Thực chất của cơng tác khốn là quá trình xác định mức độ tự chịu trách nhiệm, khuyến khích tính chủ động, năng động sáng tạo trong sản xuất của Ban chỉ huy, tổ, đội sản xuất của Cơng ty thơng qua các chỉ tiêu thuộc về nhiệm vụ, các chỉ tiêu khuyến khích bằng lợi ích vật chất. Tạo ra sự cạnh tranh bình đẳng giữa các đơn vị sản xuất trong cơng ty với nhau nhằm nâng cao trách nhiệm và gắn bĩ trách nhiệm giữa những người lao động, gắn quyền lợi và thu nhập của họ vào kết quả thực hiện do đĩ khuyến khích họ tăng năng suất, giảm các chi phí đẩy nhanh tiến độ thi cơng cho việc hồn thành cơng trình. Thơng qua cơ chế khốn một mặt tạo điều kiện cho các đơn vị nhận khốn tự chủ trong sản xuất, Cơng ty chỉ quản lý thơng qua các chỉ tiêu giao khốn do
đĩ cĩ thời gian cho việc tiến hành phân tích kinh tế, tham gia đấu thầu tìm kiếm cơng việc, và thu hồi vốn.
Thơng qua cơ chế khốn tạo điều kiện cho các đơn vị tự xây dựng tổ chức kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình cho phù hợp với tình hình thực tế, phù hợp với tinh hình thuê lao động, cung ứng vật tư nhiên liệu thuê máy mĩc, thiết bị.
Thơng qua hình thức khốn cơng việc mà Cơng ty cĩ thể tiến hành phân tích kinh tế, kiểm tra quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị cơ sở kịp thời điều chỉnh, uốn nắn những mặt yếu trong cơng tác thực hiện.
Thực tiễn ở các doanh nghiệp xây dựng cũng cho thấy hiệu quả của hình thức khốn đối với việc bảo đảm tiến độ thi cơng, chất lượng cơng trình, giải quyết được các khĩ khăn phát sinh tạo điều kiện hồn thành, đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng, thị trường.
Hiện nay, đứng trước những khĩ khăn đang đặt ra: thị trường xây dựng cĩ sự cạnh tranh quyết liệt, tình hình kinh tế khĩ khăn, các doanh nghiệp trong tình trạng thiếu vốn, nợ ứ đọng kéo dài, sản xuất gặp nhiều khĩ khăn việc từng bước hồn thiện về cơ chế mơ hình khốn, nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý, tổ chức thực hiện cĩ tác dụng và ý nghĩa lớn trong việc xác lập một cơ cấu tổ chức sản xuất hợp lý, thực hiện cơng việc một cách cĩ hiệu quả, giải quyết được các vướng mắc đặt ra hiện nay, thực hiên quá trình đĩ cũng là tận dụng và phát huy ưu thế của khốn trong giai đoạn mới.
Để cơng tác khốn nội bộ thực sự đem lại hiệu quả cơng ty cần xây dựng được định mức giao khốn sát thực và lựa chọn hình thức giao khốn phù hợp.
3.2.2.1. Xây dựng định mức giao khốn nội bộ
Để việc giao khốn cĩ căn cứ khoa học và cĩ hiệu quả thì việc xây dựng định mức cho từng bước cơng việc, định mức cho các loại chi phí như định mức sử dụng máy, định mức vật tư nhiên liệu, định mức lao động... cĩ vai trị hết sức quan trọng. Nĩ cĩ thể gĩp phần thúc đẩy sản xuất, cũng cĩ thể kìm hãm sản xuất.
a. Phương pháp xác định định mức
Căn cứ đặc thù ngành xây dựng và điều kiện thực tế cơng ty, cơng ty nên sử dụng các phương pháp xác định định mức sau:
- Trước mắt sử dụng phương pháp chuyên gia để lập các định mức tạm thời dựa vào kinh nghiệm nghề nghiệp và tích lũy số liệu của các chuyên gia, các cán bộ cĩ kinh nghiệm trong cơng ty. Các định mức này dùng để đáp ứng nhu cầu giao khốn
trước mắt của cơng ty, sau đĩ tiếp tục nghiên cứu sử dụng các phương pháp khác để hồn thiện định mức của cơng ty.
- Sau khi lập định mức bằng phương pháp chuyên gia, trong quá trình sản xuất tiếp tục nghiên cứu đánh giá lại định mức cho sát với thực tế hơn bằng phương pháp quan sát tại hiện trường.
- Trong quá trình phối hợp lập định mức từ hai phương pháp trên cần phải lập được định mức chi tiết cho mỗi loại cơng việc, bước cơng việc để sử dụng trong việc giao khốn việc, trả cơng, cấp vật liệu, chi phí máy...
b. Xây dựng các loại định mức sử dụng trong các loại cơng việc
Sử dụng các phương pháp lập định mức nêu trên để lập ra định mức sử dụng cho khốn các loại cơng việc khác nhau:
- Định mức lao động: Xác định lượng hao phí lao động lớn nhất khơng được phép vượt qua quá để hồn thành một đơn vị sản phẩm hay một cơng việc trong một điều kiện nhất định
- Định mức vật tư, nhiên liệu:
+ Khối lượng dịnh mức vật tư được lập căn cứ theo định mức vật tư do nhà nước ban hành để đảm bảo đúng tiêu chuẩn hiện hành và yêu cầu kỹ thuật. Giá vật tư được căn cứ theo đơn giá nhà cung cấp của cơng ty.
+ Định mức nhiên liệu được lập riêng theo thực tế tiêu hao nhiên liệu của thiết bị máy mĩc xe cơ giới của cơng ty bằng các phương pháp lập định mức đã nêu.
- Định mức sử dụng máy: Do đặc thù ngành xây dựng nĩi chung và xây lắp nĩi giêng cần thiết sử dụng nhiều máy mĩc, thiết bị xe cơ giới. Do đĩ việc xác định được định mức sử dụng máy hết sức quan trọng nhằm dự tốn phần máy mĩc sử dụng trong thi cơng, lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa.
3.2.2.2. Lựa chọn hình thức giao khốn
Để thực hiện khốn một loại hình cơng việc nào đĩ thì việc lựa chọn hình thức giao khốn sao cho phù hợp với tính chất, đặc điểm, cũng như các điều kiện khác liên quan tới cơng việc là việc hết sức quan trọng. Với Tổng Cơng ty Đầu tư phát triển Hạ tầng Đơ thị UDIC cĩ thể lựa chọn các hình thức giao khốn sau:
Hình thức giao khốn cơng việc cĩ thể thực hiện ngay, khi mà cơng ty chưa lập được hoặc chưa lập hồn thiện hệ thống định mức khốn nội bộ, hoặc nĩ là các việc phát sinh cần giải quyết ngay để giải tỏa ách tắc trong thi cơng.
Đối tượng sử dụng hình thức khốn này là các cơng việc cĩ khối lượng, giá trị nhỏ như bốc xếp vật tư, chuẩn bị hoặc hồn trả mặt bằng thi cơng, sửa chữa đại tu xe máy thiết bị thi cơng.
b. Khốn theo sản phẩm
Khi cơng ty đã lập được định mức khá đầy đủ thì cĩ thể áp dụng hình thức khốn sản phẩm. Sản phẩm cĩ thể là một phần hoặc một hạng mục cơng trình hay một khối lượng nào đĩ vật liệu xây dưng do cơng ty sản xuất cho các tổ đội thi cơng hạng mục đĩ.
c. Khốn gọn cơng trình
Đối với các cơng trình nhỏ hoặc cơng trình khơng cĩ quá nhiều hạng mục kỹ thuật khác nhau, cơng ty cĩ thể sử dụng hình thức khốn gọn cho đội thi cơng phù hợp.
Biện pháp khốn gọn cơng trình phù hợp khi cơng ty đã xây dựng đầy đủ, chi tiết hệ thống định mức để xác định được giá trị giao khốn chọn gĩi hợp lý cho cả cơng trình. Hoặc căn cứ vào mục tiêu tỷ lệ lãi trên doanh thu của cơng ty trong kỳ kinh doanh đĩ để đưa ra tỷ lệ trích nộp cơng ty phù hợp. Biện pháp này cũng giúp giảm chi phí tài chính, nhân lực và thời gian quản lý của cơng ty, thích hợp khi cơng ty triển khai nhiều cơng trình cùng một lúc.
d. Khốn chi phí sản xuất chủ yếu - Khốn tiền lương, tiền thưởng
Khốn tiền lương, tiền thưởng sử dụng trong các cơng việc chủ yếu sử dụng nhân cơng là chính ( ví dụ kết lồng thép, cắt bản mã, sửa đầu cọc...).
Ưu điểm khi sử dụng phương pháp khốn tiền lương là người lao động biết trước thu nhập và thời hạnh hồn thành cơng việc, vì vậy người lao động cĩ động lực đẩy mạnh năng xuất hoặc tăng giờ làm trong ngày để rút ngăn số ngày hồn thành cơng việc, từ đĩ cơng ty cũng tiết kiệm được thời gian, đẩy nhanh được tiên độ.
- Khốn vật tư và nhiên liệu chủ yếu
Do các cơng trình của cơng ty dải rác ở nhiều địa phương khác nhau, cĩ nơi giao thơng khĩ khăn, vì vậy việc cung cấp một số vật tư từ kho của cơng ty gặp nhiều khĩ khăn và chắc chắn sẽ đội chi phí vận chuyển lên cao. Khốn vật tư cho các tổ đội thi
cơng tại các cơng trình như vậy sẽ giảm được chi phí vận chuyển, tận dụng được các nguồn vật tư tại chỗ giá rẻ.
- Khốn chi phí máy thi cơng
Các cơng trình cơng ty thi cơng thường sử dụng nhiều máy mĩc, xe cơ giới. Cĩ thể thực hiện cơ chế khốn chi phí máy thi cơng cho đội thi cơng hoặc đội xe, máy thi cơng. Khốn chi phí máy bao gồm chi phí khấu hao cơ bản, chi phí khấu hao sửa chữa lơn, chi phí nhiên liệu, tiền lương cơng nhân vận hành, phục vụ máy, chi phí quản lý may, chi phí di chuyển máy.
3.2.2.3. Phương pháp quản lý giao khốn
a. Cơng tác chuẩn bị giao khốn - Bên giao khốn
+ Phịng kinh tế kế hoạch và phịng kỹ thuật phối hợp làm việc, nắm vững hồ sơ thiết kế, yêu cầu kỹ thuật của cơng trinh.
+ Phịng kinh tế kế hoạch căn cứ định mức của cơng ty, khối lượng giao khốn xác định tỷ lệ giao khốn hoặc giá giao khốn. Thương thảo thỏa thuận giao khốn với bên được giao khốn.
+ Lập hợp đồng giao khốn với các yêu cầu kỹ thuật, giá trị giao khốn, tiến độ hồn thành.
+ Bàn giao các tài liệu, mặt bằng cho bên nhận giao khốn.
- Bên nhận giao khốn
+ Nghiên cứu hồ sơ kỹ thuật, chuẩn bị biện pháp thi cơng, nhân sự thi cơng. + Cung cấp cho bên giao khốn các hồ sơ giấy tờ cần thiêt.
+ Thương thảo và ký hợp đồng giao khốn
b. Thực thi hợp đồng giao khốn - Bên giao khốn
+ Tạm ứng cho bên nhận khốn.
+ Tổ chức cán bộ quản lý, giám sát, và nghiệm thu nghiệm thu cơng trình.
- Bên nhận khốn
+ Chỉ đạo, tổ chức, thực hiện thi cơng.
+ Phối hợp cán bộ chức năng của bên giao khốn quản lý chất lượng, tiên độ và giải quyết các vướng mắc phát sinh.
+ Phối hợp với bên giao khốn làm cơng tác nghiệm thu khi thi cơng xong. + Chuẩn bị hồ sơ cho việc nghiệm thu, thanh quyết tốn cơng trình.
c. Thanh lý hợp đồng giao nhận khốn
- Khi khối lượng cơng việc giao khốn hồn thành được nghiệm thu, bên giao khốn cĩ trách nhiệm tổng hợp, lập phiếu giá với chủ đầu tư.
- Trích lập tỷ lệ giữ lại theo quy chế ban hành cơng trình. - Thanh quyết tốn với bên nhận khốn.
Trên đây là các nội dung trong cơng tác giao khốn nội bộ nhằm hồn thiện quản lý chi phí sản xuất của Tổng cơng ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đơ thị UDIC. Các mơ hình khốn cĩ ưu điểm phát huy tính chủ động sáng tạo cho các đơn vị thi cơng trong tồn bộ cơng việc từ thi cơng, nghiệm thu đến thanh quyết tốn, gĩp phần giảm chi phí sản xuất. Tuy nhiên áp dụng cơ chế khốn, cơng ty cần cĩ các biện pháp kiểm tra giám sát, quản lý thật tốt để đảm bảo chất lượng cơng trình, tránh hiện tượng làm ẩu, làm thiếu của bên nhận khốn gây ảnh hưởng chất lượng cơng trình và uy tín của cơng ty.