Khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại, fax, đến trực tiếp văn phòng công ty hoặc gửi đơn đặt hàng qua email, bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn hàng. Đối với các mặt hàng xuất kho bán buôn, nhân viên bán hàng kiểm tra tình trạng HTK, sau đó gửi Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng kinh tế cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán sẽ kiểm tra tính chính xác của Đơn đặt hàng/Hợp đồng và căn cứ vào đó kế toán sẽ lập hóa đơn và phiếu xuất kho.
Hóa đơn được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 lưu tại bộ phận kế toán. Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên, 1 liên do thủ kho lưu, 1 liên giao cho bộ phận giao hàng, 1 liên chuyển sang bộ phận kinh doanh. Phòng kinh doanh nhận phiếu xuất kho, nhập dữ liệu để quản lý số lượng HTK.
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất kho cho nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng ký nhận và giao hàng cùng hóa đơn liên 2, phiếu xuất kho cho khách hàng. Sau khi khách hàng nhận hàng kèm hóa đơn và ký vào phiếu xuất kho, nhân viên giao hàng mang phiếu xuất kho về nộp lại cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất kho để hạch toán.
40
Sơ đồ 2.5 - Quy trình bán hàng tại Công ty
Đối với mặt hàng bán buôn vận chuyển thẳng, nhân viên bán hàng tập hợp các đơn đặt hàng. Khi nhận đơn đặt hàng do bên bán hàng chuyển giao bộ phận kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển đi. Hàng hóa được vận chuyển thẳng đến địa điểm của người mua, sau khi bên mua kiểm tra, nhận hàng và chấp nhận mua thì kế toán xuất hóa đơn 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 đưa cho khách hàng và liên 3 lưu tại bộ phận kế toán.
Quy trình bán hàng và tổ chức luân chuyển chứng từ được Công ty thực hiện khá khoa học, phù hợp với với đặc thù tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty, đảm bảo cho việc tập hợp, sử dụng và kiểm tra chứng từ trong các giao dịch chủ yếu.
Tận dụng lợi thế về quy mô và uy tín, giá bán Doanh nghiệp đưa ra thường ở mức hợp lý và thấp hơn so với các đơn vị khác nên công ty hiện không áp dụng chính sách bán hàng có CKTM, CKTT cho khách hàng, cũng như không có thỏa thuận về việc giảm giá hàng bán trong hợp đồng.
Trong trường hợp nhận được thông báo trả lại hàng từ khách hàng căn cứ vào điều khoản hợp đồng đã ký, Bộ phận kinh doanh xin ý kiến của Giám đốc và
41
tiến hành nhận lại hàng hóa. Khi nhập hàng bán bị trả lại thì Công ty sử dụng phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào hóa đơn đã xuất cho khách hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, kế toán hạch toán nghiệp vụ kế toán tương ứng.