6. Kết cấu luận văn
2.1.3.2. Hình thức và các chính sách kế toán hiện hành đang áp dụng
Dựa vào quá trình nghiên cứu và tìm hiểu công tác kế toán tại đơn vị, thông qua kết quả bảng hỏi đã thực hiện đối với nhà quản lý, bộ phận kế toán (đề cập đến tại Phụ lục 1.3, Phụ lục 1.4) có thể thấy công ty cổ phần Vĩnh Giang là DN có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuờng xuyên, công tác kế toán của công ty tuân theo nền tảng là những quy chế của chế độ kế toán Việt Nam và những quy định do BTC ban hành:
- Niên độ kế toán áp dụng: Từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 - Áp dụng thông tu 200/2015 - BTC trong hạch toán kế toán
50
Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do BTC ban hành như: Hóa đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị mua hàng, đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi, Biên bản giao nhân TSCĐ, Phiếu nhập kho, xuất kho. Các chứng từ phản ánh lao động như: Bảng chấm công, Giấy chứng nhận thai sản, ốm đau. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số mẫu tự thiết kế (Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế.)
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, kế toán công ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ. Nội dung việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm:
- Phân loại chứng từ theo các phần hành theo đối tượng
- Định khoản và ghi sổ các nghiệp vụ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm FAST
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán máy
Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại tủ lưu trữ của phòng kế toán. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào kho lưu trữ theo thời gian quy định. Hết thời gian lưu trữ chứng từ được tiêu hủy dưới sự chứng kiến của hội đồng tiêu hủy.
Hệ thống tài khoản bao gồm các tài khoản cấp 1 phù hợp với chế độ kế toán thống nhất, đồng thời công ty có mở các TK cấp 2,3 để theo dõi chi tiết cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của DN.
51
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác đinh kết quả kinh doanh tại
Công ty
cổ phần Vĩnh Giang
2.2.1. Đặc điểm các mặt hàng kinh doanh và phương thức bán hàng
Công ty cổ phần Vĩnh Giang hiện nay kinh doanh chủ yếu các mặt hàng tiêu dùng nhanh, hóa mỹ phẩm như: Dầu gội, sữa tắm, bột giặt, dầu ăn, bánh kẹo, mỳ tôm. Trong đó có mặt hàng hóa mỹ phẩm Unilever, bánh kẹo Perfetti Van Melle, Dầu thực vật tường An, Xúc xích Vissan. công ty đấu thầu thành công và trở thành nhà phân phối duy nhất trên địa bàn Bắc Ninh, Bắc Giang.
Công ty chủ động xây dựng hệ thống kho bãi chứa hàng rộng với diện tích hơn
1000m2 tại Vân Dương - Bắc Ninh, cùng hệ thống xe tải vận chuyển với 09 xe với trọng tải từ 1.5 tấn - 8 tấn. Đối với các mặt hàng hóa mỹ phẩm, hàng tiêu dùng nhanh
không yêu cầu hệ thống kho bảo quản hiện đại công ty áp dụng chính sách bán buôn hàng qua kho. Hàng hóa sẽ được mua về nhập kho sau đó xuất kho cho bên mua. Các
mặt hàng tiêu dùng nhanh (đặc biệt đồ thực phẩm), hạn sử dụng ngắn như sữa, sữa chua, xúc xích. DN thường bán buôn theo hình thức chuyển thẳng hàng. Tiến hành mua hàng theo ĐĐH của các siêu thị, đại lý sau đó vận chuyển đến cơ sở người mua. Công ty có trang bị 04 xe tải có hệ thống làm mát, đông lạnh nhằm bảo quản chất lượng hàng hóa đến tận tay người mua.
Công ty cổ phần Vĩnh Giang chỉ tiến hành hoạt động bán buôn, không bán lẻ ra thị trường.
2.2.2. Quy trình và chính sách bán hàng đang áp dụng
Khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại, fax, đến trực tiếp văn phòng công ty, hoặc nhân viên kinh doanh theo mảng liên hệ hộ, bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn hàng. Đối với các mặt hàng xuất kho bán buôn, nhân viên bán hàng kiểm tra tình trạng HTK trên phần mềm SSE Inventory, sau đó thông báo cho bộ phận kế toán lập hóa đơn và phiếu xuất kho.
52
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất kho cho nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng ký nhận và giao hàng cùng hóa đơn liên 2, phiếu xuất kho cho khách hàng. Sau khi khách hàng nhận hàng kèm hóa đơn và ký vào phiếu xuất kho nhân viên giao hàng mang phiếu xuất kho về nộp lại cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất kho để hạch toán.
Đối với mặt hàng bán buôn vận chuyển thẳng, nhân viên bán hàng tập hợp ĐĐH của các siêu thị, cửa hàng, tiến hành đặt hàng. Khi nhận hóa đơn do bên bán hàng chuyển giao bộ phận kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển đi. Hàng hóa đuợc vận chuyển thẳng đến địa điểm của nguời mua, sau khi bên mua kiểm tra, nhận hàng và chấp nhận mua thì kế toán xuất hóa đơn 3 liên: liên 1 luu tại cuống, liên 2 đua cho khách hàng và liên 3 luu tại bộ phận kế toán.
Tận dụng lợi thế về quy mô và uy tín lớn, giá bán DN đua ra thuờng ở mức hợp lý và thấp hơn so với các đơn vị khác nên công ty hiện tại không áp dụng chính sách bán hàng có CKTM, CKTT cho khách hàng, cũng nhu không có thỏa thuận về việc giảm giá hàng bán trong hợp đồng.
Trong truờng hợp nhận đuợc thông báo trả lại hàng từ khách hàng căn cứ vào điều khoản hợp đồng đã ký, bộ phận bán hàng xin ý kiến của Ban giám đốc và tiến hành nhận lại hàng hóa. Khi nhập hàng bán bị trả lại thì công ty sử dụng phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào hóa đơn đã xuất cho khách hàng, phiếu nhập kho hàng trả hạch toán nghiệp vụ kế toán tuơng ứng.
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác đinh kết quả kinh doanh tại công ty
2.2.1. Kế toán Doanh thu bán hàng
Qua khảo sát thực tế tại công ty Cổ phần Vĩnh Giang, dựa vào kết quả bảng hỏi thu đuợc có thể thấy doanh thu và thu nhập đều đuợc xác định tuân thủ theo quy định tại chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập”, thông tu 200/2014/TT- BTC.
Doanh thu bán hàng của công ty đuợc ghi nhận khi thỏa mãn đầy đủ các điều kiện:
+ Công ty đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho phía đối tác mua.
+ Công ty không còn nắm quyền quản lý nhu nguời sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
53
+ Công ty đã và sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
Công tác tổ chức luân chuyển chứng từ có liên quan đến việc ghi nhận doanh
thu được
thực hiện khá khoa học, quy định cụ thể, rõ ràng về nguyên tắc lập, kiểm tra chứng
từ trong
một số giao dịch chủ yếu. Luân chuyển chứng từ cơ bản phù hợp đặc thù của doanh nghiệp.
Công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ cũng được thực hiện theo đúng quy định. Tuy nhiên
việc ghi nhận doanh thu của công ty mới chỉ nhằm phục vụ yêu cầu của kế toán tài
chính, chưa
chú trọng theo yêu cầu của kế toán quản trị trong phân loại doanh thu theo từng
nhóm hàng,
mặt hàng kinh doanh hay phân loại doanh thu theo địa bàn phân phối nhằm quản lý
hiệu quả
hơn . Ngoài ra việc chứng từ ghi nhận doanh thu vẫn để xảy ra hiện tượng: lỗi tẩy,
xóa, quên
không ghi ngày tháng, không ký nhận mua, bán hàng...
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu chính của công ty. Ngoài ra công ty còn có doanh thu tài chính và doanh thu hoạt động khác nhưng chiếm tỷ trọng rất nhỏ.
Doanh thu tài chính của công ty hiện chỉ bao gồm doanh thu từ lãi tiền gửi ngân hàng ngắn hạn của doanh nghiệp trong kỳ. Công ty có nhu cầu sử dụng vốn cao hơn vào các thời điểm tháng 11 đến tháng 2 (Dịp cuối năm và tết Nguyên đán), tháng 5 đến tháng 9 (Nghỉ hè), các thời gian khác công ty tích lũy vốn và gửi tiết kiệm ngắn hạn tại BIDV CN Bắc Ninh.
54
Nghiệp vụ 1: Ngày 01/03/2017, Mặt hàng Dầu gội Sunsilk 650ml*12chai/ thùng tồn kho của công ty có 200 thùng đơn giá 864.000 vnđ và 1500 thùng đơn giá 870.000 vnđ. Ngày 06/03 Siêu thị T-Mart mua 250 thùng.
Hóa đơn GTGT:
CÔNG TY CP VĨNH GIANG Mau số: 01.GTKT-3LL-1 Kí hiệu:AB/17P
No: 0000106
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lưu
Ngày 06 tháng 03 năm 2017
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CP VĨNH GIANG Mã số thuế:2300276852
Địa chỉ: : Lô 234 Khu dãn dân Chu Mẫu, Phường Vân Dương, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam
Số tài khoản: 43210000172110 Tại: Ngân hàng BIDV Bắc Ninh
Họ tên người mua hàng: Trần Thùy Linh
Đơn vị: Siêu thi T-Mart Bắc Ninh MST: 2400112883
Địa chỉ: Khu 4, Đại Phúc, Bắc Ninh
Hình thức thanh toán:...Nợ...Số tài khoản:
Bằng chữ: Hai trăm bốn mươi triệu sáu trăm hai mươi năm nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng
ST T Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Γ ^ Xúc xích heo 20*200g Thùng 300 386.00 0 115.800.00 0 ...2.... Xuc xích bò 20*200g Thùng ....200.... .... 420.000... ...84.000.000 ...3.... ...4.... ... ...5.... ...6.... -C _ '—_— 55
Căn cứ vào hóa đơn GTGT xuất cho bên bán cũng như đối chiếu với phiếu xuất kho kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm tương ứng với hạch toán sau:
Ghi nhận doanh thu bán hàng cho Siêu thị T-Mart Nợ TK 13118: Phải thu Siêu thi T- Mart: 240.625.000
Có TK 511: Doanh thu bán hàng: 218.750.000 Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp: 21.875.000
Nghiệp vụ 2: Ngày 07/03/2017 theo ĐĐH của công ty TNHH TM và DV Phú Thịnh (700 heo, 300 bò) và siêu thị T-Mart Bắc Ninh (300 heo, 200 bò), DN tiến hành đặt hàng 1000 thùng xúc xích heo loại (20*200g/thùng) đơn giá 356.000vnđ/thùng, 500 thùng xúc xích bò loại (20*200g/thùng) đơn giá
388.000vnđ/thùng theo hóa đơn số 8226779 từ công ty Vissan. Công ty tiến hành mua hàng và chuyển thẳng đến kho người mua.
Chứng từ kế toán sử dụng trong trường hợp này là hóa đơn GTGT xuất cho Cty TNHH TM và DV Phú Thịnh, Siêu thị T-Mart đối chiếu với phiếu vận chuyển hàng kiêm hóa đơn bán thằng.
56
Hóađơn GTGT:
CÔNG TY CP VĨNH GIANG Mau số: 01.GTKT-3LL-1 Kí hiệu:AB/17P
No: 0000117
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lưu
Ngày 07 tháng 03 năm 2017
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CP VĨNH GIANG Mã số thuế: 2300276852
Địa chỉ: : Lô 234 Khu dãn dân Chu Mẫu, Phường Vân Dương, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam
Số tài khoản: 43210000172110 Tại: Ngân hàng BIDV Bắc Ninh
Họ tên người mua hàng: Trần Thùy Linh
Đơn vị: Siêu thị T-Mart Bắc Ninh MST: 2400112883
Địa chỉ: Khu 4, Đại Phúc, Bắc Ninh
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xúc xích heo 20*200g Thùng “700 386.000 270.200.00 0 ...2... Xúc xích bò 20*200g Thùng . 300... 420.000... ...126.000.000 ...3... ...4... ...5... ...6... Tổng cộng: 199.800.000
Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 19.980.000
Tổng số tiền thanh toán: 219.780.000 Bằng chữ: Hai trăm mười chin triệu bảy trăm tám mươi nghìn đồng chẵn./
Người mua hàng Người bán hàng
Biêu 2.2. Hóa đơn GTGT nghiệp vụ bán hàng ngày 07/03/2017 cho Siêu thị T-Mart
57
Hóa đơn GTGT:
CÔNG TY CP VĨNH GIANG Mau số: 01.GTKT-3LL-1 Kí hiệu:AB/17P
No: 0000118
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lưu
Ngày 07 tháng 03 năm 2017
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CP VĨNH GIANG Mã số thuế:2300276852
Địa chỉ: : Lô 234 Khu dãn dân Chu Mẫu, Phường Vân Dương, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam
Số tài khoản: 43210000172110 Tại: Ngân hàng BIDV Bắc Ninh
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Khôi
Đơn vị: Công ty TNHH TM & DV Phú Thịnh MST: 2300662628
Địa chỉ: Số 75, Nguyễn Gia Thiều, Bắc Ninh
Tổng cộng: 396.200.000
Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 39.620.000
Tổng số tiền thanh toán: 435.820.000 Bằng chữ: Bốn trăm ba mươi năm triệu tám trăm hai mươi nghìn đồng chẵn./
Người mua hàng Người bán hàng
58
Ghi nhận doanh thu bán hàng cho Siêu thị T-Mart Nợ TK 13118: Phải thu Siêu thi T- Mart: 219.780.000
Có TK 511: Doanh thu bán hàng: 199.800.000 Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp: 19.980.000 Ghi nhận doanh thu bán hàng cho Công ty Phú Thịnh Nợ TK 13112: Phải thu Công ty Phú Thịnh: 435.820.000
Có TK 511: Doanh thu bán hàng: 396.200.000 Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp: 39.620.000
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng đuợc theo dõi chi tiết theo từng khách hàng của DN (Phụ lục 2.2)
2.2.2. Ke toán các khoản giảm trừ doanh thu
Hiện tại, chính sách bán hàng tài công ty không áp dụng chiết khấu thuơng mại cũng nhu giảm giá hàng bán đối với khách hàng. Giá bán hàng hóa của công ty đối với khách hàng sẽ dựa trên hợp đồng ký kết giữa 2 bên, giá thỏa thuận truớc và không thay đổi. Đối với hàng hóa kém chất luợng, không đúng chủng loại, quy cách công ty áp dụng chính sách thu hồi và đổi hàng cho bên mua (nếu khách hàng chấp nhận). Số hàng hóa thu hồi DN sẽ tiến hành tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến tình trạng kém chất luợng. Nếu lỗi do phía nhà sản xuất sản phẩm, công ty liên hệ và hoàn trả lô sản phẩm bị lỗi (trong hợp đồng kinh tế ký với các nhà cung cấp công ty luôn chú trọng làm rõ trách nhiệm của các bên khi phát sinh sản phẩm lỗi hỏng trong điều khoản hợp đồng). Nếu lỗi xuất phát từ phía công ty, do cá nhân gây nên DN quy kết trách nhiệm cho cá nhân đó và yêu cầu bồi thuờng hoặc giảm trừ luơng để bù đắp tổn thất, do nguyên nhân khách quan (thời tiết, phuơng tiện vận tải...) và hạch toán làm tăng giá vốn hàng bán trong kỳ.
Hàng bán bị trả lại của công ty chủ yếu đến từ các mặt hàng: Sữa uống, sữa chua và kem.. .đây là những mặt hàng thực phẩm tiêu dùng nhanh có hạn sử dụng ngắn và yêu cầu bảo quản ở nhiệt độ phù hợp. Trong những năm gần đây, đối với những mặt hàng này công ty đều áp dụng hình thức bán buôn vận chuyển thẳng và chủ động trang bị hệ thống xe tải có hệ thống làm mát, đông lạnh giúp vận chuyển hàng hóa đến nguời mua đúng số luợng, chất luợng tốt nhất, chính vì vậy, hàng bán
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 SỮA TT VINAMILK 180*48 Thùng T5Õ 305.040 45.756.000 "2
Cộng 150 45.756.000
59
bị trả lại của DN qua các năm giảm mạnh, năm 2016 giá trị hàng bán bị trả lại rất nhỏ và hầu hết là do nhà cung cấp xuất nhầm lô hàng cận date.
Công ty sử dụng TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu và chi tiết TK 5212: Hàng bán bị trả lại đồng thời để theo dõi và hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Trong kỳ kế toán mở sổ cái TK 521 (Phụ lục 2.3)
Nghiệp vụ 3: Ngày 22/03/2017, Công ty TNHH TM Vũ Gia Phát sau khi nhận đơn hàng phát hiện có 150 thùng sữa tiệt trùng dâu Vinamilk đã yêu cầu trả lại hàng do lô hàng hóa đã hết hạn. Đuợc biết 150 thùng sữa dâu đuợc công ty bán buôn vận chuyển thẳng từ kho Vinamilk Tiên Sơn về giao cho nguơi mua trong ngày với giá 285.840vnđ/thùng (chua VAT). Do bộ phận giao nhận bên Vinamilk xuất kho nhầm lô hàng đã hết hạn nên DN sẽ đổi lô hàng bù trừ vào đơn hàng lần sau.
60
CÔNG TY TNHH TM VŨ GIA PHÁT I CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số.../BB -... Độc lập - tự do - hạnh phúc
BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG BÁN
Hôm nay ngày 22 tháng 03 năm 2017 Tại kho 1 - CTY TNHH TM VŨ GIA PHÁT Chúng tôi gồm hai