6. Kết cấu luận văn
3.2. Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định
đem
lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần thực hiện cả về KTTC và KTQT nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ các thông tin cho các đối tượng quan tâm. Vì đối tượng sử dụng thông tin là khác nhau nên nguồn thông tin yêu cầu cung cấp cũng khác nhau. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán rất
đa dạng: Nhà quản lý, Nhà nước, Ngân hàng, Các tổ chức tín dụng, Nhà đầu tư, Đối
tác.. .do đó đối với thông tin KTTC cung cấp cần có độ tin cậy, khách quan, có tính
pháp lý cao, trình bày đơn giản, dễ hiểu và công khai còn thông tin KTQT cần trung
thực, hợp lý, thể hiện chi tiết cũng như phân tích biến động của các chỉ số phản ánh
đúng sức khỏe của DN giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định linh hoạt, kịp thời, nhanh chóng.
3.2. Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng vàxác xác
định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Vĩnh Giang 3.2.1. Dưới góc độ kế toán tài chính
- Tự nâng cao năng lực nhằm tuân thủ tốt các nguyên tắc kế toán: Với định hướng phát triển mở rộng quy mô hoạt động trên cả địa bàn Hà Nội và
83
công ty có hệ thống mạng nội bộ có bảo mật riêng nên việc scan,fax chứng từ về văn phòng nhanh chóng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận kịp thời, số liệu tập trung, giảm bớt sự cồng kềnh trong bộ máy kế toán. Ngoài ra cần chú trọng mở rộng không gian phòng kế toán, đầu tư thêm máy tính, tủ đựng để lưu trữ chứng từ. Định kỳ hàng năm cần cử nhân viên học đào tạo về kế toán để nắm vững những văn bản, thông tư mới do nhà nước ban hành, liên hệ với nhà cung ứng để cập nhật các phiên bản mới nhất phần mềm kế toán đang sử dụng. Việc làm này giúp giảm thiểu rủi ro kế toán có thể gặp, đảm bảo nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận kịp thời, đầy đủ và chính xác.
- Nhận định đúng vai trò quan trọng của chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán đối với kế toán doanh thu và khoản phải thu trong kỳ: Doanh nghiệp nên có những chính sách đối với những khách hàng quen, có uy tín tốt như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán với số lượng rất lớn, khách hàng trả tiền sớm hơn thời hạn thanh toán trên hợp đồng. DN có thể xây dựng một chính sách chiết khấu thương mại với tỷ lệ hợp lý như sau:
Mặt hàng hóa, mỹ phẩm (Mặt hàng có lợi nhuận biên 5-8%)
+ Đơn hàng của một mã sản phẩm bất kỳ giá trị từ 300 triệu đến 500 triệu giảm 1% giá trị hàng hóa đó.
+ Đơn hàng của một mã sản phẩm bất kỳ giá trị từ 501 triệu đến 1000 triệu triệu giảm 1.5% giá trị hàng hóa đó.
+ Đơn hàng của một mã sản phẩm bất kỳ giá trị trên 1000 triệu giảm 2% giá trị hàng hóa đó.
Mặt hàng thực phẩm tiêu dùng nhanh (Mặt hàng có lợi nhuận biên 7-10%) + Đơn hàng của một mã sản phẩm bất kỳ giá trị từ 200 triệu đến 500 triệu giảm 1% giá trị hàng hóa đó.
+ Đơn hàng của một mã sản phẩm bất kỳ giá trị từ 501 triệu đến 800 triệu giảm 2% giá trị hàng hóa đó.
+ Đơn hàng của một mã sản phẩm bất kỳ giá trị trên 800 triệu giảm 3% giá trị hàng hóa đó.
84
Chiết khấu thanh toán có thể áp dụng (1/3,n/20) - thời hạn thanh toán 20 ngày nếu thanh toán trước trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận hàng thì được hưởng chiết khấu 1% trên giá trị hàng mua. Từ ngày thứ 21 phía người mua phải chịu lãi đối với khoản phải trả chưa thanh toán theo mức lãi suất ngân hàng theo thời điểm. Mức chiết khấu thanh toán cần ghi rõ trong các hợp đồng kinh tế. Khoản chiết khấu thanh toán được tính vào chi phí tài chính của DN trong kỳ.
Việc áp dụng tốt chính sách CKTM, CKTT (khi có sự chênh lệch lợi ích thu được từ việc mua số lượng lớn, thanh toán sớm sẽ là động lực cho khách hàng) khuyến khích phía đối tác mua nhiều và thanh toán đúng hạn, sẽ giúp cải thiện doanh số bán hàng, giảm thời gian thu hồi công nợ từ đó tránh được các rủi ro gặp phải trong kinh doanh.
Ví dụ: Khi Siêu thị T-Mart tiến hàng mua 650 thùng xúc xích bò đơn giá bán 420.000vnđ/thùng, thanh toán ngay khi nhận hàng. Tổng giá trị đơn hàng 273.000.000vnđ. Đây là mặt hàng tiêu dùng nhanh với điều kiện trong hợp đồng DN ghi rõ chính sách CKTM và CKTT như trên, Siêu thị T-Mart sec được hưởng một khoản lợi ích cụ thể:
CKTM được hưởng = 273.000.000*1%=2.730.000vnđ CKTT được hưởng = 273.000.000*1%=2.730.000vnđ Tổng lợi ích KH thu được= 5.460.000vnđ
Trong điều kiện bình thường khi hợp đồng không có các chính sách chiết khấu, Siêu thị T-Mart thường thanh toán chậm trên 30 ngày, và mua với số lượng ít 200thùng/lần. Lãi suất ngân hàng 12%/năm, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (vận chuyển/ chuyến) cho 01 đơn hàng thường là định phí không đổi
= 2.500.000vnd^ với 1 ĐĐH 650 thùng ~ 3 ĐĐH thông thường Chi phí lãi vay = 200*420.000*1%= 840.000vnđ
Chi phí vận chuyển 03 đơn hàng = 3*2.500.000= 7.500.000vnđ
Khoản chi phí của DN mất đi = 840.000 + (7.500.000-5.000.000)= 5.840.000
So sánh 5.840.000vnđ> 5.460.000vnd^ DN giảm bớt các chi phí, thu hổi vốn nhanh đồng thời khuyến khích được khách hàng mua số lượng lớn, thanh toán
85
- Thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Trong điều kiện nền kinh tế khó khăn như hiện này, công ty lại áp dụng một chính sách bán hàng khá lỏng, bán buôn số lượng lớn nhưng lại không yêu cầu thanh toán ngay. Điều này có thể dẫn đến rủi ro khi không thu hồi được nợ khi mà kinh tế khó khăn tác động đến các bạn hàng của doanh nghiệp luôn có xu hướng muốn chiếm dụng được vốn trong thời gian dài hơn. Mặt khác doanh nghiệp không trích lập dự phòng phải thu khó đòi điều này có thể dẫn đến việc bị động về nguồn tài chính. Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh thì doanh nghiệp nên tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi nhằm đánh giá đúng giá trị các khoản phải thu, vừa dự phòng khả năng mất vốn có thể xảy ra.
Tùy theo thời gian quá hạn của khoản nợ cũng như tình trạng của doanh nghiệp mua hàng nợ công ty sẽ trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo một tỷ lệ thích hợp.
Tỷ lệ trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của Bộ tàichính như sau:
+ 30% với giá trị nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% với giá trị nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 1 năm đếndưới 2 năm. + 70% với giá trị nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 2 năm đếndưới 3 năm. + 100% với giá trị nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 3 năm trở lên.
Khi lập dự phòng phải thu khó đòi kế toán phải ghi rõ tên tuổi, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu. Phải lưu giữ đầy đủ các chứng từ gốc, giấy nhận nợ của người mua, bảng xác nhận đối chiếu công nợ, hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng... để có căn cứ pháp lý lập bảng kê nợ khó đòi.
Đối với khoản nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng khách hàng là các tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, khách hàng mất tích, bỏ trốn hoặc đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết thì doanh nghiệp phải tự tiến hành dự tính mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc trích lập dự phòng giúp DN tuân thủ nguyên tắc thận
86
- Kế toán hàng tồn kho: Với đặc thù là DNTM nên hàng tồn kho của công ty tương đối lớn. Hiện tại công ty quản lý hàng tồn kho dựa vào phần mềm SSE Inventory, đây là công cụ rất mạnh giúp DN quản lý tốt tình hình biến động của HTK trong kỳ. Tuy nhiên DN lại chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này làm ảnh hưởng đến tính trung thực của thông tin về hàng tồn kho. Trích lập dự phòng HTK giúp công ty phản ảnh chính xác giá trị HTK trên các báo cáo tài
chính, và là căn cứ để các nhà quản trị có biện pháp thích hợp để giảm bớt tình trạng hàng hóa bị hỏng, hay tính toán lượng hàng cần mua phù hợp với khả năng tiêu thụ của doanh nghiệp.
Công thức xác định mức dự phòng giảm giá HTK:
Mức dự phòng giảm giá HTK = Số lượng HTK giảm giá cuối kỳ kế toán * ( Giá trị ghi sổ HTK - Giá trị thị trường HTK)
Trích lập dự phòng giảm giá hàng tốn kho giúp tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán, nhằm bù đắp tổn thất tài sản của doanh nghiệp. Khi tiến hành trích lập dự phòng giảm giá HTK làm tăng giá vốn hàng bán, việc làm này giúp phản ánh chính xác hơn kết quả kinh doanh tại DN, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phi thực tế phát sinh.
- Kế toán doanh thu và giá vốn hàng bán: Khi ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán của DN cần chú ý đến sự đầy đủ và hợp lệ của chứng từ (tránh trường
hợp chứng từ bị tẩy xóa, không ký đầy đủ các bộ phận có liên quan...). Doanh thu và giá vốn hàng bán cần được phân loại chi tiết theo từng nhóm hàng, mặt hàng (mở
các sổ chi tiết để theo dõi) để thuận tiện cho việc quản lý, cũng như thống kê số liệu
báo cáo.
Có thể phân loại chi tiết doanh thu bán hàng như sau: TK 511 Doanh thu bán hàng
87
TK 5112: Doanh thu hóa mỹ phẩm TK 51121: Doanh thu Dầu gội TK 51122: Doanh thu Sữa tắm
Tương tự chi tiết với Giá vốn hàng bán TK 632 Giá vốn hàng bán
TK 6321: Giá vốn hàng tiêu dùng nhanh TK 63211: Giá vốn hàng bán Sữa TK 63212: Giá vốn hàng bán Xúc xích
TK 6322: Giá vốn hàng bán hóa mỹ phẩm TK 63221: Giá vốn hàng bán Dầu gội TK 63222: Giá vốn hàng bán Sữa tắm
- Hoàn thiện hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán: về hệ thống tài khoản TK 511, 632 nên chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng và đặc biệt là TK 911. Trong điều kiện hiện nay nếu thông tin về kết quả kinh doanh càng chi tiết thì càng thuận lợi cho công tác quản lý, đánh giá hiệu quả kinh doanh từng mặt hàng. Việc xác định kết quả kinh doanh cho từng loại hoặc từng nhóm hàng hóa giúp DN dễ đoán được xu hướng tiêu dùng, cân đối được tỷ lệ hợp lý giữa doanh thu và chi phí để đạt được mức lợi nhuận mong muốn.
Công ty Cổ phần Vĩnh Giang nên XĐKQKD cho từng loại hoặc từng nhóm hàng hóa. Có thể tiến hành như sau:
TK 911 XĐKQKD
TK 9111 XĐKQKD hoạt động bán hàng TK 91111 XĐKQKD nhóm hàng hóa A TK 91112 XĐKQKD nhóm hàng hóa B... TK 9112 XĐKQKD HĐTC
88
TK 91122 XĐKQKD từ hoạt động đầu tư... TK 9113 XĐKQKD từ hoạt động khác
Hệ thống sổ sách kế toán nên được mở thêm thủ công song song với hệ thống sổ DN đang sử dụng trên phần mềm FAST nhằm có cơ sở đối chiếu, giảm rủi ro kế toán khi có lỗi phần mềm dẫn đến số liệu kết xuất ra thiếu chính xác.
3.2.2. Dưới góc độ kế toán quản trị
- Phân loại chi phí phục vụ việc ra quyết định: Việc phân loại chi phí theo khoản mục như hiện nay mới chỉ đáp ứng nhu cầu thông tin của KTTC, chưa đáp ứng nhu cầu thông tin cho KTQT. Công ty nên phân loại toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh theo quan hệ với mức độ hoạt động hay còn gọi là phân loại chi phí theo các cách ửng xử của chi phí. Với cách phân loại này sẽ đáp ứng được yêu cầu
của nhà quản trị về lập kế hoạch chi phí, kiểm soát và chủ động điều tiết chi phí, ra
quyết định kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả (Phụ lục 3.1)
Theo cách này, toàn bộ chi phí của công ty cổ phần Vĩnh Giang được chia thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Với chi phí hỗn hợp công ty có thể sử dụng phương pháp cực đại và cực tiểu để tách biến phí và định phí trong đó.
- Phân loại doanh thu: Cách phân loại doanh thu theo tình hình kinh doanh hiện nay mà công ty đang áp dụng giúp đơn vị xác định doanh thu của từng hoạt động của công ty, trên cơ sở đó xác định tỷ trọng doanh thu của từng loại hoạt động,
đâu là hoạt động mũi nhọn từ đó có phương án kinh doanh hợp lý. Tuy nhiên, để phục vụ cho nhu cầu thông tin của các nhà quản trị , công ty nên tiến hành phân loại
doanh thu của đơn vị theo mối quan hệ của điểm hòa vốn. Theo đó doanh thu được
chia làm 2 loại: Doanh thu hòa vốn (doanh thu mà tại đó lợi nhuân của đơn hàng bằng
89
Cụ thể với 01 ĐĐH của Siêu thị T-Mart, chi phí vận chuyển cho đơn hàng là định phí: 2.500.000vnđ/chuyến, Siêu thị T-Mart thuòng thanh toán chậm sau 30 ngày, hợp đồng không có điều khoản phạt lãi suất. Lãi suất vay hiện tại 1%/ tháng.
Công thức tính điểm hòa vốn:
Q = FC/ (Po - Vc)
Với Q: Sản luợng hòa vốn, FC: Tổng định phí, Po: Giá bán 1 sp, Vc: Biến phí 1sp
Ngày 28/03/2017, Siêu thị T-Mart có đặt hàng 100 thùng xúc xích. Giá vốn lô hàng 388.000vnđ/thùng, giá bán 420.000vnđ/thùng.
Áp dụng công thức tính điểm hòa vốn: Po = 420.000
Vc = 388.000 + 388.000*1% = 391.880 FC = 2.500.000
÷ Q = 2.500.000/(420.000 - 391.880) = 89 thùng
Sản luợng hòa vốn là 89 thùng, Siêu thị T-Mart đặt 100 thùng > Q=89 thùng
÷ DN nên chấp nhận đơn hàng.
- Áp dụng kế toán trách nhiệm: DN cần tiến hành xác định các trung tâm lợi nhuận: bộ phận, mảng kinh doanh nào là trung tâm lợi nhuận. Chỉ tiêu đánh giá các trung tâm này là lợi nhuận theo bộ phận (doanh thu - giá vốn hàng bán - chi phí bán hàng và quản lý bộ phận).
DN có thể coi mỗi mặt hàng, mỗi địa bàn phân phối.. .là một đối tuợng hạch toán. Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả theo từng đối tuợng này cung cấp thông tin phục vụ cho đánh giá hiệu quả từng đối tuợng.
Trung tâm lợi nhuận là căn cứ để lập các dự toán về doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Khi đã xác định đuợc trung tâm lợi nhuận sẽ có chính sách khuyến khích hợp lý nhằm tạo động lực cho các bộ phận.
Kế toán trách nhiệm gắn liền với các trung tâm trách nhiệm (trung tâm doanh thu, trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tu.). Để đạt đuợc mục tiêu chung của DN thì các trung tâm trách nhiệm phải nỗ lực thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình bằng cách quản trị tối uu nhất các yếu tố đầu vào và đầu ra.
90
Nâng cao kế toán trách nhiệm trong quản trị DN là việc làm cần thiết nhằm phân cấp quyền hạn quản lý, phân chia, phân nhiệm công việc rõ ràng không chồng chéo để kết quả kinh doanh đạt hiệu quả và hiệu suất tốt nhất.
- Lập dự toán chi phí, doanh thu, KQKD: Việc xây dựng dự toán SXKD hàng năm có vai trò hết sức quan trọng trong mỗi công ty. Căn cứ vào dự toán, công
ty cổ phần Vĩnh Giang có thể xác định rõ các mục tiêu cụ thể, đồng thời cũng sử