doanh tại công ty
2.3.1. Một số kết quả đạt được của công ty trong những năm qua 2.3.1.1. về kế toán tài chính
Thông qua việc xem xét các quy trình hạch toán kế toán, luân chuyển chứng từ cho thấy Công ty Trường Minh đã ý thức được tầm quan trọng của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh với việc phục vụ yêu cầu quản lý nói chung và sự tồn tại phát triển của Công ty nói riêng. Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, phần mềm để hỗ trợ công tác kế toán tốt hơn. Công tác kế toán tại DN có những ưu điểm sau:
Bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức hợp lý, mỗi một bộ phận đảm nhiệm những chức năng khác nhau như những mắt xích trong một guồng máy. Các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong kinh doanh, tuân thủ chỉ đạo của Ban lãnh đạo giúp hoạt động kinh doanh ngày càng hiệu quả, ổn định.
Bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức riêng biệt với các bộ phận khác và đã có sự phân công phân nhiệm giữa các nhân viên kế toán chi tiết với nhau. Có sự tách biệt bất kiêm nhiệm cơ bản giữa thủ quỹ với kế toán tiền, thủ kho với kế toán hàng tồn kho. Bộ máy kế toán được tổ chức gọn gàng, chặt chẽ. Đội ngũ cán bộ kế toán trong các công ty đều được sắp xếp công việc phù hợp với khả năng, trình độ, có đầy đủ các phương tiện làm việc.
Tổ chức công tác kế toán: Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Việc áp dụng hình thức này đã giúp DN giảm thiểu đáng kể công tác
56
kế toán cũng như các chi phí liên quan đến nhân sự, giúp công tác kế toán được quản lý một cách tập trung, thống nhất. Bên cạnh đó việc công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính cũng giúp cho công tác kế toán được đơn giản, dễ thực hiện và có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời. Phần mềm kế toán được cài đặt trên máy tính của các nhân viên kế toán và có cài đặt thêm mật khẩu riêng để bảo vệ quyền quyền truy cập đã giúp thông tin kế toán của công ty được bảo mật an toàn.
Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng: Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ. Các chứng từ sử dụng đúng mẫu quy định của Bộ tài chính ban hành, thông tin ghi chép đầy đủ và chính xác theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận hợp lý, nhanh chóng. Chứng từ được phân loại theo từng nghiệp vụ kinh tế và được đóng thành tập theo từng tháng, lưu trữ theo đúng thời gian quy định, tại kho thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Công ty áp dụng hệ thống TK thống nhất theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và hướng dẫn, sửa đổi bổ sung.
Phương pháp kế toán: Công ty áp dụng phương pháp kế toán HTK theo phương pháp KKTX, tính giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Việc này đã giúp DN chủ động hơn theo dõi được tình hình biến động thường xuyên của HTK, phản ánh đúng giá trị HTK mặt khác giúp công tác quản lý HTK được hiệu quả.
Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán: Công ty lựa chọn cách ghi sổ theo hình thức kế toán máy - nhật ký chung. Do có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Fast nên hệ thổng sổ của doanh nghiệp cũng như các BCTC có thể được lập trực tiếp trên phần mềm điều này giúp làm giảm công việc kế toán, nâng cao độ chính xác của thông tin, cũng như dễ dàng đối chiếu, kịp thời cung cấp số liệu khi có yêu cầu.
Kế toán bán hàng: Công ty đã xây dựng hệ thống mã hàng hóa, mã khách hàng, mã nhà cung cấp giúp cho việc quản lý hàng hóa cũng như công tác kế toán
57
bán hàng được đơn giản, thuận tiện. Công ty có tổ chức bộ phận giao nhận để hỗ trợ bộ phận kinh doanh, việc này giúp cho doanh nghiệp chủ động hơn trong mua và tiêu thụ hàng hóa, giảm bớt được phần nào chi phí thu mua, cũng như giảm được giá bán để cạnh tranh tốt hơn trên thị trường đồng thời đáp ứng kịp thời các đơn hàng của khách hàng. Hình thức bán buôn chuyển hàng là phương thức bán hàng giúp DN tiết kiệm được chi phí lưu kho, tránh được tình trạng hàng tồn quá lâu ảnh hưởng đến chất lượng hàng.
Kế toán doanh thu: Công tác kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được tổ chức khá tốt. Tình hình tiêu thụ ổn định, doanh thu năm sau cao hơn năm trước. Công ty ngày càng khẳng định được vị thế, uy tín của mình đối với khách hàng. Việc hạch toán doanh thu tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản: hiện hữu, thận trọng và phù hợp với các chi phí tạo ra doanh thu đó. Chứng từ sử dụng là hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng phản ánh chính xác loại hàng hóa cung ứng, doanh thu tương ứng với từng mặt hàng, đây là bằng chứng chắc chắn đáp ứng đầy đủ các điều kiện ghi nhận doanh thu. Bên cạnh đó, kế toán công ty chuyên môn vững, luôn theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh tránh được việc bỏ sót, ghi nhận nhiều lần bất cứ khoản doanh thu đã thực hiện nào trong kỳ kế toán.
Kế toán chi phí: Chi phí kinh doanh là vấn đề đặc biệt quan trọng mà hầu hết các doanh nghiệp quan tâm tới. Công ty đã hạch toán chi phí đầy đủ, khoa học, tính toán giá vốn hàng bán, phân loại chi phí tuân thủ các nguyên tắc kế toán thận trọng: ghi nhận ngay cả khi chưa có bằng chứng chắc chắn, phù hợp phản ánh chính xác cho từng hoạt động kinh doanh, hợp lý theo từng bộ phận, phòng ban trong DN. Công ty thường xuyên kiểm tra, theo dõi biến động các loại chi phí phát sinh liên quan đến giá vốn, TSCĐ, tiền lương, tiền công, bán hàng, QLDN, chi phí khác... để có biện pháp nhằm giảm thiểu những chi phí bất hợp lý.
Kế toán xác định kết quả kinh doanh: Đội ngũ kế toán có năng lực và kế toán trưởng giàu kinh nghiệm giúp công ty kịp thời nắm bắt các văn bản quy định mới về chế độ kế toán, cùng sự hỗ trợ của phần mềm kế toán doanh thu, chi phí công ty được phản ánh chính xác, đầy đủ. dễ dàng đối soát, từ đó công tác xác định kết
58
quả kinh doanh thuận lợi, phản ánh đúng hiệu quả hoạt động của Doanh nghiệp trong kỳ.
2.3.1.2. về kế toán quản trị
Doanh nghiệp đã quan tâm đến công tác kế toán quản trị qua việc lập dự toán tiêu thụ và dự toán chi phí. Việc lập dự toán này có những tác dụng nhất định trong việc tạo ra nền tảng của dự toán ở DN. Mặc dù, việc lập dự toán tại DN mới ở mức đơn giản nhung thông tin kế toán quản trị đã ít nhiều giúp cho nhà quản trị có thêm cơ sở để đua ra quyết định kinh doanh.
2.3.2. Những tồn tại trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanhtại Công ty tại Công ty
2.3.2.1. về kế toán tài chính
- Thứ nhất, về hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán:
Công ty mở TK 911 để theo dõi và hạch toán kết quả kinh doanh nhung không mở chi tiết cho từng loại hoặc từng nhóm sản phẩm, hàng hóa. Việc xác định kết quả kinh doanh nhu vậy dễ làm, đơn giản nhung thông tin từ kết quả này chua phục vụ hữu ích cho các nhà quản lý và việc đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng mặt hàng không đuợc cụ thể, rõ ràng. Nguyên nhân chủ yếu là do các nhà quản lý chua có yêu cầu, quy định cụ thể về việc hạch toán kết quả kinh doanh chi tiết cho từng loại hoặc từng nhóm sản phẩm, hàng hóa.
- Thứ hai, về trích lập giảm giá hàng tồn kho:
Do tính chất của hàng hóa, đồng thời Công ty thuờng tiến hành nhập hàng hóa dựa trên tính toán số luợng các đơn hàng sẽ phát sinh, cũng nhu việc công ty áp dụng hình thức bán buôn vận chuyển thẳng nên trong kỳ kế toán Công ty gần nhu không có khoản giảm giá HTK. Vì vậy, hiện công ty chua thực sự quan tâm nhiều và thực hiện đúng về việc trích lập dự phòng giảm giá HTK cuối mỗi kỳ kế toán. Tuy nhiên việc này có thể dẫn đến rủi ro trong hoạt động của công ty khi có yếu tố khách quan làm giảm giá trị hàng hóa trong khi DN không tiến hành trích lập dự phòng.
59
- Thứ ba, về trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
Phần lớn doanh thu của công ty đến từ hoạt động bán buôn và đa phần các bạn hàng đều chua thanh toán luôn ngay khi nhận đuợc hàng. Bên cạnh đó, quy định về thời hạn thanh toán đơn đặt hàng trong các hợp đồng kinh tế đã ký kết khá lỏng lẻo: không quy định rõ thời hạn trả nợ cũng nhu điều khoản phạt chậm trả hay không có chính sách khuyến khích. Nguyên nhân là do các bạn hàng của Công ty đa phần là khách hàng thân thiết, có độ tin cậy cao và khả năng không thanh toán ít xảy ra. Do vậy, Công ty chua quan tâm đến việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi trong kỳ. Điều này vi phạm nguyên tắc thận trọng và khiến doanh nghiệp bị động trong việc quay vòng vốn kinh doanh nhất là trong thời điểm kinh tế kho khăn nhu hiện tại, các doanh nghiệp mua hàng đều có xu huớng chiếm dụng vốn kéo dài thời gian trả nợ.
- Thứ tư, về kế toán doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh:
Việc ghi chép trên hóa đơn, chứng từ đôi khi vẫn xảy ra hiện tuợng quên không ghi ngày tháng hoặc ký nguời mua hàng. Nguyên nhân là do bộ phận kế toán bỏ xót không kiểm tra chứng từ hợp lệ hoặc do khách hàng ở xa, không ký trực tiếp đuợc vào hóa đơn bán hàng.
Việc nhận diện, xác định nội dung, phạm vi các khoản doanh thu tại Công ty đôi khi chua đảm bảo tính hợp lý và thống nhất. Có khoản doanh thu chua đuợc xác định và phân loại đúng nội dung và phạm vi. Ví dụ nhu: khoản bán bìa caton, thùng đựng hàng đuợc ghi nhận vào TK 511 chứ không đuợc hạch toán vào TK 711. Điều đó tất yếu sẽ dẫn đến các thông tin về doanh thu, chi phí, KQKD không chính xác, làm ảnh huởng đến các quyết định kinh doanh của các nhà quản trị.
Công ty chua quan tâm đến các khoản chiết khấu thuơng mại và chiết khấu thanh toán. Nguyên nhân chủ yếu là do chính sách của Công ty. Công ty áp dụng các mức giá bán vô cùng linh hoạt tùy theo từng truờng hợp. Tận dụng lợi thế về quy mô và uy tín, giá bán Doanh nghiệp đua ra thuờng ở mức hợp lý và thấp hơn so với các đơn vị khác nên Công ty hiện không áp dụng chính sách bán hàng có chiết
60
khấu thương mại và chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Tuy nhiên, chính sách chiết khấu nếu được áp dụng một cách hợp lý một mặt sẽ tạo đà tăng doanh thu của công ty, giữ được mối quan hệ lâu dài với khách hàng thân thiết cũng như có thể thu hút số lượng khách hàng mới cho Công ty, mặt khác giúp Công ty sớm thu hồi được nợ, quay vòng vốn kinh doanh.
- Thứ năm, về đội ngũ kế toán của đơn vị:
Hiện tại DN đang tiến hành mở rộng quy mô hoạt động, khối lượng công việc kế toán ngày càng nhiều, phát sinh thêm nhiều nghiệp vụ kinh tế mới trong khi số lượng nhân viên, máy móc chưa được chú trọng tương xứng. Điều này dẫn đến việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán, một người phải phụ trách nhiều mảng kế toán đồng thời cũng có thể xảy ra rủi ro trong ghi nhận thông tin kế toán và lưu trữ chứng từ.
Công ty chưa có chính sách nhằm giúp nhân viên kế toán tại đơn vị mình nâng cao trình độ bằng cách tạo điều kiện cho các kế toán viên tham gia quá trình tập huấn nghiệp vụ nâng cao trình độ, cập nhật chính sách kế toán mới của nhà nước.
2.3.2.2. về kế toán quản trị
- Thứ nhất, kế toán quản trị chưa được chú trọng:
Các nhà quản trị đơn vị chưa đánh giá hết tầm quan trọng của công tác KTQT. Công tác KTQT đã được triển khai tuy nhiên mới dừng lại ở bước đầu thực hiện một số nội dung dự toán sản lượng, dự toán tiêu thụ (do bộ phận kinh doanh xây dựng) và dự toán chi phí nhưng mới ở những nội dung đơn giản, nghiêng về cụ thể hóa, chi tiết hóa thông tin của kế toán tài chính.
- Thứ hai, về công tác phân loại chi phí:
Chi phí kinh doanh tại Công ty được phân loại theo một cách thông dụng nhất đó là phân loại theo chức năng hoạt động của chi phí, cụ thể bao gồm: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và chi phí khác. Việc phân loại này mới chỉ đáp ứng cho công tác kế toán tài chính, chỉ phản ánh các thông tin quá khứ, công ty chưa áp dụng các cách phân loại khác phục vụ trực tiếp cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp như phân loại chi phí theo mối
61
quan hệ với mức độ hoạt động (định phí, biến phí, chi phí hỗn hợp), phân loại chi phí theo thẩm quyền ra quyết định hoặc phân loại chi phí theo chi phí có thể kiểm soát được và không kiểm soát được... Do đó, những thông tin về chi phí không đáp ứng được yêu cầu phân tích, đánh giá hoạt động của DN, việc xử lý và phân tích thông tin chi phí trong kế toán quản trị còn nhiều hạn chế.
- Thứ ba, về hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán quản trị:
Việc vận dụng hệ thống tài khoản, sổ sách vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của kế toán quản trị. Các sổ sách đều được quy định ở kế toán tài chính, còn việc vận dụng vào kế toán quản trị cần phải thiết kế, bổ sung, xây dựng để đáp ứng yêu cầu thu thập thông tin phục vụ yêu cầu quản trị ở doanh nghiệp. Thu thập chứng từ ban đầu, chi tiết tài khoản, ghi sổ sách chủ yếu nhằm mục đích thực hiện hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc của kế toán tài chính, chưa thiết lập được hệ thống báo cáo quản trị nội bộ phục vụ quản trị doanh nghiệp. Các báo cáo dừng lại ở việc phản ánh thông tin quá khứ chứ chưa thể hiện sự so sánh, phân tích hay nhằm mục đích ra quyết định.
Các báo cáo KTQT tại DN được lập dựa theo các khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực trong KTTC và thực chất chỉ là các báo cáo kế toán tài chính chi tiết. Do đó các báo cáo này không thực hiện được chức năng phân tích, định hướng cho nhà quản trị trong việc ra quyết định. Nguyên nhân chủ yếu là do hiện nay Nhà nước chưa có những quy định về các mẫu biểu kế toán quản trị, vì vậy việc thiết kế các mẫu biểu kế toán quản trị hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu quản lý, khả năng nhận thức của mỗi doanh nghiệp.
- Thứ tư, về công tác lập dự toán:
+ Dự toán tiêu thụ: Hiện tại do bộ phận kinh doanh lập định kỳ hàng năm tuy nhiên chỉ là dự toán đơn giản và mang tính kế hoạch. Mặc dù được lập ở dạng kế hoạch năm nhưng dự toán này thường chỉ mang tính dự kiến sản lượng tiêu thụ, doanh thu trong tương lai và sau đó có thể dùng để đánh giá mức độ hoàn thành kế