6. Tổng quan nghiên cứu luận văn
1.2.6. Tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất nói riêng và trong tất cả các doanh nghiệp nói chung nhằm đảm bảo thực hiện nghiêm túc Luật kế toán, Chế độ kế toán, đồng thời ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí hoặc kịp thời sửa chữa, bổ sung, chỉnh sửa những vấn đề còn chưa hoàn thiện.
Nội dung kiểm tra kế toán bao gồm:
- Kiểm tra việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán đảm bảo thực hiện đúng chế độ, chính sách quản lý tài chính của Nhà nước và những quy định cụ thể của ngành và của công ty.
- Kiểm tra việc tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong công ty, việc thực hiện trách nhiệm của các bộ phận kế toán trong việc cung cấp thông tin; kiểm tra kết quả công tác của bộ máy kế toán, mối quan hệ công tác giữa các bộ phận kế toán với nhau và với các bộ phận chức năng khác có liên quan.
Công tác kiểm tra kế toán nội bộ công ty do giám đốc và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo. Tùy theo quy mô của công ty mà có thể bố trí thành bộ phận kiểm tra riêng. Trường hợp công ty có quy mô không lớn thì có thể bố trí công tác kiểm tra kiêm nhiệm cùng với các bộ phận kế toán thích hợp.
Phương pháp kiểm tra kế toán chủ yếu được áp dụng là đối chiếu số liệu giữa chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán; giữa số liệu kế toán tổng hợp và số liệu kế toán chi tiết; giữa số liệu trên sổ kế toán với số liệu thực tế.
Căn cứ để kiểm tra kế toán là các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và các chế độ, định mức kinh tế, kỹ thuật trong từng trường hợp cụ thể.
Kế toán trưởng căn cứ vào tình hình thực tế về đội ngũ người làm kế toán để bố trí, sắp xếp kiểm tra kế toán theo từng khâu phù hợp nhằm đảm bảo số liệu ghi chép kế toán phản ánh trung thực, khách quan, kịp thời mọi hoạt động trong công ty tùy thuộc vào yêu cầu quản trị trong từng trường hợp cụ thể của từng doanh nghiệp.
Theo tác giả, trình tự kiểm tra kế toán trong DN bao gồm:
Lập kế hoạch hoặc xây dựng, ban hành quy chế kiểm tra nội bộ trong công tác kế toán
Đây là nội dung quan trọng nhất và bao trùm trong việc tổ chức kiểm tra kế toán, phản ánh tư tưởng và phương pháp thực hiện công tác kiểm tra, bao gồm:
- Xác định nội dung cụ thể cần kiểm tra ở từng khâu trong chu trình kế toán gắn với trách nhiệm cụ thể của cán bộ phụ trách;
- Hướng dẫn phương pháp xử lý với những tình huống gặp phải trong quá trình kiểm tra kế toán;
- Xác định phương pháp kiểm tra đối với mỗi nội dung cụ thể;
Hưng dẫn lập báo cáo kiểm tra kế toán để có thể đưa ra nhận định về hiệu quả trong công tác kế toán.
Thực hiện và tổng kết công tác kiểm tra kế toán
Bộ phận được giao nhiệm vụ thực hiện triển khai công tác kiểm tra kế toán theo các nội dung và phương pháp đã được hoạch định. Thông tin trọng tâm cần được kiểm tra cần phải xét đến thông tin trên CTKT, vì thông tin trên CTKT là thông tin ban đầu, khởi nguồn của mọi vấn đề xử lý, ghi chép vào các tài liệu kế toán khác. Các thông tin ban đầu này ảnh hưởng một cách dây chuyền tới các thông tin trên các tài liệu kế toán khác nhau, vì vậy kiểm tra thông tin trên CTKT nhằm đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông
tin ngay từ khâu đầu tiên của chu trình kế toán, đồng thời còn có thể phát hiện, ngăn chặn kịp thời các sai phạm có thể xảy ra. Ngoài ra, toàn bộ quy trình luân chuyển CTKT từ khi thiết lập, phê duyệt, kiểm soát, ghi sổ và lên báo cáo kế toán đều cần phải được kiểm tra.
Để đảm bảo hiệu quả cao nhất và tránh sự sửa chữa không kịp thời các sai phạm, công tác kiểm tra kế toán không chỉ được thực hiện bởi một bộ phận được giao chức năng nhiệm vụ riêng, mà còn được thực hiện bởi chính các cán bộ phụ trách phần hành kế toán và các cán bộ liên quan.
Công việc của những người làm kế toán trong DN không chỉ dừng lại ở việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu từ các CTKT mà đòi hỏi phải phân tích các thông tin trên các báo cáo kế toán, từ đó có những kiến nghị, đề xuất cho lãnh đạo DN đưa ra các giải pháp hữu hiệu, các quyết định thích hợp cho việc điều hành, quản lý và định hướng phát triển của DN trong ngắn, trung và dài hạn. Công tác phân tích cần được tổ chức một cách có hệ thống và khoa học mới thực hiện được nhiệm vụ của nó là dự đoán và điều chỉnh các hoạt động kinh tế của DN. Việc tổ chức phân tích thông tin kế toán cần được thực hiện qua một chu trình các giai đoạn theo thứ tự một cách khoa học và logic như sau:
- Lập kế hoạch phân tích: Đây là giai đoạn khởi đầu của toàn bộ công tác phân tích.
Tại giai đoạn này cần chỉ rõ các vấn đề sau: + Nội dung cần phân tích
+ Hệ thống chỉ tiêu cần phân tích + Thời gian phát sinh của các chỉ tiêu + Bộ phận thực hiện công tác phân tích
- Lựa chọn tài liệu, thông tin phân tích: Tài liệu và thông tin phân tích phụ thuộc vào chỉ tiêu và nội dung cần phân tích. Các tài liệu có thể sử dụng
là tài liệu kế hoạch, tài liệu báo cáo và các tài liệu khác.
- Lập báo cáo phân tích: Báo cáo phân tích là văn bản đưa ra các thông tin đã phân tích và các kết luận chủ yếu thông qua đánh giá, những nguyên nhân cơ bản ảnh hưởng đến kết quả phân tích và các kiến nghị cụ thể đến Ban lãnh đạo DN nhằm cải tiến những mặt hạn chế, đồng thời khai thác và đẩy mạnh những mặt tích cực đã đạt được trong kỳ kinh doanh.
Khi tiến hành phân tích thông tin từ các Báo cáo kế toán, tùy vào mục đích sử dụng thông tin sau phân tích, DN có thể thực hiện phân tích theo các cách sau:
- Phân tích thực hiện và phân tích dự đoán: Phân tích thực hiện là cách phân tích dựa trên các thông tin sẵn có, được cung cấp từ các Báo cáo của kỳ kế toán đã qua, giúp cho việc đánh giá các kết quả kinh tế của DN. Phân tích dự đoán là cách phân tích dựa trên các thông tin quá khứ, hiện tại để dự đoán trước kết quả cho tương lai, dùng cho việc xây dựng các kế hoạch phát triển của DN trong thời gian tới.
- Phân tích toàn diện và phân tích chuyên đề: DN có thể thực hiện phân tích toàn bộ các thông tin được cung cấp hoặc chỉ phân tích nhằm đánh giá một hoặc một số khía cạnh của hoạt động kinh doanh.
- Phân tích định kỳ và phân tích đột xuất: DN có thể thực hiện công tác phân tích một cách đều đặn nhằm đánh giá kết quả một cách thường xuyên và có những điều chỉnh kịp thời. Ngoài ra cũng có thể thực hiện phân tích khi có những sự kiện đột xuất phát sinh tại DN nhằm phát huy điểm mạnh hoặc rút kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh của mình.
Khi tổ chức phân tích, DN cần sử dụng các phương pháp phân tích phù hợp, kịp thời và đáp ứng được mục tiêu đề ra. Khi đánh giá kết quả DN cần sử dụng phương pháp so sánh (nhằm xác định xu hướng và mức độ biến động tuyệt đối hoặc tương đối của chỉ tiêu phân tích) và phương pháp chi tiết (là
phương pháp phân tích dựa vào việc chia nhỏ chỉ tiêu phân tích thành các bộ phận cấu thành). Khi xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố tới chỉ tiêu phân tích, DN cần sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn (hay là thay thế từng nhân tố một trong tổng số các nhân tố của chỉ tiêu) hoặc phương pháp cân đối (giúp tính mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố khi chúng có quan hệ tổng với chỉ tiêu phân tích).