a. Tổ chức thu thập thông tin quá khứ
Thông tin quá khứ là thông tin về hiện tượng, sự kiện đã xẩy ra. Thu thập thông tin trong quá khứ nhằm giúp nhà quả trị đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của DN, làm cơ sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong tương lai.
- Tổ chức hạch toán ban đầu: Đây là khâu đầu tiên khi thu thập thông tin quá khứ. Hạch toán ban đầu được thực hiện thông qua việc lập chứng từ kế toán. Lập và
ghi chép đầy đủ, chính xác các sự kiện phát sinh bảo đảm cung cấp thông tin nhanh
chóng, đáp ứng yêu cầu phù hợp, hữu ích và kịp thời.
- Tổ chức tài khoản kế toán: Việc tổ chức tài khoản kế toán cần được tiến hành một cách có hệ thống và khoa học vừa đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị vừa đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp.
- Sử dụng hệ thống sổ kế toán: Hệ thống sổ dung cho kế toán quản trị cần được thiết lập và sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo nhu cầu quản lý.
b. Phân tích mối quan hệ Chiphí—Khối lượng — Lợi nhuận
Phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận là xem xét mối quan hệ, tác động qua lại giữa các nhân tố chi phí, giá bán, sản lượng sản phẩm tiêu thụ và sự ảnh hưởng của chúng đến kết quả lợi nhuận của doanh nghiệp.
Kế toán quản trị đặc biệt quan tâm tới phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận, phân tích điểm hòa vốn phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn như: quyết định tiếp tục hay chấm dứt kinh doanh một mặt hàng, quyết định điều chỉnh về kinh doanh như giá bán, chi phí, sản lượng...Việc nghiên cứu mối quan hệ này được thực hiện dựa trên cách phân loại chi phí thành biến phí, định phí và báo
25
Doanh nghiệp cần phân tích mối quan hệ này thông qua hệ thống chỉ tiêu phân tích, gồm:
(1) Mức số du đảm phí: là chênh lệch giữa tổng doanh thu với tổng biến phí (hoặc chênh lệch giữa đơn giá bán với biến phí một sản phẩm thì đuợc gọi là phần đóng góp đơn vị).
Số dư đảm phí = Doanh thu - Biến phí
(2) Tỷ suất số du đảm phí: Là mối quan hệ giữa tổng mức số du đảm phí với tổng doanh thu hoặc mối quan hệ giữa biến phí một sản phẩm với đơn giá bán và đuợc biểu hiện bằng %.
Tỷ suất số dư đảm phí = Số dư đảm phí / Doanh thu
(3) Lợi nhuận = Số dư đảm phí - Định phí
(4) Điểm hòa vốn: là điểm mà tại đó doanh thu vừa đủ bù đắp hết chi phí hoạt động kinh doanh đã bỏ ra, trong điều kiện giá bán đuợc chủ đầu tu chấp nhận.
Sản lượng Tổng định phí
hòa vốn Số dư đảm phí đơn vị
(5) Doanh thu hòa vốn là số tiền do tiêu thụ sản phẩm đạt đuợc vừa đủ bù đắp cho chi phí kinh doanh.
Doanh thu _ Tổn g định p hí___________________ hòa vốn Tỷ lệ số dư đảm phí bình quân
Phân tích điểm hòa vốn sẽ giúp cho nhà quản lý xem xét quá trình kinh doanh một cách chủ động và tích cực, trong mối liên hệ nhiều yếu tố tác động tới lợi nhuận, cho phép xác định rõ ràng vào lúc nào trong kỳ kinh doanh, hay ở mức tiêu thụ bao nhiêu sẽ đạt điểm hòa vốn, từ đó có các quyết định chủ động và tích cực để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao.
26
Các chỉ tiêu dự toán lợi nhuận:
Điểm hòa vốn cho ta thấy ranh giới của mức doanh thu tạo ra lợi nhuận với những doanh thu không tạo ra lợi nhuận hay bị lỗ. Căn cứ vào các chỉ tiêu xác định điểm hòa vốn, kết hợp với lợi nhuận mà doanh nghiệp mong muốn, ta có thể xác định được lượng sản phẩm hay doanh thu cần thiết để đạt được lợi nhuận mong muốn theo công thức:
Sản lượng hoặc doanh Tổng định phí + Lợi nhuận mong muốn thu để đạt được mức lợi = ---
nhuận mong muốn Số dư đảm phí đơn vị
Khi doanh nghiệp muốn dự kiến tỷ suất lợi nhuận/doanh thu thì doanh thu cần thiết để đạt tỷ suất lợi nhuận/tiêu thụ (ROS) là:
Tỷ suất lợi nhuận Lợi nhuận sau thuế
trên doanh thu Doanh thu
c. Lập dự toán hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp thương mại
Dự toán là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý trong việc hoạch định và kiểm soát. Dự toán cung cấp cho DN thông tin về toàn bộ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Để lập dự toán SXKD hàng năm của doanh nghiệp một cách khả thi, khi lập hệ thống dự toán quản trị DN phải dựa vào: Hệ thống SXKD hàng năm của DN, các bản dự toán SXKD của các kỳ kinh doanh năm trước, các định mức CP tiêu chuẩn, phân tích điều kiện cụ thể của từng DN về kinh tế - kỹ thuật - tài chính.
Định kỳ, DN tiến hành lập dự toán tổng thể cho hoạt động kinh doanh, dự toán tổng thể tập hợp các dự toán chi tiết cho từng bộ phận kinh doanh, từng khoản chi phí, thu nhập của DN. Tổng quan các nội dung dự toán trong DN thương mại:
27
Sơ đồ 1.1 - Hệ thống dự toán HĐKD ở Doanh nghiệp thương mại
- Dự toán doanh thu (dự toán tiêu thụ sản phẩm): là dự toán quyết định được lập đầu tiên và sẽ là căn cứ để lập các dự toán tiếp theo. Dự toán này được lập trên cơ sở mục tiêu doanh thu ước tính của DN trong kỳ kế hoạch và kết quả thực hiện của các kỳ trước đồng thời có lưu ý đến các yếu tố thị trường của quá trình kinh doanh.
Dự toán Doanh thu ( Z Dự toán số lượng bán, .. , Λ Jz
ix
của mặt hàng thứ k
Dự toán giá bán , mặt hàng thứ k
Trong đó: n là số lượng mặt hàng kinh doanh của DN
- Dự toán thu tiền bán hàng: là dự toán xác định các phương thức và khả năng thu tiền hàng. Nó là căn cứ để xác định luồng tiền thu dự kiến và tình hình công nợ sẽ phát sinh trong quá trình bán hàng. Dự toán này được lập trên cở sở dự toán doanh thu và dự báo về các đối tượng mua hàng cũng như những quy định về thanh toán với người mua của DN.
28
Dự toán thu tiền bán hàng
Dự toán số tiền thu nợ ở Dự toán số tiền thu bán
+
kỳ trước hàng trong kỳ
- Dự toán mua hàng và tồn kho: Dự toán này được lập dựa trên dự toán doanh thu để xác định giá trị cũng như lượng hàng hóa cần phải mua vào và tồn kho cần thiết để đảm bảo thực hiện được mục tiêu doanh thu đã đề ra một cách thuận lợi, hiệu quả. Khi lập dự toán này cần phải chú ý đến mức tồn trữ, quy trình hàng của DN cũng như xem xét đến các yếu tố chi phí đặt hàng, lưu kho, chuyển cũng như sự biến động của thị trường.
mua vận Dự toán mua hàng và tồn kho Dự toán số lượng hàng mua của mặt hàng thứ k
Dự toán giá mua x
mặt hàng thứ k )
Trong đó: n là số lượng mặt hàng kinh doanh của DN
- Dự toán thanh toán tiền mua hàng: trên cơ sở dự toán mua hàng và tồn kho đã lập, kế toán lập dự toán thanh toán tiền mua hàng để dự tính được luồng tiền dự kiến chi để thanh toán cho các khoản công nợ phát sinh do quá trình thu mua hàng hóa và dự trữ tồn kho. Đồng thời cũng tránh được những chi phí phạt do trả tiền hàng quá hạn. Khi lập dự toán này cần chú ý đến quy trình thanh toán, khả năng thanh toán của DN cũng như chính sách bán hàng của các nhà cung cấp để cân đối cho phù hợp.
- Dự toán chi phí: Với đặc trưng của DNTM, dự toán GVHB, dự toán CPBH và dự toán chi phí QLDN là những dự toán chi phí quan trọng.
+ Dự toán giá vốn hàng bán: Khi lập dự toán giá vốn hàng bán, cần dự toán được lượng hàng bán và dự toán được giá mua. Dự toán này là cơ sở để xác định dự toán kết quả kinh doanh của DN.
Giá vốn hàng bán = Trị giá vốn hàng bán + Các khoản hao hụt ngoài định mức Dự toán trị giá
vốn hàng bán
Dự toán sô lượng hàng Dự toán giá mua ,
j∖ 9 ι ' ι x ι r ι )
bán của mặt hàng thứ k mặt hàng thứ k
29
+ Dự toán chi phí bán hàng: là toàn bộ các chi phí có thể phát sinh trong tương lai liên quan đến việc bán hàng: CP nhân viên bán hàng, CP vật liệu, bao bì, CP dụng cụ đồ dùng, CP khấu hao TSCĐ, CP bảo hành, CP dịch vụ mua ngoài. Chi phí bán hàng là chi phí ước tính được dựa trên dự toán doanh thu, chính sách bán hàng, định mức chi phí và đặc điểm của doanh nghiệp. Nó là những chi phí sẽ phát sinh trong quá trình bán hàng hóa và là cơ sở để xác định luồng tiền dự kiến chi cho hoạt động này.
Do chi phí bán hàng gồm nhiều khoản mục chi phí mà các khoản chi phí này khác nhau tương đối, do đó, chi phí bán hàng được xác định khá phức tạp. Tuy nhiên, DN có thể dự toán dựa trên sự thay đổi của định phí, biến phí bán hàng.
Chi phí bán hàng Định phí Biến phí Số lượng hàng
dự kiến bán hàng bán hàng bán dự kiến
Định phí, biến phí bán hàng được xác định dựa trên định phí, biến phí kỳ thực hiện và dự kiến thay đổi trong tương lai của chúng.
+ Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí QLDN là toàn bộ chi phí dự kiến sẽ phát sinh nhằm phục vụ cho công tác quản lý DN. Dự toán chi phí QLDN cũng sẽ là căn cứ để xác định luồng tiền chi ra cho hoạt động này. Dự toán này được lập trên cơ sở mục tiêu hoạt động và doanh thu của DN, các định mức có liên quan cũng như các dự toán hoạt động khác.
Chi phí QLDN ở các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ thường gặp là: chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí thuế, lệ phí hay các chi phí dịch vụ mua ngoài. Giống như chi phí bán hàng, chi phí QLDN có thể phân chia thành chi phí biến đổi và chi phí cố định để lập dự toán hoặc ước tính theo mức độ tăng trưởng về lượng hàng hóa dịch vụ tiêu thụ. Tuy nhiên, do phần lớn các khoản chi của chi phí QLDN là chi phí cố định nên có thể dự toán chi phí QLDN trên cơ sở số liệu kỳ hiện tại và mức độ tăng thêm kỳ dự toán.
Chi phí QLDN dự kiến Chi phí QLDN Mức độ tăng thêm
30
- Dự toán cân đối thu chi tiền: dự toán này được lập trên cơ sở các dự toán thu tiền bán hàng, dự toán thanh toán tiền mua hàng, dự toán chi phí bán hàng và
chi phí QLDN. Mục đích của dự toán này nhằm cân đối các khoản thu chi
trong kỳ
kế hoạch, nhu cầu dự trữ cuối kỳ từ đó có thể xác định được nhu cầu vay vốn phát
sinh nếu có hoặc đầu tư ngắn hạn để cân đối tốt nhất kế hoạch thu chi của DN.
- Dự toán kết quả kinh doanh: nhằm xác định KQKD của DN dự kiến trong kỳ kế hoạch. Dự toán này được lập dựa trên cơ sở các bảng dự toán doanh
thu, dự
toán GVHB, dự toán CPBH và chi phí QLDN, các bảng dự toán khác và dựa trên
những quy định về chế độ quản lý tài chính, kế toán cũng như thuế hiện hành. - Dự toán bảng cân đối kế toán: Dự toán này được lập từ các bảng dự toán kể trên nhằm cân đối tài sản của doanh nghiệp, xác định tổng số tài sản cần
thiết và
các nguồn hình thành của chúng nhằm đảm bảo nhu cầu vốn để thực hiện
được mục
tiêu của DN đã đặt ra và cần phải đạt được.
Để đạt được hiệu quả khi xây dựng dự toán ngân sách thì hệ thống các dự toán kể trên cần phải được thực hiện ở mọi cấp trong DN dựa trên mục tiêu chiến lược đã xác định và khả năng của từng cấp cơ sở.
e. Lập và phân tích báo cáo kế toán quản trị
31
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Qua việc tổng quan lại những vấn đề lý luận cơ bản, luận văn đã làm rõ đuợc tầm quan trọng của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thuơng mại nói riêng.
Những vấn đề lý luận đuợc trình bày phía trên là nền tảng để đối chiếu, đánh giá những quy định pháp lý về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của các doanh nghiệp thuơng mại trong hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Đồng thời, cũng là cơ sở để nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH Thuơng mại và Tổng hợp Truờng Minh - những uu điểm, nhuợc điểm, qua đó cung cấp những luận cứ cần thiết, đề xuất các nội dung, giải pháp, điều kiện hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Doanh nghiệp.
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 1. Doanh thu bán hàng và CCDV 17.055.116.96 0 20.166.145.35 2 22.524.832.56 0
2. Các khoản giảm trừ doanh thu
3. Doanh thu thuần 17.055.116.96
0 20.166.145.35 2 22.524.832.56 0 32 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TỔNG
HỢP TRƯỜNG MINH