6. Tổng quan nghiên cứu luận văn
1.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Thông tin kế toán sau khi được xử lý và phản ánh một cách có hệ thống trên các SKT, sẽ được phân loại, hệ thống hóa và tổng hợp theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để trình bày trên các báo cáo kế toán, các báo cáo này cung cấp tới người sử dụng tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản hay kết quả hoạt động SXKD của DN, qua đó, các đối tượng liên quan có thể đưa ra quyết định kinh tế phù hợp nhất. DN cần nắm rõ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán để cung cấp các báo cáo kế toán phù hợp với từng nhóm đối tượng. Các đối tượng cơ bản sử dụng thông tin kế toán của DN gồm: chủ sở hữu DN, các nhà quản lý DN, các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước và các đối tượng khác. Báo cáo kế toán cung cấp thông tin chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài DN là báo cáo tài chính, báo cáo kế toán chỉ cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ DN là báo cáo KTQT.
Theo tác giả, nội dung tổ chức hệ thống báo cáo kế toán bao gồm:
a. Xây dựng danh mục hệ thống báo cáo tài chính
Hệ thống BCTC là hệ thống báo cáo kế toán bắt buộc, phản ánh tổng quát và có hệ thống những thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của DN trong một thời kỳ nhất định vào một hệ thống mẫu biểu quy định thống nhất. Tình hình tài chính và tình hình kinh doanh của DN được tổng hợp theo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có cùng tính chất kinh tế thành các yếu tố của BCTC. BCTC phản ánh theo một cấu trúc chặt chẽ với hệ thống số liệu được tổng hợp từ các SKT tổng hợp và chi tiết của DN cùng với những thuyết minh cần thiết bằng văn bản về những số liệu đó. Một BCTC phản ánh được trình bày một cách trung thực và hợp lý tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh và các luồng tiền của DN. Để đảm bảo yêu cầu này, BCTC phải được lập và trình bày trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và
các quy định hiện hành có liên quan. Việc thuyết minh BCTC phải căn cứ vào yêu cầu trình bày thông tin quy định trong các Chuẩn mực kế toán. Các thông tin trọng yếu phải được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tài chính của DN. Với đối tượng sử dụng thông tin trên BCTC của DN chủ yếu là các đối tượng bên ngoài DN như các cơ quan quản lý chức năng và các đối tượng khác (chủ nợ, nhà đầu tư và các bên liên quan), thông tin trên BCTC thường được trình bày một cách công khai, minh bạch theo quy định chung nhất và thông lệ phổ biến nhằm kiểm tra, đánh giá tình hình tuân thủ các quy định về quản lý tài chính của DN theo các văn bản pháp quy hiện hành của Nhà nước.
Hệ thống BCTC của DN bao gồm BCTC năm, đối với DN Nhà nước còn phải lập BCTC quý, các DN niêm yết trên thị trường chứng khoán phải lập BCTC giữa niên độ dạng đầy đủ, còn các DN khác được khuyến khích lập BCTC giữa niên độ dạng đầy đủ hoặc dạng tóm lược.
BCTC năm bao gồm:
- Báo cáo tình hình tài chính; - Báo cáo kết quả hoạt động; - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; - Bản thuyết minh BCTC.
BCTC giữa niên độ bao gồm:
BCTC giữa niên độ dạng đầy đủ:
- Báo cáo tình hình tài chính giữa niên độ (dạng đầy đủ); - Báo cáo kết quả hoạt động giữa niên độ (dạng đầy đủ); - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ); - Bản thuyết minh BCTC chọn lọc.
BCTC giữa niên độ dạng tóm lược:
- Báo cáo kết quả hoạt động giữa niên độ (dạng tóm lược); - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng tóm lược); - Bản thuyết minh BCTC chọn lọc.
Căn cứ để lập BCTC là số liệu từ BCTC năm trước (kỳ trước) và số liệu tại thời điểm báo cáo từ các SKT tổng hợp hoặc SKT chi tiết của DN. BCTC phải tuân thủ các yêu cầu của Chuẩn mực kế toán “Trình bày BCTC” bao gồm:
- Trung thực và hợp lý;
- Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với quy định của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với nhu cầu ra các quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy.
b. Tổ chức lập và công khai báo cáo tài chính
Tổ chức lập BCTC đuợc thực hiện qua các giai đoạn trước, trong và sau khi lập BCTC. Công việc trước khi lập BCTC bao gồm;
- Thu nhận đầy đủ CTKT tính đến thời điểm lập BCTC, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế đã được ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống vào SKT;
- Đối chiếu, xác minh thông tin liên quan đến các đối tượng kế toán có liên quan đến các đối tượng bên trong và bên ngoài DN như thông tin với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng...;
- Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các TKKT tổng hợp và tài khoản chi tiết;
- Thực hiện các nghiệp vụ nội sinh như các nghiệp vụ phân bổ, kết chuyển nhằm xác định đúng đắn kết quả hoạt động trong kỳ của DN;
- Kiểm tra tính chính xác với các SKT tổng hợp và Bảng cân đối số phát sinh để đảm bảo tính trung thực của tài liệu kế toán.
của từng chỉ tiêu trong báo cáo nhằm tránh nhầm lẫn và các sai phạm xảy ra, đồng thời tuân thủ thời gian theo tiến độ quy định.
Sau khi lập BCTC, kế toán trưởng và người đứng đầu DN phải kiểm tra thông tin BCTC trên các khía cạnh trọng yếu. BCTC hoàn thành phải được tổ chức thực hiện công khai theo quy định hiện hành. Nội dung, hình thức và thời hạn công khai BCTC của DN phải tuân thủ pháp luật hiện hành về kế toán. Để thực hiện tổ chức tốt việc công khai thông tin tài chính, trên trang thông tin điện tử của DN phải có chuyên mục riêng về nội dung công khai thông tin tài chính.
Báo cáo KTQT là các báo cáo kế toán chỉ cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ DN. Báo cáo KTQT phản ánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng lĩnh vực cụ thể theo yêu cầu quản lý của DN trong việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành và ra quyết định. Tổ chức hệ thống báo cáo KTQT cần được thực hiện với các công việc nhƣ xác định rõ danh mục báo cáo KTQT cần lập, thiết kế mẫu biểu cho báo cáo, quy định sự phối hợp cung cấp thông tin của các bộ phận chức năng trong DN và xác định thời điểm cung cấp của từng báo cáo.
Khi xác định danh mục báo cáo KTQT cần lập, trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp, hệ thống báo cáo KTQT được thiết lập bao gồm các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất… Hệ thống báo cáo KTQT là nguồn thông tin chủ yếu giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định hợp lý trong quá trình thực hiện chức năng của mình. Số lượng báo cáo KTQT nhiều hay ít tùy thuộc vào công tác quản trị nội bộ. Mẫu biểu của báo cáo KTQT rất đa dạng, do DN tự thiết kế và sửa đổi bổ sung sao cho phù hợp với mục tiêu quản lý cụ thể. Xét về hệ thống báo cáo KTQT chủ yếu của một DN, nếu dựa vào tính chất của thông tin trên báo cáo, thì báo cáo KTQT bao gồm hệ thống báo cáo tình hình thực hiện và hệ thống báo cáo
phân tích thông tin; nếu dựa vào mục đích cung cấp thông tin thì báo cáo KTQT bao gồm hệ thống báo cáo KTQT phục vụ yêu cầu quản lý tài sản, báo cáo KTQT phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ và hệ thống báo cáo KTQT phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh. Ngoài ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý, điều hành của từng giai đoạn cụ thể, DN có thể lập các báo cáo KTQT khác.
Để hệ thống báo cáo KTQT thực sự phát huy tác dụng của một công cụ quản lý, phục vụ cho các nhà quản trị, khi thiết lập hệ thống báo cáo KTQT trong DN cần đảm bảo các yêu cầu:
- Nội dung hệ thống báo cáo KTQT cần đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế của DN;
- Phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của DN;
- Các chỉ tiêu trong báo cáo KTQT cần phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và BCTC nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp.
Các báo cáo KTQT không được công khai ra bên ngoài DN mà chỉ được cung cấp cho chủ sở hữu DN và nhà quản trị. Thời gian công bố không theo quy định của Nhà nước mà được thực hiện định kỳ hoặc bất thường tùy theo nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý.
Hệ thống BCTC và báo cáo KTQT của DN bao gồm nhiều loại khác nhau, vì vậy khi ứng dụng phần mềm kế toán, DN phải quy định hệ thống báo cáo kế toán về danh mục, nội dung, phương pháp lập, kỳ hạn lập… đối với từng loại báo cáo để đáp ứng yêu cầu quản lý vi mô và vĩ mô đối với DN. Đối với hệ thống các BCTC, DN phải thực hiện định kỳ bắt buộc về việc lập, in và lưu giữ theo quy định của Nhà nước. Đối với hệ thống báo cáo KTQT, tuy
không đòi hỏi thống nhất về mẫu biểu, nội dung theo yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước, xong các DN cũng cần phải căn cứ vào yêu cầu quản trị DN để có quy định rõ ràng trong việc in những báo cáo cần thiết, phục vụ cho việc sử dụng thông tin trong nội bộ DN.