Cách thức ghi nhận, hạch toán các khoản doanh thu, thu nhập và chi phí tại Tổng công ty Phát điện 1 tuân thủ theo quy định tại Chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng cho các đơn vị trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Minh họa với số liệu năm 2015, các khoản doanh thu, thu nhập và chi phí được hạch toán như sau:
Phần 1: Đối với các khoản doanh thu, thu nhập: Bao gồm phần được ghi nhận trực tiếp tại Văn phòng Tổng công ty và phần được ghi nhận gián tiếp tại Văn phòng Tổng công ty thông qua tài khoản công nợ nội bộ.
> Các khoản doanh thu, thu nhập được ghi nhận trực tiếp tại Văn phòng Tổng công ty gồm:
+ Doanh thu bán điện: Điện năng sản xuất ra tại các chi nhánh được bán cho Công ty Mua bán điện. Văn phòng Tổng công ty trực tiếp theo dõi sản lượng, doanh thu bán điện, xuất hoá đơn và ghi nhận doanh thu. Kế toán viên tại Tổng công ty hạch toán trên phần mềm (bộ sổ Văn phòng Tổng công ty):
Nợ TK liên quan / Có TK 511: 8.074.211.679.016
+ Doanh thu từ cổ tức được kế toán viên tại Tổng công ty hạch toán trên phần mềm (bộ sổ Văn phòng Tổng công ty):
Nợ TK liên quan / Có TK 515: 544.517.092.958
+ Doanh thu tài chính từ CLTG phát sinh bởi các hợp đồng vay: Các hợp đồng vay cho các dự án tại EVNGENCO1 đều được Tổng công ty đứng tên chủ thể và trực tiếp theo dõi. Lãi CLTG phát sinh khi giải ngân, trả gốc lãi hoặc đánh giá lại cuối kỳ các khoản vay có gốc ngoại tệ được Văn phòng Tổng công ty ghi nhận doanh thu tài chính. Kế toán viên tại Tổng công ty hạch toán trên phần mềm (bộ sổ Văn phòng Tổng công ty):
Nợ TK liên quan / Có TK 515: 2.474.159.894
+ Các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ còn lại, doanh thu tài chính còn lại và thu nhập khác phát sinh trực tiếp tại Văn phòng Tổng công ty được kế toán viên tại Tổng công ty hạch toán trên phần mềm (bộ sổ Văn phòng Tổng công ty):
Nợ TK liên quan / Có TK 511: 12.235.676.843 Nợ TK liên quan / Có TK 515: 1.317.059.780 Nợ TK liên quan / Có TK 711: 3.863.976.785
> Các khoản doanh thu, thu nhập được ghi nhận gián tiếp tại Văn phòng Tổng công ty thông qua tài khoản công nợ nội bộ:
+ Đây là các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu tài chính và thu nhập khác phát sinh trực tiếp tại các chi nhánh. Chi nhánh nào có phát sinh thì kế toán viên tại chi nhánh căn cứ vào chứng từ gốc để hạch toán trên phần mềm (bộ sổ đơn vị): Nợ TK liên quan / Có TK 511: Nợ TK liên quan / Có TK 515: Nợ TK liên quan / Có TK 711: 18.979.452.579 3.439.759.092 47.319.298.015
Tiếp đó, vẫn trên bộ sổ đơn vị, phần mềm sẽ tự động thực hiện các bút toán kết chuyển tương ứng khoản doanh thu, thu nhập đó về Văn phòng Tổng công ty (thông qua TK 3363) để xác định kết quả kinh doanh tập trung:
Nợ TK 511 / Có TK 3363: 18.979.452.579 Nợ TK 515 / Có TK 3363: 3.439.759.092 Nợ TK 711 / Có TK 3363: 47.319.298.015
Sau khi hoàn tất các bút toán kết chuyển, phần mềm sẽ tự động đồng bộ dữ liệu từ chi nhánh lên Tổng công ty.
+ Tại bộ sổ Văn phòng Tổng công ty, khi nhận được tín hiệu đồng bộ dữ liệu từ chi nhánh, phần mềm sẽ tự động ghi nhận các khoản doanh thu, thu nhập được kết chuyển lên từ các chi nhánh (thông qua TK 1363):
Nợ TK 1363 / Có TK 511: 18.979.452.579 Nợ TK 1363 / Có TK 515: 3.439.759.092 Nợ TK 1363 / Có TK 711: 47.319.298.015
> Sau khi hoàn tất các bước trên, tình trạng các TK theo dõi doanh thu, thu nhập (TK loại 5,7) tại bộ sổ Văn phòng Tổng công ty như sau:
TK 511 có tổng phát sinh bên Có là: 8.105.426.808.438 TK 515 có tổng phát sinh bên Có là: 551.748.071.724 TK 711 có tổng phát sinh bên Có là: 51.183.274.800
Các số liệu trên là cơ sở để thực hiện các bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh ở mục 2.2.2.
quan:
Nợ TK 642 / Có TK liên quan:
192.173.059.778
Trích dẫn Sổ cái năm 2015 một số tài khoản đại diện (TK 511, 515) của Văn phòng Tổng công ty được thể hiện tại Biểu 2.1 và Biểu 2.2.
Phần 2: Đối với các khoản chi phí: Tương tự như doanh thu, thu nhập, các khoản chi phí cũng bao gồm phần được ghi nhận trực tiếp tại Văn phòng Tổng công ty và phần được ghi nhận gián tiếp tại Văn phòng Tổng công ty thông qua tài khoản công nợ nội bộ.
> Các khoản chi phí được ghi nhận trực tiếp tại Văn phòng Tổng công ty gồm: + Chi phí tài chính liên quan đến việc trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng đầu tư tài chính được kế toán viên tại Tổng công ty hạch toán trên phần mềm (bộ sổ Văn phòng Tổng công ty):
Nợ TK 635 / Có TK liên quan: 733.661.062.536
+ Chi phí lãi vay, chi phí tài chính từ CLTG phát sinh bởi các hợp đồng vay: Các hợp đồng vay cho các dự án tại EVNGENCO1 đều được Tổng công ty đứng tên chủ thể và trực tiếp theo dõi. Chi phí lãi vay và lỗ CLTG phát sinh khi giải ngân, trả gốc lãi hoặc đánh giá lại cuối kỳ các khoản vay có gốc ngoại tệ được Văn phòng Tổng công ty ghi nhận chi phí tài chính. Kế toán viên tại Tổng công ty hạch toán trên phần mềm (bộ sổ Văn phòng Tổng công ty):
Nợ TK 635 / Có TK liên quan: 1.125.490.783.385
+ Các khoản giá vốn hàng bán, chi phí tài chính còn lại, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí khác và chi phí thuế TNDN phát sinh trực tiếp tại Văn phòng Tổng công ty được kế toán viên tại Tổng công ty hạch toán trên phần mềm (bộ sổ Văn phòng Tổng công ty):
Nợ TK 632 / Có TK liên quan: 8.763.084.567 Nợ TK 635 / Có TK liên quan: 209.358.574 Nợ TK 642 / Có TK liên quan: 57.773.385.795 Nợ TK 811 / Có TK liên quan: 3.422.218.620 Nợ TK 821 / Có TK liên quan: 421.937.481
> Các khoản chi phí được ghi nhận gián tiếp tại Văn phòng Tổng công ty thông qua tài khoản công nợ nội bộ:
+ Đây là các khoản giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí khác phát sinh trực tiếp tại các chi nhánh. Chi nhánh nào có phát sinh thì kế toán viên tại chi nhánh căn cứ vào chứng từ gốc để hạch toán trên phần mềm (bộ sổ đơn vị):
Nợ TK 1363 / Có TK 642: 192.173.059.778 Nợ TK 1363 / Có TK 811: 53.794.464.152
Tiếp đó, vẫn trên bộ sổ đơn vị, phần mềm sẽ tự động thực hiện các bút toán kết chuyển tương ứng khoản chi phí đó về Văn phòng Tổng công ty (thông qua TK 1363) để xác định kết quả kinh doanh tập trung:
từ chi nhánh, phần mềm sẽ tự động ghi nhận các khoản chi phí được kết chuyển lên
từ các chi nhánh (thông qua TK 3363):
Nợ TK 632 / Có TK 3363: 6.322.720.306.144 Nợ TK 635 / CóTK3363: 134.442.328.097 Nợ TK 642 / CóTK3363: 192.173.059.778 Nợ TK 811 / CóTK3363: 53.794.464.152
> Sau khi hoàn tất các bước trên, tình trạng các TK theo dõi chi phí (TK loại 6,8) tại bộ sổ Văn phòng Tổng công ty như sau:
TK 635 có tổng phát sinh bên Nợ là: 1.993.803.532.592 TK 642 có tổng phát sinh bên Nợ là: 249.946.445.573 TK 811 có tổng phát sinh bên Nợ là: 57.216.682.772 TK 821 có tổng phát sinh bên Nợ là: 421.937.481
Các số liệu trên là cơ sở để thực hiện các bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh ở mục 2.2.2.
Trích dẫn Sổ cái năm 2015 một số tài khoản đại diện (TK 632, 635, 642) của Văn phòng Tổng công ty được thể hiện tại Biểu 2.3, Biểu 2.4 và Biểu 2.5.
Như vậy, tại bước này, cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán tổng hợp tại các chi nhánh và tại Văn phòng Tổng công ty cần thực hiện rà soát bộ sổ mà mình phụ trách theo các yêu cầu sau:
- Các chi nhánh rà soát lại các nghiệp vụ doanh thu, thu nhập và chi phí phát sinh trực tiếp tại đầu mối của mình trong kỳ. Đảm bảo doanh thu, thu nhập và chi phí được ghi nhận đầy đủ, đúng kỳ và được kết chuyển toàn bộ lên Văn phòng Tổng
công ty.
- Văn phòng Tổng công ty rà soát lại để đảm bảo ghi nhận đầy đủ, đúng kỳ các nghiệp vụ doanh thu, thu nhập và chi phí phát sinh trực tiếp tại đầu mối của mình, đồng thời nhận đủ các khoản doanh thu, thu nhập và chi phí được kết chuyển lên từ các chi nhánh để xác định kết quả kinh doanh tập trung.