Sự tồn tại lâu dài của một doanh nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố nhung một trong những điều kiện quan trọng là doanh nghiệp phải biết ứng xử giá cả một cách linh hoạt, biết tính toán chi phí bỏ ra, biết khai thác những khả năng vốn có của mình, giảm chi phí tới mức thấp nhất để sau một chu kỳ sản xuấ kinh doanh thu đuợc lợi nhuận tối đa. Muốn vậy chỉ có hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành đầy đủ, chính xác thì mới phục vụ cho việc phân tích đánh giá kết quả tổ chức quản lý và sản xuất hợp lý nâng cao hiệu quản quản trị doanh nghiệp. Do đó việc quản lý và hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là một vấn đề cần đuợc sự quan tâm đặc biệt của Ban lãnh đạo Công ty để khắc phục những tồn tại và ngày càng hoàn thiện hơn nữa, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và sự phát triển bền vững của Công ty trong tuơng lai.
Qua quá trình nghiên cứu thực tế tại Công ty, tác giả xin mạnh dạn đua ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH Thiết bị bảo hộ lao động Tiến Thịnh nhu sau:
3.3.1 Hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất dưới góc độ kế toán tài chính
3.3.1.1 Hoàn thiện tổ chức kế toán, hệ thống sổ sách chứng từ
Thứ nhẩt, nhu đã trình bày ở phần trên, kế toán công ty chỉ gồm có sáu nguời, quá ít so với khối luợng công việc cần phải làm. Công ty nên tuyển thêm nhân sự tại bộ phận phòng Tài chính - kế toán đồng thời sau đó phải phân chia nhiệm vụ rõ ràng. Nên tách riêng Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành và Kế toán doanh thu vì khối luợng công việc hàng tháng của hai kế toán này là tuơng đối lớn. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty nên đuợc thiết kế lại nhu sau:
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy kế toán được thiết kế lại
Thứ hai, đối với chế độ kế toán Công ty đang áp dụng, tại Điều 4, Quyết định
48/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính có quy định: “Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 phải thông báo cho cơ quan Thuế quản lỷ doanh nghiệp và phải thực hiện ổn định ít nhất trong thời gian là 2 năm. Trường hợp chuyển đổi trở lại áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, phải thông báo lại cho cơ quan Thuế.”[4].
Hơn nữa, hiện nay, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 được thay thế bằng Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Tại Điều 1 Thông tư này có quy định về đối tượng áp dụng như sau: “Thông tư này hướng dẫn kế toán áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa được vận dụng quy định của Thông tư này để kế toán phù hợp với đặc đi ểm kinh doanh và yêu cầu quản lỷ c ủa mình.” [5]. Như vậy, với doanh nghiệp có quy mô sản xuất nhỏ và vừa như Công ty TNHH Thiết bị lao động Tiến Thịnh hoàn toàn có thể đăng ký áp dụng chế độ kế toán như doanh nghiệp lớn. Hiện tại, Công ty nên vận dụng một số quy định của
Thông tư 200/2014/TT-BTC để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh đang ngày một phát triển về quy mô cũng như chất lượng của mình.
Cụ thể, Công ty nên đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC để hạch toán cũng như phân loại, tập hợp chi phí tính giá thành được rõ ràng và thuận tiện hơn.
Ke toán tập hợp các chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung vào lần lượt các tài khoản 621, TK 622, TK 627. Sau khi đã tập hợp đầy đủ chi phí sản xuất, cuối kỳ kế toán kết chuyển các loại chi phí sản xuất này sang tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Tài khoản này trước đây đang chi tiết cho từng loại chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung nay sẽ được phân loại chi tiếtcho từng xưởng sản xuất, cụ thể:
TK 1541 - Chiphí sản xuất kinh doanh dởdang cho xưởng dệt TK 1542 - Chiphí sản xuất kinh doanh dởdang cho xưởng vắt sổ TK 1543 - Chiphí sản xuất kinh doanh dởdang cho xưởng đóng gói
Thứ ba, hiện tại Công ty vừa sử dụng phần mềm kế toán vừa sử dụng excel để
hạch toán kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Công ty nên nâng cấp phần mềm kế toán Bravo hiện tại để cập nhật chức năng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Tuy ban đầu Công ty sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí để thiết kế phần mềm phù hợp với đặc điểm của Công ty nhưng sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả làm việc của kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, từ đó tạo điều kiện cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời cho nhà quản trị.
Khi phần mềm kế toán đã được nâng cấp, kế toán không phải thực hiện trên excel các sổ chi tiết tài khoản chi phí theo từng loại sản phẩm và từng xưởng sản xuất; không phải lập Bảng tổng hợp các loại chi phí sản xuất. Khi nhập liệu, phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất ra các loại sổ và bảng này.
Đối với quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành. Kế toán chỉ việc khai báo các thông tin để tính giá thành, danh mục chi phí tính giá thành, phần mềm sẽ tự
động kết chuyển chi phí, tổng hợp các chi phí sản xuất, tự động tính toán và phân bổ và cuối cuối kết xuất ra thẻ tính giá thành cho từng loại sản phẩm.
3.3.1.2 Hoàn thiện việc đánh giá sản phẩm hỏng và các khoản thiệt hại do ngừng sản xuất
Công ty cần phải có sự giám sát kiểm tra kịp thời việc thực hiện các chỉ tiêu tiết kiệm vật tu, lao động ở từng xuởng sản xuất để có thể động viên, khen thuởng hoặc kỷ luật góp phần nâng cao năng suất lao động trong công ty. Đồng thời đánh giá đuợc chính xác giá trị vật tu và sản phẩm hỏng tại các xuởng. Nguyên vật liệu, sản phẩm hỏng là điều khó tránh khỏi trong quá trình sản xuất, tuy nhiên chúng ta cần phải hạn chế tới mức thấp nhất giá trị sản phẩm hỏng và nguyên vật liệu hỏng.
- Đối với giá trị vật tư hỏng: cuối tháng, nhân viên thống kê tại các xuởng cần phải thống kê luợng vật tu do công nhân làm hỏng, ghi sổ một cách chính xác và chuyển lên phòng kế toán. Tại đây, căn cứ vào định mức xuất vật tu cho các phân xuởng và sổ theo dõi, kế toán tính giá trị vật tu hỏng (bang số lượng x đơn giá NVL hỏng) trừ vào tiền luơng công nhân. Kế toán hạch toán nhu sau:
Nợ TK 334: giá trị sản phẩm hỏng trừ vào luơng công nhân viên Có TK 152: giá trị sản phẩm hỏng
- Đối với giá trị sản phẩm hỏng: tuơng tự nhu trên, các sản phẩm hỏng cũng
cần đuợc theo dõi và quản lý một cách chặt chẽ. Sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất bao gồm sản phẩm hỏng trong định mức và sản phẩm hỏng ngoài định mức. Sản phầm hỏng trong định mức vẫn đuợc tính vào giá thành sản phẩm, sản phẩm hỏng ngoài định mức thi chi phí đuợc tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Đối với sản phẩm găng tay các loại khi phát sinh sản phẩm hỏng thì đều thuộc loại sản phẩm hỏng không sửa chữa đuợc và phải mang đi tiêu hủy.
+ Xác định phần chi phí sản xuất tính cho sản phẩm hỏng:
CPSX sản Tổng CPSX phát sinh Số lượng sản
Giá trị 1 sản CPSX sản phẩm hỏng
phẩm hỏng Số lượng sản phẩm hỏng
Công ty đã xác định hệ thống định mức hao hụt là 2,5/1.000/tháng, tức là cứ 1.000 đôi găng tay nhập thì có 2,5 đôi găng tay bị hỏng. Căn cứ theo định mức này kế toán sẽ xác định được số lượng và giá trị sản phẩm hỏng ngoài định mức, kế toán hạch toán:
Nợ TK 1381
Có TK 154 (Phần giá trị sản phẩm hỏng ngoài định mức)
Căn cứ theo các nguyên nhân gây công ty tiến hành cách biện pháp xử lý và hạch toán như sau:
Nợ TK 334: Phần công nhân phải bồi thường
Nợ TK 1388: Phải thu khác khi chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 632: Phần chi phí do công ty phải chịu
Có TK 1381: Phần giá trị sản phẩm hỏng ngoài định mức
- Đối với các khoản thiệt hại do ngừng sản xuất:
Tại công ty TNHH Thiết bị bảo hộ lao động Tiến Thịnh có những khoảng thời gian phải tạm ngừng sản xuất vì các nguyên nhân chủ quan và khách quan khác nhau, như: mất điện, không có đơn đặt hàng của khách hàng, sửa chữa bảo dưỡng máy móc định ky,...Trong khoảng thời gian tạm ngừng sản xuất này công ty vẫn phải bỏ ra các khoản chi phí để duy trì hoạt động như: chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí thuê mặt bằng, lãi vay ngân hàng.. .Việc ngừng sản xuất cũng sẽ làm sản lượng sản xuất giảm, máy móc thiết bị không chạy đủ công suất quy định. Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành thì những khoản chi phí thiệt hại ngừng sản xuất này có thể tiến hành trích trước hoặc không trích
trước, phải tiến hành phân bổ vào chi phí trong nhiều kỳ nếu nó quá lớn tránh gây ảnh hưởng đột biến cho chi phí cũng như giá thành sản phẩm.
Vì thế công ty nên tiến hành trích trước chi phí thiệt hại ngừng sản xuất. Khi có khoảng thời gian ngừng sản xuất, nhân viên thống kê tại các phân xưởng sản xuất phải thống kê khoản thiệt hại do ngừng sản xuất gây ra, kế toán tập hợp các khoản thiệt hại này về TK 138.1 - “Tài sản thiếu chờ xử lý”, sau đó xem xét nguyên nhân và các quyết định xử lý để hạch toán về các tài khoản phù hợp.
3.3.1.3 Hoàn thiện kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Công ty cần có hoạch định, chiến lược từ khâu thu mua đến khâu dự trữ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, nâng cao chất lượng thu mua đầu vào, cụ thể:
+ Đối với những NVL tồn kho quá lâu do nhập kho quá nhiều so với nhu cầu sản xuất hoặc do không còn đáp ứng được yêu cầu về tính năng kỹ thuật để sản xuất sản phẩm... Công ty cần tiến hành giải phóng ngay bằng cách bán hay trao đổi với các đơn vị khác có nhu cầu để nhanh chóng thu hồi, tăng tốc độ chu chuyển của NVL, đồng thời giải tỏa được mặt bằng kho bãi, giảm bớt chi phí bảo quản.
+ Cùng với việc quản lý NVL, Công ty nên tiến hành phân tích chi phí NVL trong giá thành từng sản phẩm, từ đó làm cơ sở để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, phấn đấu hạ giá thành sản phẩm. Hàng tháng, công ty cần tiến hành phân tích chi phí NVL trong tổng giá thành của từng loại sản phẩm, cùng với một công suất, so sánh chi phí NVL trong giá thành sản phẩm của tháng này so với tháng trước tăng hay giảm, nguyên nhân của sự tăng giảm này: do định mức tiêu hao NVL bình quân, công nghệ sản xuất, số lượng sản phẩm sản xuất ra hay do đơn giá NVL thay đổi. Từ đó, Công ty đánh giá và đưa ra biện pháp thích hợp nhằm giảm chi phí NVL kết tinh trong sản phẩm, giảm tỷ lệ hao hụt cho sản xuất sản phẩm tới mức tối thiểu nhưng vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm.
- Về quy định kiểm kê kho NVL, CCDC: Hiện tại công ty quy định kiểm kê theo quý vào ngày cuối cùng của quý. Quy định này là chưa hợp lý vì kho NVL,
CCDC của Công ty có đặc điểm khối lượng lớn, nhiều chủng loại vật tư, nghiệp vụ nhập kho, xuất kho nhiều. Thời gian định kỳ kiểm kê kéo dài làm cho khối lượng công việc của một kỳ kiểm kê lớn, khó tránh khỏi sự thiếu chính xác. Mặt khác, phiếu nhập kho, xuất kho không được đối chếu kiểm tra kịp thời nên hàng tồn kho phản ảnh trên sổ kế toán thiếu sự chính xác nếu có gian lận, sai sót xảy ra. Do vậy, với đặc điểm kể trên, công ty nên quy định thời gian kiểm kê định kỳ 1 tháng 1 lần để có thể kiểm tra kịp thời tính chính xác về số lượng vật tư nhập kho và xuất kho, giảm tải khối lượng công việc cho một đợt kiểm kê, số lượng hàng tồn kho trên sổ kế toán được phản ánh kịp thời, chính xác.
- Về phương pháp tính trị giá hàng xuất kho: Hiện nay Công ty đang tính theo phương pháp bình quân một lần vào cuối kỳ, tức là đến cuối tháng mới theo dõi được giá trị vật liệu xuất kho. Theo tôi, Công ty có thể áp dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập để tính giá trị nguyên vật liệu thực tế xuất dùng. Nếu áp dụng phương pháp này, Công ty sẽ thấy được sự biến động về giá trị vật liệu giữa từng lần xuất kho, từ đó sẽ có điều chỉnh thích hợp, giúp cho kế toán chi phí NVL được chính xác và cập nhật hơn. Hơn nữa, kế toán Công ty có thể khắc phục được nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức bằng cách sử dụng sự hỗ trợ của phần mềm kế toán.
- Đối với hàng tồn kho kém phẩm chất, ứ đọng, luân chuyển chậm: Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng được tiến hành vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính.
Dự phòng thực chất làm tăng chi phí, đồng nghĩa với việc làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo. Nó giúp doanh nghiệp có một quỹ tiền tệ để khắc phục trước mắt những thiệt hại xảy ra trong kinh doanh.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đề phòng vật tư giảm với giá trị ghi trên sổ. Các nguyên tắc để lập dự phòng giảm giá NVL:
+ Chỉ lập dự phòng giảm giá đối với những NVL mà giá cả thị trường hiện tại thấp hơn giá gốc (giá hạch toán);
1 Sợi mộc S001 Kg 500
2 Thun tròn+ Việc trích lập dự phòng giảm giá NVL không được vượt quá số lợi nhuậnP003________ Kg ________80________ thực tế phát sinh của Công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước;
+ Trước khi lập dự phòng, Công ty phải lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của NVL.
Công ty xác định số dự phòng như sau:
(1) Cuối niên độ N, kế toán lập dự phòng giảm giá NVL: Nợ TK 632: Chi phí dự phòng
Có TK 229.4: Trích dự phòng (2) Cuối niên độ kế toán N+1:
Nếu mức dự phòng giảm giá NVL cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng giảm giá NVL đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm:
Nợ TK 632: Mức trích lập thêm Có TK 229.4
Nếu mức dự phòng giảm giá NVL cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng giảm giá NVL đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng:
Nợ TK 229.4: Hoàn nhập dự phòng Có TK 632
(3) Xử lý tổn thất thực tế xảy ra:
Nợ TK 229.4: Dự phòng giảm giá HTK Có TK 152, TK 153...
Ví dụ, theo số liệu thực tế tại Phòng Vật tư, đến thời điểm 31/12/2014, có một số lô NVL nhập kho lâu ngày, kém phẩm chất nên không đưa vào sản xuất. Tại thời điểm này, Công ty nên lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của NVL, lập Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL năm 2014 (Phụ lục 19). Căn cứ Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL năm 2014, kế toán hạch toán: