6. Tổng quan nghiên cứu luận văn
2.2.2. Thực trạng tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức lập CTKT: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được
Trưởng ban Kế toatoatoán
Kế toán thanh toán và chi phí
Kế toán thu cước và doanh thu Kế toán
lập chứng từ rồi mới thực hiện ghi chép vào SKT. Công ty được khảo sát đều thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bao gồm chứng từ lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ và tài sản cố định. Đối với các CTKT bắt buộc, việc thực hiện ghi chép ban đầu đều theo đúng mẫu và quy định đã ban hành. Đối với chứng từ hướng dẫn, một số chứng từ được thực hiện theo mẫu hướng dẫn của Bộ Tài chính, một số chứng từ công ty tự thiết kế (giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng chấm công, giấy báo làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương,...).
Thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, tất cả các công ty logistics đều thực hiện việc tự in Hóa đơn. Hóa đơn được tự in chủ yếu theo hai hình thức là đặt in từ nhà cung cấp hoặc tự in từ phần mềm của DN.
Tổ chức kiểm tra, phân loại, tổng hợp và lập định khoản kế toán: Công tác kiểm tra CTKT tại các công ty được thực hiện theo hai cách. Một số công ty có bộ phận kiểm tra riêng, bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ mệnh lệnh trước khi lập chứng từ thực hiện, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý, kiểm tra nội dung chứng từ, sự liên quan của nghiệp vụ phát sinh với các nghiệp vụ trong quá khứ; đồng thời phân loại chứng từ chuyển tới các bộ phận kế toán phần hành phù hợp, đảm bảo chứng từ không bị thất lạc. Ngoài ra, bộ phận này còn hướng dẫn các bộ phận liên quan trong công ty lập chứng từ theo đúng quy định. Một số công ty khác giao trách nhiệm kiểm tra chứng từ cho kế toán trưởng và kế toán phụ trách phần hành. Kế toán phụ trách phần
hành sẽ kiểm tra chứng từ ngay khi tiếp nhận đồng thời thực hiện nhập liệu và ghi SKT liên quan có sự kiểm soát của kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp.
Tổ chức luân chuyển CTKT:
Quy trình luân chuyển chứng từ trong công ty do Kế toán trưởng xây dựng. khi có chứng từ từ phát sinh, bộ phận kiểm tra thực hiện kiểm soát giao dịch và trình Trưởng Ban Tài chính Kế toán ký duyệt và chuyển đến các kế toán phụ trách phần hành. Quy trình luân chuyển được thực hiện theo quy định của Công ty nhưng không được lập thành văn bản.
Hình 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ
Công tác bảo quản chứng từ: Số lượng chứng từ trong công ty rất nhiều, đòi hỏi công tác bảo quản phải được thực hiện thận trọng và trong điều kiện tốt. Các DN hiện nay đều thực hiện tốt công tác bảo quản chứng từ, với các chứng từ trong năm tài chính hiện hành, hầu hết được bảo quản tại tủ hồ sơ của từng kế toán phụ trách phần hành. Sau khi thực hiện xong công tác kiểm tra, đối chiếu, lập BCTC năm, CTKT được chuyển đi bảo quản trong phòng bảo quản riêng trong khu vực của Phòng Kế toán.
Công ty sử dụng phần mềm vào công tác kế toán, đối với hệ thống CTKT, các CTKT đều được mã hóa và đưa vào danh mục chứng từ trên phần mềm. Đối với các chứng từ bắt buộc theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, nhà cung cấp phần mềm thực hiện khóa chức năng sửa đổi mẫu chứng từ. Đối với các chứng từ hướng dẫn hoặc các chứng từ công ty tự thiết kế, việc sửa đổi mẫu chứng từ có thể được thực hiện khi công ty cần chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu phản ánh nghiệp vụ thực tế. Phần mềm kế toán đem lại nhiều tiện ích cho cán bộ kế toán khi nhập liệu vào chứng từ như có thể sử dụng nhiều
Lập chứng từ Bảo quản và lưu trữ chứng từ Luân chuyển chứng từ Kiểm tra chứng từ
quyển chứng từ trên một màn hình, tìm đến chứng từ cần diều chỉnh hoặc kiểm tra...Công tác lưu trữ dữ liệu kế toán khi sử dụng phần mềm kế toán được thực hiện một cách gọn nhẹ, không mất nhiều không gian lưu trữ. Khi kết thúc niên độ, thực hiện chốt các BCTC và các báo cáo kế toán khác, kế toán thực hiện khóa toàn bộ dữ liệu và sao lưu ra một phương tiện lưu trữ khác (thường là một ổ cứng độc lập với ổ cứng đang làm việc) nhằm đảm bảo công tác an toàn dữ liệu.