính sách bán hàng có chiết khấu thương
mại đối với khách hàng mua số lượng lớn. Bên cạnh đó các bạn hàng thân thiết, có
uy tín tốt cũng được hưởng chính sách ưu đãi tín dụng, ra hạn thời gian thanh toán
khi mua hàng.
- Thứ hai, mở rộng thị trường tiêu thụ: công ty tiến hành thuê chuyên gia thiết kế website và đến đầu năm 2017 đã đưa vào sử dụng qua đó khách hàng có thêm phương thức đặt và mua hàng (ngoài các phương thức trực tiếp, gọi điện thoại,
gửi email, fax, scan.), cũng như được hỗ trợ online 24/7. Phía đối tác, khách hàng qua website dễ dàng tìm hiểu các thông tin chính thống về lịch sử phát triển, vị thế,
hoạt động kinh doanh, hình ảnh công ty. để từ đó có quyết định lựa chọn hợp tác. Công ty cũng có kế hoạch mở thêm kho hàng tại Từ Sơn (Bắc Ninh) đây là điểm nút thông thương giữa Bắc Ninh với các tỉnh lân cận (Hà Nội, Hưng Yên)
80
doanh sẽ tiến hành tìm hiểu, phân tích nguyên nhân. Công ty sẽ cân nhắc quyết định gia tăng tỷ lệ hàng hóa đó khi đó là sự thay đổi tất yếu, lâu dài và nguợc lại. Bên cạnh đó để có thể trở thành nhà phân phối độc quyền trên địa bàn của một số thuơng hiệu, công ty phải tính toán lợi ích thu đuợc, chấp nhận từ bỏ quyền phân phối một số thuơng hiệu tuơng tự (hiện tại công ty là nhà phân phối độc quyền mặt hàng hóa, mỹ phẩm tiêu dùng Unilever và cam kết không cung cấp các sản phẩm của P&G, Unza...)
- Thứ tu, đầu tu thêm phuơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị: công ty dự định mua sắm thêm ba ôtô tải trong năm 2017 nhằm phục vụ kho hàng tại Từ Sơn giúp công tác vận chuyển, giao hàng chủ động, nhanh chóng, hiệu quả. Đồng thời công
ty cũng mua thêm hệ thống máy đóng hàng tự động nâng cao hiệu quả giao
nhận ,
cũng nhu tránh tổn thất về số luợng hàng hóa.
- Thứ năm, phát triển đội ngũ nhân lực: công ty mở rộng quy mô, tuyển thêm nhiều nhân viên cho bộ phận kinh doanh, giao nhận làm việc tại kho Từ Sơn. Đồng
thời công ty cũng đã chú trọng hơn đến việc nâng cao chất luợng đội ngũ nhân viên
khi yêu cầu nhân viên tham gia các khóa học về kỹ năng, cũng nhu đào tạo kế toán.
Bên cạnh chính đó là chính sach đãi ngộ đối với nhân viên có thâm niên, năng suất
lao động cao.
3.1.2. Tầm quan trọng của việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kếtquả kinh doanh quả kinh doanh
Để cạnh tranh với các DN cùng lĩnh vực, cùng ngành nghề kinh doanh, yếu tố quyết định thành công cho các DN là phải có hệ thống quản lý khoa học hiện đại mà kế toán là một công cụ đắc lực trong hệ thống này. Thông tin kế toán rất cần thiết cho các nhà quản trị trong việc đua ra quyết định, các chiến luợc kinh doanh. Nếu thông tin kế toán bị sai lệch sẽ ảnh huởng nghiêm trọng đến quyết định của nhà quản trị và
81
kinh doanh trong tương lai, từ đó giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận tối đa. Những hạn chế trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sẽ khiến các nhà quản trị không có được chiến lược kinh doanh hợp lý, làm ảnh hưởng tới các vấn đề chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy, việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là vấn đề rất quan trọng đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại.
Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tốt giúp nhà quản trị nhận biết được mặt hàng tiêu thụ tốt, từ đó đẩy mạnh thu mua, tiêu thụ kèm chính sách bán hàng hợp lý, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một phần quan trọng của công tác kế toán. Vì vậy việc công ty hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sẽ giúp cho doanh nghiệp nắm được chi phí, doanh thu và lợi nhuận từ đó nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán của toàn doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, khâu tiêu thụ hàng hóa là khâu cuối cùng và quan trọng nhất trong việc luân chuyển vốn. Công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh càng cần phải đổi mới và hoàn thiện sao cho vừa đảm bảo đúng chế độ, vừa phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.
Hiện tại với vị thế là DNTM bán buôn số một trên đại bàn Bắc Ninh, Bắc Giang với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng trưởng tốt qua các năm. Với mục tiêu giữ vững vị thế đồng thời phát triển và mở rộng hoạt động sang các vùng lân cận Công ty càng cần hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh để phù hợp với định hướng trong thời gian tới.