133/2016/TT-BTC. về cơ bản các tài khoản được sử dụng tại Công ty giống với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhưng có một số tài khoản chi tiết Công ty sử dụng theo đặc điểm kế toán riêng.
- Hệ thống BCTC bao gồm các BCTC theo quy định như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả HĐKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC.
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạiCông ty Công ty
2.2.1. Đặc điểm các mặt hàng kinh doanh và phương thức bán hàng, thanh toán tại công ty
- Công ty TNHH Thương mại và Tổng hợp Trường Minh hiện nay kinh doanh chủ yếu các mặt hàng vật tư, thiết bị mỏ dùng cho ngành công nghiệp khai thác khoáng sản như cầu máng trượt thép không gỉ, ống inox, tấm lọc bụi thô, đèn mỏ_ Ngoài ra, Công ty còn kinh doanh các mặt hàng khác như sắt thép các loại, thiết bị bảo hộ, văn phòng phẩm...
- Công ty bán hàng theo 2 phương thức là bán buôn và bán lẻ. Công ty bán lẻ các vật liệu văn phòng phẩm nhưng chủ yếu là bán buôn các vật tư, thiết bị như cầu máng trượt, ống inox, thép tấm... cho các công ty khác theo phương thức chuyển hàng. Công ty có bộ phận giao hàng để thực hiện hoạt động vận chuyển hàng.
- Phương thức thanh toán: Theo sự thỏa thuận giữa khách hàng và Công ty hay theo hợp đồng kinh tế đã ký kết thì khách hàng có thể thanh toán theo các hình thức sau: tiền mặt, chuyển khoản... Việc thanh toán có thể theo 2 hình thức:
+ Bán hàng thu tiền ngay (Thanh toán ngay): Theo phương thức này, hàng hóa của công ty sau khi giao cho khách hàng phải được thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản. Trường hợp này khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản hay bằng séc. Phương thức này chủ yếu áp dụng đối với khách hàng mua lẻ với số lượng ít. Tuy nhiên vẫn có trường hợp khách hàng mua buôn với khối lượng lớn nhưng không thường xuyên thì phải thanh toán ngay hoặc
39
cũng có những khách hàng thường xuyên nhưng thanh toán luôn tiền hàng. Trường hợp này thì thời điểm thu tiền trùng với thời điểm hàng được xác định là tiêu thụ.
+ Bán hàng chưa thu được tiền ngay (Thanh toán chậm): Đây là hình thức mua hàng trả tiền sau. Theo hình thức này khi công ty xuất hàng thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và kế toán ghi nhận doanh thu và theo dõi trên sổ chi tiết công nợ. Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng phần lớn quen biết có ký hợp đồng và có uy tín. Để khuyến khích tiêu thụ hàng hóa và giữ khách hàng, công ty cho họ trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định. Thời điểm thu tiền không trùng lặp với thời điểm bán hàng được xác định là tiêu thụ.
2.2.2. Quy trình bán hàng tại Công ty
Khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại, fax, đến trực tiếp văn phòng công ty hoặc gửi đơn đặt hàng qua email, bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn hàng. Đối với các mặt hàng xuất kho bán buôn, nhân viên bán hàng kiểm tra tình trạng HTK, sau đó gửi Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng kinh tế cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán sẽ kiểm tra tính chính xác của Đơn đặt hàng/Hợp đồng và căn cứ vào đó kế toán sẽ lập hóa đơn và phiếu xuất kho.
Hóa đơn được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 lưu tại bộ phận kế toán. Phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên, 1 liên do thủ kho lưu, 1 liên giao cho bộ phận giao hàng, 1 liên chuyển sang bộ phận kinh doanh. Phòng kinh doanh nhận phiếu xuất kho, nhập dữ liệu để quản lý số lượng HTK.
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, xuất kho cho nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng ký nhận và giao hàng cùng hóa đơn liên 2, phiếu xuất kho cho khách hàng. Sau khi khách hàng nhận hàng kèm hóa đơn và ký vào phiếu xuất kho, nhân viên giao hàng mang phiếu xuất kho về nộp lại cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất kho để hạch toán.
40
Sơ đồ 2.5 - Quy trình bán hàng tại Công ty
Đối với mặt hàng bán buôn vận chuyển thẳng, nhân viên bán hàng tập hợp các đơn đặt hàng. Khi nhận đơn đặt hàng do bên bán hàng chuyển giao bộ phận kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển đi. Hàng hóa được vận chuyển thẳng đến địa điểm của người mua, sau khi bên mua kiểm tra, nhận hàng và chấp nhận mua thì kế toán xuất hóa đơn 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 đưa cho khách hàng và liên 3 lưu tại bộ phận kế toán.
Quy trình bán hàng và tổ chức luân chuyển chứng từ được Công ty thực hiện khá khoa học, phù hợp với với đặc thù tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty, đảm bảo cho việc tập hợp, sử dụng và kiểm tra chứng từ trong các giao dịch chủ yếu.
Tận dụng lợi thế về quy mô và uy tín, giá bán Doanh nghiệp đưa ra thường ở mức hợp lý và thấp hơn so với các đơn vị khác nên công ty hiện không áp dụng chính sách bán hàng có CKTM, CKTT cho khách hàng, cũng như không có thỏa thuận về việc giảm giá hàng bán trong hợp đồng.
Trong trường hợp nhận được thông báo trả lại hàng từ khách hàng căn cứ vào điều khoản hợp đồng đã ký, Bộ phận kinh doanh xin ý kiến của Giám đốc và
41
tiến hành nhận lại hàng hóa. Khi nhập hàng bán bị trả lại thì Công ty sử dụng phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào hóa đơn đã xuất cho khách hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, kế toán hạch toán nghiệp vụ kế toán tương ứng.
2.2.3. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanhtại công ty trên góc độ kế toán tài chính tại công ty trên góc độ kế toán tài chính
2.2.3.1. Kế toán doanh thu
Tại Công ty TNHH Thương mại và Tổng hợp Trường Minh, doanh thu phát sinh bao gồm: Doanh thu hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu hoạt động khác. Tuy nhiên, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu chính của Công ty, doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu hoạt động khác chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng doanh thu của Công ty.
- Chứng từ kế toán phản ánh doanh thu tại công ty:
Chứng từ phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm: Đơn đặt hàng/ Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, Phiếu thu/ Giấy báo có, Bảng kê bán hàng, Hóa đơn GTGT.
Chứng từ phản ánh doanh thu hoạt động tài chính: Giấy báo có của ngân hàng (Lãi tiền gửi).
Chứng từ phản ánh thu nhập khác: Hóa đơn, Hợp đồng mua bán, Phiếu thu/Giấy báo có.
Công ty đã chấp hành khá tốt chế độ chứng từ kế toán có liên quan đến việc ghi nhận doanh thu, làm cơ sở pháp lý cho tài liệu, số liệu KTTC. Công tác tổ chức luân chuyển chứng từ được thực hiện khá khoa học, quy định cụ thể, rõ ràng về nguyên tắc lập và nguyên tắc kiểm tra các chứng từ trong một số giao dịch chủ yếu. Quy trình luân chuyển chứng từ cơ bản phù hợp với đặc thù tổ chức quản lý kinh doanh của Doanh nghiệp. Công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ đã được thực hiện theo quy định.
Bên cạnh đó, việc sử dụng chứng từ để ghi nhận doanh thu tại đơn vị chưa thật chính xác: Việc ghi chép hóa đơn, chứng từ vẫn xảy ra hiện tượng quên không ghi ngày tháng, không ký người mua hang...
42
- Tài khoản và sổ kế toán phản ánh doanh thu tại Công ty:
Hệ thống tài khoản và sổ kế toán tuân thủ chế độ kế toán DN theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Việc vận dụng hệ thống TK và sổ kế toán là cơ bản thống nhất.
Để theo dõi và hạch toán doanh thu hoạt động tài chính, Công ty mở TK 515 và sổ cái TK 515.
Để theo dõi và hạch toán thu nhập khác, Công ty mở tài khoản 711 và sổ cái tài khoản 711.
Để theo dõi và hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Công ty mở tài khoản 511. Công ty thực hiện mở tài khoản chi tiết các cấp cho tài khoản này theo đúng quy định. Công ty chủ yếu thực hiện mở chi tiết tài khoản doanh thu theo từng hàng hóa như: TK 5111 - Doanh thu bán hàng Cầu máng C53, TK 5112 - Doanh thu bán hàng Cầu máng CM, TK 5113 - Doanh thu bán hàng Cầu máng CM385...
Để ghi chép, hệ thống và lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Công ty mở sổ cái tài khoản 511 (Phụ lục 2.1), sổ chi tiết tài khoản 511 (Phụ lục 2.2).
- Kế toán ghi nhận doanh thu tại Công ty:
Nghiệp vụ 1: Ngày 10 tháng 10 năm 2017, Công ty bán 300 cầu máng trượt
thép không gỉ inox C53 L: 1,2m, miệng máng: 49cm, đáy máng: 40cm, chiều cao: 7,5cm, chiều dày: 3mm cho Chi nhánh tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam - Công ty than Dương Huy - TKV với đơn giá 1.500.000 VNĐ (chưa có thuế VAT), thanh toán bằng chuyển khoản 100% giá trị hợp đồng trong vòng 60 ngày sau khi nhận hàng.
- Căn cứ vào Hợp đồng, kế toán viết hóa đơn GTGT (Phụ lục 2.3) và giao 1 liên cho bộ phận vận chuyển để gửi khách hàng.
- Sau khi bộ phận vận chuyển giao hàng và hóa đơn cho khách hàng, kế toán căn cứ vào hóa đơn để nhập liệu vào phần mềm kế toán trên máy tính tương ứng với hạch toán như sau:
43
Nợ TK 131 - Phải thu Chi nhánh tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam - Công ty than Dương Huy - TKV: 495.000.000
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng: 450.000.000 Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp: 45.000.000
+ Kế toán theo dõi công nợ, khi đến hạn thanh toán kế toán sẽ lập giấy đề nghị thanh toán và gửi tới khách hàng Công ty than Dương Huy - KTV (Phụ lục 2.4)
TK 131: Phải thu khách hàng được theo dõi chi tiết theo từng khách hàng của DN + Khi khách hàng chuyển khoản thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản, kế toán căn cứ vào sao kê ngân hàng ghi:
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng: 495.000.000
Có TK 131 - Phải thu Chi nhánh tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam - Công ty than Dương Huy - TKV: 495.000.000
+ Phần mềm sau đó sẽ hạch toán tự động và lưu thông tin vào Sổ chi tiết các tài khoản: TK 131, TK 511, TK 3331, TK 112, bảng kê hóa đơn bán hàng, bảng hợp xuất kho, báo cáo hàng xuất.
Nghiệp vụ 2: Ngày 19/10/2017, Công ty Cổ phần Năng lượng Biển Đông mua đồ dùng văn phòng phẩm tổng giá chưa VAT là 4.500.000 VNĐ, thanh toán ngay bằng tiền mặt.
- Kế toán khi nhận tiền thanh toán của khách hàng sẽ lập phiếu thu (Phụ lục 2.5)
- Sau khi lập phiếu thu thu tiền mặt, kế toán tiến hành lập hóa đơn (Phụ lục 2.6) và phiếu xuất kho để giao hàng cho khách hàng. Khách hàng ký nhận các chừng từ.
- Kế toán căn cứ vào hóa đơn, phiếu xuất kho và phiếu thu nhập liệu vào phần mềm kế toán trên máy tính tương ứng với hạch toán như sau:
Ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111 - Tiền mặt: 4.950.000
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng: 4.500.000 Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp: 450.000
44
Công tác ghi nhận doanh thu của Công ty về cơ bản đảm bảo quy định của chuẩn mực kế toán số 14 (Doanh thu bán hàng đuợc ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện). Tuy nhiên, việc nhận diện, xác định nội dung các khoản doanh thu tại Công ty đôi khi chua đảm bảo tính hợp lý. Ví dụ: Khoản bán bìa caton, thùng đựng hàng đuợc ghi nhận vào TK 511 chứ khống phải TK 711. Điều này dẫn đến các thông tin về doanh thu, chi phí, xác định KQKD không đuợc chính xác.
2.2.3.2. Ke toán các khoản giảm trừ doanh thu
Là một công ty hoạt động có uy tín đối với các khách hàng, công ty TNHH Thuơng mại và Tổng hợp Truờng Minh rất chú trọng tới chất luợng hàng hóa cho nên công ty đã thực hiện rất tốt công tác thu mua, vận chuyển, bảo quản cho đến khâu tiêu thụ hàng hóa. Do đó tại Công ty, hàng bán bị trả lại ít xảy ra. Trong một số truờng hợp hạn hữu thì công ty trực tiếp thuơng luợng với khách hàng để tránh tình trạng hàng nhập lại kho.
Đối với một đơn vị kinh doanh, chính sách giảm giá hàng bán và chiết khấu thuơng mại là những chính sách giá cả hết sức mềm dẻo để Công ty có thể giữ mối quan hệ lâu dài với các bạn hàng truyền thống cũng nhu có thể thu hút thêm số luợng khách hàng mới cho Công ty. Tuy nhiên, Công ty chua áp dụng chính sách giảm giá hàng bán và chiết khấu thuơng mại do vậy Công ty không theo dõi các khoản giảm giá hàng bán hay CKTM trên TK 511. Trong truờng hợp kém chất luợng hoặc khách hàng mua với khối luợng lớn, giám đốc công ty sẽ trực tiếp duyệt giá bán và giá bán này đuợc ghi luôn trên hóa đơn GTGT theo giá đã duyệt của giám đốc. Công ty áp dụng các mức giá vô cùng linh hoạt theo từng truờng hợp áp dụng. Điều này không thể hiện đuợc rõ ràng chính sách uu đãi của Công ty áp dụng cho khách hàng và không thể hiện đuợc thông tin chính xác trên BCTC.
2.2.3.3. Kế toán giá vốn hàng bán
Công ty tập hợp và hạch toán giá vốn hàng bán tuân thủ theo quy định hiện hành. DN kế toán hàng tồn kho theo phuơng pháp kê khai thuờng xuyên và tính giá hàng xuất kho theo phuơng pháp nhập truớc xuất truớc.
45
- Tài khoản và sổ kế toán phản ánh giá vốn hàng bán tại Công ty: Ke toán sử dụng TK 632 - Giá vốn hàng bán để phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Công ty thực hiện mở chi tiết TK này theo từng sản phẩm hàng hóa như: TK 6321 - GVHB Cầu máng C53, TK 6322 - GVHB Cầu máng CM.... Để theo dõi, hệ thống và lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến giá vốn hàng bán, DN mở sổ cái TK 632 (Phụ lục 2.7), sổ chi tiết TK 632 (Phụ lục 2.8)
- Chứng từ phản ánh giá vốn hàng bán bao gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi, biên bản kiểm nhận hàng hóa.
Hàng hóa hiện có ở Công ty phản ánh trong sổ kế toán và trong báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế - tức là đúng với số tiền mà công ty bỏ ra để mua về những hàng hóa đó. Hàng hóa mua về sẽ làm thủ tục kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Nếu hàng hóa được nhập kho thì thủ kho và bộ phận mua hàng phải kiểm nhận hàng hóa nhập kho theo đúng thủ tục quy định về kiểm nhận hàng hóa. Chứng từ về nghiệp vụ kiểm nhận hàng hóa là Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu. Sau khi nhập kho xong thủ kho cùng người nhập ký vào phiếu. Phiếu nhập kho lập thành 3 liên, 1 liên lưu tại bộ phận mua hàng, 1 liên thủ kho lưu để ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán.
46
Khi xuất bán hàng hóa, thủ kho căn cứ vào chứng từ xuất kho nhận đuợc ghi