mại điện tử và Kinh tế số
2.3.2.1. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi trong hồ sơ thanh toán chi thường xuyên
“Khi tiếp nhận hồ sơ thanh toán, Kế toán thanh toán tại Cục TMĐT và KTS kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ chi.
Kế toán căn cứ vào các quy đinh trong chế độ kế toán HCSN, thủ tục hành chính tại kho bạc nhà nước, luật đấu thầu và các quy đinh về hóa đơn hàng hóa dịch vụ làm cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ chi.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ nhưng có thể điều chỉnh bổ sung, Kế toán thanh toán trả lại hồ sơ và hướng dẫn các nhân phòng ban hoàn thiện lại hồ sơ. Ví dụ chứng từ sai biểu mẫu, thiếu dấu, chữ ký, …
Trường hợp hồ sơ không hợp lệ và không thể điều chỉnh bổ sung: Kế toán thanh toán trả lại hồ sơ và từ chối thanh toán. Ví dụ hóa đơn sai số tiền bằng số, bằng chữ, hóa đơn không đúng quy định.
Đối với hồ sơ qua kiểm tra có đủ điều kiện giải quyết: Kế toán trình lãnh đạo ký duyệt và thanh toán hồ sơ theo đúng thời gian quy định.
Tình hình kiểm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi trong hồ sơ thanh toán chi thường xuyên tại Cục TMĐT và KTS được thể hiện ở bảng
Bảng 2.6: Kết quả kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi trong hồ sơ thanh toán chi thường xuyên tại Cục TMĐT và KTS giai đoạn 2017-2019
Đơn vị: Bộ hồ sơ Tình trạng hồ sơ 2017 2018 2019 Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%)
Hồ sơ từ chối thanh
toán 21 5 18 4 10 3
Hồ sơ trả lại để
hoàn thiện 96 23 95 20 80 20
Hồ sơ đủ điều kiện
thanh toán 299 72 363 76 301 77
Tổng số hồ sơ tiếp
nhận 416 100 476 100 391 100
(Nguồn: tổng hợp từ kế toán Cục TMĐT và KTS)
Dựa vào sồ liệu bảng 2.6 cho thấy, mặc dù số lượng hồ sơ từ chối thanh toán toán nhỏ, nhưng vẫn còn nhiều hồ sơ thanh toán bị trả lại để chỉnh sửa, bổ sung. Từ đó thấy được kế toán thanh toán tại Cục TMĐT và KTS đã thực tốt công tác kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi.
“Qua khâu tiếp nhận ban đầu và kiểm tra sơ bộ các yếu tố trên chứng từ kế toán
đã phát hiện được nhiều sai sót, chất lượng hồ sơ chứng từ gửi đến kế toán thánh toán đều có sự hạn chế ở tất cả các phòng ban trong Cục TMĐT và KTS. Lỗi thường gặp như: sai số tiền bằng số, bằng chữ; thiếu chữ ký của các bên, thiếu dấu; thiếu liên chứng từ, Chứng từ không đúng mẫu biểu quy định; Hóa đơn không đúng quy đinh, sai sót hoắc thiếu các nội dung trên hóa đơn; sai ngày, tháng hoặc thời
gian trong các chứng từ cùng một hồ sơ thanh toán không thống nhất, logic.
Tuy nhiên, tỷ trọng hồ sơ bị từ chối thanh toán và hồ sơ bị trả lại để hoàn thiện có xu hướng giảm qua các năm. Điều đó thể hiện cá nhân và phòng ban trong Cục TMĐT và KTS đã rút được kinh nghiệm và có ý thức hơn trong việc lập hồ sơ thanh toán;
công tác hướng dẫn của kế toán thanh toán đã đem lại hiệu quả tích cực.”
“Kế toán thanh toán sử dụng đồng bộ các công cụ như công cụ kế toán, luật đấu thầu, quy chế chi tiêu nội bộ. Cụ thể là kiểm tra nội dung chi có phù hợp với tiêu chuẩn, định mức chế độ của cấp có thẩm quyền quy định và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị không; tên và tài khoản đối tượng thụ hưởng có khớp đúng với hợp đồng chuyển tiền không; có đầy đủ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ liên quan theo tính chất yêu cầu của từng khoản chi không,…
Những hồ sơ đủ điều kiện theo quy định, thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho người hưởng lương, trợ cấp xã hội và người cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Những hồ sơ được lập không đúng theo chế độ quy định sẽ bị trả lại để chỉnh sửa bổ sung,
hoặc từ chối thanh toán nếu nội dung chi thường xuyên không đúng theo quy định.”
Tình hình kiểm soát hồ sơ thanh toán CTX của Cục TMĐT và KTS được lập không đúng theo chế độ quy định được thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 2.7: Tình hình hồ sơ thanh toán chi thường xuyên theo nhóm mục chi của Cục TMĐT và KTS lập không đúng theo chế độ quy định từ năm 2017-2019 Đơn vị: Bộ hồ sơ Nhóm mục chi 2017 2018 2019 Tổng số hồ sơ Số hồ sơ sai Tỷ lệ hồ sơ sai (%) Tổng số hồ sơ Số hồ sơ sai Tỷ lệ hồ sơ sai (%) Tổng số hồ sơ Số hồ sơ sai Tỷ lệ hồ sơ sai (%)
Chi thanh toán cá
nhân 61 3 5 65 4 6 63 3 5
Chi nghiệp vụ
chuyên môn 160 8 5 209 12 6 163 10 6
Chi mua sắm, sửa
chữa tài sản 23 3 13 25 4 16 19 3 13
Chi khác 151 25 17 159 29 18 136 25 18
Chi thanh toán cá nhân
“Từ bảng số liệu trên cho thấy số hồ sơ thanh toán cho nhóm mục chi thanh toán
cho cá nhân có tỷ lệ hồ sơ lập không đúng chế độ quy định so với tổng hồ sơ chi của nhóm là thấp nhất chỉ khoản 5%, mặc dù nhóm chi này chiếm đến trên 50% trên tổng chi thường xuyên, chứng tỏ vai trò rất quan trọng của nhóm chi này trong tổng chi thường xuyên. Hồ sơ các khoản chi thanh toán cá nhân luôn được kiểm soát chặt chẽ
và có quy định, quy chế chi tiêu rõ ràng cụ thể.”
“Đầu năm ngân sách bộ phận nhân sự tại Cục TMĐT và KTS gửi kế toán phụ
trách hồ sơ thanh toán chi thường xuyên kiểm tra và lưu trữ gồm các hồ sơ đối với từng khoản chi như sau:
+ Đối với các khoản chi tiền lương: Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi); Nếu năm ngân sách đơn vị chưa được giao chỉ tiêu biên chế, quỹ tiền lương thì tạm thời căn cứ vào số biên chế, quỹ tiền lương được giao năm trước để cấp phát, thanh toán.
+ Đối với các khoản chi tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, các khoản đóng góp: Danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng, danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức; Danh sách những người được tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền trợ cấp (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
+ Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: Danh sách theo từng lần thanh toán. + Trường hợp cơ quan thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại, khoán chi xây dựng văn bản quy phạm pháp luật: Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
+ Trường hợp Cơ quan thực hiện việc khoán công tác phí, khoán thuê phòng nghỉ: Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi khi có phát sinh).
Căn cứ vào danh sách chi trả lương, phụ cấp lương của đơn vị, Kế toán thanh toán đối chiếu với văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế quỹ tiền lương, sinh hoạt phí năm hoặc bảng đăng ký điều chỉnh của đơn vị được cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền duyệt (nếu có), kế toán thanh toán thực hiện:
+ Lập Bảng thanh toán cho đối tượng thụ hưởng; văn bản xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm (đối với chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức; đơn vị gửi chậm nhất trước ngày 31 tháng 01 năm sau).
+ Kiểm tra, đối chiếu khoản chi lương và phụ cấp lương với dự toán kinh phí và quỹ tiền lương được thông báo đảm bảo đúng với cấp thẩm quyền đã giao.
+ Kiểm tra biên chế: Nếu có tăng biên chế thì tổng số biên chế không được
vượt so với biên chế được thông báo.”
Chi chuyên môn nghiệp vụ:
“Qua bảng dự liệu trên, có thể thấy hầu hết các hồ sơ chi chuyên môn nghiệp vụ
đều được lập đúng chế độ. Tỷ lệ hồ sơ lập không đúng chế độ quy định của nhóm này tương đương tỷ lệ hồ sơ lập sai của nhóm chi thanh toán cho cá nhân, khoản từ 5-6% so với tổng số hồ sơ chi thường xuyên của nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn. Đây là nhóm chi chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong chi thường xuyên, chiếm bình quân 30% trong tổng chi thường xuyên. Nội dung chi chuyên môn nghiệp vụ bao gồm: chi thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin, tuyên truyền liên lạc, chi hội nghị, chi công tác phí, chi thuê mướn,...
Do tính chất các khoản chi rất đa dạng và tương đối phức tạp nên ngoài những hồ sơ chung theo quy định, kế toán thanh toán phải thực hiện đối chiếu chi tiết từng khoản chi với chế độ, tiêu chuẩn, định mức theo văn bản của cấp có thẩm quyền để kiểm soát, chẳng hạn như:
Chi tiền điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động cho cán bộ lãnh đạo phải đối chiếu với tiêu chuẩn định mức tại quyết định số 78/2001/QĐ-Tg ngày 16/05/2001; Quyết định số 179/2002/QĐ-TTg ngày 16/12/2002; Quyết định số 168/2005/QĐ-TTg ngày 07/07/2005 của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 17/2014/VBHN-BTC ngày 04/03/2014 của Bộ tài chính về việc ban hành quy định, tiêu chuẩn, định mức sử dụng điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động đối với cán bộ lãnh đạo, trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội;
Chi tiền công tác phí, hội nghị phải đối chiếu với tiêu chuẩn, định mức tại thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/04/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ
công tác phí, chế độ chi hội nghị.
Ngoài ra, với mỗi khoản chi kế toán cũng phải đối chiếu với quy chế chi tiêu nội bộ để làm căn cứ kiểm soát hồ sơ thanh toán.
Chi mua sắm, sửa chữa tài sản:
Đối tượng kiểm soát của nhóm chi này bao gồm: mua sắm hàng hóa, vật tư; mua sắm, duy tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn nhằm đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của đơn vị như ô tô chuyên dùng; nhà cửa, thiết bị công nghệ thông tin, thiết bị văn phòng,...
Từ bảng số liệu trên ta thấy rằng, hồ sơ lập không đúng chế độ quy định nhóm chi này từ năm 2017 đến năm 2019 chiếm tỷ lệ từ 13-16% trong tổng số hồ sơ chi thường xuyên của nhóm mục chi mua sắm, sửa chữa tài sản. Tuy số lượng hồ sơ chứng từ của nhóm mục chi này không lớn nhưng nhóm mục chi này lại dễ dẫn tới sai phạm, thất thoát trong sử dụng kinh phí NSNN hơn cả. Những sai sót có thể kể đến như: tính logic về ngày tháng, các điều khoản... trong hồ sơ không đảm bảo từ quyết định lựa chọn nhà thầu đến hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn
Các khoản chi khác
Nhóm chi khác bao gồm: chi tiếp khách; chi các khoản phí và lệ phí của đơn vị; chi lập quỹ của đơn vị; chi kỷ niệm các ngày lễ lớn; chi hỗ trợ khác,... Theo số liệu từ bảng trên, mục chi này từ 2017 đến năm 2019 có số lượng hồ sơ lập không đúng chế độ quy định cao nhất, chiếm tỷ lệ bình quân là 18% trong tổng số hồ sơ chi thường xuyên của nhóm mục chi này.
Khoản chi dễ gây thất thoát tiền NSNN nhất trong nhóm mục chi này là chi tiếp khách. Định mức, tiêu chuẩn, đối tượng chi tiếp khách trước kia thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2010/TT-BTC ngày 06/01/2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước. Hiện nay, được thay thế bởi Thông tư số 71/2018/TT-BTC ngày 10/08/2018 của Bộ Tài chính quy định chế độ tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chế độ chi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chế độ tiếp khách trong nước. Tuy nhiên việc chi tiếp khách này không có quy định cụ thể là mục chi tiếp khách được
phép chi bao nhiêu % trong tổng dự toán, dẫn đến việc các cá nhân, phòng ban
thường lập hồ sơ chi tiếp khách tràn lan, khó kiểm soát.”
2.3.2.3. Kiểm tra thực chi so với dự toán chi thường xuyên của đơn vị tương ứng với từng nhóm mục chi
Trong quá trình thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán CTX, kế toán luôn phải kiểm tra thực chi so với dự toán chi thường xuyên của Cục TMĐT và KTS để đảm bảo chi đúng, chi đủ không bị vượt quá dự toán giao ngân sách hàng năm cho chi thường xuyên. Đặc biệt vào cuối năm, khi có nhiều khoản chi phát sinh, kế toán thanh toán phát kiểm soát hồ sơ thanh toán chặt chẽ tránh để vượt dự toán CTX.
“Đầu năm, khi nhận được dự toán chi thường xuyên, kế toán thanh toán sẽ căn cứ
vào quy chế chi tiêu nội bộ để lập dự toán chi tiết cho từng nhóm mục chi của chi thường xuyên và gửi lãnh đạo phê duyệt. Hàng tháng, kế toán thanh toán sẽ tổng hợp các khoản chi thường xuyên và đối chiếu với dự toán chi tiết. Nếu nội dung chi nào vừa quá dự toán, kế toán thanh toán sẽ báo cáo lại với kế toán trưởng để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.
Tình hình kiểm tra thực chi so với dự toán chi thường xuyên của Cục tương ứng
Bảng 2.8: Tình hình kiểm tra thực chi so với dự toán chi thường xuyên của Cục TMĐT và KTS tương ứng với từng nhóm mục chi từ năm 2017-2019 Đơn vị: Bộ hồ sơ Số hồ sơ theo nhóm mục chi 2017 2018 2019 Thực chi bằng dự toán Thực chi lớn hơn dự toán Thực chi nhỏ hơn dự toán Thực chi bằng dự toán Thực chi lớn hơn dự toán Thực chi nhỏ hơn dự toán Thực chi bằng dự toán Thực chi lớn hơn dự toán Thực chi nhỏ hơn dự toán
Chi thanh toán cá nhân
61 0 0 65 0 0 63 0 0
Chi nghiệp vụ chuyên môn
160 0 0 209 0 0 163 0 0
Chi mua sắm, sửa chữa tài sản
20 0 3 21 0 4 16 0 3
Chi khác 151 0 0 159 0 0 136 0 0
Tổng 392 0 3 454 0 4 378 0 3
Nhìn số liệu bảng 2.8 có thể thấy rằng:
Từ năm 2017 đến năm 2019, Cục TMĐT và KTS luôn đảm bảo số thực chi thường xuyên của từng nhóm mục chi không vượt quá số dự toán. Số lượng hồ sơ có số tiền thực chi thấp hơn dự toán qua 3 năm giao động từ 3-4 hồ sơ, chủ yếu tập trung ở nhóm mục chi mua sắm, sửa chữa tài sản. Nguyên nhân là do nhóm mục chi mua sắm, sửa chữa tài sản có nhiều hồ sơ thanh toán phải thực hiện đấu thầu nên có sự chênh lệch giữa giá dự toán và giá thầu dẫn còn tồn quỹ chi thường xuyên vào cuối năm. Số tồn quỹ cuối năm của chi thường xuyên sẽ được chuyển sang năm sau để sử dụng tiếp
Để đánh giá về nội dung kiểm soát hồ sơ thanh CTX tại Cục TMĐT và KTS tác giả đã thực hiện phỏng vấn kế toán của Cục TMĐT và KTS
Hộp 2.2: Kết quả phỏng vấn sâu về nội dung kiểm soát hồ sơ thanh toán chi thường xuyên của Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số
Người được phòng vấn là bà Nguyễn Thị Hương – Kế toán Cục TMĐT và KTS
Nội dung câu hỏi: Theo Anh/Chị nội dung kiểm soát hồ sơ thanh toán CTX của