Công ty TNHH Thương mại và Tổng hợp Trường Minh là một trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ có uy tín trong kinh doanh tại Việt Nam. Các ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm:
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
- Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan - Bán buôn kim loại và quặng kim loại
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng - Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu - Bán buôn tổng hợp
- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
- Gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại 33
- Lắp đắt máy móc và thiết bị công nghiệp - Rèn, dập, ép và cán kim loai; luyện bột kim loại - Sản xuất plastic và cao su tổng hợp dạng nguyên sinh
2.1.3. Ket quả hoạt động kinh doanh
Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động, các DN gặp khó khăn trong kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm đặc biệt đối với các DN nhỏ và vừa nhu hiện nay thì Công ty TNHH Thuong mại và Tổng hợp Truờng Minh cũng không nằm ngoài tâm bão. Ke từ khi thành lập đến nay, Công ty đã phần nào khắc phục đuợc một số hạn chế về tổ chức sản xuất kinh doanh cũng nhu quản lý nhung vẫn chua thoát đuợc khó khăn, đặc biệt chịu tác động bởi suy thoái kinh tế kèm theo thị truờng hết sức khó khăn. Sau đây là tình hình kết quả kinh doanh của công ty những năm gần đây:
Bảng 2.1- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Tổng hợp Trường Minh năm 2015, 2016 và 2017
4. Giá vốn hàng bán 13.481.884.96 0 5 16.478.265.90 0 17.805.634.62 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV 3.573.232.00 0 3.687.879.44 7 4.719.197.94 0
6. Doanh thu hoạt động tài chính 657.65
4 974.345 1.435.54 4 7. Chi phí tài chính___________________ 258.099.36 355.457.08 418.758.46 8. Chi phí bán hàng__________________ 1.333.399.433 1.414.223.18 0 1.776.738.28 5 9. Chi phí QLDN ___________________ 2.000.099.14 9 1.909.135.35 4 2.168.899.18 3
10. Lợi nhuận thuần từ HĐKD (17.708.29
2) 3 10.038.17 2 356.237.55 11. Thu nhập khác 2.605.67 3 1.894.78 8 12. Chi phí khác 111.904.00 0 0 83.237.02 0 123.346.25 13. Lợi nhuận khác (111.904.000 ) (80.631.34 7) (121.451.462 )
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (129.612.29 2)
(70.593.17 4)
234.786.09 0
15. Chi phí thuế thu nhập DN hiện hành 46.957.21
8
16. Lợi nhuận sau thuế thu nhập DN 187.828.87
34
2.1.4. Đặc điểm quy trình luân chuyển hàng hóa
Với đặc điểm của một doanh nghiệp thương mại, công việc kinh doanh là mua vào, bán ra nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức quy trình luân chuyển hàng hóa chứ không phải là quy trình công nghệ sản xuất. Công ty áp dụng đồng thời cả hai phương pháp kinh doanh mua bán qua kho và mua bán không qua kho.
Quy trình luân chuyển hàng hóa của công ty được thực hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 - Quy trình luân chuyển hàng hóa của Công ty 2.1.5. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty TNHH Thương mại và Tổng hợp Trường Minh hiện có bộ máy quản lý tập trung gọn nhẹ, đứng đầu là giám đốc, bên dưới là các phòng chức năng. Sơ đồ
Sơ đồ 2.2 - Cơ cấu Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
- Ban giám đốc gồm:
+ Giám đốc: là người đứng đầu công ty, trực tiếp lãnh đạo, điều hành hoạt động của công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật về mọi mặt hoạt động của Công ty.
35
+ Phó giám đốc: là người trợ giúp giám đốc các công việc trong phạm vi quyền hạn mà giám đốc giao cho, được ủy quyền điều hành hoạt động của Công ty khi giám đốc đi vắng, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc của mình.
- Phòng kinh doanh: gồm 01 trưởng phòng và 14 nhân viên, có chức năng giúp giám đốc xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh. Phòng kinh doanh cũng tổ chức công tác bán hàng, tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đảm bảo hiệu quả, xây dựng danh mục hàng hóa kinh doanh, số lượng hàng hóa cần mua, tích trữ, lưạ chọn nhà cung cấp, đưa ra các chương trình, chính sách nhằm thu hút khách hang... nhằm đem lại lợi nhuận tối đa cho Công ty. Đồng thời phối hợp với bộ phận kế toán để xác định tình hình công nợ theo các hợp đồng kinh tế.
- Phòng giao nhận: Gồm 01 trưởng phòng, 01 thủ kho và 6 nhân viên, có chức năng trợ giúp phòng kinh doanh trong việc mua hàng hóa từ các nhà cung cấp, vận chuyển về kho lưu trữ, giao hàng đến địa điểm mà người mua đã thỏa thuận trong hợp đồng và kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa theo đúng đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Phòng hành chính nhân sự: Gồm 01 trưởng phòng và 3 nhân viên, có chức năng xây dựng mô hình tổ chức, nội quy và quy chế của Công ty. Lập kế hoạch tuyển dụng, quản lý nhân sự, chính sách lao động, tính lương hàng tháng cho nhân viên cũng như tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, tổ chức công tác văn thư, quản lý con dấu, hậu cần sửa chữa điện, nước, máy móc khi có yêu cầu.
- Phòng kế toán: Gồm 01 kế toán trưởng và 4 nhân viên, có nhiệm vụ thực hiện công tác kế toán, tài chính của Công ty. Lập và ghi chép sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ, lập báo cáo tài chính trung thực, chính xác. Thực hiện chế độ kế toán, kiểm toán. đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của Pháp luật. Đồng thời lập các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị khi có yêu cầu của Ban giám đốc.
2.1.6. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
36
> Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức theo
hình thức tập trung, được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với tình hình của công ty.
Sơ đồ 2.3 - Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Thương mại và Tổng hợp Trường Minh
> Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán
+ Kế toán trưởng: là người tổ chức chỉ đạo công tác kế toán, chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán trước giám đốc và cơ quan nhà nước; chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, hạch toán kinh tế; chỉ đạo trực tiếp công việc chi tiết của các kế toán viên.
+ Kế toán thanh toán, công nợ: theo dõi toàn bộ công tác hạch toán gồm thanh toán tiền mặt, TGNH..., kiểm tra chứng từ thanh toán, theo dõi các khoản phải thu, phải trả khách hàng. Định kỳ đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ, lập báo cáo trình kế toán trưởng và ban giám đốc.
+ Kế toán doanh thu - chi phí và lương: Tổ chức tập hợp, phân bổ từng loại chi phí theo các đối tượng. Ghi nhận chính xác, đầy đủ doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ, theo dõi việc trích nộp bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn. theo đúng quy định của pháp luật.
+ Kế toán tiền, HTK, TSCĐ, Thuế: ghi chép tình hình biến động của HTK, TSCĐ, thuế trong kỳ cũng như phản ánh tình hình, tình trạng hiện tại của các đối tượng này.
+ Thủ quỹ: là người quản lý tiền mặt tại công ty, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để ghi sổ quỹ tiền mặt. Định kỳ kiểm kê quỹ đối chiếu sổ sách liên quan để phát hiện thiếu, thừa, nguyên nhân và đưa ra phương án điều chỉnh.
37
2.1.6.2. Hình thức và các chính sách kế toán hiện hành đang áp dụng
- Hiện tại DN đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC - Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán tại Công ty là Đồng Việt Nam (VND) - Hình thức ghi sổ kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ - Phương pháp tính giá trị HTK: Nhập trước xuất trước - Phương pháp hạch toán HTK: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng - Phần mềm kế toán sử dụng: phần mềm FAST
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Ghi chú:
---► : Nhập số liệu hàng ngày
> : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm ◄...► : Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4 - Sơ đồ trình tự ghi sổ của công ty
- Hệ thống chứng từ, hệ thống sổ kế toán đều tuân thủ các quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp thống nhất. Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại tủ lưu trữ của phòng kế toán. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào kho lưu trữ theo thời gian quy định.
38
- Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty được sử dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. về cơ bản các tài khoản được sử dụng tại Công ty giống với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhưng có một số tài khoản chi tiết Công ty sử dụng theo đặc điểm kế toán riêng.
- Hệ thống BCTC bao gồm các BCTC theo quy định như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả HĐKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC.
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạiCông ty Công ty
2.2.1. Đặc điểm các mặt hàng kinh doanh và phương thức bán hàng, thanh toán tại công ty
- Công ty TNHH Thương mại và Tổng hợp Trường Minh hiện nay kinh doanh chủ yếu các mặt hàng vật tư, thiết bị mỏ dùng cho ngành công nghiệp khai thác khoáng sản như cầu máng trượt thép không gỉ, ống inox, tấm lọc bụi thô, đèn mỏ_ Ngoài ra, Công ty còn kinh doanh các mặt hàng khác như sắt thép các loại, thiết bị bảo hộ, văn phòng phẩm...
- Công ty bán hàng theo 2 phương thức là bán buôn và bán lẻ. Công ty bán lẻ các vật liệu văn phòng phẩm nhưng chủ yếu là bán buôn các vật tư, thiết bị như cầu máng trượt, ống inox, thép tấm... cho các công ty khác theo phương thức chuyển hàng. Công ty có bộ phận giao hàng để thực hiện hoạt động vận chuyển hàng.
- Phương thức thanh toán: Theo sự thỏa thuận giữa khách hàng và Công ty hay theo hợp đồng kinh tế đã ký kết thì khách hàng có thể thanh toán theo các hình thức sau: tiền mặt, chuyển khoản... Việc thanh toán có thể theo 2 hình thức:
+ Bán hàng thu tiền ngay (Thanh toán ngay): Theo phương thức này, hàng hóa của công ty sau khi giao cho khách hàng phải được thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản. Trường hợp này khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản hay bằng séc. Phương thức này chủ yếu áp dụng đối với khách hàng mua lẻ với số lượng ít. Tuy nhiên vẫn có trường hợp khách hàng mua buôn với khối lượng lớn nhưng không thường xuyên thì phải thanh toán ngay hoặc
39
cũng có những khách hàng thường xuyên nhưng thanh toán luôn tiền hàng. Trường hợp này thì thời điểm thu tiền trùng với thời điểm hàng được xác định là tiêu thụ.
+ Bán hàng chưa thu được tiền ngay (Thanh toán chậm): Đây là hình thức mua hàng trả tiền sau. Theo hình thức này khi công ty xuất hàng thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và kế toán ghi nhận doanh thu và theo dõi trên sổ chi tiết công nợ. Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng phần lớn quen biết có ký hợp đồng và có uy tín. Để khuyến khích tiêu thụ hàng hóa và giữ khách hàng, công ty cho họ trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định. Thời điểm thu tiền không trùng lặp với thời điểm bán hàng được xác định là tiêu thụ.
2.2.2. Quy trình bán hàng tại Công ty
Khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại, fax, đến trực tiếp văn phòng công ty hoặc gửi đơn đặt hàng qua email, bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn hàng. Đối với các mặt hàng xuất kho bán buôn, nhân viên bán hàng kiểm tra tình trạng HTK, sau đó gửi Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng kinh tế cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán sẽ kiểm tra tính chính xác của Đơn đặt hàng/Hợp đồng và căn cứ vào đó kế toán sẽ lập hóa đơn và phiếu xuất kho.
Hóa đơn được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 lưu tại bộ phận kế toán. Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên, 1 liên do thủ kho lưu, 1 liên giao cho bộ phận giao hàng, 1 liên chuyển sang bộ phận kinh doanh. Phòng kinh doanh nhận phiếu xuất kho, nhập dữ liệu để quản lý số lượng HTK.
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất kho cho nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng ký nhận và giao hàng cùng hóa đơn liên 2, phiếu xuất kho cho khách hàng. Sau khi khách hàng nhận hàng kèm hóa đơn và ký vào phiếu xuất kho, nhân viên giao hàng mang phiếu xuất kho về nộp lại cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất kho để hạch toán.
40
Sơ đồ 2.5 - Quy trình bán hàng tại Công ty
Đối với mặt hàng bán buôn vận chuyển thẳng, nhân viên bán hàng tập hợp các đơn đặt hàng. Khi nhận đơn đặt hàng do bên bán hàng chuyển giao bộ phận kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển đi. Hàng hóa được vận chuyển thẳng đến địa điểm của người mua, sau khi bên mua kiểm tra, nhận hàng và chấp nhận mua thì kế toán xuất hóa đơn 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 đưa cho khách hàng và liên 3 lưu tại bộ phận kế toán.
Quy trình bán hàng và tổ chức luân chuyển chứng từ được Công ty thực hiện khá khoa học, phù hợp với với đặc thù tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty, đảm bảo cho việc tập hợp, sử dụng và kiểm tra chứng từ trong các giao dịch chủ yếu.
Tận dụng lợi thế về quy mô và uy tín, giá bán Doanh nghiệp đưa ra thường ở mức hợp lý và thấp hơn so với các đơn vị khác nên công ty hiện không áp dụng chính sách bán hàng có CKTM, CKTT cho khách hàng, cũng như không có thỏa thuận về việc giảm giá hàng bán trong hợp đồng.
Trong trường hợp nhận được thông báo trả lại hàng từ khách hàng căn cứ vào điều khoản hợp đồng đã ký, Bộ phận kinh doanh xin ý kiến của Giám đốc và
41
tiến hành nhận lại hàng hóa. Khi nhập hàng bán bị trả lại thì Công ty sử dụng phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào hóa đơn đã xuất cho khách hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, kế toán hạch toán nghiệp vụ kế toán tương ứng.
2.2.3. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanhtại công ty trên góc độ kế toán tài chính tại công ty trên góc độ kế toán tài chính
2.2.3.1. Kế toán doanh thu
Tại Công ty TNHH Thương mại và Tổng hợp Trường Minh, doanh thu phát sinh bao gồm: Doanh thu hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu hoạt động khác. Tuy nhiên, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu chính của Công ty, doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu hoạt động khác chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng doanh thu của Công ty.