6. Tổng quan nghiên cứu luận văn
2.2.4. Thực trạng tổ chức sổ kế toán (SKT)
Các nghiệp vụ kinh tế được công ty phản ánh vào các SKT tổng hợp theo quy định tại TT200/2014/TT-BTC. Về sổ chi tiết theo mẫu hướng dẫn của Bộ Tài chính, công ty mở các sổ như: Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu S07DN), Sổ tiền gửi ngân hàng (Mẫu S08-DN), Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S10-DN), Sổ TSCĐ (Mẫu S21-DN), Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng (Mẫu S22-DN), Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán (Mẫu S31DN), Sổ chi tiết tiền vay (Mẫu S34-DN), Sổ chi tiết bán hàng (Mẫu S35-DN), Sổ chi tiết các tài khoản (Mẫu S38-DN), Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh (Mẫu S51-DN), Sổ chi phí đầu tư xây dựng (Mẫu S52-DN), Sổ theo dõi thuế GTGT (Mẫu S61-DN), Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại (Mẫu S62-DN), Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm (Mẫu
S63-DN).... Sau khi công tác kiểm tra số liệu được hoàn tất, kế toán tổng hợp sẽ đặt lệnh khóa sổ vào cuối tháng.
Việc ghi nhận các giao dịch lên các sổ dù thông qua công cụ hỗ trợ tự động là phần mềm kế toán nhưng đôi khi vẫn không tránh khỏi các sai sót như trùng lặp hay bỏ sót, sai số liệu... Nếu vấn đề sai sót cần sửa chữa xảy ra trong tháng, việc sửa chữa SKT sẽ được thực hiện trực tiếp trên phần mềm. Tuy nhiên có một số trường hợp sai sót phát hiện sau khi đã khóa sổ và dữ liệu tháng đã được tổng hợp và khóa, lúc này kế toán viên phụ trách phần hành báo cáo người quản trị mở dữ liệu để thực hiện sửa chữa, việc sửa chữa SKT được giám sát bởi người quản trị và được khóa lại ngay sau khi công việc sửa chữa sổ hoàn tất.
Ngoài các SKT tổng hợp và chi tiết theo quy định của Bộ Tài chính, công ty tự thiết kế thêm nhiều SKT khác phục vụ nhu cầu xử lý thông tin đáp ứng yêu cầu quản trị tại công ty. Kế toán tổng hợp phải lập và in danh mục SKT tổng hợp và chi tiết, do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và đa dạng, các khoản thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản... nên hệ thống sổ chi tiết phục vụ công tác KTQT rất phong phú, giúp công ty quản trị được các đối tượng theo nhiều khía cạnh.
Do đặc trưng sử dụng công cụ hỗ trợ là phần mềm kế toán, nên công ty áp dụng hình thức nào trong bốn hình thức kế toán thì phần mềm kế toán sẽ thiết kế hệ thống sổ theo hình thức kế toán đó, tuy nhiên mẫu sổ không hoàn toàn giống mẫu SKT thủ công.
Quy trình kế toán trên máy vi tính không hiển thị được đầy đủ trên phần mềm kế toán nhưng các SKT và báo cáo kế toán đều được in và lưu trữ đầy đủ. Do sử dụng phần mềm kế toán nên trình tự phản ánh thông tin từ các CTKT vào các SKT tổng hợp và chi tiết là hoàn toàn tự động với độ chính xác cao. Các kế toán viên nhập dữ liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào giao
diện chứng từ phù hợp trên phần mềm, thì đồng thời nghiệp vụ đó cũng được xử lý tự động về các sổ tổng hợp và sổ chi tiết liên quan.