- Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán:
Tài khoản 911 nên chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng. Nếu thông tin về kết quả kinh doanh càng chi tiết thì càng thuận lợi cho công tác quản lý, đánh giá hiệu quả kinh doanh từng mặt hàng. Việc xác định KQKD cho từng loại hoặc từng nhóm hàng hóa giúp DN dễ đoán được xu hướng tiêu dùng, cân đối được tỷ lệ hợp lý giữa doanh thu và chi phí để đạt được mức lợi nhuận mong muốn. Vì vậy, Công ty Trường Minh nên xác định KQKD cho từng loại hoặc từng nhóm sản phẩm, ví dụ như sau: TK 911: Xác định KQKD TK 9111: Xác định KQKD hoạt động bán hàng TK 91111: Xác định KQKD nhóm mặt hàng vật tư, thiết bị mỏ TK 91112: Xác định KQKD nhóm mặt hàng khác... TK 9112: Xác định KQKD hoạt động tài chính
TK 91121: Xác định KQKD từ hoạt động cho vay TK 91122: Xác định KQKD từ hoạt động đầu tư. TK 9113: Xác định KQKD từ hoạt động khác
69
- Thứ hai, thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Với đặc thù là DNTM nên hàng tồn kho của Doanh nghiệp tương đối lớn. Mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là vật tư, thiết bị mỏ phục vụ cho khai thác khoáng sản ít có sự giảm giá HTK. Tuy nhiên, Công ty còn kinh doanh các mặt hàng khác như thiết bị bảo hộ, VPP... Thực tế tại thời điểm cuối năm 2017, Công ty có tồn kho 200 mũ bảo hộ lao động với giá gốc ghi trên sổ kế toán là 80.000 VNĐ/cái, giá bán trên thị trường mặt hàng này tại thời điểm đó là 70.000 VNĐ/cái. Có sự giảm giá HTK mà Công ty chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này làm ảnh hưởng đến tính trung thực của thông tin về hàng tồn kho. DN nên tiến hành trích lập dự phòng giảm giá HTK. Việc trích lập này giúp công ty phản ánh chính xác giá trị HTK trên các báo cáo tài chính và là căn cứ để các nhà quản trị có biện pháp thích hợp để giảm bớt tình trạng hàng hóa tồn kho bị hỏng hay tính toán lượng hàng cần mua phù hợp với khả năng tiêu thụ của doanh nghiệp.
Công thức trích lập dự phòng giảm giá HTK:
r r Giá trị thuần có
Mức dự phòng Số lượng HTK giảm Giá gốc HTK
= ' r r x ( , r - thể thực hiện )
giảm giá HTK giá cuối kỳ kế toán theo sổ kế toán
được của HTK
Trích lập dự phòng giảm giá HTK giúp tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán, nhằm bù đắp tổn thất tài sản của DN. Khi tiến hành trích lập dự phòng giảm giá HTK làm tăng GVHB, việc làm này giúp phản ánh chính xác hơn kết quả kinh doanh tại DN, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phi thực tế phát sinh.
- Thứ ba, thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc doanh nghiệp tính trước vào chi phí của doanh nghiệp một khoản chi để khi có các khoản nợ khó đòi hay không đòi được thì tình hình tài chính của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.
Trong điều kiện nền kinh tế khó khăn như hiện nay, Công ty lại áp dụng một chính sách bán hàng khá lỏng, bán buôn số lượng lớn nhưng lại không yêu cầu thanh toán ngay. Điều này có thể dẫn đến rủi ro khi không thu hồi được nợ khi mà kinh tế khó khăn tác động đến các bạn hàng của DN luôn có xu hướng muốn chiếm
70
dụng được vốn trong thời gian dài hơn. Mặt khác, DN không trích lập dự phòng phải thu khó đòi điều này có thể dẫn đến việc bị động về nguồn tài chính. Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh thì DN nên tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi nhằm đánh giá đúng giá trị các khoản phải thu, vừa dự phòng khả năng mất vốn có thể xảy ra.
Tùy theo thời gian quá hạn của khoản nợ cũng như tình trạng của DN mua hàng nợ Công ty sẽ trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo một tỷ lệ thích hợp. Tỷ lệ trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của Bộ tài chính như sau:
+ 30% với giá trị nợ phải thu quá hạn thanh toán từ6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% với giá trị nợ phải thu quá hạn thanh toán từ1 năm đến dưới 2 năm. + 70% với giá trị nợ phải thu quá hạn thanh toán từ2 năm đến dưới 3 năm. + 100% với giá trị nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 3 năm trở lên.
Khi lập dự phòng phải thu khó đòi kế toán phải ghi rõ tên tuổi, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu. Phải lưu giữ đầy đủ các chứng từ gốc, giấy nhận nợ của người mua, bảng xác nhận đối chiếu công nợ, hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng... để có căn cứ pháp lý lập bảng kê nợ khó đòi.
Đối với khoản nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng khách hàng là các tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, khách hàng mất tích, bỏ trốn hoặc đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết thì doanh nghiệp phải tự tiến hành dự tính mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc trích lập dự phòng giúp DN tuân thủ nguyên tắc thận trọng, thiết lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn.
- Thứ tư, về kế toán doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh:
+ Ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán của DN: Bộ phận kế toán cần chú ý kiểm tra sự đầy đủ và hợp lệ của chứng từ, tránh trường hợp chứng từ không ghi ngày tháng, không có đầy đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan. Trường
71
hợp các chứng từ không hợp lệ phải bổ sung đầy đủ theo đúng quy định. Ví dụ nhu truờng hợp khách hàng ở xa không ký đuợc trực tiếp trên hóa đơn thì kế toán có thể ghi bán hàng qua điện thoại ở phần chữ ký nguời mua hàng.
+ Xác định chính xác nội dung, phạm vi doanh thu: Hiện nay, việc xác định nội dung, phạm vi các khoản doanh thu tại Công ty chua thật sự đảm bảo tính hợp lý và thống nhất. Công ty xác định và phân loại chua đúng nội dung và phạm vi khoản thu từ việc bán phế liệu (bìa caton, thùng đựng hàng).
Để đảm bảo cho việc XĐKQKD đuợc chi tiết và chính xác, bên cạnh việc tính đúng, tính đủ doanh thu của HĐKD, bộ phận kế toán cần phải xác định đúng và tập hợp đúng nội dung doanh thu, làm cơ sở để quản lý các HĐKD đuợc chính xác và hiệu quả. Do đó, số tiền đuợc từ bán phế liệu (bìa caton, thùng đựng hàng) tại Công ty TNHH Thuơng mại và Tổng hợp Truờng Minh phải đuợc tập hợp và hạch toán vào TK 711 - Thu nhập khác thay vì tập hợp và hạch toán vào TK 511 - Doanh thu bán hàng hóa nhu hiện nay.
Việc xác định đúng và phản ánh chính xác nội dung doanh thu sẽ giúp Công ty hạch toán đuợc chính xác lợi nhuận của từng hoạt động. Trên cơ sở đó, các nhà quản lý sẽ có thông tin chính xác về kết quả kinh doanh của từng hoạt động. Để từ đó có những quyết sách cũng nhu các phuơng án kinh doanh hợp lý.
+ Áp dụng chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán nhằm thể hiện vai trò quan trọng của các chính sách này đối với kế toán doanh thu và khoản phải thu trong kỳ: Công ty nên có những chính sách uu đãi nhu chiết khấu thuơng mại, chiết khấu thanh toán đối với các khách hàng thân quen, khách hàng mua số luợng lớn và khách hàng thanh toán nhanh để khuyến khích nguời mua, thúc đẩy hoạt động kinh doanh của DN nhằm đem lại lợi nhuận hiệu quả hơn.
Để thúc đẩy quá trình bán hàng Doanh nghiệp nên xây dựng các chính sách chiết khấu thuơng mại và chiết khấu thanh toán cụ thể. Cụ thể nhu sau:
Thứ nhất, với những đơn đặt hàng lớn hay những khách hàng có tổng giá trị mua hàng trong tháng lớn, Doanh nghiệp nên cho khách hàng huởng chiết khấu
72
thương mại, là một khoản giảm giá trên tỷ lệ phần trăm tiền hàng. Khi phát sinh kế toán ghi:
Nợ TK 511 Nợ TK 333
Có TK 131, 111, 112
Ví dụ: Doanh nghiệp có thể xây dựng chính sách chiết khấu thương mại như sau: những đơn hàng có giá trị:
• Từ 500 triệu đến 1.000 triệu giảm 0,5% giá trị đơn hàng.
• Từ 1.000 triệu đến 1.500 triệu giảm 1% giá trị đơn hàng.
• Từ 1.500 triệu trở lên giảm 1,5% giá trị đơn hàng.
DN phải có sự tính toán để đặt ra một hạn mức chiết khấu sao cho hiệu quả nhất có thể thúc đẩy quá trình bán hàng mà vẫn đảm bảo hiệu quả kinh doanh của DN.
Thứ hai, khi khách hàng thanh toán sớm tiền hàng (những đơn đặt hàng lớn hoặc tổng giá trị thanh toán lớn) Doanh nghiệp cũng nên dành cho khách hàng được hưởng một tỷ lệ chiết khấu thanh toán trên tổng giá thanh toán để kích thích người mua thanh toán nhanh, giúp DN thu hồi vốn nhanh và hạn chế rủi ro trong thanh toán. Mức chiết khấu này phải được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế.
Công ty có thể áp dụng chiết khấu thanh toán (0,5/5, n/20) - thời hạn thanh toán 20 ngày, nếu khách hàng thanh toán trước trong vòng 5 ngày kể từ khi nhận hàng thì được hưởng chiết khấu 0,5% trên giá trị hàng mua. Từ ngày thứ 21, khách hàng phải chịu lãi đối với khoản phải trả chưa thanh toán theo mức lãi suất ngân hàng theo thời điểm. Mức CKTT cần phải ghi rõ trong các hợp đồng kinh tế. Khoản chiết khấu thanh toán được tính vào chi phí tài chính của DN trong kỳ.
Khi phát sinh kế toán ghi sổ:
• Nếu khách hàng trả tiền ngay: Nợ TK 111,112
Nợ TK 635
Có TK 511 Có TK 3331
73
• Nếu khách hàng trả trong thời hạn được hưởng chiết khấu: Nợ TK 111,112
Nợ TK 635
Có TK 131
Ví dụ: Công ty than Dương Huy - TKV mua 400 cầu máng trượt thép không gỉ inox C53 với đơn giá 1.500.000 VNĐ (chưa có thuế VAT), thanh toán ngay khi nhận hàng. Tổng giá trị hợp đồng: 600.000.000 VNĐ. Với điều kiện trong hợp đồng DN ghi rõ CKTM, CKTT như trên, Công ty than Dương Huy - TKV được hưởng một khoản lợi ích cụ thể:
CKTM được hường = 600.000.000 * 0,5% = 3.000.000 VNĐ CKTT được hưởng = 600.000.000 * 0,5% = 3.000.000 VNĐ Tổng lợi ích KH thu được = 6.000.000 VNĐ
Trong điều kiện bình thường khi hợp đồng không có các chính sách chiết khấu, Công ty than Dương Huy - TKV thường thanh toán chậm trên 30 ngày và mua với số lượng 200 cầu máng/lần. Lãi suất ngân hàng 12%/năm, CPBH và chi phí QLDN (vận chuyển/chuyến) cho 1 đơn hàng thường là định phí không đổi = 3.500.000 VNĐ. Với 1 ĐĐH 400 cầu máng ~ 2 ĐĐH thông thường
Chi phí lãi vay = 200 * 1.500.000 *1% = 3.000.000 VNĐ
Chi phí vận chuyển 2 đơn hàng = 3*3.500.000 = 7.000.000 VNĐ
Khoản chi phí của DN mất đi = 3.000.000 + (7.000.000-3.500.000) = 6.500.000
So sánh 6.500.000 VNĐ > 6.000.000 VNĐ => DN giảm bớt các chi phí, thu hồi vốn nhanh đồng thời khuyến khích được khách hàng mua số lượng lớn, thanh toán đúng hạn.
Việc áp dụng tốt chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán (khi có sự chênh lệch lợi ích thu được từ việc mua số lượng lớn, thanh toán sớm sẽ là động lực cho khách hàng) khuyến khích phía đối tác mua nhiều và thanh toán đúng hạn, sẽ giúp cải thiện doanh số bán hàng, giảm thời gian thu hồi công nợ từ đó tránh được các rủi ro gặp phải trong kinh doanh.
74
- Thứ năm, về đội ngũ kế toán của đơn vị: Bổ sung nguồn nhân lực cho bộ phận kế toán, nâng cao năng lực đội ngũ kế toán viên.
Với định huớng phát triển mở rộng thị truờng tiêu thụ, Công ty cần tiến hành tuyển dụng thêm nhân viên kế toán, phân quyền bảo mật trong quản lý thông tin nhằm xử lý khối luợng công việc tăng thêm nhắm tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán. Hiện tại phòng kế toán có 5 nguời gồm cả 01 kế toán truởng, Công ty cần tuyển thêm tối thiểu 3 nhân sự. Mô hình tổ chức kế toán tập trung tại DN dựa trên lợi thế công ty có hệ thống mạng nội bộ có bảo mật riêng nên việc scan, fax chứng từ về văn phòng nhanh chóng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh đuợc ghi nhận kịp thời, số liệu tập trung, giảm bớt sự cồng kềnh trong bộ máy kế toán. Ngoài ra cần chú trọng đầu tu thêm máy tính, tủ đựng để luu trữ chứng từ. Định kỳ hàng năm cần cử nhân viên kế toán học đào tạo về kế toán để nắm vững những văn bản, thông tu mới do nhà nuớc ban hành, liên hệ với nhà cung ứng để cập nhật các phiên bản mới nhất phần mềm kế toán đang sử dụng. Việc làm này giúp giảm thiểu rủi ro kế toán có thể gặp, đảm bảo nghiệp vụ kinh tế đuợc ghi nhận kịp thời, đầy đủ và chính xác.